Onboarding : comment piloter un programme d’intégration avec Klaxoon en 3 étapes

Découvrez en vidéo comment Klaxoon permet à Pascal de former les nouveaux arrivants chez Harmonie Mutuelle.

Étape 1 : préparer le parcours de formation avec Klaxoon

Les nouveaux arrivants sont basés dans différentes agences Harmonie Mutuelle réparties sur toute la France. La première promotion concernée compte 14 personnes, qui vont suivre un programme de formation étalé sur 15 semaines. C’est pour ces raisons évidentes que Pascal a cherché un support permettant de faire plus de distanciel.

Avec Klaxoon, Pascal peut facilement se synchroniser avec le groupe, autour d’un outil collaboratif commun qui crée de la cohésion. Le formateur voulait aussi quelque chose de très visuel. La digitalisation de cette formation, Pascal en a fait son cheval de bataille.

J’ai souhaité un parcours qui soit beaucoup plus moderne, beaucoup plus au goût du jour, et qu'on soit capable de déployer de Brest à Marseille, à Strasbourg, à distance. Il me fallait un outil qui me permette de fédérer autour d'un lieu commun virtuel l'ensemble des acteurs de ce parcours de formation.

Pour digitaliser la formation, Pascal commence par ouvrir très simplement un Network Klaxoon. Cet espace numérique de travail privé lui permet de partager les documents et activités qu'il souhaite avec le groupe de nouveaux arrivants. 

Le Network me permet d’inviter moi-même les membres du groupe pour savoir qui en fait partie, et de maîtriser l’ensemble des éléments que je leur propose tout au long de la formation.

En créant son Network, Pascal a paramétré le fait que lui seul puisse publier des activités à l’intérieur. Il est tout à fait possible d’autoriser aussi les membres à publier du contenu, selon les besoins de chacun. 

Dans son Network, avant d’inviter le groupe, Pascal lance des Mémos pour délivrer les modes opératoires des outils de formation et des temps de synchronisation prévus. Il prépare également un Board (anciennement Brainstorm) qui sera son support principal tout au long de la formation. Sur le whiteboard digital à la taille infinie, Pascal construit 2 grands volets qu’il considère comme indispensables :

• Le trombinoscope
• Le programme 

• Le trombinoscope : Pascal attache beaucoup d’importance au fait de présenter l’équipe de formation et de qui elle est composée, afin que les arrivants visualisent à qui ils auront affaire tout au long de la formation. Présenté de manière ludique dans un espace intitulé “WANTED”, on retrouve les photos des formateurs, leur rôle, leurs coordonnées et leur emplacement géographique.
• Le programme : sur la structure, Pascal représente visuellement le programme des 6 semaines du premier acte de la formation (sur trois actes). Pour que ce soit le plus clair possible, il utilise des couleurs, des formes et des images. 

Un élément très important qu'on attend quand on est un nouvel apprenant c'est : qu'est ce que je vais faire en formation ? Quel est le programme que je vais suivre ? Là, le programme est présent tout le temps, sous nos yeux.

Étape 2 : donner le ton dès la première session avec le groupe

Quand le Network est prêt, Pascal invite tous les membres de la promo, soit 14 nouveaux entrants, mais aussi ses collègues qui interviennent dans la formation. Il  propose également l’accès à d’autres collègues pour leur montrer le fonctionnement et leur donner envie d’utiliser Klaxoon à leur tour !

Une présentation claire et synchrone

Pour démarrer la formation, Pascal invite l’ensemble du groupe à se connecter au Board et lance un Live grâce à l’outil de visioconférence intégré. Il présente alors ce qu’il a préparé en amont, les informations nécessaires portant sur l’équipe formatrice et sur le déroulé du programme, les thématiques que le groupe va suivre de semaine en semaine, etc.

Pour naviguer facilement dans le Board et permettre aux participants de suivre le mouvement sur leur propre écran, Pascal utilise la Synchro Board : tout le monde le suit et voit le même espace au même moment, pour ne pas perdre le fil ! Grâce à la synchronisation, l’animateur peut facilement faire des focus sur certaines zones du tableau digital, en fonction du propos.

Ces informations restent accessibles à tout moment, et à partir de n'importe quel appareil connecté.

