Hybride Arbeit: Wie finden Sie die ideale Anzahl von Fernarbeitstagen für Ihr Team?

Nach der COVID-Pandemie haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiter aufgefordert, vollständig ins Büro zurückzukehren. Es gibt jedoch viele Vorteile in Bezug auf Kosten, Work-Life-Balance und Effizienz, wenn Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, zumindest ein paar Tage in der Woche aus der Ferne zu arbeiten: das ist hybride Arbeit. In diesem Artikel möchten wir Managern helfen, diese Vorteile zu verstehen und eine Methode zu finden, um einen hybriden Arbeitskalender zu erstellen, der zu jedem Team passt.

Voraussetzung: Es muss für Ihr Team technisch möglich sein, aus der Ferne zu arbeiten (dieser Artikel könnte sich leider als weniger praktisch für bestimmte Funktionen erweisen, z. B. für Kellner oder Piloten).

Warum fordern viele Unternehmen ihre Mitarbeiter auf, auch nach einer Pandemie wieder voll ins Büro zu gehen?

Wie wir bereits erwähnt haben, bietet das hybride Arbeitsmodell mehrere Vorteile in Form von Kosten, Teameffizienz, Unternehmenserfolg und Work-Life-Balance. Warum also wollen die Unternehmen, dass ihre Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren und nicht ein reines Fernarbeitsmodell wählen? Hier sind einige Gründe:

1. Einige Unternehmen sind der Meinung, dass ein gemeinsam genutzter Raum die Produktivität und Effizienz fördert: Nicht, dass die Remote-Arbeitsumgebung dies nicht täte, aber selbst Sie können akzeptieren, dass Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, anfälliger für Ablenkungen sind. In anderen Fällen könnten einige Mitarbeiter aufgrund der Verzögerungen, die einige Remote-Plattformen mit sich bringen, Hilfe bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mit anderen Teamkollegen benötigen.
2. Einige Unternehmen, die mit sensiblen Informationen zu tun haben, bevorzugen vielleicht ein persönliches Gespräch: Es ist unbestreitbar, dass das Internet eine globale Welt ist, und auch wenn Sie gut verschlüsselt oder geschützt sind, sind die meisten Ihrer Informationen nicht privat. Für Unternehmen, die mit vertraulichem Material umgehen, wird es immer notwendig sein, dass sich Teammitglieder, Mitarbeiter und Teamleiter persönlich mit Ihnen treffen.
3. Der Zugang zu spezifischen Geräten und Infrastrukturen erfordert die Arbeit in den Büros: Dieser Teil gilt nur für diejenigen, die manchmal Materialien im Büro benötigen, wie Friseure. Wenn die Arbeit jedoch erfordert, dass Ihre Mitarbeiter manchmal Geräte im Büro benutzen müssen, wie z. B. ein Fax oder einen Stempel, müssen sie möglicherweise ins Büro kommen.

Aber mit allem, was wir gesagt haben, können Sie bereits sagen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht bitten müssen, sich 24/7 physisch zu treffen. Daher ist ein hybrides Arbeitsumfeld eine hervorragende Alternative mit Vorteilen.

Wie kann hybrides Arbeiten den Mitarbeitern zugute kommen?

Wir haben bereits die Vorteile in Bezug auf Kosten, Mitarbeiter und Unternehmenserfolg erörtert, aber was ist mit der Krone des Ganzen - der Erfahrung der Mitarbeiter?

Es geht nicht nur darum, wie sich Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit fühlen, sondern auch darum, wie stark sie sich engagieren und inwieweit sie sich für ihre Aufgaben einsetzen. Es geht um ihre konstante Stimmung, ihre Motivation und ihr Engagement für die Ziele, Visionen und Missionen des Unternehmens.

Vor allem aber, was sie über Ihr Unternehmen sagen können, wenn sie nicht arbeiten.

Warten sie auf den nächsten Gehaltsscheck, damit sie kündigen können? Zählen sie die Tage bis zum Wochenende, damit sie für eine Weile aufhören können zu arbeiten? Warten sie auf das Ende des Tages, damit sie gehen können? Oder nehmen sie die Ziele des Unternehmens so persönlich, dass sie sich für den Erfolg des Unternehmens einsetzen?

Wir können zwar nicht im Detail auf die Mitarbeitererfahrung und ihre unübertroffenen Vorteile für Ihr Unternehmen eingehen, da wir diesem Thema einen ganzen Artikel gewidmet haben. Dennoch sollten Sie wissen, dass ein hybrides Arbeitsmodell engagierte Mitarbeiter mit bemerkenswerten Arbeitserfahrungen hervorbringen kann.

Was sollten Sie bei der Ermittlung der idealen Anzahl von Fernarbeitstagen für Ihr Team beachten?

Nun, da Sie wissen, wie wichtig es für Sie und Ihre Mitarbeiter ist, einen strukturierten hybriden Arbeitsbereich zu haben, wie können Sie wissen, welche Tage im Büro und welche Tage im Home Office sein sollten?

