Warum sind digitale Whiteboards ideal für asynchrones Arbeiten?

Was ist asynchrone Arbeit?

Asynchrone Arbeit ist Arbeit, die von den Teammitgliedern unabhängig und ohne Echtzeitkommunikation oder Zusammenarbeit mit anderen erledigt wird. Die Teammitglieder können daher ihre Aufgaben in ihrem eigenen Tempo und zu dem Zeitpunkt erledigen, zu dem es ihnen am besten passt. Das bedeutet, dass sie nützlich sein kann, wenn sofortiges Feedback oder Input von anderen Kollegen keine Priorität hat. Es gibt ihnen die Möglichkeit, auf eigene Faust voranzukommen.

Projekte können große Teams und komplizierte Zeitpläne und Fristen beinhalten, aber die Menschen müssen nicht ständig mit anderen zusammenarbeiten. Der Einzelne wird immer noch die Möglichkeit haben, Teile seiner Arbeit nach seinem eigenen Zeitplan auszuführen. Dies ist besonders wichtig für Teams, die sich an verschiedenen geografischen Standorten befinden oder in einer hybriden Arbeitsumgebung arbeiten. Das Team braucht nach wie vor eine zentrale Anlaufstelle, in der alle relevanten Informationen untergebracht sind.

Warum asynchrones Arbeiten immer beliebter wird

Die Covid-19-Pandemie und die unerwartete und noch nie dagewesene Verlagerung der Arbeit in die Ferne in Verbindung mit den rasanten Fortschritten in der digitalen Technologie haben uns gezeigt, dass flexiblere Arbeitsregelungen und Fernarbeit möglich sind - und tatsächlich sowohl für Unternehmen als auch für ihre Mitarbeiter von Vorteil sein können.

Viele Beschäftigte waren der Meinung, dass sie durch das Arbeiten aus der Ferne eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erreichen oder Zeit und Geld sparen konnten. Es gab eine gewisse Zurückhaltung der Arbeitnehmer, zu den Arbeitsbedingungen vor dem Kovid zurückzukehren, und die Unternehmen müssen sich damit auseinandersetzen. Im Vereinigten Königreich zum Beispiel arbeiteten Anfang 2020 5,7 % der Beschäftigten von zu Hause aus. Im März 2023 gaben 37 % der befragten britischen Arbeitnehmer an, in den letzten sieben Tagen mindestens einen Tag von zu Hause aus gearbeitet zu haben.

Die Arbeit aus der Ferne oder auf hybrider Basis bietet sowohl für den Einzelnen als auch für das Unternehmen viele Vorteile, kann aber auch gewisse Herausforderungen mit sich bringen. Die Kommunikation und Koordination zwischen den Teammitgliedern kann schwieriger sein, und es kann schwieriger sein, genau zu wissen, wer was wann tut. Es ist wichtig, dass Teams ein Gleichgewicht zwischen individueller Produktivität und Teamarbeit finden.

Ohne die Möglichkeit, dies effektiv zu tun, laufen Teams Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten und zu scheitern. Ein digitales Whiteboard ist die offensichtliche Wahl für Teams, die gemeinsam und als Team arbeiten müssen. Sie sind auch die nicht ganz so offensichtliche Wahl, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass auch asynchrone Arbeit auf die bestmögliche Weise durchgeführt wird.

Wie und wann arbeiten Teams asynchron?

Teams können auf viele verschiedene Arten und aus unterschiedlichen Gründen zusammenarbeiten. Einige Teams werden für bestimmte Projekte zusammengebracht, andere arbeiten immer im selben Team. Einige arbeiten im selben Arbeitsbereich zusammen, andere sind geografisch verstreut oder müssen sich in einer hybriden Arbeitsumgebung zurechtfinden. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Teams asynchron arbeiten können, und wir werden uns diese hier ansehen.

Teams, die an bestimmten Projekten arbeiten

Vielleicht sind Sie in einem Team für ein Projekt, in einem anderen für ein zweites. Vielleicht arbeiten Sie mit Leuten zusammen, mit denen Sie schon früher zusammengearbeitet haben, oder Sie haben es mit einer ganz neuen Gruppe von Leuten zu tun. Wenn Sie gemeinsam an einem Projekt arbeiten, muss ein gewisses Maß an Zusammenarbeit und Verständnis vorhanden sein. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie alle zur gleichen Zeit auf dem gleichen Stand Ihrer Arbeit sein müssen. Und das muss richtig gehandhabt werden.

