Comment restructurer l’organisation d’un service avec des ateliers collaboratifs efficaces

Le challenge : transformer rapidement une organisation avec l’approbation de l’ensemble des équipes

Chargé du service numérique sur la Métropole de Rennes, Norbert Friant évolue au sein d’une équipe de 9 personnes. À ce titre, il est en charge de l’aménagement numérique du territoire, et notamment l’entretien des réseaux et implantation de la fibre optique. Plus globalement, son service s’occupe de comprendre les usages et non-usages du numérique sur le secteur.

Pour accomplir leur mission, Norbert et son équipe font des expérimentations en situation réelle, notamment à l’aide de fablabs. Il s’agit de véritables laboratoires pour stimuler et développer l’innovation dans différents domaines dont le numérique. Avec des associations, des entreprises ou encore des écoles impliquées, ces fablabs sont très utiles à Norbert et son équipe : «Ils nourrissent l'innovation et nous permettent de tester de nouveaux usages, d’obtenir des avis.» souligne Norbert. Cela permet finalement à l’équipe numérique de s’adapter aux besoins, et de proposer des solutions pertinentes pour ses publics cibles.

Après une évolution de l’organisation en interne, l’équipe se muscle avec de nouvelles recrues. Pour se préparer à une inévitable transformation des process et accueillir au mieux ses nouveaux collègues, l’équipe de Norbert a souhaité se tourner vers Klaxoon, une plateforme déjà connue au sein de Rennes Métropole.

Il nous a paru évident de redéfinir notre équipe, nos projets, notre mission et nos compétences, alors nous avons mis en place un atelier de réflexion sur le long terme, que nous avons découpé en plusieurs sous-ateliers.

La solution : une série d’ateliers participatifs pour cartographier les missions et des besoins

Lorsqu’on souhaite se transformer, il peut parfois être difficile de savoir par où commencer et comment s’y prendre. Pour éviter cet écueil, Norbert et son équipe ont décidé d’utiliser le Board de Klaxoon, et ainsi avoir un espace de travail collaboratif où toutes les informations restent disponibles, et permettent de voir l’avancée des projets.

Un premier temps de préparation collective en présentiel

La transformation se fait sur deux temps. La première phase a pour objectif de construire le Board de travail. Norbert pose ainsi le contexte : « Au sein des locaux de 301 {une école spécialisée dans les métiers du numérique à Rennes}, nous nous réunissons pendant 3 heures pour réfléchir collectivement à la manière dont on veut s’organiser et avancer sur le projet. Toute l’équipe chargée du numérique à Rennes Métropole est présente lors de ce premier atelier. » 

Ensemble, ils déterminent les sujets à aborder, les formats et les durées pour construire leur nouvelle organisation.

Nous nous mettons d’accord pour rendre le format ludique. Chaque zone du Board correspond à un atelier d’équipe de 30 à 45 minutes. Nous déterminons 10 ateliers avec à chaque fois des sujets différents à aborder.

Chaque étape est ainsi représentée visuellement par le dessin d’une petite île, sur laquelle se tient l’atelier. La progression se matérialise avec chaque île, qui doit se remplir d’idées au fur et à mesure. Une manière ludique d’appréhender le changement à l’aide du management visuel.

En 3 heures, à l’aide de Board, le plan est établi. L’ensemble des sujets est circonscrit, et l’équipe est prête à se pencher sur chacun d’entre eux pour trouver des solutions et avancer ensemble.

Résoudre les problèmes en équipe, même à distance

Dans un deuxième temps, l’équipe de Norbert se retrouve pour aborder chaque atelier et répondre à la problématique associée. Ce workshop se fait à distance, à l’aide de l’outil de visioconférence directement intégré dans Board. Tout le monde peut ainsi se retrouver dans le même espace, dans la zone dédiée à chaque sujet.

Les premiers ateliers permettent d’établir le champ d’action de l’équipe avant la transformation. Norbert explique en quoi consiste chacun d’eux :

Le premier concerne les projets en cours au sein de l’équipe. Chaque participant et participante est associé à une couleur. Ce qui permet de savoir qui est chargé de quoi. On en profite pour partager nos usages, notre vision.

