Kontinuierliche Verbesserung: 6 effiziente agile retrospective Methoden für den Start ins neue Jahr

An der Schwelle zu einem neuen Jahr wird die Rolle der Führungskräfte immer entscheidender, wenn es darum geht, ihr Unternehmen zu noch nie dagewesenem Erfolg zu führen. In diesem dynamischen Geschäftsumfeld ist die Fähigkeit zur Anpassung und Innovation nicht verhandelbar. Aus diesem Grund ist es für Führungskräfte, die ihre Teams zu mehr Agilität und Effizienz führen wollen, von strategischer Bedeutung, in ihrem Team eine Mentalität der kontinuierlichen Verbesserung zu schaffen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen eine der effizientesten Methoden zur Einführung kontinuierlicher Verbesserungen in Ihrem Unternehmen vor: die Durchführung von agile Retrospektiven. Mit diesen 6 leistungsstarken Methoden, die von Scrum practices oder design thinking abgeleitet sind, finden Sie garantiert diejenige, die am besten zu Ihrem Team passt, und Sie können gemeinsam schnell Ihren bisherigen Erfolg und die zu erzielenden Verbesserungen bewerten. 

Wenn Führungskräfte versuchen, den Unwägbarkeiten des Geschäftsumfelds nicht nur zu trotzen, sondern in ihnen zu gedeihen, wird die Bedeutung der Förderung einer Kultur der Reflexion, Anpassung und Innovation überdeutlich. Und genau darum geht es bei Retrospektiven!

Der Beginn eines neuen Jahres ist symbolisch - eine leere Leinwand, die darauf wartet, mit strategischer Brillanz und kalkulierter Risikobereitschaft bearbeitet zu werden. Wenn es richtig gemacht wird, hat agile retrospective das Potenzial, nicht nur das Wissen und das Engagement des Teams zu steigern, sondern auch die Ergebnisse der Organisation grundlegend zu verändern.

Sprint Retrospective

Ursprünglich stammt die Übung retrospective aus agile Scrum Methoden und findet in einem Team statt, nachdem es eine sprint (oder Iterationsperiode) abgeschlossen hat, in der es einige Aufgaben erledigt hat.

Eine erfolgreiche Sprint retrospective umfasst in der Regel die folgenden Schritte: 

• Eine icebreaker um das Team aufzuwärmen;
• Eine Phase der Daten- und Feedbacksammlung: Ziel ist es, mehr darüber zu erfahren, was während der sprint gut oder weniger gut lief;
• Die Festlegung konkreter nächster Schritte und Maßnahmen für die kommende sprint; 
• Eine Zusammenfassung der Sitzung: Dies kann ein kurzer Vortrag über den retrospective Prozess selbst sein und wie er beim nächsten Mal verbessert werden kann.

Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung besteht der Zweck dieser Art von retrospective darin, die während der sprint geleistete Arbeit zu bewerten, die Erfolge des Teams zu ermitteln und die Aspekte zu identifizieren, die als nächstes geändert oder verbessert werden könnten. Alle Mitglieder des Entwicklungsteams, einschließlich des Scrum Master und des Product Owner, nehmen aktiv daran teil, um einen sicheren Raum für Diskussionen zu schaffen. 

Heutzutage müssen Teams immer mehr auf ihr sich ständig weiterentwickelndes Arbeitsumfeld reagieren. Daher ist die Durchführung einer effizienten agile retrospective nach ihren Sprints eine wertvolle Methode, um ihre Stärken, verbesserungswürdige Bereiche und umsetzbare Strategien zur Verbesserung der Teamleistung im nächsten sprint zu ermitteln.

Um Ihre Sprint retrospective noch effizienter und interaktiver zu gestalten, haben sich visuelle Management-Tools und -Funktionen bewährt, die Ihre kollektive Intelligenz noch weiter fördern. Um Teams zu ermutigen, mehr Kreativität in Retrospektiven einzubringen, können Sie gebrauchsfertige Whiteboard-Vorlagen ausprobieren, um einzigartige Retros für jede sprint zu erstellen.

Speedboat

Die Speedboat Methode (auch Sailboat genannt) ist ein weiterer Teil der agile Scrum Methodik. Noch mehr als die Sprint Retrospektiven verwandelt dieses kreative Format Ihre Retrospektiven in eine ansprechende und visuelle Erfahrung. 