Un icebreaker pour instaurer une cohésion de groupe

Puis, rapidement, Pascal lance un icebreaker : quoi de mieux que de briser la glace quand on constitue un groupe de personnes qui ne se connaissent pas ? Ainsi, chacun est invité à poster sa photo, une citation qui le représente, un objet, un animal fétiche… pour apprendre à se connaître malgré la distance !

C’est intéressant qu’ils puissent mettre un petit peu d'eux-mêmes, qu'ils commencent à se livrer au reste du groupe, puisque pour l'instant ils ne se sont jamais rencontrés. L'objectif, c'est vraiment aussi de créer du lien entre eux et de créer une équipe, pour pouvoir partager par la suite.

Étape 3 : Instaurer une récurrence et maintenir l’engagement

Pascal a mis en place un rituel de lancement de la semaine : le groupe se retrouve chaque lundi sur le Board, autour de l'espace “Météo” dessiné par Pascal. Le but est de prendre la température de l’humeur générale. Chacun est invité à s’exprimer, dire comment ça va, comment ça se passe au niveau de la formation… Mais les participants peuvent aussi mettre des photos, des blagues : le ton est léger et informel. C’est l’équivalent de la discussion du lundi matin autour de la machine à café !

Ensuite, ils reprennent tous ensemble le programme de la semaine en zoomant sur la zone, et peuvent consulter le coin “astuces” pour savoir où aller chercher les documents et éléments nécessaires. Après ce lancement de semaine, les nouveaux arrivants sont équipés pour suivre en e-learning leurs classes virtuelles sur des supports internes.

L’autre rendez-vous rituel du groupe est instauré en fin de semaine, tout le monde se reconnecte au même Board. Chacun a suivi ses actes de formation dans le courant de la semaine. Pour Pascal, se retrouver ensuite permet de collecter du feedback lors d’un debrief collectif. Comment ? Dans un premier temps, Pascal relance la météo du jour pour le clin d'œil, puis il propose un temps d’idéation de 5 minutes au sujet de ce que les nouveaux arrivants ont appris au cours de la semaine. Pour rendre cette session dynamique et efficace, Pascal utilise la fonctionnalité Timer. Les participants sont invités à poster des idées pour exprimer les points positifs et les points négatifs. Pour cela, ils utilisent un code couleur.

• En vert : ce qui s'est bien passé cette semaine dans ma formation, ce que j'ai bien assimilé et qui est fluide pour moi.
• En orange : ce qui s'est moins bien passé cette semaine, ce qui est encore un peu confus et va demander de la pratique et peut-être un peu d’accompagnement avant d’être acquis.
• En rouge, dans la partie triangulaire intitulée “Help!” : les points bloquants, sur lesquels il faut revenir très rapidement.

Après l’envoi des idées, le groupe discute des différents points abordés pour avancer et lever les blocages efficacement. 

Le timer m'aide à faire en sorte qu'ils puissent fournir un maximum d'idées en un minimum de temps pour qu'on puisse prendre un plus grand temps pour les échanges ensuite.

Le petit plus de Pascal : il propose au groupe de faire l’idéation en musique, pour se détendre après une semaine chargée ! Comme ils sont connectés en Live, Pascal diffuse les morceaux de son choix via son smartphone. 

C'est toujours plus sympa, et puis je trouve que tous ces outils cumulés permettent de créer un vrai lien, une vraie dynamique d'équipe. C'est vraiment agréable pour eux, c'est le retour que j'ai !

Le Board de Pascal s’enrichit tout au long de la formation, qui dure 15 semaines. Si elle est passée au distanciel en majeure partie, quelques rencontres en présentiel ont été conservées, et Klaxoon est utilisé aussi à ces moments-là. Pascal collecte par exemple sur un Board les photos des productions en présentiel ou des soirées au restaurant ! Le même support s'adapte au besoin de Pascal et de son groupe. Ils ont par exemple ajouté des zones telles qu'un espace coups de cœur, ou encore un espace d'entraide.

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Vous aussi, testez Klaxoon pour former et intégrer plus facilement les nouveaux arrivants dans votre équipe. Retrouvez par exemple le template Parcours d’intégration pour mettre en place un onboarding fluide et efficace, nos icebreakers pour apprendre à se connaître au sein d’un nouveau groupe, ou encore un point de synchronisation hebdomadaire pour garder le contact. Des centaines d’autres méthodes et modèles prêts à l’emploi sont disponibles dans notre bibliothèque de templates, pour multiplier vos usages et répondre à vos besoins.