3 pasos para simplificar drásticamente los procesos de su empresa

Los directivos de las empresas se enfrentan a una verdad universal: dirigir un negocio es intrínsecamente difícil. Si a esto le añadimos procesos internos complejos y obsoletos, tenemos una receta para la ineficacia y la frustración.

Por desgracia, muchas grandes organizaciones están lastradas por sistemas y procedimientos heredados que no aportan ningún valor añadido o que ya ni siquiera tienen sentido. Esos procesos se vuelven estresantes y restan eficacia a las tareas. 

Este artículo pretende arrojar luz sobre la importancia crítica de actualizar y racionalizar periódicamente las operaciones internas. Además, ofrecerá algunas estrategias específicas para la simplificación de procesos a nivel corporativo. 

¿Por qué los procesos internos de las empresas pueden alcanzar un nivel de complejidad tan elevado?

Una de las razones por las que los procesos internos pueden volverse complejos es la característica histórica del procedimiento. Si existe, ¿por qué no seguir utilizándolo a pesar de los cambios de contexto, ya que todo el mundo está acostumbrado a trabajar así ahora? 

En la mayoría de los casos, las empresas ajustan y acumulan una serie de procesos y procedimientos mientras se adaptan a las circunstancias cambiantes. Esto suele ocurrir al responder a los retos o al aprovechar las oportunidades. 

Aunque estos procesos se desarrollan con objetivos concretos, como el aumento de la eficacia o el cumplimiento de la normativa, al final resultan ineficaces y complejos. 

Dado que los procesos se añaden como respuesta a un estímulo externo, con el tiempo puede producirse una falta de coordinación, lo que da lugar a solapamientos de procesos, conflictos o ineficiencias. Además, dado que el procedimiento suele crearse para atender a varios equipos de la organización, los distintos departamentos podrían establecer su propio conjunto de normas, lo que generaría aún más ambigüedad y complejidad. 

La redundancia es un reto habitual en estos procesos, por no mencionar que pueden estar atiborrados tanto de estrategias tecnológicas antiguas como de las más recientes, lo que también puede llevar a confusión. 

Sin embargo, no se equivoque. Estos procesos pueden haber funcionado en el pasado, pero es necesario mantenerse al día con los avances tecnológicos; se trata de optimizar su flujo de trabajo para garantizar el éxito y la agilidad a largo plazo.

¿Por qué aferrarse a "lo de siempre" podría estar frenándole? 

La simplificación de procesos es tan crucial como satisfactoria. Al simplificar los procesos de trabajo, no solo se alivia el estrés y la ansiedad de los empleados, sino que también se mejoran considerablemente los resultados de la empresa. 

Hay cinco razones de peso por las que aferrarse a procesos internos anticuados y complejos puede entorpecer su trabajo y su negocio a largo plazo:

Es obsoleto e ineficaz

En efecto, es necesario actualizar los procesos de trabajo. El mercado cambia cada día, al igual que la tecnología y las estrategias empresariales. Aferrarse a métodos anticuados puede resultar más cómodo. Pero, en última instancia, conducirá a la ineficacia tanto entre sus equipos como en la producción de su empresa.

Será más complejo de lo que es

La complejidad del proceso inicial suele deberse a la acumulación de procedimientos. Con el cambiante entorno empresarial, existe una gran posibilidad de que acumule aún más procedimientos en su flujo de trabajo, lo que dificultará aún más su comprensión y seguimiento. Lo mejor es optimizar los procesos para eliminar la confusión, la ineficacia y la falta de agilidad a la hora de responder a nuevos retos.

Los procesos complejos malgastan recursos

En el panorama competitivo actual, es importante maximizar los recursos de su empresa. Los procedimientos complejos no sólo consumen tiempo y dinero, sino que también desvían activos valiosos que podrían haberse destinado a otros fines. En última instancia, esto impedirá el crecimiento de su empresa y provocará una disminución de la productividad. 

