Animer une formation façon workshop : la méthode pour gagner en efficacité, même à distance

Qu’est-ce qu’un workshop de formation

Pour bon nombre de personnes, le mot « formation » ravive le souvenir des heures passées sur les bancs de l’école, à subir le discours barbant d’un professeur qui avait l’incroyable faculté de faire paraître les minutes comme des heures. Bien sûr, d’autres savaient captiver et faire participer leurs élèves en apportant de l’interactivité à leurs cours.

Et dans le monde du travail, c’est évidemment à ce type d’intervenant que l’on souhaite avoir affaire, car un public de professionnels est d’autant plus exigeant que son temps est précieux. Pour tout formateur, la tâche est donc loin d’être aisée, surtout quand le paramètre de la distance s’invite dans l’équation… Mais en s’appuyant sur la Workshop Platform de Klaxoon, les formations prennent une toute nouvelle dimension.

Découvrez l’univers de l’atelier de travail collaboratif et engageant développé par Klaxoon, à travers 3 modes de workshop, utilisables seuls ou à combiner !

Board, le workshop visuel pour passer de l’idée à l’action

Board est la solution phare de Klaxoon pour travailler en groupe plus efficacement, dans tous les moments de collaboration, aussi bien synchrones qu’asynchrones. Concrètement, il s’agit d’un tableau blanc digital ou whiteboard, aux dimensions infinies. Ce support visuel offre de multiples possibilités d’expression, par le texte, l’image, la vidéo, le dessin ou le partage de tout type de fichier. En un seul et unique espace, Board a donc la capacité de concentrer et de restituer tous vos propos et échanges : c’est le siège de l’interaction entre vous, formateur, et vos apprenants !

En salle, Board constitue une surface de communication et d’animation puissante qui centralise tous vos supports et activités pédagogiques. Cerise sur le gâteau, cette caractéristique ne se cantonne pas exclusivement aux formations en présentiel. En effet, grâce à l’outil de visioconférence intégré, Live, l’animation de votre formation peut aisément se dérouler à distance, dans le cas où des participants ne peuvent être physiquement présents. 

Un Board peut tout à fait être intégré aux autres modes de workshop, que sont Session et Network.

Session, le workshop séquencé et participatif

La Session est un mode de workshop se déroulant en salle ou à distance, mais exclusivement en direct. Elle vous permet, en tant que formateur, de diffuser des planches de présentation, de lancer des activités Klaxoon (Quiz, Sondage, Board…) et des Questions pour recueillir du feedback instantanément de la part des apprenants.   

Network, l’espace privé pour regrouper les éléments du workshop  

Le Network permet de rassembler et de partager vos activités Klaxoon, ressources et activités pédagogiques dans un espace dédié, sans limite de temps ni d’espace. À l’occasion de chaque nouvelle formation que vous dispensez, vous pouvez donc créer un Network accessible au groupe d’apprenants concerné. Et après la formation, pourquoi ne pas inviter les apprenants à y ajouter leurs propres contenus au moyen de l’activité Article ? Un excellent moyen d’enrichir collectivement les connaissances de chacun !

Pourquoi animer une formation avec le Board Klaxoon

Profitez d’un outil d’animation complet pour toutes vos formations

 Avec Board, vous bénéficiez de nombreux atouts pour animer une formation façon workshop :

• Vous échangez avec le groupe et partagez des idées sous diverses formes : le texte, le dessin, la photo, la vidéo ou encore, un lien vers un document ou un site web. Celles-ci se matérialisent en vignettes colorées pouvant être déplacées et connectées entre elles comme bon vous semble ;
• Vous captez l’attention du groupe et sollicitez chaque apprenant grâce à la suite d’activités engageantes développées par Klaxoon, telles que Question, Quiz, Aventure, Sondage, Mission ;
• Vous engagez les apprenants de diverses façons. À la manière du traditionnel paperboard, le Board est le support sur lequel sont affichées toutes les idées lancées. Vous pouvez demander aux apprenants de les organiser par catégorie ou par couleur pour organiser leur pensée, mais aussi de leur donner plus ou moins de poids en jouant sur leur taille, ou encore, en votant pour certaines d’entre elles, grâce au bouton « like ». L’outil Question s’avère également être un levier efficace pour solliciter chaque membre du groupe. Par exemple, pour recueillir des avis à la volée, sous la forme d’un nuage de mots, avec la Question Storm. Ou bien, pour créer une dynamique ludique, avec la Question Challenge, qui récompense le premier participant à répondre correctement ;
• Vous cadrez les exercices pratiques en lançant un minuteur ou un compte à rebours ;
• Vous optimisez le temps de formation en alternant les moments de travail synchrones et asynchrones ;
• Vous composez des formations sur mesure tout en ayant la possibilité de vous appuyer sur des modèles prêts à l’emploi, disponibles dans la bibliothèque de Templates Klaxoon.

Dispensez des formations présentielles et/ou à distance, sans contrainte

Que vos apprenants se trouvent à quelques mètres de vous, dans la même salle, ou à des milliers de kilomètres, l’impact de votre formation sera identique, grâce à l’expérience unique du workshop Klaxoon. C’est la méthode pour gagner en efficacité, même à distance, comme l’explique, entre autres, le formateur Thierry Rouffet.   

