¿Cómo combinar el trabajo híbrido y asíncrono para aumentar la productividad del equipo?

Todo el mundo quiere que su empresa tenga éxito y lidere todas las listas de cifras. Pero, ¿cuál es la clave? 

La mayoría de las veces, todo depende del equipo.

Puedes pasarte la eternidad trabajando en el SEO de tu sitio web, en el departamento de marketing y publicidad de tu empresa y en la gestión de tus proyectos. Pero si tus empleados no son productivos, ¡es como multiplicar cincuenta millones de tácticas y estrategias por cero!

Entonces, ¿qué puedes hacer?

Fácil. Trabaje en la productividad de su equipo. Cuando sus empleados trabajen de forma más eficiente se producirá un aumento seguro de su productividad. Su empresa va camino del cielo, y una cosa puede ayudarle a conseguirlo: una combinación de trabajo híbrido y trabajo asíncrono.

Para empezar...

El trabajo híbrido es el sueño de la mayoría de los empleados: la posibilidad de trabajar desde casa otros días y volver a la oficina otros. Los estudios demuestran que más del 80% de la población activa menciona que un entorno de trabajo híbrido es esencial, sobre todo en lo que respecta a la satisfacción laboral.

Recuerde que si sus empleados están satisfechos con su trabajo (tienen una gran experiencia como empleados), hay más posibilidades de que los empleados sean productivos, de que el equipo sea eficaz, de que haya colaboración y compromiso entre los empleados, de que los índices de rotación sean bajos y de que la satisfacción del cliente sea innegable.

Y con el modelo de trabajo asíncrono, puede maximizar la productividad de su equipo, asegurarse de que todos los empleados están al día y garantizar el progreso de su empresa. Pero, ¿cómo? ¿En qué consiste realmente el modelo de trabajo asíncrono? En lugar de limitarnos a definirlo, repasemos en qué se diferencia del modelo de trabajo híbrido habitual.

¿Qué diferencias hay entre el trabajo híbrido y el asíncrono?

A medida que nos adentremos en las tres diferencias entre ambos conceptos, verá que se parecen en algo, pero también difieren en algunos aspectos sutiles.

Modalidades de trabajo

El modelo de trabajo híbrido gira en torno a la ubicación del trabajo realizado en la oficina o fuera de ella. En cuanto al modelo de trabajo asíncrono, gira en torno al momento en que se realiza el trabajo en colaboración con otros miembros del equipo: simultáneamente o en diferentes momentos que mejor se adapten al horario de cada empleado.

Tipo de flexibilidad

Ambos modelos son flexibles, con un único objetivo: cumplir las responsabilidades laborales y satisfacer las expectativas de los empleados. Sin embargo, los trabajadores del modelo híbrido tienen la oportunidad de trabajar en la oficina y a distancia para lograr un mejor equilibrio. Los trabajadores del modelo asíncrono no tienen por qué ser remotos o híbridos porque su flexibilidad proviene de cómo pueden organizar sus horarios (pero puede que tengan que ir a la oficina todo el día).

Métodos de comunicación

Los trabajadores híbridos se comunican a través de llamadas telefónicas, llamadas por videoconferencia, reuniones en persona y otras formas similares. Este método de comunicación no solo refuerza el entorno de trabajo independientemente de su ubicación, sino que también exige que todos los miembros del equipo trabajen simultáneamente y al mismo ritmo.

Cuando los trabajadores trabajan de forma asíncrona, no tienen que estar conectados simultáneamente. La comunicación puede ser menos rápida, pero se hace de modo que todos puedan responder cuando puedan. Se adoptan plataformas como el correo electrónico, aplicaciones de chat, colaboraciones con archivos compartidos, vídeos pregrabados, etc.

Pero, como hemos dicho antes, optar simplemente por trabajar en un entorno híbrido por sí solo no ayudará a su empresa como usted desea. Combinar ambos es la mejor opción para usted. Pero, ¿por qué?

¿Por qué combinar trabajo híbrido y asíncrono?

Además de aumentar la productividad del equipo, que es la idea principal de este artículo, hay muchas otras cosas que tú y tu equipo podéis conseguir. Por ejemplo, el modelo asíncrono eliminará la idea errónea de que un entorno de trabajo híbrido no es más que una palabra elegante para "llevarse el trabajo a casa".

Sólo el modelo asíncrono puede garantizar que tu equipo se sienta como en casa cuando trabaje desde casa y, al mismo tiempo, les mantengas al tanto de las tareas necesarias. Pero recuerde que tampoco es tan fácil como parece, y que aún tendrá que poner algunas cosas en su sitio, como plazos para evitar que el equipo flojee, algunas reuniones en persona (o en línea) para mantener la eficacia y la colaboración del equipo, y muchas más.

¿Cómo combino las dos cosas?

Ya era hora. Así que ahora que ya sabes cuáles son los términos, por qué lo necesitas y qué puede hacer por ti y por los miembros de tu equipo, vamos a sumergirnos en cómo puedes combinar ambos modelos de forma potente y sin baches.

Paso I: Establecer objetivos, políticas, directrices y normas claras para que todo el mundo esté de acuerdo.

Puedes pedir a tu jefe que delegue esta tarea en los demás miembros del equipo o pasársela tú mismo. No obstante, hay que hacerlo. Puedes establecer un horario claro sobre cuándo ir a la oficina, o puedes dejarlo más flexible con un número determinado de días de oficina en casa. 

También debe desarrollar objetivos claros para cada miembro del equipo o grupo, de modo que todos sepan lo que están haciendo y cuándo deben entregarlo. No olvide tener en cuenta la dinámica y las preferencias individuales de su equipo para optimizar su eficacia.

