Comment réussir à déployer efficacement votre plateforme tout-en-un à grande échelle

Envisager de déployer une plateforme tout-en-un efficace est devenu une nécessité, surtout si vous souhaitez assurer la croissance de votre entreprise, accroître votre productivité et votre engagement opérationnel. Depuis la pandémie, les évolutions digitales ont étendu les possibilités à l'échelle mondiale. 

Des voitures électriques au travail à distance et hybride, en passant par l'intelligence artificielle (IA) et les services dans le Cloud, vous risquez d'être oubliés si vous ne tenez pas compte des nouvelles bonnes pratiques dans votre stratégie. 

Mais il faut savoir que, malgré l'importance de vous digitaliser, déployer une plateforme tout-en-un dans votre organisation ne sera pas chose facile. 

En effet, ce processus est considéré comme l'une des tâches les plus difficiles pour un dirigeant tout-en-un, en particulier lorsqu’on parle d’une grande société. Avec de nombreux éléments à prendre en compte et de nombreuses étapes spécifiques à suivre, il peut être facile de tomber dans des pièges.

Pour parvenir à déployer votre plateforme tout-en-un de la manière la plus efficace qui soit, nous vous proposons 4 stratégies dont vous pouvez vous inspirer pour vous faciliter la tâche. Nous mettrons également en évidence leurs principaux bénéfices et vous montrerons pourquoi la meilleure solution est toujours celle qui correspond le mieux à votre environnement, ainsi qu’à vos propres besoins et objectifs.

Un déploiement à réaliser suivant votre contexte

Difficile de trouver une solution unique à la problématique du déploiement d’une plateforme tout-en-un, tant cela dépend de nombreux critères spécifiques.

Par exemple, la manière dont une petite ou moyenne entreprise mettrait en œuvre sa plateforme tout-en-un diffère de celle des grandes entreprises et des cadres supérieurs. De même, cela varie aussi d'un secteur d’activité à l'autre. 

S’il existe des centaines de plateformes tout-en-un sur le marché, c’est bien parce que toutes les organisations ne se ressemblent pas. Et toutes ces plateformes répondent à des besoins très spécifiques, en fonction de leur secteur d'activité et de leurs objectifs.

Car bien sûr, les objectifs de votre entreprise ne seront jamais les mêmes que ceux d'autres dirigeants, quelle que soit la similitude de vos entreprises. Alors qu'une organisation peut avant tout chercher à réduire ses coûts, vous pouvez quant à vous viser à améliorer en priorité la satisfaction de vos clients, l'engagement de vos employés, vos ventes ou même votre chiffre d'affaires. Par conséquent, la manière dont vous mettrez en œuvre votre plateforme tout-en-un sera également différente.

De même, supposons que vous exerciez dans un secteur hautement réglementé, comme la santé ou la finance. Dans ce cas, vous pourriez être soumis à des exigences de conformité spécifiques, qui influenceraient le type de technologie que vous pourriez ou ne pourriez pas adopter. Les différences de culture organisationnelle, de management du changement, d’emplacement géographique, de langue, de lois/politiques nationales, de besoins de personnalisation ou d'urgence peuvent toutes avoir un impact sur la différence d'approche dans la mise en œuvre de votre plateforme tout-en-un.

C'est pourquoi il ne faut jamais essayer de copier de bout en bout la stratégie d'un autre dirigeant. Elle a peut-être fonctionné pour lui, mais cela ne veut pas dire qu'elle fonctionnera pour vous.

Cela signifie-t-il que chacun doit agir dans son coin, et raisonner de manière totalement déconnectée des autres ? Absolument pas !

Essayer de faire cavalier seul dès le départ peut s'avérer fastidieux et risqué. 

Bien entendu, la mise en œuvre d'une plateforme tout-en-un ne se fera pas de la même manière pour une entreprise que pour une autre. Cependant, certaines organisations y sont parvenues dans leur contexte, et certaines de leurs pratiques peuvent à leur tour inspirer d’autres dirigeants pour optimiser leur propre mise en œuvre. C’est ce que nous allons voir maintenant.

Comment vous inspirer de stratégies à succès pour votre propre déploiement ?

S'inspirer des réussites des autres peut fournir des informations précieuses et aider les dirigeants à éviter les pièges les plus courants. Mais comme nous l’avons vu, il ne s’agit pas de copier pas à pas ce que les autres dirigeants ont fait. Ce serait là encore un piège. 

Vous devez plutôt chercher des moyens simples d'analyser leurs meilleures pratiques, tout en vous en inspirant pour élaborer vos propres stratégies.  

