Qu'est-ce que JIRA, et comment les équipes agiles l'utilisent ?

La gestion de projet est une aventure rarement effectuée en eaux calmes. Avec la complexité du monde moderne et la multitude d'opportunités commerciales qui se présentent à nous, il est beaucoup plus difficile de suivre les différentes composantes flexibles d'une tâche donnée (et le multitâche y est pour quelque chose). Au fur et à mesure que des problèmes apparaissent dans le suivi de vos projets, vous devez être suffisamment agiles pour y faire face, tout en veillant à ce que l'avancement se fasse naturellement.

Ces situations peuvent presque vous donner l'impression d'être sur un bateau qui coule. Sans les pratiques et outils appropriés pour identifier ce qui ne va pas, vous pourriez rapidement vous retrouver sous l'eau. Mais un capitaine ne dirige pas seul le navire, et les meilleurs équipages ont un second de confiance qui les aide à découvrir la meilleure façon d'avancer. Pour identifier les problèmes qui surviennent sur le "navire" de votre propre projet et gérer le reste des tâches pour le maintenir à flot, vous avez vous aussi besoin d'un compagnon fiable qui vous aidera à garder le cap. Ce compagnon est virtuel, et il s'appelle JIRA.

JIRA : une vue d'ensemble

Avant de trop filer notre métaphore navale, sachez que JIRA est utilisé par des centaines d'entreprises dans des secteurs d'activités tout aussi variés. JIRA est un logiciel propriétaire développé par Atlassian, une société basée en Australie. Il a été initialement conçu comme un outil efficace de suivi des bugs et d'enregistrement des problèmes auprès d'autres développeurs. Depuis sa création, il a évolué pour devenir l'un des logiciels de gestion de projet les plus polyvalents et les plus agiles disponibles sur le marché. Au-delà des processus de développement produit, JIRA a également commencé à influencer les flux de travail ans les domaines de la finance, des RH, des opérations et même du marketing.

Atlassian lui-même est un catalyseur pour les logiciels axés sur l'amélioration des différents processus et tâches largement intégrés dans des espaces de travail virtuels. En tant que tel, Atlassian a étendu sa liste de produits en dehors de JIRA, pour y inclure d'autres logiciels qui se synchronisent bien avec des plateformes souvent présentes dans les environnements de travail à distance actuels.

Mais JIRA reste le logiciel phare d'Atlassian, conçu aujourd'hui non seulement pour suivre les problèmes survenant tout au long du développement produit, mais aussi pour vous aider à planifier le processus lui-même et à suivre son implémentation en temps réel, avec des options d'automatisation spécifiques pour plus d'efficacité.

Les différentes solutions JIRA

Le logiciel JIRA lui-même est gratuit pour un nombre limité d'utilisateurs utilisant un même compte, avec un maximum d'environ 10 utilisateurs. Aujourd'hui, JIRA a également été décliné en quatre logiciels distincts qui se concentrent sur différents aspects de la gestion de projet.

JIRA Software (Core)

Le premier et naturellement le plus répandu des logiciels JIRA est sa gamme de produits de base, JIRA Software. Cette version de base de JIRA est la plus polyvalente de JIRA actuellement, utilisable par les gestionnaires, les chefs de projet, les concepteurs et même les product owners. La suite JIRA comprend les fonctionnalités standard de suivi de bugs et de signalement des problèmes que les équipes agiles peuvent utiliser, ainsi que différents outils de gestion des tâches qui peuvent vous aider à mieux gérer le développement de vos logiciels, votre roadmap produit, etc.

JIRA Work Management

Le logiciel de base JIRA (ainsi que les autres modules JIRA) comprend un deuxième programme appelé JIRA Work Management. Ce module se concentre sur les différents processus non techniques utiles aux équipes opérationnelles en général, tels que la gestion des tâches abstraites et les validations des workflows. Étant le moins technique des deux premiers modules JIRA, JIRA Work Management est souvent utilisé par des business analysts, des experts juridiques, des responsables des ressources humaines et même des directeurs marketing.

La gestion des flux de travail englobe une grande partie des aspects administratifs d'une entreprise, qu'il s'agisse du suivi des documents, de l'aperçu des projets, de campagnes marketing, de l'approbation des budgets, etc.

