Plateforme tout-en-un : 5 pièges à éviter pour maximiser vos gains

La mise en œuvre d'une plateforme tout-en-un est une opération complexe, surtout à grande échelle. Mais il est indéniable qu'en contrepartie, elle présente de nombreux bénéfices. 

Par exemple, les entreprises dotées de telles plateformes peuvent décupler leurs résultats commerciaux et maximiser leurs économies. Toutefois, malgré ces avantages, le chemin pour y parvenir n'est pas toujours évident. 

Sous des apparences de bonnes pratiques, il existe des pièges qui peuvent venir entraver vos performances et vos résultats.

Il est alors essentiel que les chefs d'entreprise et les managers identifient ces pratiques trompeuses, mais aussi qu'ils apprennent comment les éviter.

Dans cet article, nous vous présentons cinq de ces pratiques et leurs conséquences sur la structure et les processus d'une entreprise.

Pourquoi est-il crucial pour une organisation d’adopter une plateforme tout-en-un ?

Nous avons déjà consacré un article aux bénéfices de la mise en œuvre d'une plateforme tout-en-un. Il faut comprendre qu'aujourd'hui, l'adoption du numérique n'est plus facultative, elle est impérative. 

Outre le fait que de nombreux dirigeants du monde entier aient commencé à mettre en œuvre ces stratégies depuis la fin de l'année 2021, vous devez également comprendre pourquoi vous devriez, vous aussi, en être. 

Voici donc une liste des raisons pour lesquelles vous ne pouvez absolument pas faire l'impasse sur l'adoption d’une solution numérique unifiée, quels que soient vos défis à relever :

1. C'est une solution qui conduit à de meilleurs résultats et à une plus grande efficacité.
2. Cela aide les dirigeants à maximiser leurs économies, et à réduire les risques.
3. Ces plateformes facilitent la collaboration transversale entre les équipes, ce qui stimule le retour d'information et l'engagement des collaborateurs dans l'entreprise.
4. Elles favorisent le travail en asynchrone, et permettent ainsi de gagner du temps.
5. Elles permettent d'éviter d'autres coûts superflus pour l'entreprise. 

Les plateformes tout-en-un offrent également d'autres avantages, que vous pouvez explorer plus en détail dans notre article dédié mentionné ci-dessus.

Comprendre l'importance de la plateforme n'est qu'un début. Nous allons maintenant nous pencher sur les pièges cachés que vous pourriez rencontrer en tant que dirigeant lors de la mise en œuvre de votre plateforme tout-en-un.

5 pièges à éviter lors du déploiement d'une plateforme tout-en-un

Un courant favorable aujourd'hui ne vous garantit pas des eaux calmes demain. Mais parfois, même un petit faux pas peut faire boule de neige, et se transformer en un échec critique.

Des dirigeants expérimentés ont déjà navigué dans ces eaux troubles et, d’après leur vécu, on vous propose aujourd’hui des conseils précieux pour vous aider à éviter les mêmes écueils. Bien qu'il existe de nombreux autres défis à relever, voici les cinq pièges les plus répandus et les plus connus pour leur impact global :

1. Ne pas tenir compte de tous les retours

Dans une grande entreprise, gérer des centaines, voire des milliers d'employés peut être une tâche difficile.

Négliger l'apport des employés de différents niveaux et départements est une erreur critique lors de la mise en œuvre d'une plateforme tout-en-un. Bien qu'il puisse être tentant de ne consulter que le top management, n'oubliez pas que les employés seront les principaux utilisateurs de la plateforme que vous avez choisie.

En limitant les échanges à la direction et aux managers, vous risquez de passer à côté d'informations précieuses qui auraient pu élargir vos perspectives sur divers aspects.

Si vous n'intégrez pas le retour d'information des équipes dans votre stratégie, vous risquez d'obtenir un engagement limité de leur part, une résistance potentielle et une plateforme qui ne correspond pas aux besoins réels de l'organisation.

Mais alors, que faire ? 

Apprenez à recueillir facilement l’ensemble des retours de vos équipes, quelle que soit la taille de votre entreprise. Si vous ne savez pas par où commencer, recherchez des modèles de méthodes pour recueillir du feedback pour accélérer et faciliter le processus. La plateforme visuelle Klaxoon propose plus d’une trentaine de templates prêts à l'emploi pour vous y aider.

2. Privilégier les coûts à l'efficacité

Investopedia a publié un jour une enquête sur ce qui est le plus avantageux pour les entreprises : réduire leurs coûts ou augmenter leurs revenus. 

Devinez ce qui l'a emporté ? La qualité et l'efficacité. 