Voici quelques façons dont vous pouvez vous inspirer des autres dirigeants dans leur processus de mise en œuvre :

• Lisez des études de cas d’entreprises pour voir comment d'autres dirigeants parviennent à mener à bien le déploiement de leur plateforme, et à en retirer un retour sur investissement élevé et des leçons précieuses dont vous pouvez tirer parti. 
• Vous pouvez également faire un benchmark pour vous comparer à des concurrents performants ou à des leaders du secteur. Cela vous aidera à identifier ce que les autres ont bien fait, et comment vous pouvez vous améliorer suivant votre propre contexte et vos objectifs.
• Faire appel à des consultants ou à des experts qui ont de l'expérience dans la mise en œuvre des meilleures pratiques peut également s'avérer très utile.
• Participer à des événements et à des conférences dans votre secteur d’activité, et vous mettre en relation avec d’autres dirigeants aux problématiques similaires mais aussi différentes, tout cela peut donner lieu à des discussions et à des échanges d'idées sur les bonnes pratiques dans votre cas spécifique. 
• Écouter les retours de vos clients et comprendre leurs expériences avec votre plateforme peut également vous aider à améliorer votre déploiement en cours de route. 

4 stratégies pour vous inspirer et réussir le déploiement de votre plateforme tout-en-un

Il est temps d’entrer dans le vif du sujet : comment mettre en œuvre avec succès votre plateforme tout-en-un pour favoriser votre croissance et votre productivité ? 

Avant toute chose, notez qu'il ne s'agit pas d'une section faisant une liste des solutions existantes sur le marché. Nous sommes ici pour vous montrer comment vous pouvez mettre en œuvre la vôtre, tout en tenant compte de votre contexte et de vos besoins.

N'oubliez pas qu’aucune entreprise n’est pareille à une autre et, qu’en fonction de nombreux aspects spécifiques, elles n’adopteront donc pas le même type de plateforme. Mais vous pouvez vous inspirer de leurs réussites et des méthodes qui suivent pour mener à bien votre propre déploiement.

1. Le déploiement collaboratif

Dans cette stratégie, les dirigeants soumettent le choix de la plateforme aux équipes pour qu'elles l'examinent ouvertement.

Les parties prenantes et les membres des équipes vérifient alors que de nombreux éléments sont conformes aux objectifs de l'entreprise. Les équipes interfonctionnelles participent activement à la prise de décision et à l'ensemble du processus de déploiement. 

Les outils utilisés dans le cadre de cette stratégie de déploiement permettent aux entreprises et à leurs dirigeants de mettre en place des formats d’échange transparents tels que des points de suivi virtuels réguliers, des ateliers, des sessions de partage de retours d'information, etc. pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont alignées et engagées. 

Le principal bénéfice de cette stratégie de déploiement est d'améliorer la communication et la synergie interfonctionnelle, mais il y en a d'autres.

On peut notamment citer :

1. La communication ouverte et la collaboration entre les différents départements et équipes sont facilitées.
2. Cette stratégie favorise le partage des idées, des meilleures pratiques et des enseignements tirés au cours du déploiement.
3. Enfin, elle garantit que les fonctionnalités de la plateforme s'alignent sur les divers besoins et flux de travail des différentes unités opérationnelles.

La plateforme visuelle Klaxoon est un excellent exemple de solution pour vous aider à tirer parti de cette stratégie de déploiement. Il s'agit d'une plateforme basée dans le Cloud, qui améliore la collaboration et l'efficacité du travail d'équipe.

Cet outil permet également d'améliorer votre gestion de projet, le partage de documents, la collaboration organisationnelle, le travail asynchrone, le brainstorming, etc. La suite interactive de Klaxoon, avec notamment des tableaux blancs en ligne et des quiz, peut aider vos équipes à travailler ensemble plus efficacement, qu'elles soient ou non dans le même bureau. 

Compte tenu du fait que la plateforme est en ligne, elle peut être mise en œuvre par des entreprises du monde entier, quelle que soit leur localisation géographique.

2. Le déploiement progressif

Alors que le déploiement collaboratif se caractérise par la nécessité d'impliquer tout le monde en même temps (ce qui a été prouvé comme étant la meilleure stratégie par de nombreuses études, dont Forbes) cette méthode-ci consiste davantage à impliquer une équipe après l'autre. Vous devriez y réfléchir si votre objectif est de minimiser les perturbations opérationnelles, et d'encourager l'adoption par les utilisateurs. 

Une stratégie de déploiement progressif consiste à mettre en œuvre la plateforme tout-en-un par étapes, en commençant généralement par un groupe plus restreint et moins critique, puis en l'étendant progressivement à l'ensemble de l'entreprise. 

