Cas d'usage

Résolution de problème : utiliser la méthode QRQC même à distance

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
min.
Publié le
15/6/22
Partagé par 
Patrick Ciccia
Master Black Belt à Safran

Comment résoudre des problèmes efficacement grâce au QRQC malgré la distance ? Voilà la problématique de Patrick Ciccia. Il travaille au sein de la Direction Qualité et Excellence des Processus du groupe français Safran comme Master Black Belt Lean 6-Sigma. Le QRQC est sa méthode de résolution de problème favorite, mais le confinement de 2020 a mis à mal ses habitudes. Pourquoi ne pas en profiter pour révolutionner ses réunions d’équipe ? C’est précisément ce qu’il a fait avec Klaxoon.

Patrick Ciccia

Le challenge : résoudre les problèmes en mode hybride

La mission de Patrick Ciccia chez Safran ? Intervenir auprès des responsables de processus afin de leur apporter un appui méthodologique. 6-sigma, lean management, conduite du changement, innovation participative : Patrick est expert des nouvelles méthodes de management.

Dans le cadre de cette mission, il utilise une méthode de résolution des problèmes appelée QRQC : Quick Response Quality Control. Cette méthode permet de déterminer une réponse rapide à un problème. (ndlr : vous pouvez désormais retrouver un template de cette méthode QRQC dans la bibliothèque Klaxoon.)

Auparavant, l’application concrète de cette méthode prenait la forme d’une réunion quotidienne en présentiel avec une partie de l’équipe : en effet, tous les collaborateurs de Patrick ne sont pas toujours présents notamment parce qu’ils sont occupés sur des chantiers de l’entreprise.

En mars 2020, alors que le confinement bouscule les habitudes, Patrick décide d’en profiter pour adapter totalement cette réunion en mode hybride. Certains sont présents sur site dans la salle de réunion habituelle, d’autres dans une autre salle pour respecter les jauges, et certains à distance, sur les chantiers ou depuis chez eux en télétravail.

Pour ce faire, il fait appel à l’équipe Klaxoon, pour l’accompagner et créer avec lui un Board personnalisé à 100% pour répondre à ses besoins et à ceux de son équipe. Avec Klaxoon, Patrick digitalise entièrement cette réunion, et les effets positifs se font vite ressentir.

La solution : un Board Klaxoon conçu par Patrick pour faire du QRQC en réunion d’équipe

C’est grâce au Board de Klaxoon que Patrick et son équipe peuvent assurer des réunions plus efficaces et qui rassemblent plus de personnes tout respectant les restrictions liées au confinement.

Comment Patrick construit et organise son Board

Patrick utilise l’ensemble de la barre d’outils du Board pour organiser l’information : créer différents blocs, utiliser des couleurs et dessiner des tableaux pour rendre l’ensemble plus lisible. Ces éléments sont répartis sur deux zones : l’une sert aux réunions et l’autre sert d’outil de suivi !

Patrick cherche à résoudre les problèmes identifiés rapidement, et cela se ressent dans sa façon de construire son Board : très peu de lignes, schématisées, car si les choses vont vite, l’équipe ne devrait pas avoir besoin de plus. 

La partie du Board dédiée à la réunion prend la forme d’un tableau qui reprend les différentes thématiques importantes à aborder pour l’équipe :

  • Sécurité
  • Qualité
  • Coûts
  • Délais
  • Personnel
  • Indicateurs

Chaque jour, son équipe remplit des cases de vert ou de rouge pour signaler d'éventuels problèmes dans ces catégories.

En-dessous, un autre tableau reprend la liste des problèmes recensés, des causes que son équipe identifie ainsi que des actions correctives qui seront appliquées. On retrouve différents niveaux de QRQC : si un problème demande trop de moyens pour être résolu au niveau opérationnel, le problème peut facilement être escaladé jusqu’au niveau 3, celui de la Direction.