Im Rahmen des Projektmanagements kann es vorkommen, dass Sie alle an einem festen Termin arbeiten, aber nicht alle zur gleichen Zeit dasselbe tun müssen. Vielleicht müssen Sie erst eine bestimmte Aufgabe abschließen, bevor etwas anderes erledigt werden kann, oder umgekehrt. Es gibt aber auch andere Gelegenheiten , bei denen Sie Ihre Arbeit unabhängig davon erledigen können, was die anderen gerade tun. Oder vielleicht können Sie einen Vorsprung für ein anderes Teamprojekt gewinnen, wenn Sie anderswo einen Engpass erreicht haben. Vielleicht haben Sie etwas zusätzliche Zeit, mit der Sie nicht gerechnet haben.

Asynchrones Arbeiten zur Erledigung Ihrer Aufgaben, wenn Sie die Gelegenheit dazu haben, kann sich enorm auszahlen, wenn der Rest des Teams das Gleiche getan hat: Dann sind Sie alle plötzlich dem Zeitplan voraus. Die Steuerung des Prozesses ist der Schlüssel.

Teams, die aus der Ferne arbeiten

Vielleicht arbeiten Sie aus der Ferne, aber am selben Ort, oder Sie sind Teil eines Teams, das über den ganzen Globus verstreut ist. In jedem Fall kann es viele Gründe geben, warum Sie nicht zur gleichen Zeit an einer Sache arbeiten können. Das kann an persönlichen Verpflichtungen und Vorlieben liegen. Es kann an Zeitzonenunterschieden liegen oder an unterschiedlichen Wochentagen, die aus kulturellen oder religiösen Gründen frei sind. Teams müssen dennoch in der Lage sein, gut zusammenzuarbeiten, auch wenn sie getrennt sind oder asynchron arbeiten.

Teams, die rund um die Uhr arbeiten

Auch wenn von Ihnen keine 24-Stunden-Schichten erwartet werden, bedeutet das nicht, dass Ihr Team jemals stillsteht. Kundenbetreuungsteams müssen beispielsweise in der Lage sein, rund um die Uhr auf Anfragen oder Beschwerden zu reagieren. Um dies zu erreichen, müssen Ihre Teams in der Lage sein, gut asynchron zu arbeiten.

Forschungs- und Entwicklungsteams

Forschungs- und Entwicklungsteams werden wahrscheinlich Phasen haben, in denen sie asynchron an Projekten arbeiten und wieder zusammenkommen, um sich gegenseitig über ihre Fortschritte zu informieren, ihre Ergebnisse zu überprüfen usw. Die Möglichkeit, innerhalb eines Projekts zusammen, aber getrennt voneinander zu arbeiten, ist von entscheidender Bedeutung.

Was haben asynchrone Arbeit und digitale Whiteboards gemeinsam?

Die zeitweise asynchrone Arbeit von Teammitgliedern kann zu vielen der gleichen Vorteile führen, die auch digitale Whiteboards bieten: Kombinieren Sie beides und Sie haben eine erfolgreiche Kombination!

Wenn Sie beispielsweise ein digitales Whiteboard für die Zusammenarbeit verwenden, haben Ihre Teammitglieder die Möglichkeit, bessere Arbeitsmethoden zu finden. Wir werden in diesem Artikel nicht zu sehr auf die Vorteile der Verwendung eines digitalen Whiteboards eingehen, aber unter anderem können sie Teams helfen, ihre Leistung zu verbessern und effizienter zu werden.

Asynchrones Arbeiten - und digitale Whiteboards - ermöglichen Flexibilität und Zugänglichkeit und können zu besserem Engagement, Zusammenarbeit, Teamwork und Teamergebnissen führen.

Welche Eigenschaften muss ein Online-Whiteboard haben, um die asynchrone Arbeit zu ergänzen?

Teammitglieder müssen in der Lage sein, zusammenzuarbeiten und Ideen auszutauschen, auch wenn sie dies nicht in Echtzeit tun. Da digitale Whiteboards einen zentralen Ort für die Speicherung von Dateien, Zeitplänen, Ideen, Dokumenten usw. bieten, können sie auch für diesen Zweck verwendet werden. Dies kann dazu beitragen, die Teamarbeit zu verbessern und das Engagement der Teammitglieder zu erhöhen.

Bei einem Projekt kann es erforderlich sein, dass Teammitglieder nur dann Aufgaben übernehmen, wenn sie Feedback von einem anderen Team erhalten. Wenn Sie wissen, was von Ihnen erwartet wird, und sich in Ihrer Freizeit damit befassen können, ohne auf eine Sitzung oder einen offiziellen Kanal warten zu müssen, können Sie Ihre Ideen und Gedanken in das Team einbringen, was wahrscheinlich zu besseren Ergebnissen führt. Es ist weniger wahrscheinlich, dass Ideen verloren gehen oder von der Person, die sie hatte, als nicht stichhaltig oder praktikabel abgetan werden. Rückmeldungen können laufend gesammelt und für die nächste Phase eines Projekts genutzt werden.