Podría ser legalmente arriesgado

No sólo el entorno empresarial y el mercado cambian con el tiempo. También los requisitos legales y la normativa evolucionan de forma dinámica. Operar con procesos obsoletos puede dejar a su empresa vulnerable a los riesgos de cumplimiento, ya que las leyes y políticas pueden haber cambiado desde que esos procesos se implantaron por primera vez. No adaptarse a estos cambios puede acarrear problemas legales y sanciones económicas, lo que resulta costoso y arriesgado para la reputación de su empresa. 

Estará en desventaja competitiva

Aferrarse a procesos anticuados significa perderse la innovación. El mundo está cambiando y las empresas también. Otras grandes empresas están adoptando nuevas estrategias y simplificando sus procesos de trabajo. Si no te adaptas, estarás expuesto a competidores más agile y eficientes, poniendo en peligro tu posición en el mercado y tu rentabilidad a largo plazo.

Entonces, ¿cómo puede simplificar el proceso de su empresa?

3 consejos para simplificar los procesos a escala empresarial

Siguiendo estos consejos, podrá descomplicar de forma inminente sus procesos para trabajar de forma más sencilla y productiva. Los consejos son los siguientes:

Implantar una plataforma todo en uno 

Con una plataforma todo en uno, puede hacer que sus procesos sean flexibles a los cambios que se produzcan con el tiempo. Un sistema todo en uno puede centralizar y racionalizar sus procesos empresariales para hacerlos menos torpes y más organizados. También puede ayudarle a reducir la introducción manual de datos, que suele ser susceptible de inexactitud y pérdida de tiempo.

Además, cuando el flujo de trabajo está estandarizado, sus empleados tienen todos sus procesos categorizados en función de sus departamentos individuales. Y lo que es más importante, fomenta el aumento de la colaboración en equipo y reduce los tiempos de proceso. En general, con una plataforma todo en uno, la precisión de los datos está asegurada, la visibilidad está garantizada y el proceso de trabajo se vuelve más productivo. 

¿Cómo implantar una plataforma "todo en uno"?

A continuación se indican los pasos que dan los directores generales para implantar una plataforma "todo en uno":

Preparar un anteproyecto 

El primer paso es elaborar un plan que incluya tus metas, objetivos, plan de empresa, calendario, estimación de costes y mucho más. La idea es verter todo lo que necesitará para empezar, de modo que pueda verlo todo de un vistazo. Aunque la lista de estos elementos es interminable, los criterios más importantes que se necesitan incluyen un plan de la plataforma todo en uno que desea adoptar, un plazo realista de cuándo le gustaría que se completara la implantación, un presupuesto con el que se sienta cómodo trabajando y los requisitos que se necesitan en función del plan que ha establecido. 

Analice su borrador

Una vez creado el borrador, vuelva a comprobarlo para ver si funciona con su proceso actual. Realice sesiones con sus empleados y escuche sus opiniones. Por último, pida a sus colegas que le ayuden a alinear el plan antes de presentarlo a las partes interesadas. 

Involucre a sus interlocutores 

El siguiente paso es hacer avanzar las iniciativas de su empresa implicando a las partes interesadas, que son tan esenciales para el funcionamiento de su empresa como usted. En lugar de contactar individualmente con cada parte interesada -lo que suele ser poco práctico para las grandes organizaciones-, considera la posibilidad de organizar una reunión específica (que no tiene por qué ser in situ, eso sí) para aclarar tus próximos proyectos. Para maximizar el impacto, presente sus ideas en un documento bien organizado, idealmente incorporando ayudas visuales para una mejor comprensión.

Pasar a seleccionar la tecnología 

Hay toneladas de tecnología a disposición de los ejecutivos a la hora de implantar una plataforma todo en uno. Todo lo que necesitan es alojar un sistema todo en uno en su servidor local o en la nube y todos sus empleados podrán estar conectados y sus datos centralizados.

Implique a su equipo 

Tanto si se trata de formar a su equipo como de contratar personal, éste sería el momento adecuado para que sus empleados adopten la tecnología con destreza.

Probar y desplegar

Puede que necesites poner en marcha el software durante un tiempo y hacer un seguimiento para ver si cumple alguno de tus parámetros de éxito. Por tanto, tras una prueba satisfactoria, no dudes en desplegarlo a escala, entre varios equipos. 

