DSI : 6 pratiques-clés pour développer un environnement de travail agile, sécurisé et innovant

En 2023, pas moins de 83% des responsables informatiques ont mentionné les défis liés à la transformation digitale comme représentant une partie importante de leur travail (State of the CIOs Study, Foundry). 

De fait, les DSI d'aujourd'hui doivent constamment innover pour développer des espaces de travail optimisés et efficaces dans les entreprises, dans le but d'améliorer leur compétitivité et de raccourcir leur time-to-market. 

Dans un environnement marqué par des avancées technologiques rapides, des dynamiques de marché changeantes et le besoin d’y apporter des réponses agiles, l'innovation en continu devient primordiale. Garder une longueur d'avance, rationaliser les processus et s'adapter rapidement aux nouvelles tendances, autant de facettes essentielles de cet environnement dynamique…

Dans ce contexte, les équipes IT sont également amenées à jouer un rôle-clé au sein des entreprises, en prenant le contrôle des décisions et des budgets liés aux technologies, mais pas seulement. Par conséquent, les DSI doivent également s'efforcer en permanence de promouvoir la proposition de valeur de leurs équipes en interne.

Alors, comment vous assurer que vous travaillez et collaborez efficacement ? Comment éviter de dupliquer vos données et vos interactions, tout en créant des processus innovants durables et en centralisant vos échanges en toute sécurité ?

Pour vous y aider, voici 6 des pratiques les plus efficaces pour innover, tout en renforçant votre rôle dans le Future of Work.

1. Centralisez les données de l’organisation IT

À tous les niveaux, et en particulier dans les projets informatiques, les données dynamiques sont plus nombreuses que jamais. Cela oblige les entreprises à transformer leurs méthodes de travail et leurs pratiques, car les procédés qui étaient autrefois efficaces pour la sauvegarde et le suivi de ces informations ne le sont plus. Les espaces de travail doivent pouvoir centraliser les données et évoluer en temps réel, pour éviter aux équipes de faire le même travail de saisie plusieurs fois.

Pour les DSI, cela souligne l’importance de venir à bout des silos de données, et de mettre en place des méthodes efficaces d'organisation et de suivi de l'information.

Dans le même temps, ils doivent également s'assurer que leurs stratégies restent conformes aux lois et réglementations en vigueur en matière de protection des données. Non seulement cela permet de diminuer le risque d’une amende ou d’une pénalité, mais cela contribue également à rationaliser les processus internes, à prévenir des failles de sécurité et même à accroître les ventes (puisqu'il peut s'agir d’un critère déterminant dans le choix d’un client potentiel).

Dans un contexte où le time-to-market s’accélère et que les projets doivent être délivrés de plus en plus vite, un bon moyen d’assurer la protection de vos données est de mettre en œuvre des solutions digitales collaboratives. Il s'agit notamment de plateformes tout-en-un innovantes qui proposent de nombreuses fonctionnalités pour rechercher et trouver l’information de manière rapide et transparente, sans les disperser sur plusieurs canaux.

Mais comment encourager vos équipes à adopter et à promouvoir les solutions choisies en interne ?

Selon leur degré de familiarité avec les outils et méthodes agiles et innovants, la transition peut être plus ou moins complexe en termes de temps et d'étapes. Heureusement, pour faciliter le processus d'adoption, les solutions collaboratives incluent souvent des formats interactifs et facilement partageables pour sensibiliser les utilisateurs finaux à la mise à jour régulière et à la centralisation des données.

2. Favorisez une collaboration transparente en mode hybride

Selon les prévisions de l'IDC sur le Future of Work pour 2023, le travail hybride est "un pilier mondial de notre futur environnement de travail".

Ainsi, pour transformer efficacement leurs pratiques de travail à l'aide de solutions collaboratives, les DSI doivent d'abord rechercher celles qui permettent à leurs employés de vivre une expérience similaire qu'ils travaillent sur site ou à distance, et de passer facilement de l’un à l'autre.

En plus de pouvoir travailler en toute transparence depuis n'importe où, cette expérience doit également être compatible avec différents appareils (ordinateurs fixes ou portables, mobiles, etc.). Dans une organisation agile et innovante, tout cela facilite votre travail d’équipe au quotidien, et élimine tout effort ou couche d’information supplémentaire à traiter pour mener à bien les tâches de chacun.

Prenons l’exemple de la plateforme collaborative tout-en-un que nous avons conçue chez Klaxoon. Elle rationalise le travail d'équipe et la collaboration à tout moment, et rend les informations accessibles de manière transparente depuis n'importe où, et via n’importe quel appareil connecté. Elle comprend des fonctionnalités de tableau blanc visuel et de vidéoconférence intégrée pour les équipes qui se réunissent en mode hybride, mais elle va aussi bien au-delà. Notre suite d'outils, faciles à intégrer avec vos environnements existants, aide les équipes à maximiser leurs niveaux d’engagement, et à gagner un temps considérable dans la prise de décision.

