Atelier de Billboard Design Thinking : une manière simple d’innover

Le challenge : animer un workshop de design thinking avec efficacité

Les workshops peuvent être un moyen très astucieux de trouver des solutions concrètes aux problèmes rencontrés par les équipes, et peuvent ainsi être l’occasion de favoriser l’intelligence collective. Mais que se passe-t-il si ces ateliers ne sont pas suffisamment dynamiques et fluides, et laissent d’innombrables post-it et grands projets dans l’oubli sitôt la porte de la salle de réunion refermée ?

Sean McGuire, Architecte UX chez Microsoft, signale que ce risque existe bel et bien, car le lien avec le business sur le terrain n’est bien souvent pas établi pendant les workshops.

Fort de plus de 10 ans d’expérience dans le domaine du design thinking, Sean McGuire croit que pour assurer le succès d’un atelier, il faut qu’à la fois les idées et les valeurs de l’entreprise soient au cœur des échanges.

Alors, en quoi consiste l’approche design thinking ? Eh bien, toutes les innovations commencent par des observations, et le design thinking constitue un moyen de les formuler de manière efficace. Il s’agit d’aider les gens à collaborer, et à réunir des équipes en vue de résoudre des problèmes, en partageant leurs connaissances et leur expérience.

Sean McGuire explique que le processus de design thinking comporte 5 éléments essentiels : 

• Comprendre
• Définir
• Formuler vos idées
• Créer des prototypes
• Tester

Ces 5 étapes font office de portes d’entrée ou de garanties : si vous les franchissez toutes, vous pouvez être presque certain que vos projets aboutiront.

Disposer d’un tableau blanc en ligne et d’une suite d’outils collaboratifs telles les Questions est une base pour animer des workshops efficaces, mais cela ne suffit pas. Vous devez avant tout définir ce que vous voulez (ou devez) transmettre à l’issue de l’atelier, dont la durée est souvent limitée.

Alors, comment les organisations peuvent-elles libérer la créativité chez leurs collaborateurs, tout en garantissant des résultats concrets et mesurables à l’issue des réunions ?

La solution : centraliser les activités de design thinking avec Board

Fort heureusement, l’être humain est naturellement un design thinker. Dès notre enfance, nous laissons libre cours à notre créativité : les enfants explorent le monde sans crainte de l’embarras, cela ne leur vient tout simplement pas à l’esprit.

Cependant, le monde dans lequel nous vivons aujourd’hui comporte de nombreuses structures complexes et dictées par les rapports hiérarchiques. Et les enfants devenus des adultes peuvent souvent avoir peur de donner une mauvaise réponse, ou de faire quelque chose qui les exposerait à un mauvais jugement d’autrui.

Le design thinking vient alors les aider en libérant leur esprit créatif, et en mettant en place un environnement de travail et de réflexion similaire à un terrain de jeu.

Dans un atelier de design thinking classique, toutes les idées sont accueillies à égalité, et personne n’y porte de jugement. Toutefois, dès le départ, il faut garder votre objectif de succès en tête.

Dans un atelier de Billboard Design Thinking, vous travaillez sur 2 disciplines reliées entre elles, en proposant des idées créatives et en utilisant vos connaissances et votre expérience en matière de publicité pour trouver des moyens de les valider et de les promouvoir. Après tout, même les idées les plus innovantes doivent être approuvées par les équipes et la direction avant d’être appliquées sur le terrain.

De plus, presque tout ce qui est vrai pour un workshop en présentiel l’est également pour un workshop à distance. Vous devez collaborer avec d’autres personnes pour résoudre votre problème : plus il y a de contributions et de participation, mieux c’est, que votre « salle » soit réelle ou virtuelle.

Avec de nombreuses personnes télétravaillant de plus en plus depuis le début de la pandémie en 2020, nous avons réellement pu constater les avantages de travailler et de réfléchir partiellement ou entièrement de cette façon.

Sean McGuire utilise un Board de Klaxoon pour gérer et animer ses ateliers Billboard, car cela lui permet de planifier et de définir toutes les activités de l’atelier de façon très précise. Il le considère comme le schéma directeur, le planning garant du succès.

Ce qui distingue Board des autres outils de réunion en ligne, c’est sa capacité à réunir les participants d’une façon très structurée, grâce à de nombreuses fonctionnalités collaboratives. Et avec plus de 100 modèles de réunions prêts à l’emploi déjà disponibles dans la bibliothèque de Klaxoon, il est très facile de se lancer.

Sean McGuire décrit son Billboard comme une « grosse horloge » dotée d’un chronomètre et d’un timer qui lui permettent de diriger le workshop, et de capturer intégralement les résultats obtenus à l’issue de celui-ci. Le fait de pouvoir régler le chronomètre permet de mener des réflexions limitées dans le temps, et de s’assurer que les discussions se poursuivent avec la même énergie et sans disgression au sein de l’équipe.

Il est simple pour les participants du workshop de rejoindre l’espace de collaboration, et tout aussi simple pour les animateurs de conserver une vue d’ensemble de tout le Board.

Les fonctionnalités comme les post-it virtuels sont particulièrement appréciées, car elles imitent la méthode de travail basée sur le tableau blanc physique, que beaucoup d’entre nous affectionnent lors des ateliers en présentiel.

Auparavant, on considérait que les workshops en ligne avaient plus de mal à mobiliser les participants et qu’ils manquaient souvent d’interaction et d’engagement. Toutefois, cette nouvelle génération de workshops force à constater que cette vision a beaucoup évolué aujourd’hui.

Dans un environnement de travail physique, il se peut que vous n’ayez plus accès au tableau blanc et aux notes en fin de workshop. À l’opposé, lors d’une session virtuelle, vous pouvez revenir sur le Board quand vous le souhaitez, de façon asynchrone. Klaxoon vous permet également d’importer des informations, de recueillir les idées et feedbacks de l’équipe au fur et à mesure et d’y revenir plus tard.

Cette solution est non seulement efficace pour les personnes présentes en synchrone dans la « salle » le jour du workshop, mais elle peut également s’avérer très utile aux personnes absentes de cet atelier.

Le résultat : une écoute collective et une collaboration efficace

Il ne fait aucun doute que cette approche constitue un formidable outil de collaboration, mais donne-t-elle réellement des résultats ? En un mot, oui ! Aujourd’hui, le design thinking permet effectivement de réduire le nombre de projets abandonnés en informatique, qui représentent au départ pas moins de 40 %, malgré les gros efforts conjoints des équipes impliquées.

Des outils comme la Workshop Platform de Klaxoon permettent aux principales parties prenantes d’interagir sans avoir à chercher une salle de réunion physique, ni même un moment précis qui convienne à tous. En outre, sa simplicité d’utilisation et ses fonctionnalités intégrées permettent d’impliquer des personnes qui n’auraient peut-être pas osé s’exprimer face à un groupe. Les workshops sont souvent le seul moment où les cadres supérieurs peuvent se retrouver, et les connaissances partagées par toute l’équipe jouent alors un rôle crucial dans la réussite finale du projet.

En tant qu’architecte UX, Sean McGuire veut s’assurer que les participants sont contents d’utiliser les outils qu’il met en place. Et son expérience souligne le véritable avantage du design thinking : l’écoute mutuelle. Offrez aux gens un espace pour partager leur experience, et vous pourriez être surpris par la quantité d’idées innovantes ainsi générées par le collectif !