Die Wahrheit ist, dass nicht jede Entscheidung allen gefallen kann. Für manche Unternehmen ist es besser, die ganze Woche von zu Hause aus zu arbeiten, während andere mindestens dreimal pro Woche vor Ort zusammenkommen müssen. Die nachstehenden Parameter werden Ihnen helfen, das beste System für Sie, Ihr Unternehmen und ein effektives Teammanagement zu finden.

Fragen Sie nach den Präferenzen der Mitarbeiter

Der beste Weg, um zu erfahren, was Ihr Team will, ist, es zu fragen, richtig? Aber je nach Größe Ihres Unternehmens können Sie nicht jeden Mitarbeiter einzeln nach seiner Meinung fragen. Für eine Führungskraft auf C-Level ist das fast unmöglich. Sie können Ihre Manager und andere Teamleiter bitten, Umfragen innerhalb ihrer Teams durchzuführen. Bitten Sie sie, je nach Größe ihres Teams, offene Diskussionen zu führen, und versuchen Sie, so viel wie möglich für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens zu tun. Hören Sie sich das Feedback genau an und nehmen Sie den Puls der Mitarbeiter. Einige möchten vielleicht fünf Tage pro Woche zurückkehren, während andere höchstens einen Tag pro Woche zurückkehren möchten.

Berücksichtigen Sie die Art ihrer Arbeit

Einige Mitarbeiter müssen vielleicht öfter ins Büro kommen als andere. Eine Person in der Vertriebs- und Marketingabteilung beispielsweise muss vielleicht nicht so oft im Büro sein wie die Empfangsdame oder der Kundendienstmitarbeiter. Nehmen Sie sich also die Zeit, zu überlegen, was Ihr Team tut. Gibt es Teile ihrer Arbeit, die es erfordern, an bestimmten Tagen im Büro zu sein? Und wäre es möglich, dass sie aus der Ferne arbeiten, wenn sie das möchten?

Bewerten Sie, wie sich die Fernarbeit auf Ihr Team ausgewirkt hat

Hat Ihr Team während der Pandemie genauso gut oder besser gearbeitet als vor COVID? Wenn es einen (positiven) Unterschied gibt, bedeutet das, dass Ihre Mitarbeiter besser arbeiten, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Es bedeutet auch, dass Sie mehr Fernarbeitstage einführen und nur wenige (1 oder 2) Tage für Besprechungen im Büro einplanen können, entweder für Vertretungen oder für Kundenanforderungen. Zu den Faktoren, die Ihnen helfen können, die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter zu beurteilen, gehören die folgenden:

• Kommunikation: Wie verlief die Kommunikation? Gab es viele Verzögerungen? Haben Mitarbeiter Informationen missverstanden oder übersehen? War es für Ihre Mitarbeiter relativ schwierig oder einfach, miteinander zu kommunizieren?
• Projektplanabweichung (PSV): Wurden die Projekte fristgerecht abgeschlossen? Haben die Manager die Projekte vor Ablauf der Frist übergeben? Und wenn ja, wurde die Qualität beibehalten oder gesteigert? Oder lag es an den Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiteten, dass sie nachlässig waren?
• Teamarbeit: Da wir wissen, dass die Zusammenarbeit der Mitarbeiter für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist, haben Ihre Mitarbeiter weniger Teamprojekte durchgeführt? Wurden die meisten Aufgaben einzeln oder von Teams erledigt? Haben Ihre Mitarbeiter die Vorteile von Tools für die Zusammenarbeit genutzt? Gab es einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Ihren Mitarbeitern, oder war jeder in seiner eigenen Blase?
• Sozialisierung: Hatten Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich untereinander auszutauschen? Hatten sie Pausen und Zeit, um verschiedene Aktivitäten auszuprobieren? Hatten Ihre Mitarbeiter durch die Telearbeit mehr Zeit für Familie und Freunde, oder war der Unterschied nicht besonders sichtbar?
• Wachstumsrate des Umsatzes: Wie groß war der Unterschied bei den Einnahmen des Unternehmens am Ende? Gab es einen Anstieg oder einen Rückgang? Wenn ja, wie groß war der prozentuale Unterschied, und möchten Sie diese Entwicklung fortsetzen?

Wie können Sie Ihre Arbeitsprozesse so anpassen, dass sie in einem hybriden Modus genauso effizient oder sogar noch effizienter sind?

