3 Beispiele für erfolgreiches Projektmanagement mit der 5S-Methodik

Die 5S-Methode ist ein System zur Organisation und Erhaltung einer sauberen, effizienten und produktiven Arbeitsumgebung. Sie hat ihren Ursprung in der japanischen Fertigungspraxis, und die fünf mit S beginnenden Wörter sind ursprünglich seiri, seiton, seiso, seiketsu und shitsuke. Diese wurden mit sort, set, shine, standardize und sustain übersetzt, was auch im Englischen fünf Wörter ergibt, die mit S beginnen.

Wir werden uns einige Beispiele ansehen, wie diese Projektmanagement-Methodik eingesetzt werden kann und wie diese effiziente Methode für Projektteams von Nutzen sein kann.

Was ist die 5S-Methodik im Projektmanagement?

Bei der 5S-Methode durchläuft ein Projektarbeitsbereich der Reihe nach fünf Schritte. Diese sind:

1. Sortieren 

Der erste Schritt besteht darin, die Gegenstände in Ihrem Arbeitsbereich zu sortieren und zu trennen. Sie müssen feststellen, was für Ihren Arbeitsprozess notwendig ist, damit Sie alles Überflüssige entfernen können. Wenn Sie Ihren Arbeitsbereich entrümpeln können, hilft das, alle Gegenstände zu beseitigen, die die Produktivität behindern oder Verwirrung stiften könnten.

2. Setzen Sie (in der Reihenfolge) 

Sobald Sie alles Unnötige entfernt haben, können Sie die Dinge, die Sie brauchen, systematisch und logisch ordnen und organisieren. Das könnte bedeuten, dass Sie für bestimmte Werkzeuge, Geräte und Materialien den richtigen Platz finden, so dass sie leicht zugänglich sind, wenn sie gebraucht werden. Dinge, die aufbewahrt werden müssen, sollten eindeutig beschriftet werden. Auch visuelle Anhaltspunkte können beim Auffinden und Zurückbringen von Gegenständen hilfreich sein.

3. Glänzen 

Bei diesem Schritt geht es darum, dass Ihr Arbeitsbereich sauber gehalten und ordnungsgemäß gewartet wird. Es ist immer besser, in einer sauberen und sicheren Umgebung zu arbeiten, sowohl aus Gründen der Gesundheit als auch der geistigen Klarheit. Die Teammitglieder werden ermutigt, die Verantwortung für die Sauberkeit ihres Arbeitsplatzes zu übernehmen und Protokolle für dessen Erhaltung zu erstellen.

4. Vereinheitlichen Sie 

Um die bereits unternommenen Schritte beizubehalten, müssen Sie standardisierte Verfahren und Praktiken einführen. Mit klaren Richtlinien und Anweisungen für die Aufrechterhaltung eines geordneten Arbeitsplatzes ist es wahrscheinlicher, dass Sie diesen Zustand beibehalten. Wenn Sie Verfahren dokumentieren, visuelle Hilfsmittel erstellen und Schulungen anbieten um die Einheitlichkeit zu gewährleisten, werden Sie den Teammitgliedern helfen, Ihre Arbeitsstandards leichter zu verstehen und zu befolgen.

5. Unterstützen 

Sobald Sie all diese Verbesserungen vorgenommen haben, müssen Sie sich darauf konzentrieren, sie aufrechtzuerhalten. Sie können die 5S-Grundsätze verstärken, indem Sie Ihren Arbeitsbereich kontinuierlich überwachen und überprüfen. Die Beteiligung, das Engagement und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter für den Prozess sollten gefördert werden.

Wie verbessert die 5S-Methodik Ihre Projektergebnisse?

Wir alle wissen, wie schwierig es sein kann, in einer schmutzigen oder unordentlichen Umgebung zu arbeiten. Wenn man ständig nach etwas sucht, das man braucht, oder nicht in der Lage ist, einen klaren Gedanken zu fassen, weil es so viel "Zeug" um einen herum gibt, kann es schwierig sein, seine Arbeit richtig zu erledigen. 

