Mach deine nächste Präsentation perfekt: Überall und zu jeder Zeit

Präsentationen: Mächtige Werkzeuge, wenn sie richtig gemacht werden

Warum sind Präsentationen in verschiedenen Bereichen überhaupt so verbreitet? Dank des technologischen Fortschritts können die meisten Menschen Informationen auf verschiedene Arten präsentieren, z. B. per E-Mail oder sogar als Infografik. Aber Präsentationen sind nach wie vor ein fester Bestandteil der Arbeit, des Studiums und fast aller Berufe, in denen Informationen weitergegeben werden müssen.

Die meisten Unternehmen und Berufsverbände nutzen Präsentationen, um die verschiedenen Interessengruppen, die von den Informationen betroffen sind, besser zu informieren, zu erziehen, zu motivieren und sogar zu überzeugen. Präsentationen werden in Schulungsmodule, Verkaufsleitfäden, interne organisatorische Veränderungen und sogar in Teambuilding-Übungen eingebaut. Durch die Kraft von Worten, Bildern und Präsentationsfähigkeiten kann eine effektive Präsentation die Zuhörer/innen fesseln und ein tieferes Verständnis für das Thema entwickeln.

Engagierte und organisierte Informationen

Präsentationen bieten die einzigartige Möglichkeit, Kunden, Stakeholder und andere Teilnehmer, die mit dem Thema in Verbindung stehen, auf engagierte und verbindliche Weise zu treffen. Mit Präsentationen kannst du Aspekte beeinflussen, mit denen du nicht unbedingt regelmäßig in Berührung kommst, z. B. die Reaktionen auf bestimmte Informationen, die Entscheidungsfindung, den sozialen Beweis und die allgemeine Stimmung in Bezug auf dein Diskussionsthema.

Aber Präsentationen sind nicht nur ein Mittel, um Kontakte zu knüpfen, sondern auch, um deine Informationen zu organisieren. Bei den meisten Präsentationen wird ein Deck wahrscheinlich als unterstützende Maßnahme eingesetzt, um Diskussionen über bestimmte Themen besser zu strukturieren. Das hebt die Präsentation von einer Standardrede oder einem Monolog ab, da du dich und dein Publikum mit einem klaren und präzisen Ablauf besser bei der Stange halten kannst.

Wenn du dich auf dein Publikum einlässt, kann das einen großen Einfluss darauf haben, wie sehr dein Publikum die Informationen annimmt, die du präsentierst, und wenn du das auf eine organisierte Art und Weise tust, können sie sicher sein, dass sie alle relevanten Informationen zu dem Thema erhalten.

Emotionale Verbindung durch Erzählung

Ähnlich wie bei den Schauspielern und Rednern von einst ist es für uns Menschen ein wesentlicher Bestandteil, Informationen in einem erzählerischen Format zu erhalten. Das Erzählen von Geschichten ist Teil unserer Geschichte und hilft uns, auch komplizierte Themen zu verstehen, die nicht so einfach zu diskutieren sind.

Auch jenseits der Geschichte sind das Erzählen von Geschichten und die Entwicklung von Erzählungen mächtige Werkzeuge, um ein ganzheitlicheres Bild deiner Präsentation zu schaffen. Wenn du deine Zuhörer/innen mit Zahlen und Fakten bombardierst, verlierst du leicht ihre Aufmerksamkeit, und das kann bereits asynchron durch einen Bericht oder eine E-Mail geschehen. Bei Präsentationen geht es um zwei Dinge: Daten und Informationen bereitzustellen und gleichzeitig sicherzustellen, dass diese in den richtigen Kontext gestellt werden.

Kontext, Erzählung und Geschichte sind wichtige Bestandteile deiner Präsentation und können dabei helfen, Informationen zu vermitteln, die für die Gesamtheit deines Publikums zu technisch sein könnten. Hinzu kommt, dass du deine Präsentation wahrscheinlich in einer bestimmten Zeit halten musst. Daher sind Erzählungen und kontextbezogene Informationen wichtig, um sicherzustellen, dass die gleichen Informationen klar und relevant bleiben.

Entwicklung von Präsentationen für Fernarbeit

Wir wissen, dass Präsentationen unglaublich nützlich sind, um das Engagement und die Erzählweise bei der Diskussion von Informationen zu fördern, aber einige dieser Methoden wurden mit der Vorstellung entwickelt, dass die meisten, wenn nicht sogar alle, Präsentationen persönlich gehalten werden. In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass die Arbeit aus der Ferne in den meisten Büros zum Standard geworden ist. Das bedeutet, dass die meisten Dinge, an die du dich bei der Arbeit gewöhn t hast, auf ein virtuelles Format umgestellt werden müssen, um sie besser zu integrieren. Das gilt auch für die Präsentation in ihren vielen Formen und Ausprägungen.