JIRA Service Management

Le module de gestion des services de JIRA s'éloigne de la gestion du travail en tant que telle. Il s'agit d'un logiciel spécialisé qui permet de mieux développer la gestion des services au sein des organisations. Dans les entreprises, les managers utilisent souvent cette version de JIRA, qu'il s'agisse des DevOps, de l'informatique, du support client, des services, etc.

L'objectif principal de JIRA Service Management est de permettre l'exécution de services de manière plus efficace au sein de votre organisation, en donnant à vos clients un moyen plus facile de contacter votre entreprise, et à votre équipe support une méthode structurée pour répondre à leurs besoins.

JIRA Align

Probablement le module JIRA le plus spécifique à l'entreprise, le système JIRA Align a pour mission de relier les différentes dimensions d'une stratégie d'entreprise donnée, telles que le produit, le portefeuille clients, les plans d'action, et plus encore, dans un seul système logiciel pour un meilleur alignement organisationnel.

JIRA Align est un module logiciel avancé, qui est essentiellement chargé d'exécuter des transformations agiles à l'échelle de l'organisation et de faire évoluer ces processus agiles au fur et à mesure que l'entreprise se développe. JIRA Align tient également compte des contextes situationnels spécifiques dans lesquels l'outil est utilisé, en intégrant les enseignements tirés des itérations réussies antérieurement. Prenons l'exemple du modèle Spotify, qu'Atlassian décrit comme un "cadre autonome et axé sur l'humain pour la mise à l'échelle des processus agiles, tout en soulignant l'importance de la culture d'entreprise et du réseau".

Approfondissez l'usage de JIRA

L'utilisation de JIRA peut présenter une courbe d'apprentissage à ne pas négliger, si vous décidez de commencer à l'utiliser hors du cadre d'un contexte particulier. Utilisé de manière pertinente, JIRA peut aider les équipes projet à identifier et à contextualiser une vue globale des différents aspects d'une tâche. De plus, la roadmap qui constitue le principal livrable de JIRA peut aider les utilisateurs à trouver une solution flexible qui leur donne une vision des différents moments-clés de leur projet, tels que la progression de l'équipe, le suivi des interdépendances, l'historique et la gestion des itérations, ainsi que le partage collaboratif entre les parties prenantes internes et externes.

L'utilisation de JIRA peut également être enrichie par la compréhension de certains des termes-clés propres au logiciel, à savoir : Issues, Projects, Workflows et Boards.

Les tickets (Issues) sont à l'origine de la création de JIRA, car ils représentent un seul "élément de travail" que vous et/ou votre équipe suivrez depuis sa création jusqu'à sa réalisation. Contrairement à ce que l'on pourrait penser au départ, les tickets peuvent être définis comme des tâches générales à accomplir dans le cadre du projet ou de l'initiative en cours. Selon le produit utilisé, il peut s'agir de "fonctionnalités en cours de développement par une équipe logicielle, d'une tâche à accomplir par une équipe marketing ou d'un contrat à rédiger par une équipe juridique".

Une combinaison de différents tickets qui partagent une relation commune (comme un objectif global ou un type de problème précis) est appelée projet (Project). Ces projets vous permettent d'organiser les différents tickets que vous gérez dans des flux de travail (Workflows)visuellement efficaces, afin que vous puissiez facilement identifier leur statut à un instant donné. Les tableaux (Boards) sont un autre terme qui désigne les tableaux de bord visuels générés par JIRA pour mieux comprendre le flux de travail lié à un projet donné (à ne pas confondre avec Klaxoon Board, avec lequel JIRA s'intègre également).

Enfin, les flux de travail sont ce qui distingue cette version de JIRA de sa version d'origine. Ces flux de travail "représentent le parcours séquencé d'une tâche, de sa création à son aboutissement". En définissant correctement les flux de travail, vous pouvez mieux normaliser la façon dont chaque membre de l'équipe doit traiter un problème particulier, et voir d'où viennent les erreurs et les inefficacités potentielles.

Créer et gérer des tickets avec JIRA

Les tickets restent au cœur de JIRA malgré son évolution tout au long de ses deux décennies d'existence. Ses composants supplémentaires élargissent la fonctionnalité et la portée de ce que ces tâches peuvent représenter.

Définissez votre projet

La première chose à faire en tant que responsable d'un flux de travail JIRA est de définir la nature du projet. Cela influencera le type de tickets que vous traiterez, ainsi que la façon dont vous choisirez d'aborder chacune d'elles avec agilité. Il existe généralement deux types de projets que vous aurez à gérer : les projets gérés par l'équipe, et ceux gérés par l'entreprise.

