Comment remplacer une formation en présentiel par une activité participative en mode hybride ?

Le challenge : maintenir un atelier en présentiel malgré l’impossibilité de se réunir

En tant que responsable d’une mission Pôle emploi autour des métiers du numérique dans la Région Rhône-Alpes, Philippe Zymek contribue à informer et développer la culture d’éventuels candidats sur un secteur d’activité en croissance. Dès 2018, il organise des ateliers de découverte autour de ces métiers. Un atelier en présentiel, réservé à 8 personnes, long d’une demi-journée, pendant lequel les participants et participantes peuvent découvrir l’exhaustivité des emplois du secteur, les compétences requises, les formations éventuelles. Bref, un tour d’horizon complet pour mieux appréhender la réalité du marché du travail dans le numérique.

Déjà féru de méthodes collaboratives et utilisateur des outils Klaxoon, pour leur dimension participative et la facilité de prise de main, Philippe est contraint de repenser son atelier face à la crise sanitaire et l’impossibilité de se retrouver en présentiel en un même lieu.

Comment maintenir cet atelier, nécessaire à la bonne information des personnes en recherche d’emploi ? Philippe décide alors de le transformer en un module de formation 100% en ligne, à l’aide de l’outil Mission de Klaxoon,et par la suite de créer un Board pour générer encore plus d’interactivité auprès de son public.

La solution : digitaliser l’atelier et le rendre encore plus participatif grâce à Mission et Board

Pour transformer et digitaliser cet atelier habituellement mené en présentiel, Philippe évolue en deux temps:

• D’abord, un module 100% à distance
• Puis une formation plus hybride

Un module de 3h en autonomie à l’aide de l’outil Mission

Dans un premier temps, alors qu’il était très difficile de se réunir tous ensemble dans un contexte de crise sanitaire, Philippe choisit de tester l’outil Mission de Klaxoon. Une solution idéale, compte tenu des conditions.

Avec Mission, il crée un parcours d’information complet et rendu ludique par l’outil, dans lequel il remet l’intégralité des documents et éléments contenus dans la formation en présentiel. Vidéos, quiz, sondages, c’est un parcours complet de 3h que les personnes peuvent faire en toute autonomie. Comme l’indique Philippe « cela permettait surtout de profiter de tous les atouts qu’offre le numérique ! ». En effet, grâce à Mission, l’atelier devient disponible pour tous et toutes, à tout moment. Les personnes participantes peuvent démarrer une activité, et la reprendre plus tard sans perdre leur progression, et l’ensemble des contenus reste en libre-accès, pendant comme après la réalisation du parcours.

Mais Philippe est conscient que tout le monde n’est pas forcément à l’aise avec l’usage du numérique, même quand on veut découvrir les emplois que le secteur recouvre. Comme il l’explique lui-même : « Rien ne remplace l’animation par des conseillers pour les personnes peu autonomes. J’ai donc repensé le format afin qu’il soit animé par des conseillers sur un Board Klaxoon. »

En intégrant Board et des animateurs, Philippe transforme alors son module en autonomie en une activité hybride, disponible sur site comme à distance et très engageante, grâce à l’animation des conseillers Pôle emploi de la Région.

Un Board pour démocratiser encore davantage l’accès à l’information

En basculant sur Board, le format de cette présentation des métiers du numérique évolue et, avec elle, l’ensemble des interactions qu’elle génère. Voici comment se présente ce nouvel atelier : « Le Board est constitué de 10 cartes de couleurs différentes qui servent de fil rouge, et représentent chacune des étapes de l’atelier. Animé pour 8 à 10 personnes par un conseiller Pôle emploi (à distance ou en présentiel), l’atelier de 3 heures est en totalité sur Klaxoon. »

Chaque étape permet d’avancer progressivement dans la découverte des métiers, et surtout de s’approprier des connaissances utiles pour une éventuelle recherche d’emploi.

D’abord, le groupe démarre par un icebreaker qui remplit deux fonctions :

• Créer la dynamique de groupe à travers une activité ludique : en l’occurrence, déplacer des éléments pour trouver des personnes cachées.
• Initier le groupe rapidement à l’utilisation du Board.

Il est ensuite temps de passer à l’atelier proprement dit.

Les deux premières étapes permettent de fixer le cadre de l’atelier et de rentrer vraiment dans les usages du Board. L’ensemble des informations autour de l’atelier, ses objectifs et sa durée sont indiquées. Ensuite, pendant 10 à 15 minutes, une mise en situation est proposée pour que les personnes présentes apprennent à déposer une idée, la déplacer, regarder une vidéo, télécharger un document, à utiliser les outils de questions. Pour Philippe, cette première activité est « juste indispensable pour pouvoir profiter pleinement de l’atelier ».