Glücklicherweise hat auch die Technologie mit den Entwicklungen dieser Arbeitsveränderungen Schritt gehalten und bietet den Menschen mehr Möglichkeiten, dieselbe Arbeit auf unterschiedliche (und effizientere) Weise zu erledigen. Die Erreichbarkeit war eine der größten Verbesserungen bei Fernpräsentationen, und der Austausch von Informationen innerhalb deines Teams war noch nie so schnell.

Neulinge (und sogar Veteranen) in der Fernarbeit werden wahrscheinlich trotzdem von ein paar Best Practices profitieren, wenn es um die Vorbereitung und Durchführung ihrer Präsentationen über verschiedene Kanäle geht.

Geräteübergreifend synchronisieren

Eine unglaublich übersehene, aber letztlich sehr leistungsstarke Funktion, die du nicht übersehen solltest, wenn es um Fernpräsentationen geht, ist die Sicherstellung, dass deine Präsentation selbst auf all deinen Geräten synchronisiert ist. Es mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber Änderungen und Bearbeitungen an deiner Präsentation werden wahrscheinlich häufiger vorkommen, als du denkst. Manchmal handelt es sich dabei um einfache Rechtschreib- und Grammatikfehler, manchmal aber auch um große Änderungen, wie z. B. komplett neue Folien oder das Entfernen bestimmter Abschnitte. Das Letzte, was du willst, ist, dass du deine Präsentation mit einer veralteten Datei beginnst, in der nicht alle erforderlichen Änderungen enthalten sind.

Moderne Dateifreigabeplattformen und sogar Office-Programme ermöglichen es dir, Änderungen an deiner Datei live vorzunehmen und sie mit allen Geräten zu synchronisieren, sobald diese mit dem Internet verbunden sind.

Eine noch schnellere Variante ist die Arbeitsplattform für die Live-Zusammenarbeit/Präsentation, die im Wesentlichen alle Fortschritte auf Cloud-Servern speichert. Du brauchst die Datei nicht mehr als Hardcopy auf deinem Gerät zu speichern, sondern nur noch eine stabile Internetverbindung, um jederzeit und überall die nötigen Änderungen vornehmen zu können.

Verwendung von standardisierten Templates

agile bei der Arbeit zu sein, ist ein Schlagwort für Unternehmen, Schulen und andere berufliche Umgebungen. Im Grunde willst du schnell handeln können, aber auch flexibel genug sein, um auf Unwägbarkeiten oder Änderungen reagieren zu können, die wahrscheinlich auftreten werden. Wenn du schon einmal an einer Präsentation gearbeitet hast, weißt du, wie unangenehm es sein kann, wenn du eine Präsentation von Grund auf neu erstellen musst. Präsentationen sind nicht einfach nur ein Informationsdump und müssen etwas umgestaltet werden, damit deine Informationen so klar und relevant wie möglich dargestellt werden.

Deshalb profitieren Fernpräsentationen sehr von der Verwendung standardisierter Vorlagen, denn so kannst du einen Großteil des design thinking Prozesses überspringen und dich stattdessen darauf konzentrieren, deine Informationen logisch und prägnant darzustellen. Das bedeutet, dass du mit der richtigen template sogar alle Informationen nutzen kannst und sie einfach auf die richtigen Folien und in der besten Reihenfolge verteilen kannst.

Es ist jedoch keine Einheitsgröße. Wahrscheinlich musst du mit der Verwendung bestimmter Frameworks und Best Practices für das Layout experimentieren, um mit template schneller voranzukommen. Aber mit genügend Übung und der Verwendung fertiger Methoden kannst du nicht nur eine logische, sondern auch eine ansprechende und effektive Präsentation erstellen.

Organisierte Inhaltsstrukturen entwickeln

Neben der Verwendung von Vorlagen solltest du auch eine organisierte Inhaltsstruktur entwickeln, um den Rahmen für deine Fernpräsentation zu schaffen. Dies ist vor allem in virtuellen Umgebungen wichtig, da du wahrscheinlich mit weniger Hilfsmitteln (kein Teleprompter oder Stichwortzettel) auf das Podest gestellt wirst. Daher ist es am besten, wenn du dir eine eigene Inhaltsstruktur zulegst, die für dich logisch ist, wenn du Informationen während deiner Präsentation teilst.

