Espace de travail collaboratif : les tendances émergentes à retenir pour 2024

2023 est une année qui n’est pas passée inaperçue dans le processus de transformation entamé par de nombreuses entreprises. Le Hub Institute parle même d’une triple accélération en cours dans le milieu professionnel : digitale, durable et organisationnelle. 

La collaboration au travail est une thématique qui s’ancre dans chacun de ces trois aspects, et mérite donc une attention particulière. En cette fin d’année 2023, elle continue d’évoluer vers de nouveaux formats plus flexibles et efficaces, tout en tenant compte d’une situation économique où chaque investissement doit être soigneusement évalué. 

Dans ce contexte, les dirigeants d’entreprise doivent aussi tenir compte de l’émergence et la démocratisation de l’intelligence artificielle (IA) sur le plan opérationnel. Tandis qu’au même moment, dans leurs équipes, c’est bel et bien un recentrement sur le facteur humain qui est au cœur des enjeux, notamment pour renforcer la diversité d’expression et la transparence dans leur travail collaboratif au quotidien.

Voyons à présent comment ces différentes tendances impacteront le travail collaboratif au cours de l’année à venir, afin de vous préparer au mieux pour construire votre espace de travail collaboratif de demain.

1. L’optimisation de l’efficacité et de la performance

Inflation, restrictions budgétaires, pénurie de talents,... Dans l’objectif d’optimiser l’allocation de leurs moyens et de leurs ressources, la principale question que se posent les dirigeants d’entreprise est aujourd’hui : comment faire mieux avec moins ? 

Voici donc plusieurs pistes pour vous aider à transformer votre espace de travail collaboratif de manière rentable, et ainsi augmenter à la fois l’efficacité et les performances de vos équipes en 2024.

Favorisez un espace de travail collaboratif compatible avec le travail hybride et asynchrone

En 2023, le débat s’est plus que jamais accentué entre les dirigeants et les grandes entreprises, qui souhaitent le retour du travail en présentiel, et les salariés, qui sollicitent plus de flexibilité.

D’après l’étude 2024 Workplace Trends menée par Glassdoor, cette flexibilité sera un enjeu incontournable dans la rétention des talents au sein des grandes entreprises. Par exemple, il a déjà été démontré qu’une partie des actifs en recherche d’emploi se tourne davantage vers les petites et moyennes entreprises (PME), justement en raison de politiques de télétravail souvent plus flexibles que dans les grandes organisations.

Dans ce contexte, les dirigeants d’entreprise remettent constamment en question le rôle et les besoins liés à l’espace de travail traditionnel en présentiel. C’est également pour eux un enjeu financier, car la mise en place d’environnements compatibles avec le travail hybride et asynchrone représente des possibilités d’optimisation de coûts : location et entretien de bureaux, transports pour le déplacement des employés,...

En 2024, il sera donc important de mettre à disposition de vos équipes un espace de travail virtuel qui leur convienne, et qui soit à la fois adapté au travail hybride et à distance. Ainsi, vous leur garantissez une expérience de travail fluide où qu’elles soient, et particulièrement lorsqu’elles passent du présentiel au distanciel (et inversement). 

Veillez également à intégrer dans cet espace des possibilités de travail en asynchrone. Cela vous permettra d’écourter le temps passé en réunion, et de mieux rentabiliser votre temps de travail, indépendamment de votre localisation géographique. Par exemple, la plateforme de travail collaboratif Klaxoon le permet grâce à l’outil Question, avec lequel vous pouvez vous interpeller en équipe sur un sujet donné, et venir ensuite enrichir l’échange au moment qui vous convient le mieux.

Utilisez des outils tout-en-un pour optimiser votre collaboration

Une étude de Owl Labs indique que, pour 72% des travailleurs à distance, l’utilisation d’outils de collaboration est indispensable à leur productivité.

Par chance, ces solutions sont également compatibles avec une bonne optimisation des coûts. Il faut alors privilégier des outils collaboratifs qui se présentent sous la forme de plateformes tout-en-un. Elles permettent non seulement des économies de budget à grande échelle, mais aussi des bénéfices sur le plan opérationnel (avec une centralisation des données, et donc échanges simplifiés par rapport à la gestion de plusieurs outils collaboratifs) et de la sécurité.

De plus, des recherches menées par le cabinet Constellation (The Leading Trends in Visual Collaboration for 2024) révèlent justement que les entreprises qui utilisent une plateforme de collaboration visuelle voient la productivité de leurs équipes augmenter de 20% en moyenne, et accélèrent leur prise de décision de 15%.  

Ainsi, une plateforme collaborative tout-en-un comme Klaxoon vous garantit une expérience de travail fluide et des échanges d’informations facilités entre vos équipes, où qu’elles se trouvent. Cela démultiplie leur efficacité, pour un investissement initial et un temps de formation réduits par rapport à l’adoption de plusieurs outils complémentaires.

