Cómo aumentar el compromiso de su público en línea

¿Qué es la fatiga Zoom?

Si te sientes aturdido, ansioso o agotado después de varias reuniones en línea, es probable que hayas sufrido fatiga Zoom. La fatiga Zoom es una sensación de cansancio o agotamiento asociada al uso excesivo de plataformas de reuniones virtuales y a la falta de compromiso en línea. Por supuesto, no se trata sólo de Zoom, sino de todas las plataformas digitales que ofrecen comunicaciones cara a cara o de vídeo a vídeo.

Cómo se produce la fatiga de Zoom

En el primer artículo de este tipo revisado por pares, el profesor de comunicación Jeremy Bailenson esbozó cuatro consecuencias de las videoconferencias prolongadas que contribuyen a los sentimientos provocados por la fatiga Zoom.

Entre ellas:

• La mirada a corta distancia
• Carga cognitiva
• Un espejo para todo el día
• Movilidad reducida

Veamos con más detalle cada una de ellas.

Mirar de cerca a los ojos

Las normas culturales suelen dictar que muchos de nosotros no nos miremos fijamente a los ojos o a la cara muy a menudo, a menos que mantengamos una relación íntima. En su artículo Nonverbal Overload: A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue, Bailenson pone como ejemplo lo que ocurre cuando la gente se agolpa en un ascensor. Esencialmente, cuando nos vemos obligados a estar en estrecho contacto con otras personas, a menudo compensamos esa cercanía desviando la mirada hacia el suelo en lugar de mirar a la cara a un desconocido.

Cuando nos miran fijamente, especialmente mientras hablamos, nuestro cuerpo reacciona, provocando mayores niveles de estrés, inseguridad y ansiedad. Cuando nos enfrentamos a una llamada de Zoom o teleconferencia, en la que tenemos que llevar los vídeos encendidos, nos enfrentamos a una reacción similar porque sentimos que nos observan o nos miran fijamente. Esto hace que gastemos más energía de lo normal intentando hacerle frente.

Carga cognitiva y falta de compromiso en línea

Cuando hablamos con alguien en persona, los seres humanos captamos determinadas señales no verbales y les aplicamos un significado. Sin embargo, cuando nos comunicamos a través de una videollamada, o bien esas señales no verbales no existen como cabría esperar, o bien tienden a exagerarse para aumentar la probabilidad de recibirlas. Por ejemplo, algunos estudios demuestran que la gente habla un 15% más alto en las videollamadas que en persona. Este volumen adicional obliga a la persona que habla a esforzarse más de lo normal.

También se menciona en el artículo la exageración de las señales. Asentir con la cabeza o hacer un gesto que muestre reconocimiento o interés por algo que dice alguien es algo natural para la mayoría de la gente. Pero en una videollamada, esas respuestas naturales se vuelven más conscientes y menos comprensibles.

Un espejo para todo el día

Verse en un espejo puede provocar sentimientos negativos y estrés, especialmentea las mujeres. Dado que la mayoría de los programas de reuniones en línea nos muestran nuestra propia imagen, esto puede equivaler a sostener un espejo frente a la cara varias veces y durante varias horas a lo largo del día. Todavía no se conoce el impacto específico de esto a través de la videoconferencia. Sin embargo, los estudios sobre los espejos demuestran que puede provocar muchos efectos y emociones adversas, según cómo se vea uno a sí mismo o se preocupe por cómo le ven los demás.

Movilidad reducida

La cuarta consecuencia identificada por Bailenson es la movilidad reducida causada por la necesidad de permanecer dentro del campo de visión de la cámara. La mayoría de las cámaras son fijas, y los empleados deben ser conscientes de dónde están. Durante las reuniones en persona, la gente se mueve. Se ponen de pie, se estiran, garabatean en un bloc de notas o incluso se levantan para dibujar en una pizarra o beber agua.

Esta movilidad reducida provoca una quietud antinatural. Además, se ha demostrado que la falta de movimiento se ha demostrado que reduce la comprensióny la creatividad en las reuniones. En pocas palabras, no estamos en nuestro mejor momento cuando tenemos que permanecer quietos, y las normas de videoconferencia nos obligan a permanecer en un mismo sitio durante largos periodos.

Por qué es importante la fatiga del zoom

Tenemos que entender la importancia de la fatiga de Zoom porque cuando necesitamos hacer un trabajo profundo y atractivo, principalmente a través de una videoconferencia, puede que tengamos que rebajar nuestras expectativas o cambiar nuestra forma de actuar. Si su próxima reunión es sobre un trabajo importante que afecta en gran medida a la dirección de su empresa, entonces tener una sala llena de Zoombies (Zoom + zombies) agotados podría no ser lo ideal.