Diese Vorgehensweise ist etwas abstrakter als andere Praktiken und hängt stark vom persönlichen Stil und Kontext ab. Manche Präsentator/innen arbeiten wahrscheinlich mit einer Drei-Akt-Struktur, ähnlich wie bei Filmen und Theaterstücken, bei der du mit einer Einführung beginnst, in der Mitte zum Kern der Sache kommst und am Ende alles mit einer Zusammenfassung abschließt.

Andere Präsentator/innen möchten ihren Ansatz vielleicht weniger auf einer allgemeinen Präsentationsstruktur, sondern mehr auf einer Folie für Folie diskutieren. Eine beliebte Methode, um Informationen zu erörtern, ist die STAR-Methode (Situation, Aufgabe, Aktion und Ergebnis). So kannst du die Informationen auf einer Folie besser abrunden und sie gleichzeitig mit einem logischen Fluss relevant halten.

Welche Option du auch immer wählst, es ist wichtig, dass du sie verinnerlichst und dich von ihr durch deine Präsentation leiten lässt. Das kann auf lange Sicht von Vorteil sein, wenn du mit wenig bis gar keiner Vorarbeit anfängst, denn so hast du eine Struktur, die dich bei der Stange hält.

Wortlastig und bildlastig bleiben

Einer der größten Vorteile von Präsentationen ist, wie wir bereits erwähnt haben, dass sie eine Geschichte erzählen können. Wie bei jeder guten Geschichte musst du die besten Möglichkeiten nutzen, um Informationen und Botschaften in einem Format zu vermitteln, das für die meisten Menschen am sinnvollsten ist. Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu tun, ist, es visuell zu tun; verwende Bilder und andere Medien, um Informationen besser zu vermitteln, anstatt das Publikum mit Text zu überfrachten.

Es heißt, dass die Aufmerksamkeitsspanne der meisten Menschen nicht so lang ist, wie wir denken. Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsdauer eines Erwachsenen liegt bei etwa 10 Sekunden (und wird wahrscheinlich auf 5 Sekunden sinken, da wir immer mehr Kurzmedien konsumieren). Das bedeutet, dass die Informationen, die du präsentieren musst, ihre Aufmerksamkeit erregen und so lange wie möglich halten müssen.

Bilder und Videos sind eine gute Möglichkeit, Informationen kurz und prägnant zu vermitteln. Schließlich sagt ein Sprichwort: "Ein Bild sagt mehr als tausend Worte". Verwende Symbole, Fotos, Videos und sogar Animationen, um die Bedeutung von Informationen genauso zu vermitteln wie ein langer Aufsatz. Außerdem helfen diese visuellen Aspekte dabei, deine Präsentation in einen Kontext einzuordnen, so dass sie auch für diejenigen leichter zu verstehen ist, die einige der von dir verwendeten Fachbegriffe nicht ganz verstehen.

Gelegenheiten zum Engagement bieten

Da Fernarbeit zum Standard gehört, willst du sicherstellen, dass das Engagement, das du bei einem persönlichen Treffen erreichst, nicht verloren geht, wenn du auf digital umstellst. Doch leider ist es viel schwieriger, die Teilnehmer/innen in deine Präsentation einzubinden, wenn sie sich an einem anderen Ort befinden. Außerdem können Videokonferenzen aus der Ferne leicht passiv besucht werden, da Kameras und Ton nicht unbedingt die meiste Zeit eingeschaltet sein müssen.

Eine klare und effektive Möglichkeit, das Engagement zu verbessern, ist die Einbeziehung des Publikums in die Präsentation selbst. Das kann in Form einer kurzen Befragung des Publikums geschehen, z. B. durch eine kurze brainstorming Sitzung, in der du die Ideen der Teilnehmer/innen zu einem Thema sammelst, auf das du in deiner Präsentation eingehen kannst. Du kannst auch Umfragen und Quiz nutzen, um herauszufinden, wie gut deine Zuhörer/innen die Informationen aufgenommen haben, die du gerade vermittelt hast (Bonus-Tipp: Biete interessante Anreize, um die Leute zu motivieren, diese Fragen richtig zu beantworten).

Bei der Einbindung gibt es wirklich mehr als nur diese wenigen Möglichkeiten, aber es ist immer wichtig, sich vor Augen zu halten, dass Präsentationen keine Einbahnstraße sein müssen. Beziehe deine Zuhörer/innen mit ein und du wirst überrascht sein, wie aufnahmefähig sie sein können.