Brainstorming : comment animer des ateliers de co-construction à distance avec Klaxoon ?
Publié le 23/7/2020
Jérôme Le Hénaff
Chef de projet RIP Tiers chez Orange
Isabelle Adam et Jérôme Le Hénaff travaillent chez Orange, au sein de la Direction Orange Grand Ouest. Ils ont adopté Klaxoon pour piloter et coordonner l’arrivée du réseau fibre Orange dans la zone Ouest.
Pour trouver des solutions destinées à optimiser le déploiement de la fibre et garantir l’interconnexion aux réseaux de l’Ouest, Jérôme prépare et anime des ateliers de co-construction à distance avec 20 personnes réparties dans le Grand Ouest. Il utilise Klaxoon pour avancer collectivement sur des solutions liées à la contractualisation, au lancement, à l’exploitation commerciale et à la vie du réseau.Découvrez en vidéo les astuces d’Isabelle et de Jérôme pour préparer et animer des ateliers de co-construction avec Klaxoon :
Klaxoon fait évoluer les mentalités, nos méthodes de travail et nous permet de continuer à avancer sur nos projets.
Jérôme Le Henaff, Chef de projet RIP Tiers chez Orange
Créer un lieu de partage et de centralisation des informations
La mission de Jérôme est d’améliorer l’efficacité des projets de long terme et de réduire le temps de production. Pour travailler sur l'amélioration des délais de production, il réunit à distance 20 personnes réparties au sein de six départements d’Orange Grand Ouest. Ces équipes fonctionnelles travaillent sur la production, le pilotage, la conduite d’activité ou encore le contrôle. Jérôme crée un Network Klaxoon de manière à rassembler les acteurs sur un espace numérique de travail privé et leur permettre de collaborer à distance sur différentes problématiques.
Le Network Klaxoon auquel ont accès les membres de l’équipe et dans lequel Jérôme rassemble ses activités Klaxoon.
J’ai choisi de créer un Network car notre préoccupation première était de pouvoir maîtriser l'information et valider les personnes qui allaient avoir accès à cette information. J'ai pu ensuite y inviter les différents membres que je souhaitais faire participer.
Jérôme Le Hénaff, Chef de projet RIP Tiers chez Orange
Avec un Article très simple en 4 étapes, Jérôme s’assure que les membres du Network prennent connaissance des informations utiles pour bien démarrer sur Klaxoon.
Dans un premier temps, Jérôme oriente les membres du Network vers un Article qu’il a rédigé et dans lequel il a ajouté des liens vers d’autres activités.
Passer de l'idée à la priorisation des tâches en équipe
En amont de la réunion, Jérôme ouvre un Board et crée une zone pour chaque sujet à traiter pendant l’atelier. Le jour de la réunion, ils mettent en place un pont téléphonique et invitent les participants à se connecter sur le Board en un clic via le Network.
Un icebreaker pour bien démarrer l'atelier de co-construction
Pour lancer la réunion, chacun poste une idée avec son humeur du jour dans le Board. À la manière d’un icebreaker, cette courte activité de lancement permet à l’équipe de participer dès les premières minutes, et à Jérôme de voir très rapidement qui est présent.
Une rétrospective pour faire le point en équipe
Ensuite, l’équipe balaie les sujets à la manière d’une rétrospective : les actions efficaces au sein d’Orange, ce qui peut être amélioré, les causes racines, etc.
On a le sentiment d’être partie prenante, même si on est nombreux. Des idées vont être données par chacun, vont être regroupées, puis on prend la parole pour s’exprimer et on donne son avis à travers l’idée, et ça c’est un plus en tant que participant.
Isabelle Adam, Cheffe de projet Expérience Client chez Orange
Pour naviguer sur le Board et afficher les zones sur les écrans des participants, Jérôme utilise la Synchro Board.
Vue globale du Board utilisé par l’équipe pour co-construire les solutions aux problématiques liées aux instances longues.
La matrice d'Eisenhower pour prioriser les tâches en équipe
Pour prioriser les actions qui seront mises en place dans le but de répondre aux différentes problématiques, l’équipe évalue les gains et les efforts qu'impliquent ces actions. Pour cela, Jérôme insère dans le Board, le template de Matrice d'Eisenhower inspiré de celle créée par Dwight D. Eisenhower (34ème président des États-Unis d'Amérique), qui priorisait ses tâches selon l'urgence et l'importance de celles-ci. Jérôme favorise la prise de décision collective via plusieurs étapes :
- En amont de l’atelier, il matérialise les matrices dans le Board et définit des catégories d’idées en fonction des thématiques abordées pendant la réunion.
- Pendant l’atelier, les participants sélectionnent une catégorie pour chaque idée qu’ils postent.
- Une fois la première phase d’idéation terminée, chacun like les idées qui lui semblent les plus pertinentes.
- Grâce à la vue colonne, Jérôme trie les idées par nombre de like et par catégorie : il peut alors repérer visuellement les 4 idées les plus likées pour chaque catégorie.
- Il demande ensuite au groupe de déplacer ces idées à leur guise sur la matrice gain-effort qui comprend 2 axes : l’apport en fonction du gain et la complexité de mise en oeuvre.
- Sur les matrices, on retrouve alors visuellement les idées qui croisent les deux critères et qui font l’unanimité : une liste d’actions à mettre en place est facilement déterminée.
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Chaque participant poste ses idées sur les matrices Eisenhower créées directement sur le Board par Jérôme.
Recueillir du feedback pour s'améliorer en continu
Pour terminer l’atelier de façon positive et dynamique, Jérôme lance une ronde de clôture. Dans le Board, il a simplement créé une zone “autour du feu” : chacun y dépose son image, son commentaire, son dessin pour donner un ressenti sur la séance de travail à laquelle il vient de participer. Ces retours sont précieux et permettent à Jérôme de mettre en place une démarche d’amélioration continue !
La ronde de clôture permet à chaque participant d’exprimer son ressenti et de faire des retours sur la réunion.
L’utilisation de Klaxoon nous a permis de poser nos idées très facilement, de faire collaborer et interagir les différents membres de nos départements. Les gens se prennent au jeu, donnent beaucoup d’idées, participent et la plateforme est idéale pour ça.
Jérôme Le Hénaff, Chef de projet RIP Tiers chez Orange
Comme Isabelle et Jérôme, travaillez en équipe à distance, préparez et animez facilement des réunions et ateliers en ligne avec Klaxoon !
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