Apoyo y mantenimiento

Por último, supervise el software de vez en cuando o, preferiblemente, ponga a alguien a cargo de la asistencia y el mantenimiento. No obstante, recuerde solicitar informes coherentes.

Ahora que ya sabe cómo implantar una plataforma todo en uno para la simplificación de procesos, veamos el siguiente consejo. 

Adoptar un modelo de trabajo asíncrono

La mayoría de las grandes empresas han adoptado este modelo de trabajo, pero eso no significa que todo el mundo lo haya utilizado aún plenamente. El modelo de trabajo asíncrono simplifica el proceso de trabajo en un santiamén, aumentando así la productividad. Además, elimina la necesidad de reuniones físicas, estresantes y que hacen perder el tiempo. 

En este modelo de trabajo, sus empleados trabajan a la hora que les conviene y en diferentes franjas horarias. Nadie necesita estar físicamente en ningún sitio ni coordinarse en tiempo real con otra persona. Se reducen las dependencias de las reuniones y, sobre todo, mejora la flexibilidad de los trabajadores. 

Pero, ¿cómo puede esto simplificar su proceso de trabajo? 

Los flujos de trabajo convencionales suelen estar divididos entre departamentos, lo que obliga a los empleados a depender mucho unos de otros para completar sus tareas. Este enfoque no solo provoca estrés, sino que ralentiza la productividad general.

La clave está en configurar una herramienta de colaboración que admita la comunicación asíncrona y el uso compartido de documentos. De este modo, tus empleados podrán trabajar de forma independiente sin dejar de cumplir los plazos. También fomentarás una cultura de responsabilidad y confianza, en la que tus empleados podrán asumir la responsabilidad de sus tareas.

Aspectos clave a tener en cuenta al adoptar un modelo de trabajo asíncrono

A continuación se indican los aspectos que debe tener en cuenta para implantar un modelo de trabajo asíncrono:

1. Haga un inventario del rendimiento de sus empleados. Hacerlo le ayudará a conocer los puntos fuertes de sus empleados, el tiempo dedicado a una tarea y la productividad general de sus trabajadores.
2. Establece plazos claros. Los plazos favorecen la comunicación y la productividad, sobre todo en el trabajo a distancia.
3. Absténgase de enviar mensajes ambiguos y largos en todas las plataformas. Como el objetivo es simplificar las cosas, envía mensajes más claros y precisos para transmitir la información.
4. Elabore respuestas detalladas para los casos de preguntas y consultas. Tenga en cuenta que estas respuestas no son para un solo trabajador, sino para todos. Por lo tanto, asegúrate de que todas estas respuestas estén centralizadas en un lugar al que puedan acceder todos los equipos.
5. Absténgase de organizar demasiadas reuniones. Las reuniones pueden consumir mucho tiempo y, a veces, provocar ineficacia. Para optimizar los procesos, reduce el número de reuniones y céntrate en que las que queden sean más eficaces. 

Agilice y automatice los flujos de trabajo

Como último consejo, las grandes organizaciones suelen enfrentarse a retos recurrentes, sobre todo cuando se trata de tareas redundantes. Desarrollar una única solución para cada problema idéntico no sólo complica la situación, sino que también supone una pérdida de tiempo valiosa. Mediante la automatización de los flujos de trabajo, puede simplificar el proceso de trabajo y ahorrarse tiempo al tiempo que garantiza la precisión. 

¿Cómo automatizar los procesos de trabajo?

Hay cuatro pasos para automatizar y agilizar los procesos de su empresa:

1. Analice su proceso actual e identifique qué tareas son redundantes, importantes e innecesarias.
2. Elimine los pasos innecesarios de su proceso y cree respuestas para las tareas redundantes. Configura estas respuestas para que sean detalladas y precisas independientemente de la situación. 
3. Busque e integre una herramienta de automatización que pueda encargarse de las tareas repetitivas y manuales. Introduce tu respuesta y pruébala con distintos escenarios. 
4. Establezca directrices claras y buenas prácticas para garantizar la coherencia de los flujos de trabajo. Recuerde formar a sus empleados en la herramienta de automatización y todo estará listo.