Les projets gérés par l'équipe sont réservés aux équipes autonomes qui ont besoin d'un processus de travail spécifique et unique au groupe. Ces types de processus sont généralement limités, ce qui nécessitera une évolution en continu des flux de travail au cours du projet.

Les projets gérés par l'entreprise sont utilisés par les équipes qui suivent un flux de travail standard défini, souvent attribué par le haut de la hiérarchie, et qui est ensuite géré par les owners de JIRA. Cela réduit le développement du flux de travail car il aura probablement déjà été établi, mais cela limite le contrôle de votre équipe sur la résolution de problèmes spécifiques.

Organisez vos tableaux

La chose à faire ensuite est de décider comment organiser votre projet (et les autres projets en cours en parallèle) sur le tableau de bord de votre équipe. Il existe différents modèles parmi lesquels vous pouvez choisir, mais JIRA propose trois options principales pour commencer.

Le premier modèle que vous pouvez utiliser est le modèle Sprint, qui est une méthodologie agile convenant le mieux aux équipes qui travaillent à partir d'un ensemble de tâches pré-établies, appelées "sprint backlogs". Ce modèle met l'accent sur le type de travail qui est effectué à intervalles réguliers, avec un temps presque standardisé entre le début et la fin d'une tâche spécifique.

Le deuxième modèle que vous pouvez utiliser est le modèle Kanban, une autre méthodologie agile qui met l'accent sur l'organisation visuelle des tâches sous des rubriques, afin de mieux comprendre leur statut rapidement. Comparé au modèle Sprint, le Kanban convient mieux aux équipes qui cherchent à mieux gérer les tickets en cours, à identifier le temps nécessaire pour le travail restant à faire, ainsi qu'à revenir sur les tâches terminées pour plus d'amélioration continue.

Enfin, vous pouvez opter pour le suivi de bugs original de JIRA, afin d'utiliser une liste de tâches plus simple qui illustre clairement le type de problèmes que vous et votre équipe cherchez à résoudre. De manière générale, le type de modèle que vous utiliserez dépendra fortement du contexte spécifique de votre équipe, et de la nature de la tâche que vous cherchez à accomplir.

Créez votre premier ticket

Vous pouvez maintenant créer votre premiet ticket sur JIRA, que vous devez suivre du début à la fin. Il suffit de décrire le type de tâches à accomplir et d'attribuer la balise de flux de travail correspondante. Ces balises sont définies par vous, en tant qu'owner de JIRA, et peuvent suivre des statuts simples tels que "En cours" et "En révision". Les balises-clés à inclure ici sont "Ouvert" et "Fermé" pour illustrer si un ticket vient d'être ouvert ou s'il vient d'être terminé.

Chaque nouveau ticket sera ajouté au backlog de votre projet, qui peut ensuite être intégré visuellement dans une roadmap plus large, qui agit comme un diagramme de Gantt simplifié pour mieux comprendre les délais entre les différents tickets (ainsi que la façon dont ils contribuent au projet dans son ensemble).

Avec JIRA, vous pouvez également commencer à automatiser les tickets pour qu'ils prennent une action spécifique lorsqu'ils répondent à certains critères. Le type d'automatisation possible est très flexible, et peut aller de l'affectation automatique d'un certain ticket à l'exécution automatique, et plus encore.

Utiliser JIRA en cross-platform

La portée et l'étendue de JIRA peuvent être décourageantes à première vue, surtout si vous vous lancez dans la gestion de projet pour la première fois. Il peut également être particulièrement délicat de commencer à utiliser ce logiciel alors que vous en utilisez déjà un autre dans le même but en parallèle.

Il est donc bon de noter que JIRA s'intègre facilement à diverses plateformes de collaboration, comme Klaxoon, afin de connecter de manière fluide les informations et les processus que vous avez déjà mis en place aux fonctionnalités de JIRA.

La liste complète des fonctionnalités de JIRA est également trop vaste pour faire l'objet d'un seul article, et l'une des meilleures façons d'apprendre est de commencer à l'utiliser dans le cadre de petites tâches. Essayez donc ce logiciel et voyez comment il peut vous aider à mettre de l'ordre dans vos workflows et votre travail d'équipe au quotidien.

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