Sur la gauche, une colonne est dédiée à l’identification des potentielles déviations et accidents de travail.

Sur la droite de ce tableau, une zone appelée “Idées terrain” : il s’agit d’une zone où les membres de l’équipe peuvent faire remonter très rapidement des infos, des problèmes ou des idées provenant directement du terrain.

Avec ces quelques éléments très simples, Patrick parvient à créer un support visuel efficace pour ses réunions. Mais plus important encore, il peut retranscrire l’aspect direct et rapide du QRQC en misant sur la simplicité de l’interface et sur un management visuel très efficace.

Patrick a fait le choix de la personnalisation pour construire son propre Board à partir d’un whiteboard vide. Toutefois, pour ceux qui n’en ont pas le temps ou qui souhaitent une solution rapide à mettre en place, Klaxoon propose toute une bibliothèque de templates à utiliser directement sur le Board Klaxoon. Ensuite, lancez votre activité et personnalisez encore votre template en fonction de vos besoins !

Pour résoudre rapidement les problèmes rencontrés sur le terrain, le template QRQC est tout indiqué : très simple et direct, ce template propose un tableau pour mettre en avant ces problèmes et trouver des solutions rapidement. 

De leur côté, Patrick et son équipe utilisent leur Board à la fois pour les réunions quotidiennes et comme outil de gestion de projet.

Comment se déroule la réunion de synchro ?

Avec le confinement et le télétravail généralisé, le but premier est la connexion avec tous les membres de son équipe : la plupart des membres doivent se déplacer très régulièrement sur différents sites et chantiers du groupe pour appuyer les chefs de projet sur place grâce aux nouvelles méthodes Agiles dont ils sont les experts. Avec une autre partie en télétravail et les restrictions liées aux mesures barrières, la réunion se fait donc entièrement à distance, avec toute l’équipe. Qu’ils soient chez eux, sur site, sur un chantier ou au bureau, les membres de l’équipe se connectent tout simplement via l’appareil de leur choix (PC, smartphone, tablette…) pour rejoindre la réunion. 

Tous les midis, une dizaine de personnes se rejoignent pour une réunion de 15 à 20 minutes. Les participants se connectent au Board et Patrick lance la visioconférence.

Pour rester le plus clair et méthodique possible, mais aussi pour ne pas dépasser le temps alloué à la réunion, ce temps de synchronisation quotidien se déroule en plusieurs étapes.

Analyser les indicateurs

La réunion de synchro débute par l’analyse de plusieurs indicateurs de bas niveau qui permettent eux-même d’appréhender plus facilement les indicateurs de haut niveau. C’est à ce moment que l’équipe se fixe des objectifs et identifie des problèmes si ces objectifs ne sont pas remplis.

Faire remonter les problèmes et les traiter au plus vite

Après cette phase, la réunion de synchro de l’équipe se transforme en réunion de résolution de problèmes. En effet, c’est à ce moment que chacun des membres de l’équipe peut prendre la parole et présenter un problème dont il est le témoin. Mais c’est l’équipe toute entière qui peut présenter des solutions. C’est un aspect très collaboratif de la résolution des problèmes auquel Patrick accorde beaucoup d’importance !

Pour garder une lecture agréable en dépit du nombre d’idées que ses collaborateurs proposent, Patrick utilise deux fonctionnalités très utiles : les catégories et les dimensions.

  • Les dimensions servent à apporter plus de renseignements à l’idée : par exemple, le nom de la personne qui a posté l’idée sur le Board, la date ou encore un numéro pour pouvoir retrouver l’idée plus facilement.
  • Les catégories aident à mieux classifier les idées. Patrick utilise par exemple différentes catégories : Problème, Action, Action effectuée, Idée, Déviation identifiée ou encore Idée d’indicateur.