Haz saber a todos qué métodos y plataformas de comunicación y gestión de tareas se adoptarán. Asegúrate de que entre esas herramientas haya una para la colaboración en equipo, el seguimiento de proyectos y la comunicación.

Paso II: Configurar las herramientas necesarias para que todo el mundo empiece a trabajar

No basta con informar a sus empleados sobre estas herramientas y plataformas; debe configurarlas. Además, facilite a sus empleados el acceso a estas herramientas, especialmente las necesarias para el trabajo asíncrono desde casa, otro lugar de trabajo o la oficina. Estas plataformas deben ser como una plataforma de colaboración, que permita a todos los miembros del equipo editar, personalizar y realizar cambios cuando sea necesario. Un excelente ejemplo de esta herramienta es la plataformaKlaxoon para la eficiencia y la colaboración en equipo.

Paso III: Ofrecer formación y apoyo para que todo el mundo se incorpore y esté listo para funcionar.

Sólo algunas personas saben trabajar con herramientas de colaboración digital; no hay que dar por sentado que todo el mundo lo sabe. Lo mejor es ofrecer una formación breve pero completa sobre el uso de estas herramientas para gestionar su tiempo de forma eficaz, priorizar tareas y apoyar el trabajo asíncrono. Además, muestre a sus empleados los recursos y el apoyo que necesitan para crear un entorno de trabajo a distancia propicio y productivo.

Paso IV: Despegue con algunas cosas en mente

Se acabaron los preparativos y ya puede iniciar el viaje del modelo de trabajo híbrido y asíncrono. Sin embargo, hay algunas cosas que siempre debes seguir haciendo si quieres maximizar los beneficios de la colaboración.

1. Anime a sus empleados y miembros del equipo a comunicarse abiertamente en todo momento para que los proyectos puedan presentarse a tiempo. La comunicación también sirve para que un empleado o equipo no retrase a otro innecesariamente. Puedes asegurarte de que todos conocen los horarios y zonas horarias de los demás comunicándolos abiertamente en plataformas de comunicación colaborativa.
2. Fija una fecha límite para todo, incluidos proyectos, respuestas, etc. Así, ningún empleado dejará un mensaje sin leer durante días por culpa de la "programación".
3. Programe reuniones de equipo, workshops, actividades de creación de equipos o actos sociales para que todos se acostumbren a trabajar y a trabajar en equipo, a crear lazos de unión y a la eficacia general del equipo.
4. Pueden surgir imprevistos. En tal caso, sé comprensivo y recuerda que siempre puedes llegar a un acuerdo. Sí, incluso los grandes ejecutivos llegan a acuerdos cuando trabajan de forma asíncrona en un entorno híbrido.

Paso V: Evaluar el rendimiento en función de los resultados

¿De qué otra forma puedes saber si un modelo de trabajo te va bien? Tendría que hacer un seguimiento y comparar sus resultados con los anteriores. Sin embargo, su método de seguimiento será diferente. En lugar de centrarte en el número de horas trabajadas o en el tiempo que pasan en la oficina, evalúa a tus empleados en función de su productividad y de la calidad de su trabajo. No te rindas si no estás satisfecho con el rendimiento que obtienes. Tome ejemplo de algunos casos de éxito e inténtelo de nuevo, mejor informado.

Tres situaciones concretas en las que el trabajo híbrido se ha combinado con éxito con el trabajo asíncrono para lograr una mayor eficacia del equipo

Varios ejecutivos de empresas en posiciones de liderazgo han adoptado modelos de trabajo híbridos y asíncronos. Pero para que conozcas este hecho, te traemos tres situaciones reales de diferentes ámbitos en las que estos ejecutivos adoptaron la combinación para impulsar la eficiencia y la productividad de su equipo.

Caso práctico I: Valérie Desre-Follet, Directora de Operaciones Médicas de Vifor Francia, utilizó la combinación en la industria farmacéutica.

Valérie Desre-Follet dirige un equipo de referentes médicos en CSL Vifor y trabaja con profesionales sanitarios internacionales en cardiología, nefrología y anestesia. Organiza eventos médicos para unir a profesionales de toda Francia, utilizando la Klaxoon plataforma visual para lograr una participación eficaz de los equipos. Para garantizar la participación de todos los asistentes, incorporó la plataforma visualKlaxoon para promover el compromiso de los participantes en el evento y fomentar las conversaciones entre los profesionales sanitarios.

Caso práctico II: Lloyd Sese, Director de Mejora Continua de Xylem, dirigió un programa de formación en mejora continua de 5 días de duración con la combinación

Lloyd Sese trabaja para una destacada empresa de tecnología del agua en entornos agrícolas e industriales, comerciales, residenciales y de servicios públicos, que opera en más de 100 países. Es responsable de diseñar oportunidades de aprendizaje, cursos de formación y workshops para los empleados de Xylem. Al elegir la Klaxoon plataforma para formar a cuatro veces más personas facilitando el entorno de trabajo combinado, pasó menos tiempo viajando y más tiempo siendo productivo.

Caso práctico III: Sébastien Morin, preparador físico, ha encontrado el futuro del entrenamiento personal en el combo

Como preparador físico de jugadores profesionales de baloncesto y fundador de una empresa de entrenadores llamada Band of Strivers, Sébastien Morin tiene una amplia experiencia trabajando con atletas de la NBA, la Euroliga y la selección nacional de Túnez. A pesar de estar en contacto con más de 25 atletas desde la distancia, Morin comprende la importancia de dar a los jugadores el espacio personal necesario para invertir en las sesiones de entrenamiento y beneficiarse de ellas. Para lograrlo, ha puesto en práctica una combinación que no sólo ha mejorado la implicación y el rendimiento de los jugadores, sino que también ha reducido el coste del entrenamiento.