Auch wenn der hybride Arbeitsmodus sehr vorteilhaft ist und heute von Spitzenunternehmen und großen Führungskräften sehr gut angenommen wird, muss noch einiges getan werden. Wenn Sie die Dinge leichtfertig schleifen lassen, könnten sich Ihre Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten, im Stich gelassen oder desinteressiert fühlen. Daher müssen Sie Ihre Manager und Teamleiter auf ein aktives und effektives Teammanagement ausrichten, um noch mehr Effizienz aus der hybriden Routine zu ziehen. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie diese Effizienz erreichen können:

Verwandeln Sie physische Treffen in asynchrone Kommunikation

Asynchrones Arbeiten besteht darin, dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Zeit und ihre Inspiration selbst in die Hand zu nehmen, indem sie ihr Arbeitspensum so organisieren, wie sie es für richtig halten, und dabei die vorgegebenen Fristen einhalten. Das bedeutet, dass weniger Zeit in Sitzungen mit Echtzeitkommunikation verbracht wird und mehr Zeit bleibt, um Ideen zu sammeln, sich inspirieren zu lassen, Ideen zu schärfen und so weiter. Alles in allem gibt es Ihrem Mitarbeiter die Autonomie, effektiv und produktiv zu sein und seine Aufgaben nach seinem eigenen Rhythmus zu planen.

Asynchrones Arbeiten bedeutet weniger Stress für Ihre Mitarbeiter und eine bessere Qualität der Arbeit. Asynchrone Kommunikationstools wie Projektmanagement-Plattformen, visuelles Management oder Chat-Apps eignen sich hervorragend, um die Notwendigkeit ständiger Echtzeit-Meetings zu minimieren und gleichzeitig Ihren Mitarbeitern eine effiziente Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Zeitplänen zu ermöglichen.

Setzen Sie realistische Fristen

Auch wenn die Kommunikation nicht in Echtzeit erfolgt, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die Nachrichten nicht unbeantwortet lassen. Legen Sie eine Frist für die Beantwortung fest, damit das Projekt des Unternehmens nicht auf Eis liegt, auch wenn die Mitarbeiter nach ihren eigenen Zeitplänen arbeiten. Die Fristen für die Beantwortung können ein oder zwei Wochen betragen, während die Fristen für die Abgabe von Projekten von der Dringlichkeit der Arbeit und der Arbeitsbelastung abhängen. Die Fristen fördern auch die aktive Teamarbeit, da alle Teammitglieder engagiert und einsatzbereit sind.

Wöchentlich kurze Teamrituale einführen

Eine weitere Möglichkeit ist die Durchführung kurzer und regelmäßiger Teamrituale, z. B. tägliche Online-Stand-up-Meetings oder wöchentliche Besprechungen. Diese Rituale müssen schnell und zielgerichtet sein. Nutzen Sie das Stand-up-Meeting nicht, um über einen Kunden oder die Geschehnisse des letzten Tages zu sprechen. Sie können es nutzen, um Aufgaben zu delegieren oder dringend benötigte Ankündigungen zu machen. Es sollte eine klare Tagesordnung geben, mit einer Zuweisung bestimmter Zeitfenster für Diskussionen und einer Nachbereitung mit Aktionspunkten nach jeder Sitzung. Diese Rituale sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeiter miteinander in Kontakt bleiben, sich austauschen und Probleme ansprechen können. Daher sollte es sich um eine kurze Besprechung handeln, die Ihre Mitarbeiter auf keinen Fall verpassen dürfen.

Im Falle eines Meetings, passen Sie sie für den hybriden Arbeitsbereich an

Wenn Sie virtuelle Besprechungen einführen wollen, sollten Sie dafür sorgen, dass sie sich von den (langweiligen) reinen Gesprächsrunden unterscheiden, die man normalerweise in der Büroumgebung findet. Machen Sie sie hybridarbeitsfreundlich. Ziehen Sie zunächst den Einsatz von Videokonferenz-Tools in Betracht, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Zeichnen Sie außerdem wichtige Besprechungen auf, damit abwesende Teammitglieder sie später nachholen können, was die Einbeziehung aller fördert und sicherstellt, dass keine wichtigen Informationen verpasst werden. Und schließlich sollten Sie visuelle Hilfsmittel einsetzen, z. B. eine Plattform für visuelle Zusammenarbeit, um Präsentationen aus der Ferne zu verbessern und ein besseres Verständnis zu gewährleisten.

Es ist an der Zeit, es zu probieren!

Sobald Sie in direkter Zusammenarbeit mit Ihren Teams die ideale Anzahl von Remote-Arbeitstagen festgelegt und herausgefunden haben, was zu tun ist, um den Einfluss des Hybridmodells zu maximieren, ist es an der Zeit, es in die Tat umzusetzen. Mit den richtigen Werkzeugen für die Zusammenarbeit, die an das hybride Arbeiten angepasst sind (z. B. Klaxoon Visual Platform) können Sie eine sichere und produktive Arbeitsumgebung schaffen, um die Erfahrung der Mitarbeiter auch mit dem hybriden Modell zu verbessern. Zögern Sie also nicht, in Tools und Software für die Zusammenarbeit zu investieren, die eine nahtlose Kommunikation und ein reibungsloses Projektmanagement sowohl an entfernten Standorten als auch im Büro ermöglichen. Zu den Tools unserer visuellen PlattformKlaxoon gehören Videokonferenzen, Aufgabenmanagement und Plattformen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten für die funktionsübergreifende Zusammenarbeit.