Comment Youssef est parvenu à générer un maximum d’idées innovantes durant son workshop grâce à Board

Youssef veut organiser un workshop et récolter des idées pour son projet

Dans le cadre du développement d’une application pensée pour servir l’ensemble des collaborateurs de SNCF Réseau, soit environ 55.000 personnes, Youssef et son équipe ont fait le choix de travailler avec un panel d’utilisateurs. 
Fin 2019, au moment des grandes grèves, impossible de maintenir le workshop prévu en présentiel, car les participants ont trop de difficultés à se déplacer. Mais le repousser n’est pas une solution car les résultats attendus seraient beaucoup trop tardifs par rapport aux besoins.
L’enjeu est donc pour lui d’animer un groupe de travail et de maintenir ce workshop de 3h avec 10 personnes réparties dans toute la France en plus de son équipe, et de recueillir un maximum d’idées pour permettre à ce projet phare de SNCF Réseau de perdurer.
Comme Youssef l’explique très bien, il a «transformé ce que nous aurions fait en physique, en version digitale, via Klaxoon.»

Comment organiser un workshop d’idéation de 3h avec Board Hybrid

3 personnes de son équipe ouvrent alors un Board Hybrid et construisent leur propre board selon leurs besoins. Le workshop s’articule autour de 3 étapes.
Si vous souhaitez réaliser un Board pour votre workshop, vous pouvez au choix construire votre Board comme vous l’entendez ou aller plus vite en installant des templates issus de notre bibliothèque de templates. Par exemple, vous pouvez utiliser le template UI Online. Ce dernier vous permet de construire une maquette en équipe directement dans Board, pour tous vos projets : sites web, applications… 

Étape 1 : l’icebreaker pour introduire le workshop et faciliter les échanges à suivre

La première étape est un icebreaker qui permet aux participants à la réunion de se présenter sous un ton décalé et personnel tout en apprenant les manipulations de base sur Klaxoon.
Les participants doivent inscrire leur nom sur une idée postée ensuite sur le Board, puis ils choisissent une carte représentant une émotion. Ils doivent ensuite prendre cette carte, la placer devant leur nom et se présenter aux autres tout en expliquant pourquoi ils ont choisi cette carte.

Étape 2 : la présentation du projet aux participants

La seconde étape sert à présenter au panel d’utilisateurs les fonctionnalités qui font déjà partie de l’application, ainsi que les avancées du projet et le but visé.Là, le Board de Klaxoon agit comme un outil de conférence augmenté.
En effet, le whiteboard infini permet de mettre en ligne des documents (images, tableurs, textes, graphiques…) et de les présenter à l’assemblée. Pour ce faire, il n’a qu’à synchroniser le Board pour centrer la vue de tous les participants sur la sienne : tout le monde voit ce qu’il a à montrer !

Étape 3 : le workshop de créativité : l’heure du brainstorm a sonné

La dernière étape est le workshop d’idéation à proprement parler. Pour cette étape, Youssef répartit les 10 personnes du workshop en deux groupes de 5 comme il l’aurait fait en physique, mais cette fois-ci, c’est sur le Board : le même utilisé depuis le début du workshop.
Pour représenter les deux groupes, très visuellement il dessine deux cercles qui représentent les deux tables rondes autour desquelles les participants viennent déposer leur nom. Ils rejoignent symboliquement leur table. « Il a juste fallu que je restitue la notion de table ronde dans Board pour que tout le monde se prenne au jeu. » souligne Youssef.
Côté visio, les deux groupes sont connectés au même Board Hybrid, mais sont séparés dans deux canaux Teams différents. 

Le workshop se déroule en plusieurs phases :

Tout d’abord, il commence par une phase de réflexion individuelle. Cette étape est importante puisqu’elle permet à Youssef de s’assurer que chaque participant a l’occasion d’émettre des idées. Cette première phase permet de donner la parole à tous les participants, même les plus timides du workshop.
Pour réaliser cette phase de réflexion, les participants émettent des idées de fonctionnalités qu’ils pensent intéressantes pour le projet. Ils les partagent en les écrivant sur des idées vertes puis les posent sur la table (les fameux cercles dessinés), sur le Board Klaxoon. En jaune, ils notent les informations dont ils pensent avoir besoin pour trouver d’autres idées. Sur chaque table, un membre de l’équipe de Youssef anime le groupe de travail.
Ensuite, l’aspect brainstorming du workshop sur Klaxoon débute. Les idées de fonctionnalité sont mises en commun entre les participants de chaque groupe et les propriétaires des idées les expliquent aux autres membres du panel. Suite à cela, chacun vote pour ses idées préférées via un système de like des idées.
Enfin, les participants mettent les mains dans le cambouis en dessinant un prototype de ce à quoi devraient ressembler les fonctionnalités retenues précédemment. Pour ce faire, ils manipulent le Board Hybrid Klaxoon qui se transforme en vrai atelier manuel, dans la droite lignée des méthodes orientées design thinking ! Les participants utilisent pour ce faire des outils comme des règles, des lignes, des points… tous disponibles nativement sur Klaxoon : pas besoin d’autre outil !

Youssef est-il parvenu à ses objectifs avec Board ?

En l’espace de 3h, avec Board Hybrid et un outil de visioconférence, Youssef a pu sans difficulté passer son workshop présentiel en une version digitale, sans perte d’efficacité ou d’interactivité.

Pour Youssef, utiliser le Board Hybrid Klaxoon est une très bonne idée pour plusieurs raisons :

• Il est parvenu à maintenir une bonne cohésion de groupe malgré la distance et le projet a pu continuer comme si le workshop avait été organisé en présentiel,
• Plus que cela, il a réussi à recueillir de nombreuses idées, bien plus que lors des workshops en présentiel !
• Chaque a pu partager ses idées, ce qui est toujours plus difficile en présentiel, où souvent les plus timides laissent la parole à ceux qui parlent le plus,
• Le fait que chacun vote pour ses idées préférées augmente considérablement l’engagement !
• Les propriétaires des idées qui remportent le plus de votes peuvent aller au bout de leurs idées en dessinant un prototype de leurs fonctionnalités voulues, le tout directement dans le même outil Board !
• Pas de perte de temps : en 3h, tout est bouclé et l’équipe de Youssef repart pleine d’idées en tête ! Cela s’explique notamment par l'onboarding, qui est extrêmement rapide. Un petit icebreaker pour inciter les participants à tester les manipulations de base du Board Hybrid suffit pour les lancer dans un workshop de 3 heures !
• Les informations contenues sur le Board restent en ligne : tout le monde peut s’y connecter même après l’atelier d’idéation pour l’enrichir ou s’en inspirer, comme dans un outil de gestion de projet.
  En dernier avantage, Youssef cite l’intégration native de Board et de Teams, ce qui permet à son équipe d’intégrer facilement Klaxoon et Board dans leurs processus de travail, sans rompre leurs habitudes. C’est tout gagné pour Board Hybrid et Klaxoon !