Identifier efficacement les compétences du collectif

Toujours dans cette optique d’avoir une vision d’ensemble de l’équipe, le deuxième workshop se concentre sur les compétences de ses membres. Norbert précise : «C’est un atelier d’idéation qui permet de partager ses compétences de manière individuelle. Puis, collectivement, de déterminer les points communs et les compétences de l’équipe. Le Board permet d’organiser les idées en cartographie. Et l’usage de l’écrit permet de libérer la parole.» 

Cette étape permet de repérer les compétences transversales de l’équipe : 

• Agilité
• Culture numérique
• Pédagogie

Analyser les points forts et points faibles de l’existant

Pour aller plus loin, une évaluation de l’organisation actuelle est réalisée : « D’abord, on établit collectivement et de manière très visuelle les points forts et les points faibles dans notre système. Et sur cette base, on réalise un exercice CAE : on continue, on arrête, on essaye. »

Grâce à Board, les points forts et faibles sont immédiatement identifiables grâce à un code couleur clair. Les premiers sont en vert et les seconds en rouge, ce qui facilite la prise d’information. Et ces éléments restent accessibles d’un atelier à l’autre. Les points forts et faibles déterminés précédemment sont directement intégrés dans la matrice CAE.

Définir et appliquer un plan d’action clair en équipe

À partir du cinquième atelier, Norbert et son équipe basculent sur les sujets du changement et des transformations à proprement parler. « On fait l’exercice de décrire en quelques lignes le service dans lequel nous travaillons, afin d’avoir la même vision et les mêmes objectifs. Et pour aller plus loin, dans un deuxième temps, on développe une définition du service à partager à l’ensemble des effectifs de Rennes Métropole. »

Les étapes 7 et 8 viennent conclure ce processus de transformation. D’abord, avec un exercice de marketing, Norbert et son service développent sur la manière dont Rennes Métropole souhaite communiquer, et les messages qu’ils voudraient faire passer sur leur rôle au sein de la Métropole, ainsi que les actions qu’ils mettent en place.

L’étape 8 vient ensuite enclencher le plan d’action. Comme le souligne Norbert, « La vision commune est définie, nous pouvons alors réfléchir aux prochaines étapes. Quels sont les sujets sur lesquels nous allons nous concentrer en priorité ? Comment mettre en application nos réflexions, et comment les traduire en projets concrets ? Cela nous permet d’avoir une vision à plus long terme. »

Enfin un atelier de projection est lancé pour imaginer et prévoir le futur à partir de la question : « Dans un an, nous serons satisfaits si… » Cela permet à l’équipe de se fixer des objectifs chiffrés et une recherche de ROI.

Pour terminer la série d’ateliers, la dernière étape permet au service de faire le bilan de l’année écoulée via une rétrospective efficace.

Enfin, Norbert précise que le Board a vocation à continuer à vivre tout en permettant de garder un accès aux réflexions et projets à mener :

En parallèle de l’ensemble de ces ateliers, nous avons une feuille de route que nous utilisons au quotidien. Celle-ci a pour objectif de suivre les projets en cours et leur stade d’avancement. Cet espace est vivant et utilisé de manière quotidienne par l'équipe.

Le résultat : une co-construction de la transformation et une validation facilitée

Norbert voit de nombreux avantages à l’utilisation de Board et des outils Klaxoon pour transformer les pratiques au sein de de son équipe. Finis les moments d’incertitude lorsqu’on se retrouve en équipe : qui prend les notes, qui doit faire le compte-rendu, où le mettre à disposition ? C’est une sécurité pour tout le monde.

Il voit également une grosse progression dans la participation de toute son équipe : «Écrire une idée, c’est simple, il n’y a pas de barrières à l’entrée et en l’occurrence pour nos ateliers, c’était important car nous avions besoin de nous dire les choses. Comme tout le monde peut s’exprimer, Klaxoon permet de générer de l’empathie.»

En matière de résultats, Norbert souligne que le management visuel facilite l’assemblage de toutes les idées pour construire un plan d’ensemble cohérent, efficace et partagé. 

Enfin, il y voit un intérêt certain dans la collaboration transversale entre les différents services de la Métropole. Le Board facilite les échanges : « Tout le monde y a accès, le gain de temps qu’on génère bénéficie directement aux projets engagés. En plus, quand nous sommes en contact direct avec d’autres services de Rennes Metropole, j’ai simplement besoin de partager notre Board de travail et ils ont accès à tout. »