Comment Schneider Electric améliore l'expérience et l'impact de ses formations grâce à Teams et Klaxoon

Schneider Electric est un groupe multinational qui propose des solutions digitales pour améliorer l'efficacité et la durabilité dans la gestion et l'automatisation de l'énergie. Entreprise de très haute technologie présente dans plus d’une centaine de pays et employant plus de 135 000 personnes, Schneider Electric a démarré l’année 2020 en essayant d’accélérer considérablement l’apprentissage numérique dans toute l’entreprise. Un mouvement qui s’est déployé dans tous les sites en incluant les employés, la chaîne d’approvisionnement et la stratégie de commercialisation avec les clients.

En à peine 5 ans, l’apprentissage digital chez Schneider Electric est passé de 16 % à près de 45 % de l'ensemble des expériences d’apprentissage. Pour stimuler encore davantage l’adoption du numérique, l'objectif était de se concentrer sur l’apprentissage à l’aide du numérique plutôt que dans des salles de cours. En effet, il était compliqué de faire déplacer les apprenants et apprenantes et une grande partie du budget était dépensée dans les coûts de transports. Mais d'un autre côté, l'équipe n'arrivait pas à avoir des formations suffisamment impactantes à distance.

De gros efforts ont alors été déployés pour renforcer les compétences des formateurs dans le monde entier qui assuraient jusqu'ici des séances en face à face et qui ont été obligés de passer au tout virtuel. Ce passage au numérique a été facilité en s’assurant que les apprenants avaient accès aux bons contenus, générés par les utilisateurs et faciles à utiliser, lorsqu’ils étaient disponibles et disposés à apprendre.

Par ailleurs, la facilité d’utilisation et la flexibilité des activités de Klaxoon ont aidé Schneider Electric à dépasser ses attentes à la fin de l’année avec plus de 80 % des formations dispensées en numérique. Pour maximiser les avantages obtenus grâce au tout digital, un effort a également été fait pour rendre l’apprentissage plus pertinent et plus efficace. Klaxoon est devenu la plateforme officielle pour les workshops d'apprentissage permettant un engagement maximal des apprenants, qu'on soit tous ensemble dans une même salle, à distance ou en asynchrone. Workshops, formations hybrides, rythmés et participatifs ; modules gamifiés et intuitifs; Quiz, Sondage, Mission, Aventure... En 1 an, plus de 10.000 activités de formation ont été réalisées. Ce qui représente deux fois plus de sessions organisées en classe virtuelle. Et même une augmentation de 250% pour les seules sessions concernant les équipes commerciales.

Comment favoriser la mémorisation de l’information ?

Nous avons discuté avec Alban Jacquin, responsable mondial Learning Experience chez Schneider Electric, afin de mieux comprendre comment ils ont réussi à réaliser cette transition au tout numérique si rapidement et en douceur tout en continuant à proposer des formations efficaces. Les expériences d’apprentissage classiques permettaient aux apprenants d'aller jusqu'au bout des modules mais échouaient à assurer que les connaissances à long-terme étaient entretenues.

Alban et son équipe ont fondé leurs formations sur les neurosciences et le modèle AGES (Attention, Generation, Emotion, Spacing). Ils ont mené des changements, comme par exemple commencer par demander « pourquoi » dans une approche de design thinking, suivis par l’application du modèle AGES pour rendre les expériences faciles à retenir et pour en mesurer l’impact plus facilement. La capacité à responsabiliser le métier tout en utilisant toujours un cadre interne qui reste dans le sujet, permet une meilleure mémorisation de l’information, et aux apprenants de le faire en autonomie a réduit le temps nécessaire pour développer une formation. Par le passé, il aurait probablement fallu entre 3 et 6 mois pour créer une formation à distance.

Comme le rythme du changement s’est accéléré, il était devenu indispensable de produire les contenus les plus urgents rapidement pour éviter qu’ils ne deviennent obsolètes avant d’être déployés. La nécessité d’aller vite dans la nouvelle normalité les a naturellement incités à accroître le nombre d’activités Klaxoon créées, avec plus de 10 000 activités conçues et déployées d’ici la fin de l’année tant par les utilisateurs que par les formateurs. Alban Jacquin précise l'impact de ces transformations : « En 5 semaines, nous avons pu former 200 personnes à distance et en 7 langues, là où avant nous formions 30 personnes par an. » Une portée qui favorise l'alignement des équipes où qu'elles soient.

Comme elles ont été élaborées pour avoir un impact sur l’entreprise, leur ROI (retour sur investissement) est significatif. Alban estime que l’utilisation de Klaxoon a permis de générer un ROI de plus de 1,5 millions de dollars pour l’année.

Le ROI dû à l’utilisation de Klaxoon est évident ! Il permet aux équipes de travailler plus efficacement pendant les réunions, de prendre de meilleures décisions mais aussi de créer des expériences d’apprentissage souples, intuitives, ludiques et optimisées pour les mobiles et qui permettent une meilleure mémorisation de l’information. Alban Jacquin, Learning Experience Global leader, Schneider Electric

Comment lutter contre la courbe de l’oubli ?

