Le jukebox
Avec l’icebreaker Jukebox, apprenez à vous connaître en musique avant un workshop !
Erwan Privat est directeur délégué de différents établissements hospitaliers en Bretagne. Il est chargé de la gestion opérationnelle et de la stratégie des 500 lits de ces établissements et a sous sa responsabilité près de 450 agents. Erwan faisait face à une problématique, sa journée pouvait être rythmée par la réception de plus de 150 mails, jusqu’à ce que Klaxoon vienne alléger son quotidien. Grâce à une appétence pour un management différent et les méthodes agiles, Erwan a mis en place des rituels d’équipes pour faciliter le travail de l’ensemble du personnel hospitalier et créer une dynamique d’équipe. Il nous explique comment.
“En tant que directeur délégué au sein du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique (GHBA), je suis le responsable de la gestion stratégique opérationnelle de trois sites différents et près de 450 agents : personnels soignants, administratifs et cadres de santés. L’une de mes activités consiste donc à optimiser le fonctionnement, d’anticiper les besoins de toutes et tous et surtout de mieux communiquer. D’autant plus que la particularité des établissements de santé, c’est la logique de silo, par catégories de métiers : le médical, le paramédical, l’administratif etc.
Peu de temps après mon arrivée à ce poste, les cadres de santé me font part de certains problèmes. À savoir, le besoin de mieux transmettre les informations, une forme d’incompréhension autour des décisions prises par la direction et la difficulté qu’ils éprouvent à faire remonter leurs propres difficultés opérationnelles et quotidiennes.
Le premier constat, et je pense qu’il est partagé dans de nombreux secteurs d’activité, c’est que nous sommes abreuvés de mails au quotidien. C’est difficile de trier. De plus, lorsque nous organisons des réunions, on remarque qu’elles sont souvent trop longues, et pas assez préparées.
J’ai toujours eu la volonté dans mon travail de tester de nouvelles méthodes d’animation et de partage d’information, notamment pour sortir de la logique de silo. Je me suis donc tourné vers Klaxoon pour chercher des solutions.
Face à ce problème de gestion de l’information, nous avons mis en place deux rituels d’équipe auprès de différents groupes.
Basé sur le template Klaxoon du même nom, il ne connaît que de très légères adaptations à notre mode de fonctionnement.
Pour commencer, chaque membre de l’équipe, de manière asynchrone, fait remonter sur le board les sujets dont il est responsable. Il inscrit une idée et la dépose dans la colonne sous son nom sur le Board. Cette première étape est très importante, car elle permet de se préparer et d’être toute de suite dans la prise de décision pendant ces 30 minutes. Lorsque la visioconférence démarre, nous sommes prêts à échanger.
D’une semaine à l’autre, nous suivons l’évolution des sujets et des projets. Pour simplifier la compréhension, nous utilisons un code couleur assez classique. En vert, on retrouve les sujets qui sont terminés, en bleu ceux qui sont à faire, en rose nous indiquons les éléments marquants et les coups de cœur passés ou à venir. En orange, on retrouve ce qui peut poser des difficultés, et en rouge les urgences ou points bloquants à traiter au plus vite.
Nous conservons le même board d’un weekly à l’autre, ce qui nous permet d’avoir toujours la vue sur les différents sujets et de voir leur avancée. Nous avons des colonnes qui représentent les mois, et chaque zone correspond à une semaine, il suffit de bouger de semaine en semaine.
Si besoin, n’importe qui peut faire une piqûre de rappel sur un projet qui le nécessite. Le support permet d’échanger très facilement, notamment par le biais de l’outil Question. Les discussions se font directement sur le Board et tous les éléments sont facilement accessibles. Les réponses peuvent ensuite être compilées.
Ce deuxième rendez-vous est né pendant la crise sanitaire, lorsqu’il a fallu gagner en coordination quotidienne, suivre les actions, les décisions des autorités sanitaires et partager les informations au mieux et au plus vite. On a choisi d’utiliser le Board Klaxoon car c’était accessible et qu’il nous permettait de tout gérer en direct. La crise est toujours présente mais nous avons évolué et ce point, plébiscité par l’ensemble des équipes est devenu mensuel. Nous l’appelons “la cellule de coordination”. Il constitue une revue du mois et des sujets pour l’ensemble des sites et des métiers : personnel soignant, paramédical, administratif et logistique.
Pour ce deuxième Board, une dernière zone nommée La mémoire du Board centralise les échanges et laisse place à un compte rendu disponible d’un mois à l’autre. Je vide le reste du Board en prévision du mois suivant. Comme ça, nous conservons le Board et les informations en un seul endroit accessible à tous.
D’un point de vue qualitatif et à titre personnel, le premier bénéfice provient de ma manière d’animer ces temps-là. Ces rituels d’équipes me permettent de moderniser ma fonction et ma manière de travailler.
C’est une transformation qui affecte aussi tout l’encadrement : les médecins, les cadres de santé. Je perçois plus de collégialité et de partage qu’il n’y en avait précédemment.
Les équipes sont plus engagées évidemment. Elles sont plus sollicitées, amenées à participer davantage. Et en partageant nos décisions avec les équipes, nous boostons leur confiance en elles et envers la direction.
Avec le support du Board et ces rituels récurrents, nous sommes dans le partage et dans la transparence. Chacun et chacune voit ce que peut faire le ou la collègue et ce que je fais également. Cela casse certains codes installés dans le milieu hospitalier, comme cette logique de silo.
Du point de vue quantitatif, le gain de temps est considérable. Personnellement, le support et le fait que les informations restent accessibles m’évite d’avoir à rédiger des comptes-rendus. Et pour l’ensemble des équipes, nous tenons nos délais. La preuve d’une organisation efficace selon moi.
Un autre bénéfice de l’outil, c’est l’introduction du travail asynchrone dans nos modes de fonctionnement.
Dans la dimension de préparation, cela permet de faire remonter les éléments, questions et idées en amont de la réunion, bien sûr. Les personnes participantes peuvent également échanger entre elles. On constate que nos prises de décisions sont grandement facilitées par cette prise de connaissance des sujets.
Mais l’asynchrone, c’est également cette facilité à revenir sur les documents ou les idées en décalé de la réunion hebdomadaire. Un vrai plus pour le partage d’information à tout moment !
Bref, nous partageons mieux, plus simplement et plus efficacement. Maintenant que ces rituels sont adoptés, nous pouvons même faire évoluer leur animation. Je sors régulièrement de ma posture de directeur pour laisser la parole et l’animation à d’autres personnes. Ce sont des évolutions intéressantes à porter. Et c’est un vrai levier de participation.
Je perçois plus de collégialité et de partage qu’il n’y en avait précédemment.
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