Il est compréhensible que les dirigeants veuillent réduire leurs coûts dans certains domaines, et qu'ils recherchent donc la méthode la moins chère, ou plutôt "la plus rentable", pour atteindre leurs objectifs. 

Choisir la plateforme la moins chère sans évaluer son efficacité et son adéquation avec les besoins spécifiques de l'entreprise peut entraîner des inefficacités opérationnelles sur le long terme.

Il est possible que cela vous fasse économiser de l'argent dans un premier temps, mais des coûts cachés peuvent apparaître ensuite sous la forme d'une perte de productivité, de solutions coûteuses qui s’additionnent pour y remédier, voire la nécessité de remplacer complètement la plateforme en fin de compte.

Examinez attentivement les options qui s'offrent à vous, et prenez une décision en fonction de l'efficacité et de la qualité que ces options vous promettent. Posez-vous les questions suivantes :

• Cet outil aidera-t-il mon entreprise à atteindre ses objectifs ?
• La mise en œuvre de cette solution est-elle sécurisée ?
• Quel est l’avis d’experts de confiance sur cet outil ?
• Mon équipe peut-elle l'intégrer de manière fluide dans son fonctionnement ?
• La solution offre-t-elle une évolutivité et une interopérabilité sans faille ?

3. Limiter le périmètre des tests

Un autre piège consiste à ne tester la plateforme que dans quelques équipes. La raison la plus fréquente pour laquelle cela se produit est la réduction des coûts. La plupart des dirigeants cherchent à maximiser leurs économies en déployant la plateforme dans quelques équipes isolées pour les tests. Et cela présente de nombreux risques.

Vous pouvez penser que vous économisez du temps et de l'argent, mais en fin de compte, vous soumettez les stratégies que vous avez choisies à des tests incomplets. 

Cela peut entraîner des problèmes imprévus, des flux de travail inefficaces et la frustration de l'équipe. En outre, l'impact négatif peut se répercuter sur l'ensemble de l'organisation et ralentir ses processus. Enfin, la confiance dans le nouveau système peut s'en trouver impactée. 

Quelle est donc l'approche la plus pertinente à adopter ?

Encore une fois, donnez la priorité à la qualité et à l'efficacité - ces investissements génèrent des résultats à long terme. Plutôt que de précipiter vos tests en n'impliquant que quelques équipes avec leur contexte et leurs besoins spécifiques, veillez à ce que la plateforme fasse l'objet de tests complets. Bien sûr, vous pouvez progressivement mettre en œuvre la plateforme dans une équipe après l'autre, mais assurez-vous qu'au final, tout le monde ait testé la plateforme, pour ainsi travailler de manière plus fluide et l’adopter plus facilement. 

4. Négliger la bonne adoption du changement

Il est intéressant de noter que les petites entreprises ne rencontrent pas ce problème aussi souvent que les plus grandes, principalement en raison de leurs effectifs plus réduits.

Dans une grande entreprise, les dirigeants ont la lourde tâche de prendre des décisions rapides et efficaces, tout en supervisant une main-d'œuvre diversifiée répartie dans plusieurs départements. En effet, nous avons évoqué la nécessité de demander l'avis de l'équipe avant d'intégrer un outil, mais un autre piège consiste à adopter un outil sans accompagner les équipes avec une stratégie efficace de gestion du changement. 

Vous devez veiller à ce que chaque employé de votre entreprise soit prêt, formé et équipé correctement pour adopter en toute fluidité la nouvelle plateforme déployée dans votre organisation.

Le fait de négliger, sous-estimer ou ne pas investir suffisamment dans une bonne gestion du changement peut être préjudiciable. 

Une erreur qui peut paraître superficielle au départ peut avoir un impact conséquent, comme par exemple :

• Une résistance de l'équipe à l’adoption de la solution, entraînant la perturbation du fonctionnement établi. 
• Une diminution de la productivité, et un retard dans la réalisation des tâches.
• Une augmentation des erreurs humaines et de la frustration des employés. 
• Une augmentation du turnover, ce qui se traduit en fin de compte par une augmentation des coûts de main-d'œuvre, des tensions au sein de l'entreprise, etc.

Quelle est donc la solution ? La clé, c’est une communication fluide au sein de l'équipe.

Il est essentiel que vous mettiez en œuvre une stratégie de gestion du changement qui aidera tous vos employés à s'adapter aux dernières évolutions de manière beaucoup plus harmonieuse, et avec un minimum de perturbations.  

5. Sous-estimer l’aspect sécurité

Le dernier piège ne survient le plus souvent qu’au moment du déploiement, lorsque les dirigeants découvrent des failles de sécurité au moment des tests de la plateforme. Mais paradoxalement, la sécurité des données devrait être l'une des principales priorités pour guider votre choix de plateforme tout-en-un dès les premières étapes.

