4 Wege, deine To-Do-Liste zu organisieren

Für einige kann die Organisation bedeuten, dass du deinen Raum viel sauberer einrichtest und die Bereiche, in denen du arbeiten musst, effizienter gestalten kannst. In einem aufgeräumten Arbeitsbereich kannst du dich besser konzentrieren und produktiver arbeiten, weil du dich weniger von deiner Umgebung ablenken lässt. 

In anderen Fällen bedeutet Organisation deine Fähigkeit, Informationen zu notieren und zu behalten. Notizen zu machen ist für die meisten von uns, die in der Schule waren, nichts Neues, aber die Fähigkeit, sich effizient Notizen zu machen und dabei so viele Informationen wie möglich zu erfassen, während dir diese vermittelt werden, ist sicherlich eine Fähigkeit. Sowohl in der Wissenschaft als auch in der Berufswelt ist das Thema so interessant geworden, dass es verschiedene Methoden gibt, die dabei helfen sollen, besser mitzuschreiben.

Aber in diesem Artikel werden wir uns auf die Art der Organisation konzentrieren, die den Kern der Produktivität trifft, indem wir uns auf ihre Schlüsselelemente konzentrieren: die Aufgaben selbst. Wir stellen uns Aufgaben gerne als einfache chronologische Schritte auf dem Weg zu einem bestimmten Ziel vor, aber in Wirklichkeit sind sie alles andere als das. Aufgaben, selbst wenn sie geplant sind, können komplex, unerwartet und im schlimmsten Fall sogar überwältigend sein. Diejenigen unter euch, die schon einmal versucht haben, sich mit To-Do-Listen zu organisieren, waren vielleicht frustriert, dass sich ihre Produktivität und Effektivität bei bestimmten Aufgaben nicht verändert hat. Deshalb sind wir hier, um dir zu sagen, dass es konkrete Möglichkeiten gibt, deine alte To-Do-Liste zu verbessern, damit sie dein bester Partner bei der Arbeit, zu Hause und bei allem dazwischen wird. 

Vorteile einer To-Do-Liste

Die bescheidene To-Do-Liste wird von Wirtschaftsexperten und Vordenkern vielleicht nicht so sehr beachtet, aber die Anpassungsfähigkeit an das individuelle Bedürfnis jedes Einzelnen nach schneller Aufgabenorganisation ist wahrscheinlich das Rückgrat einiger der größten Unternehmen. Richard Branson, CEO der Virgin Group of Companies, schwört auf Listen, weil sie ihm helfen, im Alltag den Überblick zu behalten. "Zu sagen, dass das Leben eines Unternehmers und Geschäftsführers sehr geschäftig ist, ist eine Untertreibung", erklärt Branson seine Arbeitsweise. "Um sicherzustellen, dass ich alles erreiche, mache ich Listen - viele davon."

Mit dieser Einstellung ist er nicht allein, denn auch andere prominente Persönlichkeiten wie die olympische Goldmedaillengewinnerin Shannon Miller und die ehemalige First Lady Michelle Obama sind dieser Meinung. To-Do-Listen, Aufgabenlisten, Arbeitslisten oder wie auch immer du sie nennen magst, sind ein Leitfaden für unser tägliches Leben. Sie helfen nicht nur, die Produktivität zu steigern, sondern das Gefühl, organisiert zu sein und die Aufgaben im Griff zu haben, gibt dir ein besseres Gefühl für deine geistige Gesundheit und kann sogar dein Privatleben verbessern. 

Die wichtigsten Grundlagen für großartige To-Do-Listen

Der Einstieg in die Arbeit mit To-Do-Listen ist sehr intuitiv und am Anfang brauchst du wahrscheinlich nicht allzu viel Anleitung, aber die Dinge können schnell schief gehen, wenn du nicht anfängst, ausgefeiltere Techniken anzuwenden. Viele Menschen beklagen sich darüber, dass es ihnen schwer fällt, ihre eigenen Aufgabenlisten zu führen, oder dass sie eine Liste erstellen, die sie nur schwer einhalten können.

Ein guter Weg, um deine Aufgabenliste für einen besseren und produktiveren Arbeitsplan zu erstellen, ist die Verwendung ähnlicher Konzepte wie die SMART-Zielsetzung. Bei SMART-Zielen geht es darum, spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitlich begrenzte Ziele zu entwickeln, um dich auf den Weg des Erfolgs zu bringen. Der Gedanke dahinter ist, dass du dieselbe Methodik auch bei der Erledigung deiner spezifischen Aufgaben anwendest (wahrscheinlich im Dienste eines größeren Ziels). 

Halte jede Aufgabe immer spezifisch und messbar, um Unklarheiten über ihre Erfüllung zu vermeiden. Ein guter Grund, warum viele Menschen ihre Aufgabenliste nicht einmal konzipieren, ist, dass sie oft an vagen Begriffen wie "Projekt abschließen" oder "E-Mail senden" festhalten. Das sind zwar bestimmte Aufgaben, aber sie sind nicht spezifisch genug, um sie auf direktem Wege zu erledigen. Du kannst diese beiden Aufgaben verfeinern, indem du entweder Teilaufgaben einfügst (z. B. "Beende das Projekt, indem du die Aufgaben X, Y und Z erledigst") oder indem du detaillierter vorgehst (z. B. "Sende dem Geschäftsführer bis 12 Uhr eine E-Mail zu Projekt Z"). Je genauer du eine Aufgabe beschreibst, desto besser. 

