Cas d'usage

Le management visuel pour réussir ses projets en équipe sans être dans le même bureau

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
5
min.
Partagé par: 
Aurore Berteleau
 - 
FASTT, Responsable action territoriale

Aurore Berteleau est responsable des actions territoriales dans la direction de l’innovation, du développement et de la communication au sein du Fastt,  le Fonds d’Action Sociale du Travail Temporaire.

Le Fastt met en place des solutions et services pour faciliter les conditions de travail des salariés intérimaires. Cette association anime pas moins de 8000 agences d’emploi en France et compte plus de deux millions d’intérimaires. Aurore et son équipe sont chargées d’animer le réseau et de transmettre toutes les informations utiles à l’ensemble des personnes concernées par le réseau Fastt : intérimaires, personnels permanents, bénévoles et clients.

Comme le Fastt est une association nationale, les 6 membres de l’équipe d’Aurore sont répartis sur l’ensemble du territoire. Charge à chacun et chacune d’animer un réseau local dans deux ou trois régions. Pour simplifier et faciliter la collaboration au sein de son équipe et pour tout le réseau, l'instauration d’un programme d’animation et surtout d’un outil de management de projet capable de gérer le travail à distance est une nécessité.

Klaxoon me permet d'avoir un outil d'anticipation dans une organisation où il est nécessaire de se projeter, cadrer et attribuer des fonctions et des rôles. Ça me permet d'avoir un suivi sur ce qui est lancé et engagé et tout le monde s'y retrouve.
Aurore Berteleau

Réussir des projets en équipe sans être dans le même bureau

Pour Aurore, il est important pour elle de les faire travailler ensemble, d’organiser l’équipe et de dynamiser les animations proposées dans leurs programmes. Travailler en équipe de façon collaborative est plus qu’une volonté pour Aurore, c’est un besoin !

Une seule réponse à cette problématique : Klaxoon ! Réel support commun pour l’équipe, la plate-forme les aide à collaborer efficacement, surtout que les membres de l’équipe sont partout en France en télétravail.

Parmi les moyens utilisés pour transmettre les informations à leurs différentes cibles, Aurore organise un webinar par semaine avec Klaxoon ! Un webinar est une réunion organisée en ligne, sur le Web. Ceux de Fastt peuvent rassembler plus de 300 personnes.

Aurore imagine son Board grâce à un Template

Création du Board

Pour mettre en place et gérer l’organisation de ses webinars, Aurore Berteleau crée un Board en utilisant et détournant le template Weekly. Klaxoon dispose d’une bibliothèque de templates pour trouver des modèles de Board prêts à l’emploi qui vous aide à lancer votre workshop en équipe, et découvrir ou revisiter des méthodes prouvées pour décupler votre efficacité.

Pour la manager, Board lui permet d’attribuer des rôles, des tâches et missions à chacun à travers un tableau. Chaque membre de l'équipe possède sa photo avec son rôle attribué. Il y a autant de tableaux que de semaines. Chaque semaine, le Board est mis-à-jour et le Webinar à venir est ajouté.

Chaque semaine, la responsable retrouve les informations importantes sur le Webinar telles que la date, le thème, la cible et les pictos de service qu’elle inscrit en haut à gauche du Board.

Elle se sert donc du Board comme un tableau de bord de gestion de projet qui lui permet aussi d’être plus réactive en cas de besoin de résoudre un problème.

Un template de Board Weekly rempli par l'équipe d'Aurore.
Sur le Board, l'information est conservée sur plusieurs semaines, et peut être facilement retrouvée par l'équipe si besoin.

Mais surtout, Aurore utilise des couleurs pour les rôles. Par exemple, en rouge l’animateur du Webinar, en jaune les modérateurs du chat, en bleu les individus du back office et de la technique. Une façon pour comprendre rapidement et visuellement les rôles de chacun. Cela leur permet également d'envoyer des idées sur les tâches à réaliser et les missions de chacun. Puis, elle utilise les connecteurs pour relier les idées et voir qui travaille avec qui. 

