Inventaire et maintenance d'équipement : une gestion collaborative en temps réel

7 choses à savoir pour piloter la maintenance de votre parc d’équipement sur un tableau blanc en ligne 

1. Un inventaire, dans le secteur de la sécurité, c’est quoi ?

L'inventaire est le recensement des équipements et/ou installations nécessaires au bon fonctionnement du lieu d'activité.

Il fait état de la quantité des objets considérés, de leur répartition dans l'espace et de leurs caractéristiques techniques afin d'opérer toute action nécessaire à leur emploi ou leur maintien dans le temps par l'ensemble des acteurs considérés.‍

2. Pourquoi procéder à un inventaire et vérifier les équipements ?

L'inventaire est nécessaire pour s'assurer de la disponibilité des services proposés aux acteurs et occupants des lieux. Il s'agit de la première étape indispensable pour un déploiement optimal des opérations de maintenance et de construction des services.

La réglementation en impose ainsi la réalisation, à travers l'obligation de vérifier le bon état de ses équipements concourant au bon fonctionnement du lieu et à la sécurité des personnes et des biens.

3. Qui est chargé de faire l'inventaire et la vérification des équipements ?

La mise en place des vérifications périodiques est une obligation réglementaire qui implique les acteurs à des niveaux de contrôle différents :

• Dans un premier temps, l'occupant des lieux doit s'assurer d'un contrôle visuel des équipements.
• Ensuite, des techniciens de maintenance compétents doivent réaliser des tâches de vérification de premier niveau.
• Enfin, pour certaines installations, la mise en place de ces opérations de vérification est opérée et/ou complétée par des bureaux de contrôle, ou constructeurs, ayant pour objectif de s'assurer du bon état de fonctionnement des installations selon leur état de réception d'origine, et leur innocuité pour les personnes.

Cette dernière vérification doit faire obligatoirement l'objet d'un rapport de vérification périodique. Dans ce dernier cas, des observations sont mises en avant et doivent être traitées. Ces rapports sont demandés par la suite par les autorités compétentes (inspection du travail, commission de sécurité et d'accessibilité, DREAL...).

4. Quels sont les bénéfices du template Inventaire et maintenance d’équipement ?

Le constat est là : l'inventaire s'organise par la mobilisation et la coordination d'un grand nombre d'acteurs. Habituellement, il est réalisé au moyen de plusieurs outils d'inventaire et de planification, dont il convient d'assurer des passerelles et une compatibilité pour traiter les données dans les meilleures conditions.

Ainsi, l'utilisation d'outil de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO), dont l'emploi est réservé aux initiés, doit faire l'objet de paramétrages nombreux. Son application est complexe et chronophage.

Avec la plateforme collaborative Klaxoon, tous les acteurs concernés sont invités dès le début du processus sur un seul et même outil, et dans un cadre adapté et adaptable: Board, le tableau blanc en ligne de Klaxoon. La logistique de l'information est totalement assurée au même moment et dans la bonne mesure pour l'ensemble des interlocuteurs.

Le déploiement des opérations de vérifications périodiques, et la maintenance associée, ou l'emploi qui est fait de ces installations, sont améliorées considérablement et durablement. Du temps est par ailleurs économisé et redistribué sur des tâches plus essentielles pour le client et utilisateur final du lieu d'activité.

5. Comment faire l'inventaire et la maintenance de l'équipement avec Klaxoon ?

Avec la plateforme collaborative Klaxoon, il devient possible de réaliser l'inventaire de vos équipements en créant un Board comprenant les plans et documents techniques nécessaires à la bonne description des équipements et des espaces physiques concernés.

Chaque catégorie d'équipement dispose d’un espace dédié afin de mobiliser et mettre en collaboration l'ensemble des acteurs concernés par l'équipement inventorié et vérifié.

Ensuite, chaque équipement est suivi par la création d'un QR code qui lui est propre afin de lier le lieu physique et virtuel avec l'espace de travail collaboratif, où l'information relative à son état de maintenance et de disponibilité peut être mise à jour en temps réel avec la participation des acteurs.

Vous trouverez directement dans le template un mode d’emploi détaillé avec toutes les instructions pour l’animer pas à pas, et découvrir les fonctionnalités mises en avant pour une utilisation optimale. 

6. Pourquoi utiliser le template Inventaire et maintenance d’équipement ?

Le témoignage de Julien Legrand, Responsable Sécurité Incendie et fondateur de Securpartner

• Preuve d'une qualité de la maintenance et de la vérification : "Avec Board, nous avons une approche plus qualitative de nos prestations. En effet, nous pouvons démontrer au client en temps réel par la communication d'une photo ou d'une vidéo l'état du matériel et son bon contrôle."
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• Renforcer la sécurité opérationnelle : "Nous pouvons nous concentrer sur notre expertise et impliquer l'ensemble des occupants de l'immeuble dans le maintien du dispositif de sécurité opérationnel."
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• Stop à la démultiplication des outils : Nous le savons, la multiplication des outils de gestion de la  maintenance et des vérifications périodiques mobilise différents acteurs. L'exploitant se retrouve ainsi avec un usage de multiples outils, rendant ces opérations chronophages. Julien ajoute : "Nous avons donc aujourd'hui l'opportunité, avec ce template, de centraliser, de gérer en toute autonomie, et de se construire un service d'exploitant."
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• Promesse de l'innovation : "Digitaliser la tenue des dispositifs des moyens de secours en impliquant l'ensemble des occupants participe à cette volonté d'innovation de nos clients."
  

7. Vous pouvez essayer ce template dès maintenant !

Vous avez en charge la maintenance d’un parc d’équipements ? Testez sans attendre ce template pour gagner du temps et de la fluidité entre les différents acteurs dans cette gestion. Board, le tableau blanc en ligne de la plateforme collaborative Klaxoon, vous simplifie la tâche.

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