En su lugar, puede incorporar algunas formas de ayudarles a superar su fatiga o prepararles con antelación para aumentar la probabilidad de que organice una reunión en línea con éxito.

Cómo combatir la fatiga del zoom

Afortunadamente, hay formas de combatir o prevenir la fatiga de Zoom para ti, para los miembros de tu equipo y para tus audiencias online.

1. Limitar el número de reuniones

A menos que seas el jefe, quizá no tengas este poder. Pero, cuando puedes eliminar algunas reuniones de tu día o semana, puede ayudarte a superar la fatiga de Zoom. Si eres el jefe, plantéate si es necesario celebrar una reunión o si tendría más sentido encontrar otra forma de compartir.

2. Utiliza métodos de comunicación alternativos

Hablando de correo electrónico o chat, considera diferentes formas de conectar con tus compañeros. Con todas las opciones de chat disponibles ahora (Slack, Google chat, Microsoft Teams, etc.), hay muchas maneras diferentes de conectarse. Considera la posibilidad de cambiar una reunión por un nuevo formato. Incluso algunas plataformas más atractivas(como Klaxoon) podrían hacer que las reuniones fueran diferentes y más amenas.

3. Proporcionar un tiempo de transición entre reuniones

Una de las partes más agotadoras de las reuniones en línea es que, cuando se celebran una detrás de otra, no hay mucho tiempo para levantarse, moverse y reajustarse. Al menos en una oficina tradicional, tienes que ir corriendo a la siguiente sala de conferencias. Cuando estés a cargo de las reuniones, haz todo lo posible por terminar unos minutos antes, o incluso programa 25 minutos en lugar de 30. Dedicar sólo cinco minutos puede ayudar a los compañeros a reducir su fatiga Zoom.

4. Desalentar la multitarea

Cuando todo está al alcance de la mano y las notificaciones suenan cada dos segundos, puede resultar difícil concentrarse en la tarea que se está realizando. Aunque a veces pueda ser necesario o parezca una buena idea realizar otras tareas mientras se celebra una reunión virtual, este tipo de multitarea sólo contribuye a aumentar el estrés y la fatiga. Tal vez lo que necesitas es hacer una pausa en tu trabajo.

5. Utilizar filtros de fondo

Cuando Zoom empezó a imponerse en el trabajo a distancia, los fondos digitales se hicieron más populares. En parte porque, de repente, mucha gente tenía que construir oficinas improvisadas en sus casas, en parte porque había familiares o mascotas cerca. Utilizar filtros de fondo puede ayudarte a concentrarte mejor en lo que tienes delante, en lugar de preocuparte por la gente, las mascotas o el desorden que hay detrás.

6. Fomentar cambios en toda la empresa

Quienes ocupan puestos directivos deben ser conscientes de la fatiga de Zoom y de los problemas que puede causar a sus colegas en la oficina virtual. Al reconocer este problema potencial, puede demostrar a sus empleados que se preocupa por su bienestar y ayudarles a ser más productivos en su trabajo. Pruebe diferentes estrategias para disminuir la fatiga y mejorar el compromiso entre su equipo en línea. Compártalo con su organización cuando algo funcione para ver si pueden introducirse cambios en toda la empresa. Muchas empresas han adoptado el "Día sin reuniones" o el "Día profundo de Focus " para ayudar a prevenir la fatiga de las reuniones en sus empleados.

Puede que este tipo de cambios no sean naturales para ti ni para tu oficina. Pon de tu parte para educar y animar a todo el mundo a entender lo que puede ocurrir si los Zoombies no comprometidos se apoderan de la cultura de tu oficina.

Cómo conseguir el compromiso de tu audiencia online

Ahora que ya hemos hablado de la fatiga de Zoom y sus repercusiones, vamos a hablar de cómo conseguir una mayor participación durante las reuniones en línea. Ya se trate de una presentación, workshop, brainstorming, o de un resumen semanal, es esencial conocer las mejores prácticas para aumentar los esfuerzos de todos y la eficiencia de tu equipo.

