Comment animer des ateliers de réflexion stratégique avec une approche digitale innovante ?

Le challenge : animer des ateliers de design thinking efficaces

Raj a découvert Klaxoon il y a 2 ans, après avoir exploré différentes pistes pour animer des ateliers de design thinking. Il a trouvé la plateforme si utile qu’elle est vite devenue son espace préféré pour plus de 30 sessions de workshops. Aujourd’hui, il l’utilise souvent pour préparer et animer ses ateliers, pour lesquels il dispose de sa propre méthodologie. Raj exploite bon nombre de templates Klaxoon pour travailler sur la cartographie de la chaîne de valeur (Value Stream Mapping), le design thinking, les challenges de Horizon Mapping, les opportunités et les défis, et la cartographie des parties prenantes (Stakeholder Mapping).

Raj s’appuie sur les méthodes et principes du design thinking lorsqu’il travaille avec des équipes sur des questions liées à l’expérience. Il se concentre sur la stratégie plutôt que sur le produit, même s’il estime que l’on peut recourir à la même méthodologie dans les deux cas. En général, Raj collabore avec des équipes qui ne savent pas très bien comment démarrer, et son travail consiste donc à les doter de la méthodologie appropriée pour recevoir un retour d’expérience de chacun, puis à le prioriser.

La solution : la Session de Klaxoon pour créer des activités réutilisables

Raj utilise Session pour chacun de ses workshops, et conçoit de multiples activités (essentiellement des Boards) qu’il peut ensuite partager et exploiter pendant l’atelier. Du fait que Raj possède sa propre méthodologie, il préfère composer une Session, puis créer des modèles qu’il pourra dupliquer et réutiliser. C’est un moyen efficace de gagner du temps. Il aime aussi utiliser des fonctionnalités comme les codes couleur, les dimensions et les catégories, pour rendre les visuels plus attractifs.

Les workshops de conception

Durant 2 à 3 semaines, Raj aide son équipe commerciale à mener des échanges professionnels qui ne soient pas seulement d’ordre technique. Le résultat convenu au début de ces sessions est de concevoir un plan, et de créer une matrice pour définir les résultats finaux et les priorités.

Dans le même temps, il organise 2 à 4 workshops que les participants peuvent suivre depuis n’importe où, chaque atelier durant une heure et demie. Raj tient une seule réunion, qui se déroule entièrement à distance. L’objectif de ces sessions est de parvenir à un consensus, afin d’organiser un atelier client pour identifier leurs besoins et prioriser des solutions. Raj laisse les participants générer des idées, et leur donne l’occasion de discuter en vue d’élaborer une Horizon Map (carte des horizons pour les étapes à venir).

La phase d’analyse

Chaque programme débute avec un icebreaker. Raj commence par expliquer aux participants comment utiliser Klaxoon, en leur présentant les catégories, les dimensions et les codes couleur, afin qu’ils comprennent que cet outil offre bien plus de possibilités que le simple partage d’idées. Pour ce workshop spécifique, Raj demande aux participants de répondre à la question suivante : « Si vous ne faisiez pas ce que vous êtes en train de faire actuellement, que feriez-vous ? »

Puis, il essaie d’identifier les opportunités et les défis à relever. En examinant les données, processus, infrastructures, etc., il demande à l’équipe de partager ses idées en vue d’affiner et de prioriser les opportunités et les défis ainsi définis. Pendant 5 minutes, chaque participant est encouragé à ajouter ses idées sur le Board, et à leur associer un code couleur et une catégorie.

Une fois les opportunités et défis identifiés, il est temps de procéder à une analyse de la chaîne de valeur, pendant laquelle Raj aide l’équipe à établir les interactions qui ont lieu entre les divers acteurs du processus. Il utilise des connecteurs pour associer rapidement les idées entre elles, à mesure qu’elles apparaissent. À partir de là, les participants sont généralement prêts à s’aligner sur une solution (phase de Solution Alignment). Alors, Raj copie et colle en vert les défis, et les participants partagent en bleu toutes les solutions qui leur viennent à l’esprit.

Afin de prioriser les solutions et les actions (phase d’Impact Prioritization), Raj utilise la Difficulty & Importance Matrix, et chacun prend alors le temps de déplacer chaque solution au bon endroit dans la matrice.

Enfin, la dernière étape du workshop consiste à remplir le Horizon Planning avec les participants.

Le résultat : des ateliers engageants et stimulants, aussi bien en salle qu’à distance

Raj estime que les bénéfices de Klaxoon rendent son utilisation pertinente même dans un environnement hybride, c’est-à-dire avec certains participants en salle de réunion et d’autres connectés à distance. Dans ce contexte, la méthodologie reste identique, mais elle impliquerait encore plus d’interactivité et de participation grâce aux discussions en direct. Raj ajoute que les visuels de l’interface sont excellents, mais que le fait d’être en présentiel dans une salle confère également une forte valeur ajoutée.

Il apprécie beaucoup la façon dont Klaxoon permet aux personnes plus introverties de s’exprimer et, en tant qu’animateur, cela lui a permis de structurer la manière dont il aborde ses ateliers client, et implique les participants.

Un autre atout majeur tient à la possibilité de partager et de réutiliser tout ce qui est créé dans Klaxoon, notamment grâce aux templates et aux activités. Raj dit qu’il lui est facile de les déployer, puis de les dupliquer pour d’autres besoins, et qu’il n’est pas obligé de réinventer la roue chaque fois en créant un modèle de zéro. Cela représente un gain de temps considérable.

Cette façon de travailler avec Klaxoon facilite également la collaboration car elle ne tient pas compte des rapports hiérarchiques. Les participants ont ainsi le sentiment de pouvoir s’exprimer plus ouvertement. Au lieu de leur dicter ce qu’ils doivent faire, il est possible de donner aux participants l’autonomie nécessaire pour trouver leurs propres solutions, en les dotant des outils et de la structure appropriés pour les accompagner et encourager le partage d’idées. 

Après chaque workshop, il est possible de télécharger un fichier de données sur le taux de participation de chaque personne invitée aux ateliers. Cependant, Raj affirme que pour la plupart des sessions, le fait de démarrer positivement avec un icebreaker et de définir les attentes se traduit par un taux de participation de 100 %.

Raj est convaincu que Klaxoon a changé sa façon de travailler. Il estime que le fait de disposer d’outils adaptés comme celui-ci constitue un réel atout, et qu’il est donc important que chacun trouve l’outil qui lui convienne. Et surtout, Raj pense aussi qu’utiliser Klaxoon lui a permis d’être davantage à l’écoute, ce qui demeure l’une des plus grandes qualités de tout animateur.