Auch hier besteht das Ziel darin, Teams dabei zu helfen, ihre Ziele durch dynamische und effektive Arbeitssitzungen gemeinsam zu erreichen. Unter Verwendung der Bootsanalogie ermutigt die Methode Speedboat Teams, ihre Projektreise zu navigieren und Erfolge, Ziele und Hindernisse mit visueller Klarheit zu identifizieren.

Bei dieser interaktiven Methode:  

• Das Boot symbolisiert das Team bei der Bewältigung seiner geschäftlichen Aufgaben; 
• Die Insel steht für ihre Ziele;
• Die Sonne steht für Erfolge;
• Der Wind verkörpert unterstützende Faktoren;
• Der Anker und das Riff stellen ein Hindernis dar. 

Auch hier erleichtert eine visuelle template der Speedboat Methode den Teammitgliedern einen farbenfrohen und kollaborativen Arbeitsbereich, in dem sie ihre Gedanken ausdrücken können, und schafft eine Atmosphäre, die Innovation und Problemlösung fördert.

Dieser retrospective Prozess konzentriert sich besonders darauf, Erfolge, Ziele und Herausforderungen mit entsprechenden Farben zu kategorisieren, um Interaktionen und Engagement zu fördern. Wie bei einem Standard Sprint retrospective können die Teilnehmer mit einem icebreaker beginnen und sich dann gemeinsam durch die einzelnen Kategorien arbeiten. Der daraus resultierende Aktionsplan muss sich mit den Projektproblemen befassen, Lösungen für Hindernisse anbieten und eine kontinuierliche Verbesserung fördern.

Darüber hinaus erlaubt die Flexibilität der Methode Speedboat den Teams, sich an ihre individuellen Arbeitsstile anzupassen, unabhängig davon, ob sie sich vor Ort oder aus der Ferne befinden. Ihre Zugänglichkeit ermöglicht auch eine asynchrone Teilnahme, wodurch die Dynamik erhalten bleibt und eine kontinuierliche Verbesserung über die retrospective Sitzungen hinaus gewährleistet wird. Letztendlich befähigt die Speedboat retrospective Teams, ihre Projekte zum Erfolg zu führen, indem sie gemeinsam die Herausforderungen meistern und die Segel in Richtung ihrer Trauminseln setzen.

Rose, Dorne, Knospe

Die Methode Rose, Dorn, Knospe design thinking bietet ein einfaches, aber leistungsfähiges Instrument für die strategische Analyse in einem retrospective Format, das die kontinuierliche Verbesserung durch die Metapher einer Blume fördert. 

Dieser Ansatz ermutigt Teams, Erfolge als Rosen, Herausforderungen als Dornen und Chancen als Knospen zu kategorisieren. Diese retrospective Methode verwendet einen menschenzentrierten design thinking Ansatz, der visuelle Elemente wie Bilder und Farben nutzt, um kreatives Denken und Innovation anzuregen.

Zu den wichtigsten Vorteilen der Rose-Dorn-Knospe-Methode gehören die Förderung des visuellen Denkens, der Kreativität und der fantasievollen Lösungen. Durch die Einbeziehung von Bildern und visuellen Assoziationen spricht diese retrospective Technik einen anderen Teil des Gehirns der Teilnehmer an, was die Kreativität fördert und zu innovativen Ideen führt. 

Diese Methode eignet sich für verschiedene Situationen, wie z. B. Team-Catch-ups, Projektstolpersteine und Kundenfeedback. Sie kann mit einer unbegrenzten Anzahl von Teilnehmern durchgeführt werden und ist somit ein effektives Mittel, um Feedback zu erhalten und Ideen gemeinsam zu erforschen.

Ein Beispiel für die Verwendung von Rose, Thorn, Bud in einer brainstorming Sitzung

1. Wenn Ihr kollaborativer Arbeitsbereich über einen Timer verfügt, starten Sie ihn für eine 5-minütige Gruppensitzung brainstorming .
2. In der ersten "Rose"-Spalte Ihres digitalen Arbeitsbereichs senden die Teilnehmer alle ihre Ideen über das, was an dem besprochenen Thema positiv ist (Erfolg, effizientes Vorankommen usw.).
3. Nehmen Sie sich dann weitere 5 Minuten Zeit, damit die Teilnehmer die Spalte "Thorn" mit ihren Ideen über nicht funktionierende Dinge, Hindernisse und Probleme ausfüllen können.
4. Nehmen Sie sich zum Schluss noch einmal 5 Minuten Zeit für die Spalte "Knospe", die Möglichkeiten und Ideen aufzeigt , die noch erforscht werden müssen.