Négliger les protocoles de sécurité des données peut avoir des conséquences critiques, telles que des violations de données et de conformité, exposant votre entreprise à des répercussions sur sa réputation, à des revers financiers et à des impacts juridiques.

Quelle est donc la meilleure marche à suivre ?

Vous avez peut-être mené tous les tests de votre plateforme, comme indiqué dans la deuxième partie ci-dessus. Néanmoins, il est primordial que les dirigeants fassent appel à des experts de la sécurité pour vérifier que la plateforme de l'entreprise ne présente aucune faille. 

En évitant tous ces pièges, vous êtes à même d’assurer une mise en œuvre fluide de votre plateforme tout-en-un. Vous améliorez également la collaboration au sein de vos équipes, votre efficacité et vos résultats globaux.

Mais avant de conclure, vous devez savoir qu'éviter ces pièges ne signifie pas que le travail est entièrement terminé. D’autres difficultés vous attendent en chemin, et il vous faudra être en mesure d’y faire face.

Cependant, ces défis ne signifient pas que la plateforme que vous avez choisie ne génère pas les résultats escomptés. Cela signifie seulement que vous devez ajuster en continu son fonctionnement dans son organisation, pour qu’elle soit toujours en phase avec votre contexte, vos besoins et les objectifs que vous cherchez à atteindre au quotidien. 

Quels autres défis pourriez-vous rencontrer?

Voici quelques autres difficultés auxquelles vous pourriez être confrontés lors de l’adoption d’une plateforme tout-en-un, ainsi que des conseils sur la manière de les surmonter.

La résistance des équipes

Vous avez peut-être fait ce qu'il fallait pour mettre en place une solide gestion du changement. Mais cela ne signifie pas que tous les membres de votre personnel sont prêts à vous accompagner dans cette nouvelle aventure. Les gens fonctionnent à des rythmes différents, et il en va de même pour vos employés. 

Encore une fois, si vous avez évité le piège et que vous êtes toujours confrontés à cette difficulté, il n'y a pas lieu de s'alarmer. Il vous suffit d'aider vos employés à mieux comprendre la nécessité d’adopter cette plateforme. La plateforme collaborative et visuelle Klaxoon vous propose un éventail d’outils complet pour vous aider à surmonter ce défi. 

Des résultats retardés

Un autre problème peut survenir lorsque tous les bénéfices mentionnés ci-dessus se font attendre. Les dirigeants se projettent souvent à un retour sur investissement sur le court-moyen terme, en particulier en ce qui concerne la réalisation d’économies. 

Mais la vérité est que les résultats n'arrivent jamais d'un seul coup. Il est donc préférable de faire preuve de patience, et de continuer à suivre les performances de votre plateforme de manière très précise. 

Néanmoins, vous devez également vous assurer que le retard n'est pas dû à une autre raison. Il y a de nombreux signes qui peuvent vous montrer que votre stratégie de transformation digitale se déroule bien. 

Le temps de mise en œuvre

Enfin, le point commun entre toutes les plateformes tout-en-un qui existent peut également devenir un obstacle en soi. En effet, la mise en œuvre d'une plateforme tout-en-un prend beaucoup de temps et, pour de nombreuses entreprises, ce projet ne se termine jamais vraiment.

Mais s'il faut aussi beaucoup de temps pour en percevoir les résultats, cela ne complique-t-il pas la phase de tests ?

Il est important que vous testiez chaque aspect de votre plateforme avant de l'adopter pleinement dans votre stratégie d'entreprise. Mais en même temps, les résultats peuvent prendre des mois, voire des années, avant d'être visibles.

Cela signifie-t-il que tout ce temps est du temps perdu pour vous ?

La réponse est non. Le temps, c'est de l'argent, et il est essentiel que les dirigeants maîtrisent l'art de gagner du temps en toute circonstance.

C'est pourquoi il est recommandé de bien faire les choses dès le départ. Prenez le temps de bien vous renseigner avant d'adopter une nouvelle plateforme tout-en-un. Posez les bonnes questions et, surtout, demandez l'avis de vos équipes.  

Vous gagnerez ainsi du temps, de l'argent, et vous serez en mesure de voir vers où vous allez. 

Parmi les nombreuses plateformes tout-en-un destinées à la collaboration d'équipe et aux gains d’efficacité, la plateforme visuelle Klaxoon est une solution qui peut vous aider. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités facilitant le retour d’information et la centralisation de vos échanges, cette solution est l'une des meilleures plateformes collaboratives pour vous aider à travailler de manière transparente et efficace.