Die 5S-Methodik fördert Effizienz, Sicherheit und Produktivität im Projektmanagement. Sie hilft, Verschwendung zu vermeiden, die Organisation zu verbessern und einen visuelleren Arbeitsplatz zu schaffen. Dies kann dazu beitragen, Fehler zu minimieren, Verzögerungen zu verringern und das Engagement und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. 

In einer sauberen und organisierten Arbeitsumgebung können sich Teams besser auf ihre Aufgaben konzentrieren als in einer chaotischen, unorganisierten Umgebung.

Welche Vorteile 5S-Projektmanagement-Methoden in der Praxis bringen können

Weniger Unordnung für mehr Produktivität

Haben Sie jemals in einem unordentlichen Büro gearbeitet? Eines, in dem sich Stapel von Papieren und Ordnern auf allen verfügbaren Flächen stapelten? Wo Sie fünf Minuten lang suchen mussten, nur um einen Hefter oder einen Block zu finden, um eine Telefonnachricht aufzuschreiben?

Die Zeiten haben sich geändert, und viele Büros haben die Menge an Papier in ihrem Tagesgeschäft reduziert. Vielleicht gibt es weniger Papierstapel und die Dokumente werden virtuell abgelegt. Vielleicht brauchen Sie auch nur noch selten einen Hefter oder eine Nachricht zu schreiben. Dies sind die Tage der Online-Dokumente, Fernarbeitund Hot Desking.

Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder in einer makellosen Umgebung arbeitet, die frei von Unordnung und Abfall ist. Freie Flächen in einer unordentlichen Umgebung werden mit irgendetwas bedeckt sein. Dabei kann es sich um veraltete Vorräte, persönliche Gegenstände wie abgelegte Kleidungsschichten, Lebensmittel oder Einkäufe handeln. Die Kleinigkeiten des Arbeits- und Lebensalltags, die, wenn niemand darauf achtet, schnell zum Problem werden können.

Es besteht ein Zusammenhang zwischen einer unordentlichen Umgebung und der Produktivität. In einem Artikel der Harvard Business Review heißt es, dass Unordnung in unserem Arbeitsumfeld genauso störend sein kann wie in unserem Zuhause: Untersuchungen des Princeton University Neuroscience Institute haben ergeben, dass "ständige visuelle Erinnerungen an Unordnung unsere kognitiven Ressourcen erschöpfen und unsere Fähigkeit, uns zu konzentrieren, verringern. Wenn die Teilnehmer ihre Arbeitsumgebung von Unordnung befreiten, konnten sie sich besser konzentrieren und Informationen verarbeiten, und ihre Produktivität nahm zu".

Wenn Sie zulassen, dass Ihre Arbeitsumgebung unübersichtlich wird, können Sie den Überblick verlieren und Ihre Produktivität verringern. Dies kann zu einer Verschwendung von Ressourcen führen. Wenn Sie einen Hefter - oder einen anderen Gegenstand - nicht leicht finden können, bestellen Sie vielleicht einfach einen neuen. Vielleicht liegen bereits mehrere im Büro verstreut, und zwar an Orten, an denen Sie nicht nachsehen würden oder die Sie nicht leicht erreichen können.

Senkung der Kosten

Die Anwendung der 5S-Methodik auf Ihren Arbeitsplatz kann daher zur Kostensenkung beitragen. Es ist zum Beispiel unwahrscheinlicher, dass Sie zusätzliche Schreibwaren und Bürogeräte bestellen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diesen fünfstufigen Prozess zu durchlaufen, und ihn methodisch anwenden, können Sie Ihre Effizienz steigern und Ihre Betriebskosten senken.

Das gilt für eine Büroumgebung und ist besonders wichtig für den Einzelhandel, wo es nicht nur darum geht, zu viele Hefter zu haben. Wenn Ihr Lagerbestand überall verstreut ist und Sie nicht wissen, was Sie haben, kann dies zu enormen Ineffizienzen führen. Zeitverschwendung bei der Suche nach Produkten, veraltete Produkte, die unverkäuflich werden, Lagerbestände, die Platz wegnehmen, der für andere, profitablere Zwecke genutzt werden könnte: Es gibt viele Möglichkeiten, wie Projektteams von einer Projektmanagement-Mentalität und insbesondere der 5S-Methodik profitieren können.