 Une expérience qui convient également à la formation mixte ou blending learning, ce type d’apprentissage combinant à la fois le présentiel et le e-learning.

Personnalisez vos formations comme bon vous semble

Vous l’aurez compris, Board est personnalisable sur le fond : vous pouvez y intégrer les activités pédagogiques de votre choix et vos propres contenus.  Par exemple, si vous disposez déjà de planches de présentation sur PowerPoint, ajoutez-les sur Board, depuis lequel vous pourrez les visionner.

Board est aussi personnalisable sur la forme, grâce aux couleurs et éléments graphiques disponibles. Vous apportez ainsi une touche personnelle en faisant écho au thème de votre formation ou au style d’animation que vous souhaitez adopter.

Capitalisez sur votre travail

D’une formation à l’autre, il n’est pas utile de recommencer à zéro. Pour gagner un temps précieux et capitaliser sur le travail déjà accompli, il vous suffit de dupliquer le Board souhaité ! Bien sûr, vous pouvez y apporter les ajustements nécessaires au fil du temps.

Répondez aux obligations légales pendant les formations professionnelles

La feuille d’émargement

À chaque demi-journée de formation, invitez les apprenants à signer la feuille d’émargement, dont le modèle prêt à l’emploi est mis à votre disposition. Ce document visant à contrôler l’assiduité, les retards et les absences est la preuve juridique de la réalisation de la formation. 

Le test d’évaluation des acquis

Les activités Klaxoon telles que Quiz et Aventure, que vous soumettez durant la formation font office d’évaluation des compétences. Ils permettent en effet de vérifier l’atteinte des objectifs fixés par la formation.

Comment animer une formation avec le Board Klaxoon, en mode workshop

Si vous ne connaissez pas encore la bibliothèque de Templates Klaxoon, vous allez aimer la découvrir… Elle comporte des centaines de modèles prêts à l’emploi sur Board. Parmi eux, le Template « Animer une formation » pose un cadre 100 % personnalisable. On vous explique tout maintenant ! 

Engagez les participants avant que la formation ne débute, grâce à Board.

Optimisez le temps dont vous disposez pour gagner en efficacité

Votre formation se déroule sur une durée de 3 jours et vous savez par expérience qu’une demi-journée supplémentaire ne serait pas du luxe ? Avec Board, vous pouvez optimiser votre temps et faire en sorte que votre groupe d’apprenants soit prêt à entrer dans le vif du sujet, le jour J, tout simplement en profitant du caractère asynchrone de Board ! 

En effet, son lien ou code d’accès peut être communiqué quelques jours avant le début de la formation, pour que les apprenants fassent un premier pas dans le processus de formation.  Généralement, les formateurs qui utilisent Klaxoon ont l’habitude de lancer l’invitation à rejoindre leur Board entre 5 et 10 jours avant la formation. 

Favorisez l’ancrage de vos apprenants en formation 

En accédant au Board en amont de la formation, les apprenants se projettent plus facilement : cela devient concret. Là, ils découvrent le programme et l’objectif pédagogique de la formation, ainsi que leur formateur, bien entendu !

On a qu’une seule occasion de faire une bonne première impression, alors mettez toutes les chances de votre côté en choisissant le support le plus approprié pour vous mettre en valeur. Texte, photo, vidéo… L’essentiel est de donner envie aux apprenants d’entrer en formation, en laissant entrevoir votre style d’animation.  

En guise d’amuse-bouche, proposez-leur des activités à réaliser avant que la formation ne débute, pour commencer à faire connaissance, et faire le point sur les attentes et les acquis. 

• Activité n°1 : présentation des participants

Invitez-les à ajouter leur photo et leur nom dans l’espace dédié. C’est l’occasion, pour les novices, de se familiariser en toute simplicité avec Klaxoon. De plus, si les membres du groupe ne se connaissent pas, ils se découvrent ainsi avant le premier jour de formation.

• Activité n°2 : les attentes des participants

Ayez conscience des attentes et envies de votre auditoire afin de ne pas manquer la cible ! En interrogeant les participants via l’outil Question, vous obtiendrez un retour précieux pour adapter le contenu et le déroulement de la formation selon leurs réponses. Quand l’offre rencontre la demande, les objectifs sont atteints plus facilement.

• Activité n° 3 : le niveau de connaissance des participants

Toujours dans cette optique d’offrir une formation en adéquation avec votre cible, il est utile d’évaluer ses connaissances. Proposez alors un Quiz Klaxoon, dont les résultats consolidés vous permettront d’effectuer les ajustements nécessaires dans le contenu de votre formation. Le Quiz fait partie des outils de la Workshop Platform de Klaxoon : c’est un moyen ludique de tester les savoirs grâce à 9 types de questions pouvant inclure des photos ou des vidéos.

Le jour J, vous retrouvez donc, en salle ou à distance, un groupe d’apprenants engagés, prêts à entrer dans le vif du sujet !