Auch wenn sie am Ende des Akronyms steht, sollte eine gute Aufgabe immer in der Realität verankert sein, d.h. erreichbar und relevant für ein bestimmtes Ziel. Aufgaben können unerledigt bleiben, wenn du später feststellst, dass sie unmöglich oder unnötig zu erledigen sind. Vergewissere dich, dass du die Aufgabe selbst bewältigen kannst (oder ob du Hilfe von jemand anderem brauchst) und dass der Grund, warum du die Aufgabe erledigst, einen gewissen Stellenwert hat. 

Schließlich ist das Festlegen einer Frist vielleicht nicht der aufregendste oder wünschenswerteste Teil der Aufgabenerstellung, aber es hält dich definitiv auf Trab. Wenn du einen Zeitpunkt für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe festlegst, kannst du dir überlegen, wann du die Aufgabe erledigen solltest und dir sogar etwas Spielraum verschaffen.

4 verschiedene Arten, deine Aufgabenliste zu organisieren

Selbst mit dem SMART-Rahmen wirst du wahrscheinlich an einen Scheideweg kommen, wenn du dich fragst, ob deine To-Do-Liste dir hilft, deine Aufgaben zu bewältigen, oder ob sie nur den Stapel der Dinge, die du erledigen musst, vergrößert. Außerdem kann es unglaublich frustrierend sein, eine To-Do-Liste zu haben, die immer länger wird, weil es immer mehr Dinge zu erledigen gibt und die Fristen immer kürzer werden. 

Anstatt To-Do-Listen ganz abzuschaffen, könntest du diese Listen einfach auf eine Art und Weise abarbeiten, die deinem Arbeitsstil zuträglich ist. Im Folgenden findest du einige Möglichkeiten, wie du die Organisation deiner Aufgabenliste überdenken kannst, die besser zu deinen täglichen Arbeitsgewohnheiten passen könnten. 

Synchroner Kalender Zeitplan Liste

Eine der Standardmethoden, um eine Aufgabenliste anzugehen, ist , sie synchron zu deinem Kalender darzustellen. Auf diese Weise hast du zwei Möglichkeiten, deine Aufgaben zu visualisieren: entweder in einer Listenansicht, die von der To-Do-Liste bereitgestellt wird, oder in einer übergreifenden Zeitplanansicht, die von deinem Kalender bereitgestellt wird. 

Für diejenigen, die stark standardisierte Arbeitsabläufe haben, die sich kaum voneinander unterscheiden, funktioniert diese Methode der Aufgabenlistenverwaltung, da sie im Wesentlichen nur festlegt, wann du an bestimmten Aufgaben arbeiten solltest. Außerdem kannst du , wenn du bestimmte Apps, die sich gut integrieren lassen, kannst du wahrscheinlich vermeiden, deine Aufgaben doppelt aufzulisten und von einer Anwendung aus zu verwalten, da sie automatisch mit der anderen synchronisiert wird. Die routinemäßige Verwaltung von Dokumenten in verschiedenen Abteilungen kann von einer einfachen Aufgabenliste wie dieser profitieren, bei der die Methoden und Strukturen für Aufgaben standardisiert sind. 

Diese Organisationsmethode greift jedoch zu kurz, wenn es darum geht, Aufgaben zu verwalten, die dynamisch oder komplex sind. Marketingmanager/innen, die mit verschiedenen Zeitplänen für die Projektentwicklung und die Überwachung der Ausführung jonglieren müssen, können zum Beispiel Schwierigkeiten haben, zwischen Aufgaben mit höherer Bedeutung, komplexen Anforderungen, Voraussetzungen oder all dem zu unterscheiden. 

Eisenhower-Methode

Die zweite Möglichkeit, deine Aufgabenliste zu organisieren, ist die Eisenhower-Methode, die ihren Namen vom gleichnamigen amerikanischen Präsidenten hat. Bei der Eisenhower-Methode werden alle deine Aufgaben in verschiedene Kategorien eingeteilt, von der größten bis zur kleinsten Wichtigkeit. Auf diese Weise kannst du die wichtigsten Aufgaben als erstes erledigen und die weniger wichtigen Aufgaben auf Tage verschieben, an denen du mehr Flexibilität hast. 

Anhand dieser Methode kannst du die Aufgaben in vier verschiedene Kategorien einteilen, die 4D der Eisenhower-Methode. Die erste Kategorie ist die wichtigste, oder die Kategorie "zuerst erledigen". Diese Aufgaben sind für deine aktuelle Arbeit am wichtigsten, entweder wegen der Wichtigkeit des Themas, der Zeitempfindlichkeit oder (meistens) wegen beidem. Die zweite Kategorie, in die du diese Aufgabe einordnen kannst, ist die Gruppe "später erledigen". Diese Aufgaben sind zwar immer noch wichtig, aber nicht mehr so dringend wie die Aufgaben der ersten Gruppe und deshalb kannst du es dir leisten, sie später zu erledigen. 