3 Beispiele für 5S-Methoden zur Verbesserung der Ergebnisse

5S-Methodik in der Fertigung

Die 5S-Methodik hat ihren Ursprung in der Fertigungsindustrie. Sie ist Teil des Toyota-Produktionssystems (TPS), das in den 1940er Jahren entwickelt wurde. Sie legt großen Wert auf visuelles Management, was besonders in der Fertigung hilfreich ist. 

Es kann Unternehmen dabei helfen, ihre Abläufe zu optimieren, indem sie Abfälle reduzieren, die Produktivität erhöhen, die Sicherheit am Arbeitsplatz verbessern und qualitativ hochwertigere Produkte liefern. Durch die Umsetzung und Beibehaltung der 5S-Prinzipien können Unternehmen eine effizientere und effektivere Produktionsumgebung schaffen.

Wenn Sie einen Fabrikprozess haben, der verschiedene Werkzeuge, Ausrüstungen und Komponenten erfordert, kann die Herstellung Ihres Produkts kompliziert und die Teamarbeit eine Herausforderung sein. 

In einer unübersichtlichen Umgebung kann es schwierig sein, die richtigen Komponenten zur richtigen Zeit zu finden. Wenn etwas kaputt geht und die Produktionslinie zum Stillstand kommt, kann das sehr kostspielig sein: Sie müssen in der Lage sein, defekte Geräte so schnell wie möglich zu finden und zu ersetzen. Wo fangen Sie an, wenn Sie Bauteile haben, die ersetzt werden müssen, die sich aber in einer Vielzahl von Kisten befinden könnten?

Wenn Ihr Betrieb überladen und unordentlich ist, können Ihre Mitarbeiter die benötigten Werkzeuge möglicherweise nicht finden. Wenn sie unnötige Gegenstände suchen müssen oder die benötigte Ausrüstung nicht logisch und leicht zugänglich angeordnet ist, kann dies Zeit kosten. Es kann leichter passieren, dass Sie doppelte Werkzeuge oder fehlende Artikel haben und Ihre Mitarbeiter unzufrieden sind.

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass er besser organisiert und gestrafft ist, dürfte dies zu mehr Effizienz und besserer Teamarbeit führen. Wenn Sie für Ordnung sorgen, werden Ihre Mitarbeiter produktiver. Visuelles Management Techniken wie Beschriftungen, Farbcodierung und gekennzeichnete Lagerbereiche können den Mitarbeitern helfen, benötigte Werkzeuge oder Komponenten schneller zu finden und wiederzufinden. Dadurch werden Ausfallzeiten reduziert und die Mitarbeiter können mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen.

Wir alle wissen, wie wichtig die Sicherheit am Arbeitsplatz ist, vor allem in Fabriken, in denen es gefährliche Prozesse oder Maschinen geben kann. Die regelmäßige Reinigung und Instandhaltung eines Arbeitsplatzes ist von größter Bedeutung, sowohl für die Gesundheit und Sicherheit als auch zur Verringerung des Risikos eines Ausfalls von Maschinen und anderen Geräten. 

Eine saubere, gut gepflegte Umgebung verringert die Wahrscheinlichkeit, dass dies geschieht, und macht Unfälle weniger wahrscheinlich. Dies sollte zu weniger Störungen führen. Und eine Produktionslinie muss jedes Mal das gleiche Produkt nach dem gleichen Standard herstellen, so dass eine Standardisierung des Prozesses zu besseren Ergebnissen führt.

Toyota hat die 5S-Methode in all ihren Formen angewandt, und TPS hat Toyota dabei geholfen, Abläufe zu rationalisieren, Verschwendung zu reduzieren, die Qualität zu verbessern, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und eine starke Marktposition zu halten. Auch andere große Unternehmen wie Harley Davidson setzen die 5S-Prinzipien zu ihrem Vorteil ein, und sie lassen sich auf Unternehmen jeder Größenordnung anwenden.