Tenez les participants engagés, du début à la fin de la formation

Commencez par briser la glace

En début de formation, lancez une activité pour que le groupe soit à l’aise. Rien de tel qu’un icebreaker pour y parvenir ! Cette activité peut être renouvelée pour amorcer chaque nouvelle journée, ou après une pause : c’est le réveil pédagogique. Nous vous suggérons plusieurs exemples d’icebreakers : libre à vous de sélectionner le plus approprié, selon votre cible, votre objectif et le temps que vous souhaitez y consacrer. Que ce soit pour apprendre à se connaître, tisser des liens, stimuler la créativité ou activer l’énergie du groupe, la bibliothèque de Templates Klaxoon offre de multiples possibilités d’icebreaker. 

Déroulez les séquences pédagogiques

Vous arrivez alors au cœur de la formation, où s’articulent des séquences, chacune constituée de 3 temps forts :

La formation théorique pour acquérir les connaissances 

Chaque séquence est marquée par la présentation de supports pédagogiques, visant à imprégner les apprenants de contenu théorique. Vos supports pédagogiques peuvent prendre diverses formes : un lien vers un document ou un site web, une vidéo, un texte, une image, un dessin...

Faites participer les membres du groupe en extrayant les éléments clefs à retenir et en les plaçant dans l'espace dédié.

La formation pratique pour ancrer les savoirs

Après avoir apporté les connaissances théoriques à vos apprenants, passez à la pratique en proposant la ou les activités adéquates, aussi bien en solo, en binômes ou en sous-groupes que tous ensemble ! Pour maîtriser votre planning et rythmer la formation, utilisez les fonctions Chrono ou Minuteur aussi souvent que nécessaire.

• Lancez une Question pour dynamiser la séquence, engager le groupe et récupérer du feedback. Choisissez le type de Question approprié : le vote (choix multiple), le oui/non, l’évaluation (1 à 5 étoiles), le storm (nuage de mots) ou bien le challenge, parfait pour pimenter la formation. En effet, le premier qui répond correctement à la Question remporte le challenge.

• Lancez le fameux Quiz Klaxoon évoqué précédemment, pour tester les connaissances acquises durant la séquence. Ou alors, optez pour l'Aventure Klaxoon, un parcours gamifié pouvant aller jusqu’à 10 étapes. Celles-ci sont introduites par une page de contenu facultative (texte, vidéo, image), puis ponctuées par une ou plusieurs questions de quiz. Un petit plus donne à l’Aventure sa saveur si particulière : le classement des participants selon leurs réponses. Ce ressort est des plus efficaces pour révéler les personnalités les plus compétitrices parmi vos apprenants ! 

• Lancez un jeu de rôle : rien de tel qu'une mise en situation pour faciliter l'apprentissage. Par exemple, attribuez un rôle et des consignes à un binôme pour simuler une situation particulière. Pendant que le duo se prête à l’exercice, les autres membres du groupe assistent à la scène et font part de leurs remarques sur Board, dans une grille d’observation.

• Lancez une étude de cas pour approfondir le sujet. Exposez le cas et notez vos instructions directement dans l'espace dédié ou bien insérez un lien vers un fichier Word, PowerPoint, Excel ou autre document partagé... À distance aussi, c'est possible ! En vous appuyant sur le modèle prêt à l’emploi intitulé  Breakout Rooms, vous pouvez facilement mettre en place une activité en sous-groupes. Ainsi, chaque petit groupe dispose de son propre espace sur Board pour partager le fruit de sa réflexion. 

• Lancez un tour de table pour que chacun puisse s'exprimer en lançant ses idées. Pour terminer le tour de table, chacun attribue un "like" à son idée préférée. Les idées les plus appréciées peuvent être dupliquées et collées dans la zone des éléments à retenir.

 Le bilan de la séquence pour évaluer les apprentissages

 Après avoir abordé les phases théorique et pratique de la séquence, faites le point sur les éléments clefs à retenir. Dans l'espace dédié, ajoutez, lors d'une discussion de groupe, les idées à mémoriser.

Pour boucler la séquence, demandez un retour d'expérience aux participants. Ce précieux feedback vous permettra d'ajuster la suite de la formation et même les futures. Par exemple, lancez une Question d'évaluation.

Clôturez la formation par une synthèse du programme

Lancez une discussion au sein du groupe et regroupez ensemble les idées essentielles dans l’espace prévu.

Dans une démarche d'amélioration continue, il est essentiel de connaître le ressenti des apprenants en fin de programme. Grâce au Sondage, vous pourrez récolter les remarques des apprenants et les prendre en considération pour vos futures formations. En temps réel, vous disposez d’informations consolidées, consultables instantanément.   

Pour aller plus loin, après la formation

Dans l’espace dédié, ajoutez des ressources complémentaires pour approfondir davantage le sujet. En bonus, proposez un module de e-learning grâce à Mission ! Cette activité Klaxoon permet de partager des connaissances dans un univers ludique, comportant jusqu’à 10 étapes de Quiz, Mémo, Sondage. Un parcours à explorer en totale autonomie qui permet d’évaluer la compréhension et de récolter du feedback ! 

Alors, savez-vous déjà quel sera le thème de la toute première formation que vous animerez avec Klaxoon ?