Die nächste Kategorie ist viel weniger dringlich und kategorisch weniger wichtig für dich persönlich, das ist im Wesentlichen der Zeitpunkt, an dem du die Aufgabe "delegieren" solltest. Das bedeutet, dass die Aufgabe immer noch erledigt werden muss, aber nicht unbedingt von dir in deiner Freizeit. Das ist nützlich, wenn du ein Team hast, mit dem du zusammenarbeiten kannst, um die Dinge effizient zu erledigen. Die letzte Kategorie, die fast genauso wichtig ist wie die erste, ist die Gruppe der "Nicht zu erledigen". Diese Aufgaben erfordern eine kleine Überprüfung, um zu sehen, ob sie es überhaupt wert sind, erledigt zu werden. Wenn du diese letzte Gruppe nutzt, kannst du Aufgaben einsparen und deine Arbeit viel einfacher machen. 

Multi-Liste mit Priorisierung

Die nächste Methode, deine Aufgabenliste zu organisieren, ist eine Kombination aus verschiedenen Strategien zur Verwaltung von Aufgabenlisten und kombiniert deren Funktionalität für eine bessere Produktivität. Hier solltest du zunächst mehr als nur eine Liste erstellen, die du idealerweise nach einem übergeordneten Thema wie z.B. Privat, Arbeit oder Einkaufen kategorisierst und zu jeder Liste Unterlisten hinzufügen kannst. 

Die Idee dahinter ist, jede Aufgabe zu kategorisieren, damit du nicht den Überblick über eine bestimmte Aufgabe verlierst, während du sie in eine bestimmte Gruppe verwandter Aufgaben einordnen kannst. Das kann dir helfen, deine Aufgaben in der Relevanz zu verankern und dynamische Aufgaben schnell zur Kenntnis zu nehmen, indem du einfach zur entsprechenden Aufgabenliste navigierst. 

Ein wichtiger Aspekt bei dieser Organisationsmethode ist eine Prioritätenliste, die du idealerweise mit Hilfe einer Markierungsmethode in der von dir gewählten Aufgabenanwendung erstellst. So kannst du, ähnlich wie bei der Eisenhower-Methode, jede einzelne Liste durchforsten, um Aufgaben zu markieren, die besondere Aufmerksamkeit erfordern und Priorität haben. So hast du alle deine Hauptkategorielisten und deine Prioritätenliste, die dir einen schnellen Überblick darüber verschafft, worauf du dich heute konzentrieren solltest, ohne die nächsten Aufgaben aus den Augen zu verlieren. 

Persönliches Kanban

Der letzte Punkt auf dieser Liste lehnt sich an das Methodenbuch vonagile an, indem er ein visuelles Informationssystem einführt, das nicht nur die Aufgaben organisiert, sondern auch eine einfache Zusammenarbeit zwischen den Teams ermöglicht. Ein Kanban wird in agile Arbeitsbereichen oft als übergreifende Aufgabentafel mit verschiedenen Aufgaben, die verschiedenen Teammitgliedern zugewiesen sind, gesehen. Ein persönliches Kanban hingegen nutzt das Konzept der Aufgabentafel und wendet es auf deine eigenen To-Do-Listen an. 

Eine Kanban-Tafel beginnt mit separaten Spalten, die den Status bestimmter Aufgaben anzeigen. Die gängigsten Kategorien sind "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt". Dann ordnest du deine Aufgaben, indem du sie in den entsprechenden Statusbereichen gruppierst. So kannst du dir einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist, wie viel du gerade bearbeitest und welche Aufgaben du bereits erledigt hast. Der persönliche Kanban ist nützlich für alle, die gerne einen einfachen visuellen Überblick über ihre Aufgaben und deren jeweiligen Status haben. 

Ähnlich wie bei der Multi-Listen-Methode wirst du wahrscheinlich eine Art Markierungsmethode verwenden, um Aufgaben zu kategorisieren. Wenn du dies auf einer physischen Tafel tust, kannst du die Aufgaben anhand der Farbe der Haftnotizen auf der Tafel unterscheiden. Aber in der heutigen virtuellen Umgebung kannst du einfach eine Online-Plattform damit beauftragen, eine Tafel für dich zu erstellen und die Aufgaben entsprechend ihrer Art oder Aufgabengruppe zu kennzeichnen. 

Wichtige Dinge, die du bei deiner To-Do-Liste beachten solltest

Das Schöne an diesen Aufgabenlisten-Methoden ist, dass du verschiedene Strategien ganz einfach miteinander kombinieren kannst. Ähnlich wie bei den Aufgabenlisten selbst, bist du nicht darauf angewiesen, nur eine Methode zu verwenden oder dich strikt an den Aufbau der Listen zu halten. Probiere einfach aus, welche Methode für dich am besten funktioniert und dir eine bessere Kontrolle über die anstehenden Aufgaben gibt.