Grâce à ces éléments, Patrick peut ensuite trier toutes les idées présentes sur le Board pour n’afficher que les problèmes détectés ou les idées de résolution par exemple. C’est très pratique et ça permet au Board de rester organisé durant la réunion.

Le Board Klaxoon permet d’avoir quelque chose de vraiment ludique et c’est un plaisir pour le manager d’organiser une réunion sur le Board !

Améliorer la participation grâce à Question

Enfin, en cas de débat, l’organisateur de la réunion peut poser une question à toute l’assemblée. Grâce à Question, Patrick a le choix entre plusieurs types de questions : par exemple, un court sondage avec une case à cocher pour donner sa réponse ou une question ouverte avec un flux de messages pour des réponses plus complètes. Patrick incite de ce fait les membres de son groupe à participer plus activement à la réunion.

Utiliser le même Board comme outil de gestion de projet

Mais plus qu’un support visuel, le Board Klaxoon est aussi un outil de gestion de projet et d’aide à la résolution des problèmes, au jour le jour et pas seulement pendant la réunion !

L’aspect très visuel du Board Klaxoon permet de conserver une information très lisible et compréhensible. Il est donc possible d’utiliser le Board de façon asynchrone, toute l’équipe peut l’utiliser et le visionner quand elle le souhaite. Patrick mise sur le management visuel avec des codes couleurs appliqués aux différentes idées selon leur catégorie. 

De plus, le Board est accessible depuis n’importe quel appareil et n’importe quand : les collaborateurs peuvent s’y connecter à l’avance pour noter leurs idées et les traiter à la prochaine réunion. Par exemple, chaque membre d’équipe peut poster des photos lorsqu’il souhaite partager un danger potentiel qu’il a constaté sur place.

Mais plus que tout, c’est le second espace du Board de Patrick qui fait office d’outil de gestion de projet. L’espace “Plan d’action” reprend l’ensemble des actions à entreprendre pour résoudre les problèmes discutés durant la réunion. Sous un même tableau, l’équipe est capable de savoir quelles actions ont été entreprises par le passé, et quels ont été les effets de leur application sur le terrain. Cela fournit une vision d’ensemble des problèmes corrigés et permet de mieux prévoir ces risques.

Au final, Patrick Ciccia a créé avec son équipe un support très simple d’utilisation, adaptatif, centralisé et parfaitement adapté à leurs besoins.

réactivité et facilité de partage avec Klaxoon

Le résultat : des réunions plus participatives et un suivi plus clair 

Plus que toute autre chose, c’est la réactivité qu’apporte le Board qu’apprécie Patrick. Grâce au Board, il lui est maintenant possible de partager de l’information plus rapidement et naturellement que jamais, ce qui donne au QRQC tout son intérêt premier : résoudre les problèmes efficacement.

En termes d’animation d’équipe, Klaxoon permet vraiment d’aller plus loin que le simple échange : on est vraiment connectés.

Klaxoon permet de se connecter directement au Board par visioconférence avec Live, l’outil intégré à Board. La réunion de synchro quotidienne n’est plus seulement limitée aux collaborateurs présents sur le site principal et c’est un énorme avantage pour une équipe dont la fonction principale est d’intervenir sur les différents sites de l’entreprise.

Par ailleurs, le Board sert aussi bien durant les réunions de synchronisation quotidiennes que pour l’échange d’information en asynchrone : les différents blocs, images et tableaux agissent alors comme un logiciel de gestion de projet collaboratif qui permet au manager et toute l’équipe de prendre connaissance de nouvelles informations en temps réel : un avantage quand l’objectif est de résoudre les problèmes rapidement !

publié par
Klaxoon
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Klaxoon est la suite d'outils collaboratifs conçus pour travailler en équipe plus efficacement, qu'on soit au bureau, en télétravail, en déplacement, partout dans le monde. L'équipe Klaxoon partage des centaines de templates, inspirés des méthodes agiles industrielles et des meilleurs usages de la communauté Klaxoon.

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