Cómo conseguir el compromiso de tu audiencia online

¿Qué es la fatiga del zoom?

Si te sientes aturdido, ansioso o agotado después de varias reuniones online, es probable que hayas sufrido la fatiga Zoom. La fatiga de Zoom es una sensación de agotamiento o agotamiento asociada al uso excesivo de las plataformas de reuniones virtuales. Por supuesto, esto no es algo aislado de Zoom, sino de todas las plataformas digitales que ofrecen comunicaciones cara a cara o de vídeo a vídeo.

Cómo se produce la fatiga de Zoom

En el primer artículo de este tipo revisado por pares, el profesor de comunicación Jeremy Bailenson esbozó cuatro consecuencias de las videoconferencias prolongadas que contribuyen a los sentimientos provocados por la fatiga de Zoom. Entre ellas se encuentran:

• La mirada a corta distancia
• Carga cognitiva
• Un espejo para todo el día
• Movilidad reducida

Veamos con más detalle cada una de ellas.

Mirar de cerca a los ojos

Las normas culturales suelen dictar que muchos de nosotros no nos miramos a los ojos o a la cara muy a menudo, a menos que tengamos una relación íntima. En su artículo, Nonverbal Overload: A Theoretical Argument for the Causes of Zoom Fatigue, Bailenson se refiere a lo que ocurre cuando la gente se amontona en un ascensor como ejemplo. Esencialmente, cuando nos vemos obligados a estar en contacto estrecho con otras personas, a menudo compensamos esa cercanía desviando la mirada hacia el suelo en lugar de mirar a la cara de un desconocido. Cuando nos miran fijamente, especialmente mientras hablamos, nuestro cuerpo reacciona, provocando mayores niveles de estrés, inseguridad y ansiedad. Cuando nos enfrentamos a una llamada por Zoom o teleconferencia, en la que tenemos que tener los vídeos encendidos, nos enfrentamos a una reacción similar porque sentimos que nos observan o nos miran fijamente. Esto hace que gastemos más energía de la habitual tratando de sobrellevarlo.

Carga cognitiva

Cuando hablamos con alguien en persona, los humanos captamos determinadas señales no verbales y les aplicamos un significado. Sin embargo, cuando nos comunicamos a través de una videollamada, o bien esas señales no verbales no existen como se espera, o bien tienden a exagerarse para aumentar la probabilidad de recibirlas. Por ejemplo, algunos estudios demuestran que la gente habla un 15% más alto en las videollamadas que en persona. Este volumen adicional obliga a la persona que habla a esforzarse más de lo normal. También se menciona en el artículo la exageración de las señales. Un movimiento de cabeza o un gesto que muestre reconocimiento o interés por algo que dice alguien es algo natural para la mayoría de la gente. Pero en una videollamada, esas respuestas naturales se vuelven más conscientes y menos comprensibles.

Un espejo para todo el día

Verse en un espejo puede provocar sentimientos negativos y estrés, especialmentea las mujeres. Dado que la mayoría de los programas de reuniones en línea nos muestran nuestra propia imagen, esto puede equivaler a sostener un espejo frente a la cara varias veces y durante varias horas a lo largo del día. Todavía no se conoce el impacto específico de esto a través de la videoconferencia. Sin embargo, los estudios sobre los espejos demuestran que puede provocar muchos efectos y emociones adversas, según cómo se vea uno a sí mismo o se preocupe por cómo le ven los demás.

Movilidad reducida

La cuarta consecuencia identificada por Bailenson es la reducción de la movilidad causada por la necesidad de permanecer dentro del campo de visión de la cámara. La mayoría de las cámaras son fijas, y los empleados deben ser conscientes de dónde están. Durante las reuniones en persona, la gente se mueve. Se ponen de pie, se estiran, garabatean en un bloc de notas, o incluso se levantan para dibujar en una pizarra o coger un vaso de agua. Esta movilidad reducida provoca una quietud poco natural. No sólo eso, sino que se ha demostrado que la falta de movimiento reduce la comprensión, la retención y la creatividad en las reuniones. En pocas palabras, no estamos en nuestro mejor momento cuando tenemos que permanecer quietos, y las normas de videoconferencia nos obligan a permanecer en un mismo sitio durante largos periodos.

Por qué es importante la fatiga del zoom

Tenemos que comprender la importancia de la fatiga de Zoom porque cuando necesitamos hacer un trabajo profundo y atractivo, principalmente a través de una videoconferencia, puede que tengamos que rebajar nuestras expectativas o cambiar nuestra forma de actuar. Si tu próxima reunión es sobre un trabajo importante que afecta en gran medida a la dirección de tu empresa, tener una sala llena de Zoombies (Zoom + zombies) agotados puede no ser lo ideal. En su lugar, quizá quieras incorporar algunas formas de ayudarles a superar su fatiga o prepararlos con antelación para aumentar la probabilidad de que organices una reunión online con éxito.