Qué ocurre cuando falta el compromiso en línea

En los entornos tradicionales, cuando alguien hace una pregunta, es habitual que alguien de la sala dé una respuesta. Incluso puedes utilizar tu lenguaje corporal o el contacto visual para obtener respuestas de personas concretas. Por desgracia, en las reuniones en línea no es así. Los silencios incómodos y las pausas prolongadas se han convertido en un lugar común. Pueden provocar ansiedad tanto en el presentador como en los asistentes a la reunión.

• Una de las razones es la falta de señales no verbales en una reunión virtual. Nadie sabe a quién está mirando realmente una persona; lo más probable es que se esté mirando a sí misma o leyendo un correo electrónico.
• Además, a menos que seas un orador activo durante las reuniones en línea, lo más probable es que estés en silencio. Esto significa que tienes que hacer un esfuerzo para quitarte el silencio y poder hablar.
• Una tercera razón es no saber cuándo puede hablar otra persona en su lugar. Cuando estás en persona, puedes reconocer la postura adelantada de alguien o ver cómo se prepara para hablar. Esto es mucho más difícil en línea.

Cuando se producen estos momentos, pueden desenganchar a los participantes de la sala virtual y hacer que la reunión resulte incómoda e improductiva.

5 consejos para mejorar el compromiso en línea

Entonces, ¿qué puedes hacer para ayudar a que tu audiencia vuelva a comprometerse y obtener algo productivo de tu reunión? Aquí tienes algunos consejos que puedes probar.

1. Empezar antes de la reunión

Muchos de nosotros pasamos buena parte del día en reuniones. A veces puede resultar difícil distinguir una reunión de otra. Puede ayudarnos saber de qué se va a hablar antes de entrar en la sala virtual.

Considera la posibilidad de enviar un mensaje al grupo para recordarles los objetivos de la reunión. El mensaje no debe ser largo, sino centrarse únicamente en lo que esperas que se consiga en la reunión. Intenta utilizar un lenguaje sencillo y viñetas.

2. Focus sobre orientación y facilitación

Organizar o dirigir una reunión puede ser estresante y requiere mucho trabajo. Invita a otros a que te ayuden a dirigir el debate o a que asuman funciones específicas cuando puedas. Cuando otra persona empieza a hablar, se produce un cambio natural que los demás notarán. También rompe la posible monotonía de oír hablar a la misma persona todo el tiempo.

En lugar de asumir tú solo el papel de anfitrión, intenta facilitar el debate y hacer preguntas concretas a personas concretas. Anima a los demás a intervenir y deja de ser tú el que habla.

3. Utilizar rompehielos

Los rompehielos no son sólo para gente que no se conoce. Los rompehielos son una forma estupenda de empezar una reunión porque permiten a todo el mundo participar y, en la mayoría de los casos, echarse unas risas. Considere la posibilidad de empezar sus sesiones con un icebreaker para fomentar de forma natural el compromiso y la participación temprana en línea.

4. Utilizar herramientas de ayuda a la participación

No a todo el mundo le gusta hablar. Esto es tan cierto en las reuniones en línea como en las tradicionales en persona. Para algunos es más probable enviar un chat o pulsar uno de los emojis incorporados en la plataforma virtual. La mayoría de los servicios de reuniones en línea ofrecen algún tipo de herramienta de comunicación no verbal.

Anima a tu grupo a utilizar todas las funciones a su disposición y a no depender únicamente de la voz de alguien. También puedes utilizar pizarras digitales u otras herramientas como Klaxoon que te ayudarán a sacar el máximo partido de todos los participantes en la reunión.

5. Pregunte a Questions

Nos comunicamos a través de afirmaciones y preguntas en nuestra vida cotidiana; "¿Qué tal el día?". "¿Qué te ha parecido?". Sin embargo, a veces, en las reuniones, nos olvidamos de hacer preguntas y nos centramos únicamente en hacer afirmaciones. Busca la forma de entrelazar preguntas, aunque sepas la respuesta, para animar a los demás a participar contigo.

Puede ser útil hacer preguntas concretas a determinadas personas y forzar un poco más la interacción. Eso sí, asegúrate de ser coherente y no pilles a la persona completamente desprevenida. Avísales con antelación (ya sea antes de la reunión o durante una charla personal) de que piensas recurrir a ellos para evitar cualquier disgusto o ansiedad.

Conclusión:

A medida que el mundo laboral cambia a esta nueva normalidad de reuniones en línea y encuentros virtuales, los directivos y los empleados deben comprender cómo les afecta este cambio a ellos y a su trabajo. Si nos preparamos para combatir problemas como la fatiga Zoom, podremos conseguir un mayor compromiso y hacer un mejor trabajo en línea.