Was ist eine Work Breakdown Structure (WBS)?

Was ist ein Projektstrukturplan und woraus besteht er?

Ein Projektstrukturplan ist eine Beschreibung der Arbeiten, die für ein Projekt durchgeführt werden.

Es ist ein einfacher und methodischer Weg, um den Umfang des Projekts zu organisieren und zu verstehen. Der Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ein Projekt von oben nach unten zu betrachten und es in kleinere Aufgaben und Teilaufgaben zu zerlegen, die zur Fertigstellung des Projekts beitragen.

Per Definition sind Projekte globale Aufgaben, die alles andere als Routine sind, die immer Risiken mit sich bringen und die außerdem in ein enges Zeit- und Kostenkorsett verpackt sind. Als Projektmanager/in erhältst du einen Projektauftrag, der den Projekttitel, die Ziele, den Start- und Endtermin und die festgelegten Kosten enthält. Mehr nicht. Und oft ist es nicht einmal das, sondern einfach eine Anweisung:"Mach es!"

Es ist also ein Instrument, das dem Projektmanager zur Verfügung steht, um das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Für einen Projektmanager besteht die erste große Herausforderung darin, sich einen Überblick über die Gesamtaufgabe zu verschaffen. Was genau muss getan werden, um die Ziele zu erreichen? Wann genau müssen wir tun, was getan werden muss, um die Fristen einzuhalten? Wie lauten die Prioritäten? Und welche Experten brauche ich zur Unterstützung? Bei der Beantwortung dieser Fragen hilft die Projektmanagementmethode"Work Breakdown Structure".

Was sind die Ziele des Projektstrukturplans (PSP)?

Ein WBS hat drei Hauptziele:

1. Beschreibe die Aufteilung oder Unterteilung der Arbeit in Aufgaben.
2. Plane die Arbeit, die für das Projekt zu erledigen ist.
3. Schätze die Kosten für jede Aufgabe.

Der Detaillierungsgrad eines Projektstrukturplans hängt davon ab, wie genau die Schätzungen sein müssen und wie genau sie nachgehalten werden müssen. Projekte, die eine sehr geringe Toleranz für Zeit- oder Kostenabweichungen haben, erfordern in der Regel einen detaillierteren Projektstrukturplan und eine sorgfältige Überwachung des Arbeitsfortschritts und der Kosten anhand des Projektstrukturplans. Diese Art von Projekten ist in der Bau- und Ingenieurbranche üblich.

Im Gegensatz dazu sind Projekte in Branchen wie Medien und Werbung, Software und IT-Infrastruktur in der Regel einmalig, und die Produktivität hängt von der Erfahrung und Qualifikation der Person ab, die die Aufgabe ausführt. Daher wird in diesen Branchen ein Projektstrukturplan verwendet, um den Umfang eines Projekts abzuschätzen und nicht, um den Fortschritt des Projekts im Detail zu verfolgen.

Die Erstellung eines Projektstrukturplans ist ein intensiver Prozess, der sich in der Regel über einen langen Zeitraum hinzieht und die Zusammenarbeit und Mitwirkung einer Vielzahl von Personen erfordert. In diesem Artikel wird beschrieben, wie du PSP-Erweiterungen nutzen kannst, um deine Anforderungen an Schätzung und Nachverfolgung zu erfüllen.

Aber bevor du an die Erstellung deines Projektstrukturplans denken kannst, musst du den Typ definieren.

Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es?

Es gibt zwei Arten:

1. Lieferbezogener Projektstrukturplan

Wie der Name schon sagt, konzentriert sich dieser WBS in erster Linie auf die Projektleistungen. Dabei kann es sich um ein physisches Produkt, digitale Inhalte oder einen Online-Service (Website/Mobile App) handeln. Er stellt eine einfache Verbindung zwischen dem Projektumfang und den einzelnen Leistungen her. Projektmanager/innen verwenden diesen Projektstrukturplan template häufig, um Projektbudgets, Ressourcenschätzungen usw. zu erstellen.

Ein reales Beispiel wäre ein PSP-Blatt für die Automobilherstellung. Innenraum, Karosserie und Elektronik bilden die ersten Elemente der Hierarchie. Dann kannst du die entsprechenden Komponenten verknüpfen, die du für jeden dieser Köpfe herstellen musst.