Dans nos vies professionnelles hyper connectées, un employé est interrompu entre 20 et 30 fois par heure en moyenne. Non seulement cela gêne sa productivité, mais ce flux constant d’interruptions peut également être un obstacle énorme à la mémorisation de l’information dans l’expérience d’apprentissage. Comment garder l’attention de tout le monde ? Apprendre et retenir facilement ce que l’on apprend est le contraire de naviguer simplement dans un contenu sans rien cibler de particulier ou de parcourir un module à toute allure en cliquant rapidement sur les cases dans le seul but d’arriver à la fin aussi vite que possible.

Ces mauvaises habitudes montrent que ce type d'apprentissage est inefficace et ne résout pas la courbe de l’oubli. Lutter contre la courbe de l’oubli peut être difficile à réaliser notamment parce que les expériences d’apprentissage ne sont pas conçues pour en combattre les effets. Étant donné que nous oublions 60 % de ce que nous apprenons dans les 9 premières heures et 80 % après 5 jours, il devient essentiel d'influer sur les effets de l’oubli en élaborant un apprentissage qui permet de bien retenir l’information et avec des intervalles de temps pour faciliter l'apprentissage. Alban et son équipe optimisent l'apprentissage de la part des apprenants en concevant des expériences qui font partie du flux naturel du travail et de la vie.

Utiliser Klaxoon et MS Teams ensemble leur permet de simplifier l’expérience tout en construisant des programmes qui sont hyper personnalisés ; une plus grande personnalisation pour s’assurer qu’ils ont ce dont ils ont besoin lorsqu’ils sont tout à fait disposés à apprendre. En se concentrant sur le parcours individuel, ils se sont éloignés des personnalisations descendantes pour mettre plutôt en avant ce qui ajoute de la valeur réelle à chaque individu en les aidant à appliquer ce qu’ils ont appris.

  Pour lutter contre la courbe de l’oubli :

• Utilisez les rappels (nudges) dans le chat de MS Teams ou les Questions de Klaxoon.
• Testez les connaissances des apprenants avec des Aventures ou Missions Klaxoon pendant ou après l’atelier.
• Utilisez MS Teams et Board pour créer une interaction synchrone et dynamiser l’apprentissage collaboratif.
• Réservez du temps dans les agendas bien remplis de chacun en bloquant du temps dans leurs calendriers.

Utiliser MS Teams et Klaxoon pour dynamiser l’agilité et l’impact de l’apprentissage

Pour faciliter la manière d’assurer l’apprentissage en interne, l’équipe d’Alban a combiné l’utilisation de MS Teams et de Klaxoon pour opérer des changements et produire un impact. Au cours de la transition vers le tout virtuel, les formateurs ont créé des canaux dans MS Teams en vue de centraliser la communication et les documents. Ils ont ensuite incorporé des activités Klaxoon hautement interactives (Board, Quiz, Capsule, Mission, Aventure) dans ces canaux de communication. Le fait de les relier de cette manière a renforcé la collaboration ce qui a permis à l’interactivité de se développer de façon synchrone et asynchrone.

Klaxoon nous permet de réaliser à la fois des workshops de formations en salle ou à distance qui ont le même impact en terme d'apprentissage, mais aussi des formats asynchrones pour ancrer les messages. Alban Jacquin, Learning Experience Global leader, Schneider Electric

La formation se déroulant sur le lieu de travail habituel, le temps passé à chercher ce dont les apprenants avaient besoin a diminué, augmentant ainsi la fréquence des occasions d’apprentissage. Klaxoon et MS Teams sont également désormais au cœur de leur gestion de projet. Cela a permis d’intégrer facilement des méthodes de travail agiles dans la vie des projets. Durant une réunion ou un atelier, les activités Klaxoon sont réalisées directement dans MS Teams.

De l'Icebreaker Klaxoon pour démarrer une session, aux conclusions des sprints en passant par le passage en revue des tâches accomplies à l’aide d’une Retrospective utilisant un Template Klaxoon, les méthodes agiles ont imprégné les rituels quotidiens. Ainsi, toute l'équipe participe fortement dans la réflexion de ce qu’elle souhaite faire en plus ou en moins et ce qu’il convient d’améliorer ou d’arrêter. Cela s’est traduit par une amélioration continue au sein de l’équipe mais a également donné au chef de projet, à l’animateur de l’atelier ou de la réunion la possibilité de décider si certains moments devaient être faits de façon synchrone ou asynchrone en l’absence de certaines parties prenantes.

MS Teams et Klaxoon sont les outils incontournables qui me facilitent la vie et qui la rendent également plus ludique. Alban Jacquin, Learning Experience Global leader, Schneider Electric

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Apprenez-en davantage sur Alban et sur son utilisation de Klaxoon en regardant son Live Klaxoon dédié. Pour utiliser les templates Icebreaker et Retrospective, découvrez la Bibliothèque de templates. Améliorez l'efficacité de vos formations, essayez Klaxoon gratuitement dès aujourd’hui !

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Les données communiquées dans ce témoignage ont été collectées fin 2020.