Fühlen Sie sich frei, jeder Kategorie 1 oder 2 Minuten hinzuzufügen, wenn die Teilnehmer dies benötigen, bevor eine Gruppennachbesprechung über alle Ideen, die in dieser Sitzung entstanden sind, stattfindet. Sie können dann die Ergebnisse dieser design thinking workshop nutzen, um Ihre Situation zu bewerten, daraus zu lernen und Wege zu finden, um als Team voranzukommen.

ROTI

Eine weitere Möglichkeit, den Abschluss Ihrer Teamsitzungen oder workshops zu verbessern, besteht in der Anwendung der ROTI-Methode, mit der der Ertrag der investierten Zeit gemessen werden kann (ROTI steht für Return on Time Invest). 

Dieses Tool ermöglicht es den Teilnehmern, den Wert und den Erfolg einer Sitzung sofort zu bewerten. Unabhängig davon, ob die Sitzung persönlich oder aus der Ferne durchgeführt wurde, können die Teammitglieder dann sofortiges Feedback geben, das Einblicke und Verbesserungsvorschläge in Echtzeit bietet.

Die ROTI-Methode retrospective ist daher ein Katalysator für das Sammeln von wertvollem Feedback und die Steigerung der Qualität und Produktivität künftiger Meetings. Sie verändert die Kommunikationsdynamik und verhindert Szenarien, in denen sich Teammitglieder ablenken, sich während der Besprechungen auf E-Mails konzentrieren oder auf andere Weise Multitasking betreiben. Wenn Sie Ihren Teams die Möglichkeit bieten, anonyme Kommentare abzugeben, können sie ihre Meinung frei äußern und so ein umfassendes und nahtloses Feedback fördern.

Bei der visuellen Anwendung der ROTI-Methode werden die Teilnehmer aufgefordert, ihr Feedback mithilfe eines visuellen Farbcodes zu kategorisieren, der zu Spalten wie "nutzlos" und "unterdurchschnittlich" beiträgt. Konzentrieren Sie sich dann in den Teamdiskussionen darauf, zu verstehen, was verbessert werden muss, während Sie erfolgreiche Aspekte anerkennen. 

In einem eigenen Bereich für Verbesserungsvorschläge in ihrem kollaborativen Arbeitsbereich können die Teilnehmer ihre Ideen leicht organisieren und nach Prioritäten ordnen. Das Liken oder Abstimmen für die überzeugendsten Vorschläge kann auch eine gute Praxis für deren Umsetzung in zukünftigen workshops oder Meetings sein. 

Auf diese Weise wird die Integration der ROTI-Methode in Ihre Projektmanagement-Praktiken zu einem wesentlichen Aspekt der kontinuierlichen Verbesserung, insbesondere beim Experimentieren mit innovativen Besprechungsformaten, die einen ganzheitlichen Ansatz zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation bieten.

Erinnern Sie sich an die Zukunft

Die Remember the Future-Methode ist ein innovatives und fesselndes Projektmanagement-Tool, das Inspirationen von agile und den Nervenkitzel einer Zeitreise miteinander verbindet. Diese Methode bietet eine einzigartige Gelegenheit für Teams, vergangene Aufgaben und Meilensteine rückblickend zu analysieren, in die Zukunft zu projizieren und gemeinsam einen Aktionsplan für ein verbessertes Projektmanagement zu erstellen. Dieses agile retrospective Format eignet sich sowohl für kurzfristige als auch für langfristige Projekte und ist auch ein leistungsfähiges Werkzeug zwischen den Sprints bei der Scrum Projektverfolgung.

Die Sitzung beginnt mit einer Reflexion über das vorangegangene Projekt des Teams und der Ermittlung von Erfolgen und Herausforderungen. Anschließend wird das Team in die Zukunft geführt, indem die Mitglieder aufgefordert werden, sich den Abschluss des Projekts vorzustellen und sich nach künftigen Erfolgen zu erkundigen. 