Mais pour parvenir à ce type d'expérience, il faut d'abord revenir aux sources et réfléchir à la manière de l'étendre à l'ensemble de votre infrastructure.

3. Modernisez votre infrastructure en continu

Selon Gartner, les dépenses mondiales des entreprises en matière d'outils SaaS devraient atteindre 197 milliards de dollars en 2023, soit une hausse de 18% par rapport aux chiffres de 2022.

Cela signifie que les entreprises sont continuellement à la recherche d’environnements innovants qui ne dépendent plus du matériel physique. Elles adoptent des solutions agiles qui optimisent progressivement leurs systèmes existants, suppriment les redondances et les charges de maintenance pour l'informatique, et évoluent avec les nouvelles technologies.

Pourtant, la gestion de la dette technique reste très importante dans la charge de travail informatique. Selon les données communiquées par Protiviti, les entreprises consacrent aujourd'hui en moyenne 30% de leur budget informatique à la gestion de la dette technique.

Il existe des moyens de rationaliser vos actions dans ce domaine, afin d’accroître encore votre potentiel d’innovation et votre efficacité. Ils valent le coup d’être testés puisque, toujours selon Gartner, les DSI qui gèrent et réduisent activement leur dette technique verront également leurs délais de réponse aux sollicitations informatiques diminuer d'au moins 50%.

Tout d'abord, assurez-vous donc que vous pouvez facilement identifier et hiérarchiser les éléments de votre dette technique, tout en tenant compte des dépendances avec d’autres équipes en interne ou avec les utilisateurs finaux. Le meilleur moyen d'y parvenir efficacement est de le faire de manière visuelle, à l'aide d'une méthodologie prête à l'emploi. Par exemple, le template Roadmap de Klaxoon peut vous aider à faciliter la gestion de votre dette technique, en identifiant clairement les tâches et en coordonnant vos actions en temps réel.

Cependant, au-delà de la dette technique, ces dernières années le rôle de l'informatique a été renforcé à bien d'autres égards. C'est pourquoi les responsabilités actuelles d'un DSI consistent aussi à souligner l'importance stratégique de son équipe au sein de leur entreprise.

4. Mettez en avant la proposition de valeur des équipes informatiques

Un autre chiffre intéressant tiré de la State of the CIOs Study de Lenovo est le suivant : plus de 77% des dirigeants interrogés ont déclaré avoir plus d'impact sur le budget global de leur entreprise que les autres membres de la direction. Ce n’est pas à négliger !

De plus, les décisions prises aujourd'hui par ces DSI dans les entreprises vont bien au-delà des sujets liés aux technologies. Elles ont aussi un impact au niveau des processus internes, ainsi que sur l'expérience des employés et la collaboration au sein des équipes.

Cependant, pour être pleinement impliqués dans la vélocité de votre entreprise, il est encore nécessaire d'aligner ces responsabilités grandissantes avec la perception qu'ont les équipes internes et les utilisateurs finaux des équipes IT. Celles-ci restent une fonction support et sont les garants de la sécurité, mais deviennent aussi progressivement des parties prenantes du business et des facilitateurs.

Un autre défi pour les DSI est de valoriser en continu ce nouveau statut, et de donner à leurs équipes les moyens de partager leur expertise en interne. Cela se produit toutefois dans un contexte de pénurie de talents et de compétences dans le secteur des technologies de l'information, où le recrutement devient encore plus complexe.

Pour s'assurer que leurs équipes partagent au maximum leur proposition de valeur, des outils et des solutions de productivité peuvent donc aider les DSI à simplifier l'accès à leur expertise. Ces solutions s’inscrivent parfaitement dans les tendances de transformation digitale, et dans le besoin d’adapter les méthodes des équipes pour les rendre plus agiles. Selon les prévisions de l'IDC sur le Future of Work en 2023, les DSI qui investissent dans les plateformes numériques et les technologies d'apprentissage automatisé verront leur productivité augmenter de 40% d'ici 2025, ce qui renforcera la perception de l'expertise de leurs équipes.

5. Améliorez l’expérience collaborateur en tirant parti du Shadow IT 

On parle de Shadow IT lorsque les équipes en interne adoptent de nouveaux outils et de nouvelles technologies sans inclure les équipes informatiques dans le processus. L’IT peut être mise au courant plus tard, voire ne jamais en entendre parler. Cela signifie que ces nouvelles solutions peuvent ne pas être conformes aux normes de sécurité ou de protection des données exigées par les services informatiques. De plus, cela réduit le contrôle du budget, et rend l'ensemble du système plus difficile à surveiller et à maintenir lorsqu'un problème survient.

