Comment travailler en équipe, à distance, sur un cas de Business Game

Pourquoi passer en mode Workshop Klaxoon dans le cadre de ce Business Game 

Des étudiants face à une problématique

Trois semaines avant le début de la compétition, toutes les équipes reçoivent un manuel de 200 pages, qui rassemble les informations clefs relatives à l’entreprise fictive dont elles tiennent les rênes (histoire de l’entreprise, éléments comptables, environnement concurrentiel, etc.).

Habituellement, en travail de groupe, Maëlys et ses camarades partagent un Google Doc où chacun enregistre le fruit de son travail en format texte. Mais dans le cadre du Business Game, cette méthode leur semble inadaptée. En effet, comment faire pour synthétiser les informations issues d’un manuel de 200 pages et les partager efficacement dans une équipe de 5 personnes, à distance ? L’objectif étant de parfaitement maîtriser le sujet lors des 3 jours de Business Game qui représentent 8 trimestres de la vie de l’entreprise. À la fin de chaque trimestre, plus de 90 décisions doivent être prises par l’équipe, sur la plateforme en ligne du Business Game.

Klaxoon à la rescousse

Étudiante à l’EDHEC Lille, Maëlys est aussi en alternance chez Klaxoon, en tant que Chargée de projet de communication. Pour elle, c’est une évidence : il faut activer le mode Workshop Klaxoon pour préparer la compétition !

Avec Board, le tableau blanc digital ou whiteboard aux dimensions infinies, elle sait que l’équipe peut se reposer sur un support visuel puissant. Toutes les idées clefs extraites du manuel peuvent y être recensées, que ce soit sous la forme d’un texte, d’une image, d’un dessin… Et c’est valable pour tout type de fichier, à l’instar du document Excel nécessaire à l’équipe pour effectuer les calculs prévisionnels. De plus, l’outil de visioconférence Live offre la possibilité aux membres de l’équipe de se voir et de se parler le moment voulu.

Comment le groupe d’étudiantes organise son Workshop Klaxoon avec Board 

Dès la réception du manuel informatif, Maëlys ouvre un Board Klaxoon et invite ses 4 camarades à le rejoindre, grâce à un simple lien d’accès. Ensemble, elles conviennent de 3 rendez-vous en visioconférence pour synchroniser leurs actions (soit un point par semaine avant le début de la compétition).

Une première réunion pour organiser le travail en équipe

Ce point de synchronisation sur Live a pour but d’établir les bases de l’organisation du groupe. En guise d’introduction, Maëlys joue le rôle de guide pour accompagner ses camarades qui ne connaissent pas l’outil : la prise en main se révèle facile et rapide pour toutes.

Dès lors, le groupe détermine naturellement les rôles de chacune, en adéquation avec leurs affinités et domaines d’expertise respectifs : marketing, ressources humaines, achat & production, finance & comptabilité, coordination. Dans le Board, Maëlys attribue une couleur spécifique à ces 5 expertises. En complément, elle détermine 3 autres couleurs pour discerner les règles de droit, les informations à ne pas rater, les décisions à prendre.   

Face à la quantité importante de données à traiter dans le manuel de 200 pages, le groupe a l’idée de créer une dimension intitulée « Page ». Ce champ de personnalisation permet ainsi de renseigner le numéro de page d’où provient chaque information extraite.

Puis, deux zones sont dessinées pour recenser les informations générales d’un côté et les données relatives aux expertises, de l’autre.

Le cadre étant posé, chacune peut désormais s’atteler, de son côté, à la lecture du manuel pour en extraire les informations qui la concernent, les synthétiser, les organiser et les partager sur le Board !

