Conduire un plan d’accompagnement au changement en mode hybride et cross-équipe

Florence conduit un plan d'accompagnement au changement auprès des quelque 500 managers de ce Conseil. L’objectif est de décloisonner le management et de sensibiliser à l'agilité et aux outils d'intelligence collective. 

Dans cette optique, Florence a initié une approche "Avançons ensemble", composée de plusieurs événements et temps forts, pour rassembler autour de ces objectifs, et co-construire la démarche.

Le challenge : décloisonner le management pour plus d’engagement, de transversalité et de participation

Avec plus de 5000 agents évoluant au sein du Conseil départemental, l’inertie restreint parfois la capacité d’innovation, et génère de nombreux silos qui impactent la collaboration. 

En effet, les équipes évoluent chacune de leur côté, et les phases d’itération sont quasi-inexistantes, ce qui empêche l’intégration des retours terrain en direct dans le déploiement des solutions. 

Ce Conseil, acteur majeur de la vie citoyenne de son territoire, a donc décidé d’opter pour une transformation de son fonctionnement en interne, en s’orientant vers une nouvelle dynamique plus participative, inter-équipe et efficace. 

Et pour Florence, le moyen le plus efficace d’y parvenir est de créer une démarche sur mesure, qui serait le fruit de l’intelligence collective.

La solution : proposer une démarche globale et sur mesure avec Board

Pour transformer une organisation aussi complexe, il s’agit de proposer une démarche pensée pour impliquer l’ensemble des équipes concernées, afin de faciliter l’adoption des mesures engagées par la suite. 

En effet, la diversité et l’ampleur des services proposés par le Conseil départemental génèrent, en plus des effectifs importants impliqués, un niveau de complexité supplémentaire lorsqu’il s’agit d’introduire de nouveaux processus. ‍

La résistance au changement peut alors freiner l’adoption de certaines innovations et nouvelles pratiques, et ainsi nuire au déploiement de grands projets telle que l’introduction de méthodes agiles. 

C’est donc à cette occasion que Florence a proposé l’introduction d’outils d’intelligence collective, avec la plateforme visuelle de Klaxoon. 

Florence a choisi l’outil Board, pour permettre l’utilisation d’un espace partagé par tous. Board présente l’avantage supplémentaire d’être accessible en mode hybride, pour répondre à l’organisation actuelle du Conseil Départemental du Var. De plus, l’équipe peut accéder à la plateforme de manière asynchrone, ce qui permet une collaboration fluide et décorrélée des disponibilités de près de 500 personnes.

Le lancement: de la préparation au partage

Florence a donc créé un Board, qu’elle a transmis aux 21 directeurs et directeurs adjoints du Conseil, dans l’idée qu’ils deviennent prescripteurs et ambassadeurs de cette démarche.

Dans un second temps, et avec leur appui, l’objectif est d’embarquer et de stimuler les 500 managers, le tout en asynchrone. 

Cette première étape constitue également la possibilité de vérifier la viabilité de la démarche “Avançons ensemble”, afin de tester l’adéquation entre ce processus et les attentes du terrain. 

Lors de la création de ce Board, Florence garde à l’esprit la notion de co-construction, en planifiant des rencontres managériales animées par une équipe de facilitateurs. 

Pour cela, elle a opté pour le template Klaxoon Affiche conceptuelle.

Avec cette méthode prête à l’emploi, elle a choisi de détailler la démarche directement sur le Board, pour rendre les objectifs et les étapes accessibles à tous, à tout moment.

À proximité, elle ajoute également un mode d’emploi de l’outil Klaxoon, à destination des non-initiés. Ce Mémo permet de rassurer les invités, et de proposer à chacun tous les outils nécessaires pour s’exprimer et participer à la conversation. 

Florence utilise également le langage des pictogrammes, pour dynamiser son Board et rendre visuelles les attentes de l’atelier.

Lors du partage des idées, Florence ajoute une Question à destination des directeurs engagés dans la démarche, afin qu’ils puissent y répondre quand ils le souhaitent, et ainsi prendre le temps de la réflexion.

D’ailleurs, Florence dédie aussi un espace à l’ajout de Questions et de perspectives d’amélioration, pour rendre tous les participants acteurs de cette initiative. 

En fonctionnant ainsi, Florence s’assure de pouvoir échanger et interpeller l’ensemble des parties prenantes, de pouvoir rebondir sur les éléments apportés, et le tout au rythme de toutes les équipes impliquées ! Board leur permet donc de réunir toutes leurs idées et d’engager tous les participants, pour faire émerger de nouvelles pistes vers plus d’agilité, et ce même à distance et en asynchrone.

Le résultat : rassembler un collectif important et gagner du temps

Grâce aux outils Klaxoon, Florence observe tout d’abord une vraie différence en termes d’engagement, et d’adoption de la démarche. 

La plateforme Klaxoon a permis aux participants de s’investir concrètement dans la conception des nouveaux processus, qui les concerneront de près. Grâce à cela, et à la facilité de partage d’idées et de collecte du feedback, toutes les parties prenantes ont pu s’exprimer et se tenir informées à tout moment des évolutions du projet, et en devenir ainsi des acteurs éclairés. 

Cette façon de s’engager dans l’action contribue grandement à augmenter le niveau d’adoption de nouvelles mesures par la suite. 

Florence a également noté un véritable engouement autour de la plateforme, grâce à l’esthétique et à l’aspect ludique des fonctionnalités de Board. En donnant aux réunions un format visuel plus engageant, elle a donc pu noter que la participation s’en voyait augmentée, et surtout plus qualifiée. 

Grâce à ce côté intuitif et dynamique, de l’outil, Florence constate également que les personnalités moins familiarisées avec les outils numériques en général ont pourtant aussi joué le jeu, en restant impliquées dans la démarche. 

Pour Florence, l’atout principal de l’utilisation de Board réside dans la facilité avec laquelle chacun peut participer en asynchrone. Grâce à la disponibilité de la plateforme en continu, on redonne aux idées le temps d’être formulées, et on rend à chacun une autonomie dans l’organisation de son temps, qui est fortement appréciée.

Florence témoigne d’ailleurs du gain de temps considérable avec cette méthode : “L'avantage numéro un avec Klaxoon c'est qu'ils [les participants] peuvent répondre aux 7 questions en 10 minutes maximum. Et, c'est vrai que les faire venir sur un atelier, les poser, on aurait mis facilement 45 minutes par personne, pour avoir le même résultat.”

Et si aujourd’hui, l’utilisation de Klaxoon se présente majoritairement lors de l’animation d’ateliers de co-construction, Florence confirme bien l’adoption progressive de la plateforme en interne, et l’infinité de perspectives envisageables pour la suite avec cet outil. 

À terme, il est d’ailleurs prévu de basculer intégralement sur Klaxoon pour faciliter la communication à travers l’ensemble des équipes du Conseil départemental. 

Avec l’objectif de décloisonner les organisations, tout en favorisant la collaboration inter-équipes et la participation active au profit de l’intelligence collective, Florence a réussi son pari grâce à Klaxoon.