Verbesserung der Sicherheit und der Patientenergebnisse im medizinischen Umfeld

Wie wir wissen, kann die 5S-Methode in allen Bereichen angewandt werden: Das Gesundheitswesen bildet da keine Ausnahme. Die Einführung der 5S-Methode in einem Krankenhaus zum Beispiel bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Diese Vorteile gelten nicht nur für das Personal und seinen eigenen Arbeitsbereich. Sie können auch die Ergebnisse für die Patienten verbessern.

Die 5S-Methode kann dazu beitragen, Prozesse zu rationalisieren, Verschwendung zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu verbessern. Dies kann zu einer verbesserten Effizienz und kürzeren Wartezeiten für Patienten führen. Durch die Organisation und Entrümpelung von Arbeitsbereichen können Sie das Unfallrisiko sowohl für Mitarbeiter als auch für Patienten minimieren.

Die Sicherstellung, dass alle Bereiche sauber und gut gepflegt sind, kann auch das Risiko der Ausbreitung von Infektionen und Keimen verringern. Dies ist besonders in einer Krankenhausumgebung wichtig. Mit gut organisierten Arbeitsbereichen und standardisierten Abläufen muss das Personal weniger Zeit mit der Suche nach Vorräten oder Geräten verbringen und kann so mehr Zeit für die Patientenpflege aufwenden. 

Die Standardisierung von Verfahren und die Verringerung des Fehlerpotenzials können zu einer höheren Qualität der Patientenversorgung, einer größeren Patientenzufriedenheit und besseren Ergebnissen führen.

Es gibt verschiedene Studien über den Einsatz von Projektmanagement-Methoden im Gesundheitswesen, die sich insbesondere auf das Lean-Management-System konzentrieren, und alle haben Vorteile gezeigt. Eine Studie, die sich nur auf 5S im Gesundheitswesen konzentrierte, "stellte fest, dass die 5S-Managementmethode die Qualität der Dienstleistungen verbesserte und die Verbesserungen in drei Dimensionen begründet waren: Effizienz, Patientenzentriertheit und Sicherheit".

Tools für das 5S-Projektmanagement und die Verbesserung Ihres Arbeitsplatzes

Wie wir gesehen haben, bietet die 5S-Methode wertvolle Vorteile für die Organisation und Aufrechterhaltung einer produktiven und effizienten Arbeitsumgebung. Es gibt Tools, die Ihnen beim 5S-Projektmanagement helfen können: Ein Online-Whiteboard ist zum Beispiel ein visuelles Management-Tool, das Ihrem Team eine Plattform für die Zusammenarbeit bietet, unabhängig davon, ob es im Büro oder an einem anderen Ort sitzt.

Visuelle Managementtechniken bieten eine klare und intuitive Möglichkeit zur Darstellung von Projektinformationen. Durch die Verwendung eines Online-Whiteboards und vorgefertigter Vorlagen, die speziell für das Projektmanagement entwickelt wurden, einschließlich der 5S-Methode, können Teams visuelle Arbeitsabläufe erstellen, komplexe Konzepte vereinfachen und eine fundierte Entscheidungsfindung erleichtern.

Die Möglichkeit, fertige Vorlagen für alle Arten von Projektmanagementtechniken zu verwenden, ermöglicht es Ihren Teams, die Lösungen zu finden, nach denen sie suchen. Unsere Vorlagen bieten vordefinierte Strukturen, Layouts und Frameworks für verschiedene Projektphasen oder Methoden. So können Teams Zeit sparen, die Konsistenz wahren und sicherstellen, dass wichtige Projektelemente nicht übersehen werden.

Ein virtuelles Whiteboard dient als zentraler Knotenpunkt für alle projektbezogenen Informationen und minimiert das Risiko von Missverständnissen und Ineffizienzen. Projektteams können ihre Arbeitsabläufe straffen und die Kommunikation, die Teamarbeit und die Gesamteffizienz verbessern. Indem sie ständig kleine Verbesserungen an ihrer Arbeitsumgebung vornehmen, werden Projektteams wahrscheinlich engagierter und effizienter arbeiten.

Schauen Sie sich unsere Ressourcen an, um zu sehen, wie unsere Tools und Vorlagen für die Zusammenarbeit Ihrem Unternehmen helfen können, besser zu arbeiten.