Pour rendre son board encore plus visuel, l'équipe utilise aussi des pictogrammes qui représentent les fonctions de certains membres de l’équipe. Par exemple, maintenant que les webinars sont systématiquement co-animés pour plus de fluidité, la personne en charge de cette co-animation, désignée sous le terme de chroniqueur, voit un petit symbole “micro” à côté de son nom.

Après chaque Webinar, l’équipe réalise un feedback immédiat afin de connaître les impressions de chacun, mais aussi pour identifier les pistes d’amélioration pour les prochains : ainsi, Aurore mise sur l’amélioration continue. 

Et dans un deuxième temps, une fois le webinar passé et la reflexion plus poussée, les membres de l’équipe peuvent partager leurs nouvelles idées en asynchrone avec une boîte à idées.

L’élaboration de ce Board permet aux collaborateurs de travailler en équipe pour décider ensemble de la programmation et des différentes thématiques des Webinar. Mais c’est aussi autour de ce Board qu’ils se retrouvent pour se synchroniser, débriefer et définir des pistes d'amélioration, au moins une fois par mois.

L’importance du management visuel

Le management visuel part du principe que la manière de présenter l’information impacte sa compréhension. La forme joue un rôle dans la transmission de l’information, mais surtout dans sa perception. Le management visuel n’est pas à négliger : c’est un point essentiel pour aider la compréhension de toute l’équipe !

Pour réussir ses projets en équipe avec Klaxoon, la manager privilégie l'aspect visuel. C’est une manière de faire passer l’information rapidement.

 C’est pour cela que sur le Board d’Aurore, il est possible de retrouver des couleurs, des pictos visuels, ou encore des contenus imagés. C’est un réel gain de temps ! En un clin d'œil, les collaborateurs connaissent leur rôle et leurs missions. C’est une sorte de charte graphique établie : tout le monde connaît la signification des couleurs et des pictos facilitant la prise d’informations !

Quels sont les avantages pour Aurore d’utiliser Klaxoon au quotidien ?

Pour Aurore Berteleau, utiliser Klaxoon est vraiment bénéfique ! Klaxoon est l'outil qui permet d'éviter la confusion en se repérant visuellement. La plate-forme permet l’échange, l’interaction et l’instantané.

Elle identifie trois grands avantages :

  • C’est un gain de temps ! Plus besoin de réaliser des compte-rendus puisque tout est disponible directement sur le Board.
  • Klaxoon fédère ! Tout le monde partage et collabore sur une même plate-forme. Les membres de l'équipe se rendent compte qu'ils ont les mêmes missions et rencontrent les mêmes problématiques bien qu'ils soient sur des territoires différents. Ils se sentent moins seuls et peuvent enfin collaborer, il n'y a plus de distance qui compte !
À mon niveau, Klaxoon me permet d'avoir un outil d'anticipation dans une organisation où il est nécessaire de se projeter, cadrer et attribuer des fonctions et des rôles. Ça me permet aussi d'avoir un suivi sur ce qui est lancé et engagé et tout le monde s'y retrouve.

Si comme Aurore, vous cherchez un outil de travail collaboratif pour organiser des workshop, des réunions ou même des formations, ou pour vous en servir comme outil de gestion de projet connecté, aussi bien à distance qu’en présentiel, Klaxoon est fait pour vous ! Pour en savoir plus et découvrir des centaines de méthodes clés en main, découvrez la bibliothèque de templates pour vous aider à lancer votre workshop simplement !

publié par
Marie
Barbesol
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évangéliste Klaxoon
Spécialiste Learning & Development, elle a rejoint l'aventure Klaxoon dès sa genèse. Elle y transmet sa passion pour la formation et la communication. Débordante d'énergie et télétravailleuse depuis 2010, elle vit au bord de la mer ou dans le train selon les jours !

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