D’un côté, nous avons donc des gains de productivité assurés, en tirant parti d’outils de travail collaboratif visuels et innovants. Mais si on se penche du côté du fonctionnement des équipes, c’est bel et bien l’humain qui est remis au centre des enjeux de collaboration en cette fin d’année 2023. Et c’est en favorisant un management engagé et responsabilisant que vous parviendrez à créer un environnement de travail collaboratif qui favorise la rétention des talents sur le long terme.

2. Le management centré sur l’humain

Sans un leadership engagé, il n’y a pas de transformation efficace des méthodes de travail. Un bon management intermédiaire, ou middle management, se révèle alors crucial pour articuler la vision stratégique de l’entreprise avec le travail collaboratif des équipes.

Le rôle du middle management dans la rétention des talents

D’après McKinsey, le rôle du middle manager est aujourd’hui vital dans les organisations : ils sont considérés comme des accélérateurs de performance, en plus de valoriser l’expertise et le bien-être de leurs équipes. Au fil du temps, un bon middle management reflète même une meilleure rétention des talents. Il est donc important de donner à ces managers un cadre de travail qui facilite leur évolution et leur collaboration. 

Or, parmi les principales problématiques rencontrées par les middle managers, pas moins de 44% d’entre eux citent la bureaucratie et les processus à rallonge en première position (McKinsey). Ces deux facteurs pèsent sur leur charge de travail de manière quotidienne et, par conséquent, les managers ont moins de temps à consacrer au développement des talents et de l'expérience collaborateur dans leurs équipes.

Il existe donc un besoin d’équiper vos managers pour simplifier leurs processus de travail, et ainsi réduire le temps qu’ils passent sur des tâches de saisie, l’organisation de réunions ou la recherche de méthodes de travail efficaces pour leurs équipes. Klaxoon peut les y aider avec ses templates prêts à l’emploi, mais aussi en leur permettant d’évaluer rapidement et précisément l’engagement des collaborateurs grâce à des fonctionnalités intégrées d’analyse de données, et de générer des comptes-rendus de réunion automatisés.

L’amélioration continue et le développement des compétences

D’après l’OCDE, la durée de vie d’une compétence technique est passée de 30 ans en 1987 à seulement 2 ans aujourd’hui. On assiste à une véritable obsolescence des compétences, et cela renforce le besoin des entreprises d’un suivi dédié au sein des équipes, avec un management engagé pour aider les collaborateurs à identifier, renouveler et faire évoluer leurs compétences.

Le manager joue ici un rôle de coach, dont le but est d’encourager des initiatives d’apprentissage et d’amélioration continue dans ses équipes. La plateforme collaborative tout-en-un de Klaxoon peut aider les managers à atteindre simplement cet objectif. Avec sa suite unique de 10 outils de collaboration visuelle, ils peuvent créer des environnements virtuels sans limite où il est possible d’expérimenter en équipe, et où chacun peut faire entendre sa voix sur ce qui fonctionne ou non, dans un esprit de rétrospective. 

De plus, Klaxoon s’intègre facilement avec des outils reconnus comme Jira, Google ou Microsoft Teams, permettant ainsi de valoriser des compétences transversales dans les équipes.

En parallèle du management, la nature même des équipes et de leurs besoins et attentes va elle aussi évoluer considérablement en 2024, le tout dans un contexte où la durabilité et la diversité dans la collaboration sont incontournables.

3. L’enjeu de l’expérience collaborateur

Renouvellement générationnel et travail collaboratif

Nous assistons en ce moment à un renouvellement des générations au sein des entreprises, et il va se préciser en 2024 avec l’arrivée progressive de la Gen Z (ou génération Z) dans les effectifs actifs. D’après une étude de Glassdoor, 2024 sera alors l’année où le nombre d’actifs de la Gen Z surpassera celui des Baby Boomers dans les organisations. 

Cela signifie donc aussi de nouvelles attentes et de nouveaux besoins au travail, de la part d’une génération qui a grandi avec le digital. La collaboration n’est pas en reste, avec de nouveaux enjeux liés à davantage de transparence dans les échanges, et on retrouve une fois de plus le besoin de flexibilité lié au travail hybride évoqué précédemment. Enfin, cette génération a plus que jamais besoin de se sentir entendue et accompagnée par les entreprises, pour donner du sens à son travail. 

Là encore, l’environnement collaboratif tout-en-un de Klaxoon propose de nombreuses possibilités pour garantir des échanges transparents, demander et rassembler les feedbacks de vos équipes avec des Sondages, et leur proposer des format interactifs et participatifs depuis n’importe où (Quiz, Questions Challenge, parcours gamifiés,...). L’objectif ? Prendre en compte la contribution de tous, dans un environnement de travail stimulant, innovant et adapté aux besoins de toutes les générations.