2. Der prozessbasierte Projektstrukturplan

Diese Art von WBS-Tool definiert dein Projekt in Form von Arbeitsphasen, Funktionen und Schritten. Du kannst verschiedene Schritte ganz einfach verschiedenen Fähigkeiten und Disziplinen zuordnen. So kannst du herausfinden, welche Werkzeuge du brauchst, welche Fähigkeiten erforderlich sind usw.

Ein Beispiel dafür ist ein WBS-Entwurf für ein Projekt zur Entwicklung einer mobilen Anwendung. Hier bilden die Phasen der Anwendungsentwicklung wie Konfiguration, Systemtests, kritische Systemprüfung und Benutzersysteme die oberste Hierarchieebene. Du kannst nun andere Phasen mit den entsprechenden Überschriften verknüpfen.

Unabhängig davon, welche Art von Projektstrukturplan der/die Projektmanager/in wählt, muss er/sie mindestens sechs Schritte befolgen.

Die 6 Schritte des Projektstrukturplans im Detail:

1 - Alle Aufgaben auflisten

Der erste Schritt bei der Erstellung eines Projektstrukturplans besteht darin, eine umfassende Liste aller Aufgaben, die im Rahmen des Projekts zu erledigen sind, in Form von Arbeitspaketen zu erstellen. Diese Aufgabe sollte nicht von einer Person (z. B. dem Projektleiter) im stillen Kämmerlein erledigt werden, sondern von einem Team. In der Praxis ist die brainstorming oder Mindmapping-Methode für diesen Zweck geeignet.

2 - Aufgabengruppen erstellen

Die definierten Aufgaben werden nach Bereichen oder Zeitrahmen gruppiert. Die beste Methode der Sortierung hängt vom Inhalt des Projekts ab und muss von Fall zu Fall festgelegt werden.

3 - Definiere Arbeitspakete

Nach der Gruppierung werden die identifizierten Aufgaben zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Von Anfang an ist es wichtig, die gewünschte Granularität festzulegen, um sich nicht in Details zu verlieren. Der Projektstrukturplan kann detailliert sein, aber in diesem Fall muss in allen Phasen des Projekts derselbe Detaillierungsgrad verwendet werden.

4 - Weise den Arbeitspaketen Verantwortlichkeiten zu

Wenn die Arbeitspakete in Form von Überschriften und ihrem Platz in der Hierarchie definiert sind, ist es an der Zeit, zur Sache zu kommen: Wer macht was? Die Zuweisung der Zuständigkeiten für die Arbeitspakete erfolgt im Team mit den Fachexperten. Jede Führungskraft muss sich für ihre Aufgabe engagieren. Und vor allem müssen sie über die nötige Zeit und das Know-how verfügen. Wenn nicht, muss die Einstellung eines anderen Mitarbeiters in Betracht gezogen werden.

5 - Definiere die Start- und Enddaten der Arbeitspakete

Sobald die Zuständigkeiten festgelegt sind, werden die Arbeitspakete geplant, indem Start- und Enddaten definiert werden. Es ist wichtig zu überlegen, wo die Prioritäten liegen und welche Arbeitspakete voneinander abhängig sind. Welche Aktivitäten sollten nacheinander durchgeführt werden, welche können parallel laufen, und welche sind vielleicht nicht so wichtig und können daher verschoben werden?

6 - Dokumentiere den erstellten Projektstrukturplan und vergebe eindeutige Nummern für die Arbeitspakete

Der letzte Schritt ist die Dokumentation des erstellten Projektstrukturplans. In diesem Schritt erhält jede Teilaufgabe auch einen Codenamen - die Arbeitspaketnummer. Das sorgt für einen festen Platz im Projektstrukturplan und identifiziert die Arbeitspakete eindeutig.

Es gibt viele Darstellungsmöglichkeiten. Ob in Form einer Excel-Liste, einer schön aufbereiteten Grafik oder einer einfachen Haftnotiz auf einem Whiteboard, jeder kann selbst entscheiden, welche Art der Darstellung am besten geeignet ist. Der Wartungsbedarf, der bei jedem Projekt notwendig ist, sollte nicht außer Acht gelassen werden.

Es ist wichtig, dass jede Überarbeitung des Projektstrukturplans versioniert wird, um zu vermeiden, dass es von Anfang an mehrere verschiedene Projektpläne gibt.