Une deuxième réunion pour échanger en groupe sur le fruit du travail individuel

Ce deuxième point de synchronisation permet à chacune, à tour de rôle, de mettre en lumière les informations récoltées. Le code couleur établi préalablement met instantanément en évidence les urgences et sujets nécessitant un travail de groupe. D’un simple coup d’œil, l’équipe se rend compte des relations de cause à effet qui existent entre les divers domaines d’expertise. Par exemple, un besoin de production impacte en amont, l’achat de matières premières, mais oblige aussi à plus de main d’œuvre (en augmentant la masse salariale ou les heures supplémentaires), ce qui implique les ressources humaines. Pour matérialiser ces relations complexes, l’équipe utilise donc les connecteurs pour relier les idées entre elles.

En seulement 1 h, ces échanges permettent au groupe de produire un document Excel comportant 9 onglets enrichis des tableaux de bord et formules de calcul, indispensable durant les 3 jours de compétition.

Une troisième réunion pour se rôder en équipe, avant le début de la compétition

En visioconférence Live, le groupe profite de ce dernier moment préparatoire avant le jour J, pour vérifier la cohérence et l’exhaustivité des informations du Board et celles des tableaux Excel.

En quoi l’utilisation de Klaxoon a-t-elle facilité la gestion de projet à distance ?

Un support de synthèse très visuel

La difficulté première de ce Business Game est de prendre connaissance d’un dossier de 200 pages riches de données diverses et variées, qu’il faut analyser et synthétiser. Une mission complexe que le Board aide à structurer, grâce à la mise en place d’un code couleur, de catégories et des champs de personnalisation aussi appelés dimensions. La vue d’ensemble offre une vision globale avec un premier niveau de lecture qu’il est possible d’affiner. Tout ceci contribue à clarifier une masse d’informations dense, si bien que l’équipe de Maëlys parvient à préparer un pitch de 10 minutes destiné à de potentiels investisseurs, en seulement 45 minutes.

Fiabilité et transparence

Le Board crée un climat de confiance au sein du groupe, car le fruit du travail de chaque membre est accessible à tous. De plus, la dimension « Page » donne précisément la source de l’information : chacune peut, si nécessaire, se reporter facilement au bon endroit dans le manuel. C’est un filet de sécurité !

La capacité de travailler à la carte

Dans l’équipe de Maëlys, 3 étudiantes sont en alternance et 2 étudiantes sont en période d’examens. L’optimisation du temps est donc primordiale. L’avantage du Board de Klaxoon est qu’il permet de travailler aussi bien de manière synchrone qu’asynchrone. Dans le premier cas, les membres de l’équipe conviennent d’un créneau horaire pour se retrouver simultanément sur le Board, se voir et se parler, grâce à la visioconférence intégrée, Live. Dans le second, chacune peut travailler indépendamment de ses coéquipières, selon son propre agenda, son propre rythme de travail et avancer sur les tâches qui la concernent. En combinant ces deux façons de travailler, le projet avance de manière fluide, sans entrave. Toutes les informations sont instantanément enregistrées et disponibles en temps réel pour l’ensemble de l’équipe.  

Une information centralisée qui simplifie le travail en équipe

Grâce à Klaxoon, le nombre d’outils utilisés habituellement par Maëlys et ses camarades passe de 5 à 3 : la plateforme de décision du Business Game, un fichier Excel pour faire les nombreux calculs que demande le sujet et, bien entendu, Klaxoon ! En effet, Klaxoon remplace avantageusement les traditionnels Google Doc partagé et outil de visioconférence Teams, ainsi que le manuel de 200 pages. Colonne vertébrale du travail en équipe, c’est en son sein que sont synthétisées toutes les données et qu’il est même possible d’accéder au manuel et au document Excel. De plus, c’est le lieu d’échange entre les membres de l’équipe.

Finalement, malgré la distance et la grande quantité d’informations à traiter, qui étaient perçues à l'origine comme des obstacles, Maëlys et son équipe ont réussi à tirer parti du Board, en organisant leur travail à la manière d’un workshop. Résultat : une belle 29e place sur 145 lors de ce Business Game de l’EDHEC !