Gartner estime que dans les grandes entreprises, pas moins de 30 à 40% des dépenses informatiques sont finalement consacrées au Shadow IT (encore appelé informatique fantôme). Cependant, malgré les risques de sécurité que cela peut impliquer, le Shadow IT est plutôt le symptôme d'un besoin interne d'être plus adaptable et plus flexible lorsqu'il s'agit d'utiliser de nouveaux outils et solutions.

Dans un contexte où de plus en plus de logiciels no-code et de solutions faciles à utiliser sont disponibles sur le marché, les équipes accélèrent naturellement leurs processus, et doivent être plus réactives pour trouver et tester des solutions ou technologies adaptées à leurs besoins.

Les DSI et les RSSI doivent être conscients de ce défi en mettant en place un cadre souple pour soutenir les équipes en interne, et les aider à travailler avec des outils modernes sans prendre de risques. À terme, le Shadow IT pourrait même leur offrir un avantage stratégique, puisque les employés n'auront plus à choisir entre la sécurité et l'agilité, et travailleront ensemble de manière plus transparente. Au final, cela permettra d'améliorer à la fois votre communication et votre expérience collaborateur.

6. Renforcez votre travail sur la cybersécurité

Cela nous amène à un autre sujet qui peut intéresser les DSI aussi bien que les RSSI. Aujourd'hui plus que jamais, la mise en place d'une structure de cybersécurité solide au sein des entreprises est essentielle pour garantir la sécurité des initiatives d'innovation.

Là encore, dans la State of the CIOs Study de Lenovo, 66% des DSI interrogés ont indiqué que la cybersécurité et les ransomwares faisaient partie de leurs principaux défis actuels. 

Cela se vérifie tout particulièrement dans le processus de prise de décision pour l'acquisition d'un nouvel outil ou d'une nouvelle technologie. Les aspects liés à la cybersécurité ont un réel pouvoir de conforter votre choix d'une nouvelle solution, ou d'inciter vos prospects à acheter la vôtre.

Dans un deuxième temps, vous devez vous assurer que vous répondez aux exigences de conformité et de sécurité à chaque étape, et que vous avez mis en place des processus de cybersécurité fiables. Plus important encore, ces processus doivent être durables, et vous devez régulièrement vérifier que votre entreprise est toujours en phase avec eux. Pour ce faire, pensez à mettre en place des révisions de processus en interne, et à créer un système fiable de suivi et de contrôle des règles de cybersécurité.

Certains DSI et RSSI soulignent également l'importance des technologies Zero Trust pour sécuriser et rationaliser la façon dont les employés travaillent ensemble, en particulier dans un modèle hybride.

L'architecture Zero Trust consiste à toujours vérifier l'accès des utilisateurs à un outil ou à une application, pour chaque nouvel emplacement à partir duquel ils se connectent. Il s'agit de l'un des systèmes d'authentification les plus robustes à l'heure actuelle, car les données des entreprises ne sont plus limitées à un périmètre physique bien défini comme c'était le cas auparavant. En particulier, les outils SaaS collaboratifs telle que la plateforme visuelle de Klaxoon s'inscrivent dans la logique du Zero Trust, en permettant aux utilisateurs de se connecter en toute sécurité depuis n'importe où grâce à une authentification renforcée, et en s'assurant que l'accès aux différents outils et données est toujours vérifié. 

Conclusion

Ces six pratiques montrent que les DSI doivent constamment s'adapter et transformer leur environnement de travail en tenant compte de l'innovation, de la sécurité, de la centralisation et de la protection de leurs données, et de bien d'autres aspects.

Auparavant, un projet informatique moyen pouvait prendre au moins 6 mois, avec de nombreuses étapes consacrées à des tâches laborieuses et au traitement des données (notes, spécifications, validation, etc.). Aujourd'hui, le time-to-market s'est considérablement réduit grâce à la transformation agile des entreprises, et les données de travail qu'elles partagent doivent donc être organisées efficacement.

Cependant, cela reste insuffisant : les équipes en interne doivent également être responsabilisées et engagées pour adopter des pratiques agiles, et promouvoir leur expertise auprès de leurs pairs. C'est pourquoi des outils de collaboration tout-en-un, qui vont bien au-delà du simple tableau blanc et de la vidéoconférence, peuvent aider les DSI à favoriser l'engagement au sein de leurs équipes, quel que soit l'endroit où elles travaillent.

La plateforme visuelle de Klaxoon est une solution tout-en-un qui peut vous aider à atteindre cet objectif, tout en optimisant le travail de votre équipe informatique et en accélérant l'innovation dans votre espace de travail. Contactez-nous dès maintenant pour l'essayer !