Diversité d’expression : favoriser l’intelligence collective pour une meilleure collaboration

En plus de cet enjeu générationnel, les entreprises font donc face à un défi plus global lié à la diversité dans les moyens d’expression dans leur collaboration. En 2024, il sera avant tout question de permettre à chacun de s’exprimer par le moyen qui lui convient le mieux, et de valoriser ses compétences et son expertise dans son travail.

Implicitement, la réussite en milieu professionnel reste très liée aux compétences et à l’aisance à l’oral. Cela exclut les personnes qui ont de bonnes idées à partager, mais qui n’osent pas intervenir ou qui sont écartées au profit de ceux qui parlent plus. 

Il est donc important de mettre à disposition de tous un environnement de travail qui permette à chacun de s’impliquer et de participer naturellement, et qui maximise l’intelligence collective, tout le temps, partout, et sur tous les sujets. Et c’est précisément ce que permet Klaxoon, avec une expérience de collaboration visuelle dans laquelle chacun pourra se retrouver, et où toutes les idées ont leur chance d’être valorisées.

4. L’impact de l’IA sur votre espace de travail collaboratif

Bien sûr, lorsque l’on parle d’amélioration de l’intelligence collective en 2024, il est également important d’évoquer la démocratisation de l’intelligence artificielle (IA) qui s’est opérée cette année, en particulier dans le milieu professionnel. Nous allons à présent voir quel impact l’usage de l’IA peut avoir sur votre collaboration, et comment bien l’utiliser en complément de vos outils de travail collaboratif.

Le rôle de l’IA dans le Future of Work

Qu’il s’agisse d’IA générative de contenu, de data, d’automatisation des processus, voire d’assistants de codage, les possibilités sont aujourd’hui de plus en plus nombreuses et perfectionnées. C’est donc une opportunité à ne pas manquer si vous souhaitez améliorer vos performances et votre efficacité au travail.

Les prévisions de la Goldman Sachs montrent que les investissements des entreprises liés à l’IA pourraient atteindre 200 milliards de dollars d’ici 2025. Pour garder une longueur d’avance, et ce même dans le contexte actuel global d’optimisation des coûts, il est donc fondamental d’inclure l’IA dès maintenant dans votre réflexion stratégique.

Il s’agit aussi d’anticiper cette révolution pour votre entreprise : préparer un cadre de gouvernance favorable, sensibiliser tous les métiers à l’utilisation de l’IA, et voir comment elle peut compléter vos outils de collaboration pour vous offrir encore plus de possibilités. 

Un sondage de la TECHnalysis Research indique que, si 88% des entreprises utilisent déjà l’IA générative d’une manière ou d’une autre, seules 7% d’entre elles ont mis en place un cadre de régulation dédié à ces outils. Ce manque de lignes directrices peut entraîner des failles à même de porter préjudice à la réputation des entreprises, en particulier dans le cas où le contenu généré automatiquement serait directement diffusé à l’audience, sans vérification humaine préalable.

Grâce à des méthodes visuelles reconnues, Klaxoon peut alors vous aider à créer un cadre structuré pour évaluer précisément les risques et les opportunités d’implémentation des outils d’intelligence artificielle dans votre entreprise, et faciliter vos projets de transformation tout en améliorant vos performances.

Le rôle de l’IA dans la collaboration visuelle

D’après Gartner, d’ici 2024 - donc très prochainement - les applications de collaboration visuelle seront pleinement utilisées dans 30% des expériences de réunion (que ce soit avant, pendant ou après vos réunions).

En complément de vos outils de collaboration visuelle, l’utilisation de l’IA vous permettra alors de proposer à vos équipes des expériences de travail encore plus personnalisées, et ce plus rapidement. Par exemple, elle peut être utilisée pour l’élaboration de contenu adapté à chaque équipe, voire à chaque collaborateur, en se basant sur des méthodes prêtes à l’emploi telles que les nombreux templates de Klaxoon.

Vous pouvez également utiliser de nombreux outils d’IA du marché pour vous aider à créer des contenus pertinents pour partager rapidement des Mémos, des Quiz ou des Sondages. Enfin, l’IA peut vous aider à aller encore plus loin dans vos parcours de formation avec, là encore, du contenu personnalisé qui peut être facilement ajouté dans un Board d’onboarding ou d’un atelier collectif.

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme collaborative tout-en-un Klaxoon, et la manière dont elle peut vous aider à tenir compte des grandes tendances du travail collaboratif en 2024 dans votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter pour un échange ou une démo rapide !