Prenons l'exemple suivant : imaginez que vous souhaitiez mettre en œuvre un nouveau système de gestion de la relation client (CRM). Vous pourriez commencer par le déployer au sein d'une équipe pilote dans l'une des succursales de votre entreprise pour voir si cela fonctionne. Une fois que vous aurez résolu les problèmes les plus fondamentaux et que vos utilisateurs se seront familiarisés avec la nouvelle amélioration, vous l'introduirez progressivement dans d'autres branches de votre entreprise. 

Nous pouvons citer Coca-Cola et Amazon (avec Whole Foods) comme exemples d'entreprises qui ont utilisé ce format de déploiement. 

Il présente également d’autres bénéfices :

1. Cette approche minimise les perturbations des opérations en cours. 
2. Elle permet également d'apporter des améliorations rapides en fonction du retour d'information des utilisateurs. 
3. Enfin, elle assure une transition plus fluide pour les utilisateurs, qui ont le temps de s'adapter à la nouvelle plateforme.

3. Le déploiement en parallèle

Cette stratégie de déploiement s'adresse à ceux qui cherchent à réduire les risques et à raisonner par la donnée. Si tel est l'objectif de votre entreprise, il s'agit très probablement de l'une des meilleures pratiques de mise en œuvre. Cette méthode consiste à faire fonctionner simultanément l'ancien et le nouveau système pendant un certain temps. 

En d'autres termes, vous ne supprimez pas entièrement l'ancienne pratique d’un coup. Vous n'introduisez pas non plus entièrement la nouvelle pratique du jour au lendemain. Avec cette méthode, vous aidez vos clients à valider les résultats du nouveau système par rapport à l'ancien. 

Mais contrairement au point précédent, vous adopterez cette stratégie directement pour l'ensemble de votre entreprise. Une fois encore, cette méthode est avantageuse lorsque vous raisonnez en vous basant sur la comparaison entre les deux systèmes, ce qui en fait une excellente option pour les professionnels de la santé ou de la finance.

D’ailleurs, si vous y réfléchissez bien, cette situation est fréquente dans de nombreuses entreprises du secteur de la santé. Lorsqu'un nouveau système arrive, la migration n’est pas faite instantanément. Les deux systèmes peuvent fonctionner simultanément jusqu'à ce que les équipes et les patients s'habituent aux derniers développements. Bien entendu, le retour d'information et la collaboration au sein de l'équipe sont toujours d'actualité. La seule différence est que l'ancienne stratégie reste en vigueur, mais son usage diminue progressivement. 

Les principaux bénéfices de cette stratégie sont les suivants :

1. Elle garantit l'exactitude des données, et minimise le risque de perte de données pendant la transition.
2. Elle offre aux clients et aux membres des équipes un filet de sécurité qui leur permet de revenir à l'ancien système si nécessaire.
3. Elle facilite une transition progressive et la validation de l'efficacité du nouveau système.

4. Le déploiement par les parties prenantes

Cette stratégie s'appuie sur l'expertise et les ressources de vos parties prenantes pour déployer efficacement votre plateforme tout-en-un. 

Vos parties prenantes peuvent être toutes les personnes qui travaillent en étroite collaboration avec votre entreprise, et qui ont suffisamment de poids pour influencer le processus de déploiement.

Cela signifie que vous donnez à vos parties prenantes plus de pouvoir pour influencer la mise en œuvre, et choisir la plateforme qui correspond le mieux aux objectifs de votre entreprise. 

Bien que vous ne puissiez pas systématiquement organiser des réunions physiques avec toutes vos parties prenantes (et nous ne le recommandons pas), vous pouvez centraliser toutes leurs idées dans un seul espace, par exemple sur un tableau blanc en ligne, pour maximiser votre efficacité et permettre un travail collaboratif asynchrone.

Les bénéfices de cette méthode sont les suivants :

1. Cette stratégie s'appuie sur l'expertise des parties prenantes, et met en œuvre leurs meilleures idées et pratiques pour un déploiement réussi.
2. Elle réduit la charge de travail des équipes en interne, et permet à vos employés de se concentrer sur d'autres activités à forte valeur ajoutée.
3. Elle garantit une assistance et un support en continu, souvent par le biais d'un accord de niveau de service (SLA).

Conclusion

Ces stratégies pour déployer votre plateforme tout-en-un ne sont pas à utiliser l’une après l’autre. C’est à vous de décider celle dont vous pourrez vous inspirer suivant votre contexte. Par exemple, toutes les organisations n’ont pas forcément le temps nécessaire de mettre en œuvre une plateforme d'entreprise dans une équipe après l’autre. Peut-être est-ce votre cas ?

Réfléchissez aux objectifs de votre entreprise, à sa situation actuelle et aux ressources dont elle dispose. Ces éléments vous aideront à déterminer les actions à mettre en œuvre.