Dann bietet die Remember the Future-Methode einen strukturierten Ansatz für Teams, um ihre bisherigen Erfahrungen zu nutzen, Hindernisse vorauszusehen und ihre Projektmanagement-Methodik zu verfeinern. Sie fördert ein Umfeld, in dem sowohl bestehende als auch neue Teammitglieder über gemeinsame Erfahrungen zusammenfinden können, unabhängig davon, ob sie von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne arbeiten.

Um diese Methode retrospective visuell zu nutzen, können die Teammitglieder Folgendes verwenden ein kollaboratives Whiteboard verwenden, wo sie Projektdetails eingeben und ihre Beiträge mit Fotos und Namen personalisieren. Bei der retrospective Reise in die Vergangenheit wird kategorisiert, was im letzten Projekt gut und was weniger gut funktioniert hat, was zu einer gemeinsamen Entscheidung darüber führt, was für zukünftige Projekte beibehalten werden soll. Das Team stellt sich dann die Zukunft vor, stellt Fragen und verbindet die Antworten mit verschiedenfarbigen Ideen, was zu einem umfassenden Verständnis der zukünftigen Projektdynamik beiträgt.

Beim Projektmanagement werden die Erfahrungen aus der Vergangenheit bei der Erstellung von Aktionsplänen in einem "To do"-Bereich berücksichtigt. Verantwortlichkeiten und Fristen werden zugewiesen, um einen klaren Fahrplan zu erstellen. Die Reise in die Zukunft wird auch genutzt, um potenzielle Risiken zu überprüfen und zu kategorisieren und so ein proaktives Risikomanagement zu gewährleisten. Die Vielseitigkeit dieser Methode ermöglicht ein schnelles Eingehen auf bestimmte Projektpunkte, erleichtert die gemeinsame Entscheidungsfindung und intensiviert die Projektverfolgung in jeder Phase.

Kudo-Karten

Schließlich wird mit dem Format der Kudo-Karten retrospective eine effektive Methode zur Steigerung der Teammotivation und zur Förderung einer positiven Feedback-Kultur vorgestellt. 

Die Kudo-Karten wurden als Kartenset und als spezieller Arbeitsbereich konzipiert und erleichtern das Ausdrücken von Dank, Wertschätzung, Ermutigung und Glückwünschen innerhalb eines Teams , um die erzielten Fortschritte zu würdigen. Der Prozess umfasst die Auswahl von Karten auf der Grundlage von Design, Corporate Identity oder bestimmten Themen und deren Veröffentlichung für das Team. 

Diese Methode ist letztlich ein wertvolles Instrument für Remote-Teams, das den Teamgeist und die Motivation fördert.

Abgeleitet vom griechischen Wort "kudo", das Lob für eine erfolgreiche Aktion bedeutet, stellen Kudo-Karten ein visuelles Mittel für Teammitglieder dar, um die Bemühungen der anderen anzuerkennen und zu würdigen. Die ehemals physischen Karten können nun nahtlos in einen visuellen kollaborativen Arbeitsbereich integriert werden und bieten eine zentrale Plattform für den Austausch von Feedback.

In der Ära der hybriden Arbeit, in der Feedback von entscheidender Bedeutung ist, bieten Kudo Cards eine interaktive, spontane und natürliche Möglichkeit für Teammitglieder, spezifisches Feedback zu Aufgaben, Projekten oder anderen vom Team ausgeführten Tätigkeiten zu geben. Das Tool macht den Austausch von Feedback zu einer kollaborativen und motivierenden Erfahrung und schafft einen positiven Kreislauf effizienter Interaktionen innerhalb des Teams.

Die Verwendung von Kudo-Karten steht im Einklang mit den Methoden von Management 3.0 und agile und ist ein effektives Mittel, um das Engagement zu maximieren, Wertschätzung auszudrücken und die Zusammenarbeit zu fördern. Eine visuelle Plattform für die Zusammenarbeit wie Klaxoon kann somit als perfekter Arbeitsraum für die Organisation von Feedback-Sitzungen dienen. Die Kudo-Karten-Methode erweist sich daher als ein wichtiges Instrument zur Steigerung der Teammotivation, zur Förderung einer Feedback-Kultur und zur Förderung einer effektiven Teamarbeit, sei es in physischen oder entfernten Arbeitsumgebungen.