Wie wir wissen, arbeiten nicht alle Teams am gleichen Arbeitsplatz oder sogar in der gleichen Zeitzone. Online-Whiteboards sind unabhängig davon zugänglich, wo sich Ihre Teammitglieder befinden und wann sie auf sie zugreifen möchten. Je nachdem, wo auf der Welt Sie sich befinden und wie Ihre persönlichen Umstände sind, kann dies von Vorteil sein. Schließlich gibt es weltweit unterschiedliche Wochenenden und Feiertage. Dann können alle Teammitglieder in ihrem eigenen Tempo und von ihrem bevorzugten Standort aus auf ein Online-Whiteboard zugreifen und daran mitarbeiten, unabhängig von Zeitzonen oder festgelegten Arbeitszeiten.

Alle Informationen zu einem bestimmten Projekt können auf einem Online-Whiteboard gespeichert werden, da sie nicht durch Größe oder Umfang begrenzt sind. Dadurch wird es einfacher, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen, unabhängig davon, wer mit der Durchführung beauftragt ist oder wo er sich befindet. Dies bedeutet auch, dass andere Teammitglieder verstehen können, in welchem Stadium sich alle anderen befinden und wie sich ihre Arbeit einfügt.

Nicht jedes Team ist gleich, und auch nicht jedes Projekt ist gleich. Online-Whiteboards können an die Bedürfnisse des Teams und des Projekts angepasst werden, so dass asynchrone Arbeit leichter verwaltet und berücksichtigt werden kann. Und da verschiedene Menschen auf unterschiedliche Weise lernen und Informationen aufnehmen, sind Online-Whiteboards für diejenigen von Vorteil, die Informationen besser lernen und verstehen, wenn sie eine Darstellung davon sehen können, indem sie die Macht des visuellen Managements nutzen.

Wenn Sie asynchron arbeiten, können Sie vielleicht nicht immer sofort ein anderes Teammitglied um Rat oder Klarstellung bitten. Indem alle Dateien an einem Ort aufbewahrt werden und die Teammitglieder die Informationen auf visuelle Weise sehen können, ist es für alle einfacher, mit den eigenen Aufgaben und denen der anderen Teammitglieder Schritt zu halten.

Wie können Teammitglieder selbständig an einem digitalen Whiteboard arbeiten?

Da digitale Whiteboards als so großartiges Werkzeug für die Zusammenarbeit bekannt sind, wird oft angenommen, dass sie nur für die Teamarbeit nützlich sind. Das ist jedoch nicht der Fall. Es gibt viele Dinge, für die Sie das Online-Whiteboard Ihres Teams nutzen können , wenn Sie allein an einem Projekt arbeiten.

Brainstorming ist eine beliebte Technik, die insbesondere im Prozessdesign thinking eingesetzt wird, um innovative und spannende neue Ideen zu entwickeln. In der Regel wird sie als Teamprozess betrachtet. Es funktioniert aber auch auf individueller Basis. Sie können entweder mit einer leeren Leinwand beginnen oder eine template um Ihnen bei der Entwicklung neuer Ideen zu helfen. Das Gleiche gilt für Mindmapping.

Es kann manchmal überwältigend sein, an all die Aufgaben zu denken, die man für ein Projekt erledigen muss. Digitale Whiteboards können für die Projektplanung nützlich sein, und zwar nicht nur für das Projekt als Ganzes. Sie können eine visuelle Darstellung Ihres Projektabschnitts erstellen und alle relevanten Informationen einbeziehen. Wenn Sie beispielsweise Zeitpläne, Meilensteine und Aufgaben aufzeichnen, können Sie komplexe Projekte leicht in überschaubare Teile zerlegen. Außerdem können Sie so Ihre Fortschritte leichter verfolgen.

Ihr digitales Whiteboard für asynchrone Teamarbeit nutzen

Online-Whiteboards sind ein leistungsfähiges Instrument, und es wäre eine Schande, sie zu vernachlässigen, nur weil Ihre Teams asynchron arbeiten. Mit ihrer Hilfe wird das Team effizienter zusammenarbeiten, auch wenn die einzelnen Mitglieder getrennt arbeiten. Bei der Teamarbeit geht es nicht nur darum, an einem Ort und zur gleichen Zeit an derselben Sache zu arbeiten.

Unter Klaxoon haben wir alle Tools und Vorlagen entwickelt, die Sie brauchen, um Ihre Teams effizienter zu machen, auch wenn sie asynchron arbeiten. Online-Whiteboards fördern Kreativität und Innovation und steigern das Engagement und die Produktivität, unabhängig davon, wo Ihre Teammitglieder sind und woran sie arbeiten.

Schauen Sie sich auf unserer Ressourcenseite an, wie unsere Tools und Vorlagen Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu arbeiten.