Cómo combatir la fatiga del zoom

Afortunadamente, hay formas de combatir o prevenir la fatiga de Zoom para ti, para los miembros de tu equipo y para tus audiencias online.

1. Limitar el número de reuniones

A menos que seas el jefe, quizás no tengas este poder. Pero, cuando puedes eliminar algunas reuniones de tu día o de tu semana, puede ayudarte a superar la fatiga del Zoom. Si eres el jefe, considera si es necesario celebrar una reunión o si tendría más sentido encontrar otra forma de compartir.

2. Utiliza métodos de comunicación alternativos

Hablando del correo electrónico o del chat, considera diferentes formas de conectar con tus colegas. Con todas las opciones de chat disponibles ahora (Slack, Google chat, Microsoft Teams, etc.), hay muchas formas diferentes de conectarse. Considera la posibilidad de cambiar una reunión por un nuevo formato. Incluso algunas plataformas más atractivas(como Klaxoon ) podrían hacer que las reuniones fueran diferentes y más divertidas.

3. Proporcionar un tiempo de transición entre reuniones

Una de las partes más agotadoras de las reuniones en línea es que, cuando se celebran reuniones seguidas, no hay mucho tiempo para levantarse, moverse y reajustarse. Al menos en un entorno de oficina tradicional, tienes que ir corriendo a la siguiente sala de conferencias. Cuando estés a cargo de las reuniones, haz lo posible por terminar unos minutos antes, o incluso programar 25 minutos en lugar de 30. Proporcionar sólo cinco minutos puede ayudar a los compañeros a reducir su fatiga con el Zoom.

4. Haz que las cámaras sean opcionales

Una de las razones por las que se produce la fatiga de Zoom son los constantes encuentros cara a cara. A menos que haya una razón para encender tu cámara, considera la posibilidad de apagarla durante algunas reuniones. Por supuesto, ahora hay estudios que demuestran que encender la cámara puede ayudar a tu carrera, pero podría ser beneficioso dejarla apagada cuando puedas.

5. Desaconseja la multitarea

Cuando todo está al alcance de tu mano y las notificaciones suenan cada dos segundos, puede ser difícil concentrarse en la tarea que tienes entre manos. Aunque a veces puede ser necesario o parecer una gran idea hacer otro trabajo mientras se celebra una reunión virtual, este tipo de multitarea sólo aumenta el estrés y la fatiga que sientes. Tal vez tomarte un descanso de tu otro trabajo sea el revulsivo que necesitas.

6. Utiliza los filtros de fondo

A medida que Zoom empezó a imponer el trabajo a distancia, los fondos digitales se hicieron más populares. En parte porque mucha gente tuvo que construir repentinamente oficinas improvisadas en sus casas, y en parte porque la familia o las mascotas estaban cerca. Utilizar filtros de fondo podría ayudarte a concentrarte mejor en lo que tienes delante, en lugar de preocuparte por la gente, las mascotas o el desorden que hay detrás.

7. Fomentar los cambios en toda la empresa

Los que ocupan cargos directivos deben ser conscientes de la fatiga de Zoom y de los problemas que puede causar a los compañeros en la oficina virtual. Al reconocer este problema potencial, puedes mostrar a tus empleados que te preocupas por su bienestar y ayudarles a ser más productivos en su trabajo. Prueba diferentes estrategias para disminuir la fatiga y mejorar el compromiso de tu equipo. Comparte con tu organización cuando algo funcione para ver si se pueden hacer cambios en toda la empresa. Muchas empresas han adoptado el "Día sin reuniones" o el "Día profundo de Focus " para ayudar a prevenir la fatiga de las reuniones en sus empleados.

Puede que este tipo de cambios no sean naturales para ti ni para tu oficina. Pon de tu parte para educar y animar a todo el mundo a entender lo que puede ocurrir si los Zoombies no comprometidos se apoderan de la cultura de tu oficina.

Cómo conseguir el compromiso de tu audiencia online

Ahora que hemos hablado de la fatiga de Zoom y sus repercusiones, hablemos de cómo crear más compromiso durante tus reuniones virtuales. Ya sea una presentación, workshop, brainstorming, o una reunión semanal, es esencial conocer las mejores prácticas para aumentar los esfuerzos de todos y la eficiencia de tu equipo.