À partir de la troisième carte, les personnes participantes commencent à découvrir l’univers de métiers du numérique, à travers deux activités très participatives. Une première question ouverte qui les interroge sur « Qu’est ce que le numérique représente pour vous ? », suivie d’un test de connaissances sous forme de quiz. « Ces activités permettent de partager des idées et de générer de l’échange. Elle permet également de se projeter dans le numérique et de comprendre que derrière les utilisateurs que nous sommes, il y a toute une économie, des professionnels et de nombreux métiers. »

Avec la quatrième carte démarre la découverte des différents métiers du numérique. Avec l’aide des conseillers, qui leur présentent l’ensemble de la typologie des fonctions possibles, chaque personne choisit 2 ou 3 vidéos par métier à explorer en autonomie. Ce sont des vidéos didactiques qui présentent les compétences et qualités requises pour chaque emploi. Les participants sont alors guidés pour prendre des notes sur une fiche métier qui leur est fournie pour noter les informations essentielles. Et dans le cas où aucun métier ne les intéresse vraiment, ou s’ils ne savent tout simplement pas vers lequel se tourner, un lien vers un site externe est proposé pour explorer d’autres pistes sur la base de leurs qualités et aspirations. Pour Philippe, il s’agit là du « cœur de l’atelier. »

Pour aller plus loin, la cinquième carte permet de découvrir la réalité du marché du travail, à l’aide de chiffres pertinents, d’infographies sur le marché en général, ou spécifiquement sur le métier ciblé. Cela permet aux participants de compléter la fiche métier.

À partir de la sixième carte et jusqu’à la neuvième, le groupe va progressivement entrer dans l’élaboration et la réalisation d’un plan d’action pour mener leurs projets à terme.

D’abord, à travers une phase d’autoévaluation pour vérifier que les métiers visés soient en correspondance avec leurs attentes, envies, conditions de travail. « Une étape à enjeu pour commencer à se projeter sur les métiers et identifier d’éventuels écarts à la cible », d’après Philippe.

Vient ensuite le tour des besoins éventuels de formation. « On explique les différents parcours de formation et les financements possibles. Il s’agit de les rassurer sur les possibilités de mener à bien leur projet. »

Dans la huitième étape, les personnes vont devoir identifier et mobiliser les bonnes ressources pour construire un projet professionnel valide : quels professionnels aller rencontrer, où s’immerger en entreprise, quels outils en ligne utiliser, quelles compétences mobiliser et acquérir, quel accompagnement dans la suite du projet ? 

Enfin, elles notent l’ensemble des actions à conduire après l’atelier pour inscrire le plan d’action dans quelque chose de plus concret.

Les conseillers concluent cet atelier hybride par un nouveau quiz, plus difficile, pour vérifier que les connaissances ont été acquises, et que tout le monde peut désormais se projeter dans ces métiers.

Le résultat : des ateliers plus vivants et un feedback immédiat

Le premier résultat concret constaté par Philippe concerne la satisfaction des publics visés par cette formation. Grâce aux notes et commentaires laissés par les personnes participantes, Philippe peut réajuster facilement son contenu tout en répondant aux demandes. 

Un succès obtenu dès le passage au distanciel à l’aide de Mission. Philippe se réjouit : « Ce format a beaucoup plu : plus de 1000 participants avec un score de 4,5/5 étoiles en quelques mois. » Grâce à cette digitalisation, Philippe a pu toucher davantage de personnes : 1000 participants en quelques mois en autonomie, contre 8 par session auparavant. 

À raison de 3 sessions par semaine, il aurait fallu 8 mois à Philippe pour atteindre les 1000 participants.

D’autre part, grâce aux différents outils Klaxoon qu’il utilise au quotidien, Philippe a vu une forte amélioration de la participation et de l’engagement des personnes. Comme il l’indique lui-même : « Quand on travaille autour d’une table sans ce type d’outil, il y a toujours une ou deux personnes qui prennent le “lead”. Les plus réservés ne s’expriment pas ou peu, alors que, parfois, ce sont eux qui ont les meilleures idées. »

Dans ce nouveau format hybride, il est également convaincu de l’importance du feedback immédiat apporté par les personnes participantes.

Les fonctionnalités et la dimension complète du Board sont également saluées par le directeur d’agence. « Le Board permet d’avoir une vision globale de ce que l’on produit. Les gens sont fiers de ce qu’ils ont fait lorsqu’on zoome vers l’arrière et que l’on constate tout le chemin accompli. C’est très valorisant. »

Enfin, Philippe profite de l’outil Board pour simplifier ses comptes-rendus : toutes les informations restant sur le Board, celui-ci devient « un fil rouge qui centralise toutes les ressources. Cela garantit la mémoire du jour et des travaux. »

Et Philippe de conclure : « Pour moi, Klaxoon c’est un peu comme un tableau blanc qui me permet de tout faire et d’impulser de la créativité, construire des projets ou suivre des actions, que ce soit en physique ou à distance. Je l’utilise comme support du quotidien, en gestion de projet, sur des réflexions avec mes équipes, en formation ou même avec des partenaires. »