Comment utiliser la collaboration visuelle pour assurer le suivi des activités d’une équipe

Le challenge : trouver un moyen de suivre les activités de la mission ingénierie de territoire du SDIS 35

Le SDIS est une instance chargée de l’analyse des risques et de la mise en place des moyens de secours. Il coordonne l’activité des centres d’incendie et de secours du département. Au sein du SDIS, la mission ingénierie de territoire est chargée de la conception des démarches de sécurité civile en soutien aux acteurs du territoire (maires, présidents d'EPCI, associations, employeurs), elle appuie également les chefs de groupement territorial dans le soutien au management des centres d'incendie et de secours.

Dans le cadre du pilotage des activités, le directeur du territoire et la logistique du SDIS 35 souhaite pouvoir disposer d'un suivi mensuel des activités de ses proches collaborateurs : les 4 chefs de groupement territoriaux et de la mission ingénierie des territoires.

À ce stade, aucune solution n’existe pour mener à bien cette mission. Franck Lefeuvre décide de se tourner vers Klaxoon, une plateforme collaborative qu’il connaît déjà et qui pourrait remplir cette mission avec l'aide de la collaboration visuelle.

La solution : un Board de suivi d’activité pour visualiser les action en un coup d’œil

L’un des gros problèmes lorsque l’on cherche à créer un tableau de suivi d’indicateurs réside dans le côté un peu abrupt des feuilles de calculs. D’ailleurs, avant que Franck ne décide de créer un Board pour suivre mensuellement les activités de la mission ingénierie des territoires, « il existait un fichier Excel mais qui n’était pas exploité », selon ses propres termes.

Pour remédier à ce défaut, Franck profite des spécificités du Board et de la collaboration visuelle pour créer un tableau dans lequel les catégories, les sujets et les intervenants seraient immédiatement identifiables. Il nous explique.

J’ai d’abord affecté une couleur à chacun des contributeurs, soit 6 couleurs en tout. Une pour chaque chef de groupement territorial, une pour l’ingénierie des territoires et une pour le directeur des territoires.

Cette répartition par couleur permet ainsi d’identifier immédiatement l’entité en charge de l’action.

Board permet aux idées postées d’être classées par catégorie. Franck en profite pour en créer 15 qui correspondent aux types de mission réalisées. Par exemple :

• L’animation du territoire
• Le soutien aux centres de secours
• Les réunions projets ou collaborateurs
• Les projets transversaux et inopinés
• Les démarches d’apprentissage

Franck exploite totalement les options du Board en complétant les idées à l’aide des dimensions. « J’y indique la durée en heure de la mission, la date à laquelle l’activité est terminée et la commune associée à la mission ». Chaque Board correspond à un mois d’activité.

Les chefs de groupement sont laissés libres de déposer leurs idées quand bon leur semble, explique Franck. « Certains le complètent à la fin du mois, d'autres définissent un rituel chaque semaine, d'autres après chaque activité. »

Ce travail se fait donc de manière asynchrone, pour que chacun puisse le faire au moment qui lui convient le mieux.

Tout ce travail réalisé par les parties prenantes en asynchrone fait ensuite gagner un temps considérable à Franck. « Les idées sont déposées dans une zone dédiée, l’encart noir en haut du board. Je reçois une notification à chaque fois. De mon côté je n’ai plus qu’à la classer automatiquement via les smart zones. Je les utilise pour avoir une vision claire en fonction des catégories créées et des couleurs. »

Ce classement lui sert pour réaliser les restitutions à la direction. « Je produis des indicateurs que je convertis en graphique pour avoir un suivi que je présente ensuite lors des réunions du Codir. » 

L’ensemble des indicateurs et du pilotage permet finalement au SDIS d’anticiper et de prévoir les futurs plans d’action sur le territoire, en se basant sur les données récoltées via Board.

Le résultat : des données compilées et des analyses plus rapides à l'aide de la collaboration visuelle

Franck est convaincu de l’intérêt de la plateforme collaborative Klaxoon pour sa mission. « C’est un outil simple et le temps d’appropriation est relativement court. C’est transversal et collaboratif car on peut travailler en même temps sur le Board et également l’actualiser comme bon nous semble. Enfin la version automatisée avec les smart zones est un vrai plus. Toutes les idées sont classées par couleur et permettent de se rendre compte immédiatement de la cohérence des informations. »

Franck Lefeuvre a désormais un outil pour lui permettre de monitorer les actions de la mission ingénierie des territoires. Il a réussi à réunir et à impliquer toutes les parties prenantes. Il a réussi sa mission.