Qué ocurre cuando falta el compromiso

En los entornos tradicionales, cuando alguien hace una pregunta, es habitual que alguien de la sala dé una respuesta. Incluso puedes utilizar tu lenguaje corporal o el contacto visual para obtener respuestas de personas concretas. Por desgracia, en las reuniones en línea no es así. Los silencios incómodos y las pausas prolongadas se han convertido en un lugar común. Pueden provocar ansiedad tanto en el presentador como en los asistentes a la reunión.

Una de las razones por las que esto ocurre es la falta de señales no verbales en una reunión virtual. Nadie sabe a quién está mirando realmente una persona; lo más probable es que se esté mirando a sí misma o leyendo un correo electrónico. Además, a menos que seas un orador activo durante las reuniones en línea, es probable que estés en silencio. Esto significa que tienes que hacer un esfuerzo para quitarte el silencio y poder hablar. Una tercera razón es no saber cuándo puede hablar otra persona en su lugar. Cuando estás en persona, puedes reconocer la postura adelantada de alguien o ver cómo se prepara para hablar. Esto es mucho más difícil en línea.

Cuando estos momentos ocurren, pueden absorber la vida de la sala virtual y hacer que la reunión se sienta incómoda e improductiva.

Consejos para mejorar el compromiso

Entonces, ¿qué puedes hacer para ayudar a que tu audiencia vuelva a comprometerse y obtener algo productivo de tu reunión? Aquí tienes algunos consejos que puedes probar.

Consejo nº 1 - Empieza antes de que empiece la reunión

Muchos de nosotros pasamos buena parte del día en reuniones. A veces puede resultar difícil distinguir una reunión de otra. Puede ayudarnos saber de qué se va a hablar antes de entrar en la sala virtual. Considera la posibilidad de enviar un mensaje al grupo para recordarles los objetivos de la reunión. El mensaje no debe ser largo, sino centrarse únicamente en lo que esperas que se consiga en la reunión. Intenta utilizar un lenguaje sencillo y viñetas.

Consejo nº 2 - Focus sobre orientación y facilitación

Organizar o dirigir una reunión puede ser estresante, y requiere mucho trabajo. Invita a otras personas a que te ayuden a dirigir el debate o a que asuman funciones específicas cuando puedas. Cuando otra persona empieza a hablar, se produce un cambio natural que los demás notarán. También rompe la posible monotonía de oír hablar a la misma persona todo el tiempo. En lugar de asumir tú mismo el papel de anfitrión, intenta facilitar el debate y hacer preguntas específicas a personas concretas. Anima a los demás a intervenir y deja de hablar tú.

Consejo nº 3 - Utiliza los rompehielos

Los rompehielos no son sólo para personas que no se conocen. Los rompehielos son una forma estupenda de empezar una reunión porque permite a todos un momento para participar y, en la mayoría de los casos, echarse unas risas. Considera la posibilidad de empezar tus sesiones con un icebreaker para fomentar de forma natural el compromiso y la participación temprana.

Consejo nº 4 - Utilizar herramientas de ayuda a la participación

No a todo el mundo le gusta hablar. Esto es tan cierto en las reuniones online como en las tradicionales en persona. Para algunos es más probable enviar un chat o tocar uno de los emojis incorporados en la plataforma virtual. La mayoría de los servicios de reuniones online ofrecen algún tipo de herramienta de comunicación no verbal. Anima a tu grupo a utilizar todas las funciones disponibles y a no depender sólo de la voz de alguien. También puedes utilizar pizarras digitales u otras herramientas como Klaxoon para ayudarte a sacar el máximo partido a todos los participantes en la reunión.

Consejo nº 5 - Pregunta Questions

Nos comunicamos a través de afirmaciones y preguntas en nuestra vida cotidiana; "¿Qué tal el día?" "¿Qué te ha parecido eso?". Sin embargo, a veces, en las reuniones, nos olvidamos de hacer preguntas y en su lugar nos centramos en hacer sólo declaraciones. Encuentra la forma de entrelazar las preguntas, aunque sepas la respuesta, para animar a los demás a participar contigo. Puede ser útil hacer preguntas a personas concretas y forzar un poco más la interacción. Sólo asegúrate de ser coherente y de no pillar a la persona completamente desprevenida. Hazles saber con antelación (ya sea antes de la reunión o durante una charla personal) que piensas recurrir a ellos para evitar cualquier descontento o ansiedad.

Conclusión:

A medida que el mundo laboral se desplaza hacia esta nueva normalidad de las reuniones en línea y los encuentros virtuales, los directivos y los empleados deben comprender cómo les afecta este cambio a ellos y a su trabajo. Si nos preparamos para combatir problemas como la fatiga de Zoom, podremos conseguir un mayor compromiso y hacer un mejor trabajo.

Y, al fin y al cabo, todo el mundo quiere hacer un mejor trabajo y sentirse más apreciado.

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