Comment en finir avec les silos de communication pour une meilleure collaboration

Qui ne souhaite pas travailler dans une organisation où règne la cohésion, et où chaque personne travaille en harmonie pour que l'organisation entière fonctionne comme il se doit ? Un travail d’équipe efficace permet de concrétiser même les ambitions les plus folles. En effet, selon un récent éditorial du magazine Forbes, le travail d'équipe et la coopération améliorent l'efficacité du travail dans son ensemble.

Imaginez votre entreprise comme une grande machine avec des composants spécifiques pour chaque département effectuant différentes tâches. Chaque service est composé de personnes différentes. Pour que la grande machine - l'organisation - fonctionne sans heurts, toutes les pièces doivent elles aussi fonctionner avec une certaine cohérence.

Comme dans toutes les machines, il y a un besoin de maintenance. Cela permet à toutes les pièces de communiquer et de bien fonctionner. Ainsi, deux composants situés à des extrémités différentes de la machine ressentiront tout de même leur impact respectif et y apporteront une réponse précise. Le tout en visant un objectif commun, ce qui nous ramène à la collaboration transversale. 

Malheureusement, il existe des cas où, bien que chaque service travaille indépendamment pour atteindre l'objectif de l'organisation, il ne collabore pas activement et ne communique pas avec les autres services. Dans ce cas, les décisions qui seront prises seront mal informées, et auront un impact négatif sur l'organisation. Dans cet article, vous apprendrez donc comment accroître l'efficacité de votre organisation grâce à un fonctionnement en équipes transversales, et comment vous débarrasser des silos de communication. 

Qu'est-ce que les silos de communication ?

L'expression "effet de silo" vient du contexte agricole des silos dans les fermes. Les silos sont utilisés pour stocker des céréales, des poudres et d'autres produits contenant des particules insolubles. 

Dans le cas des entreprises et des organisations, lorsqu'il n'y a pas de flux d'informations réguliers entre des services distincts, la progression vers un objectif commun est moins évidente, au profit d’avancées à l’échelle individuelle ou d’un seul département de l’entreprise. Les silos de communication sont résultat de ces lacunes dans la communication au sein d’une organisation.  

Pour savoir comment la mentalité de silo se développe dans une organisation, commençons par en donner une définition. Selon Investopedia, la mentalité de silo est la réticence des employés des différents départements d'une même organisation à se communiquer des informations de manière régulière. 

Quelle est l’origine de la mentalité de silo ?

La plupart du temps, ce problème de cloisonnement des équipes commence au niveau de la direction de l'organisation. Brent Gleeson, collaborateur du magazine Forbes, utilise le mot "ruissellement" pour décrire la manière dont l'information circule de la tête de l'organisation vers ses divisions. Cela ne veut pas dire qu'elle ne peut pas provenir d'autres parties de l'organisation. Mais le plus souvent, c’est là qu’elle prend sa source.

L'effet de silo peut se manifester lorsqu'il existe des désaccords entre les principaux dirigeants de l'organisation, par exemple lorsque deux dirigeants de l'entreprise ne s’apprécient pas. Cela peut créer des divisions au sein même de l'organisation, avec les collaborateurs soutenant l’un ou l’autre des dirigeants. Le comportement de ces derniers est déterminant pour le bon fonctionnement des équipes, en tant que parties d'un seul et même organisme. 

De même, les dirigeants peuvent également développer des silos dans leur communication lorsqu'ils font du micromanagement au sein de leurs équipes, ou lorsque la vision et l'objectif de l'organisation ne sont pas communiqués de manière efficace. Dans des équipes interfonctionnelles, chaque individu qui en fait partie doit voir concrètement comment il contribue à un objectif commun, et comment il croise ses informations avec d’autres personnes de l’organisation en des points spécifiques pour rendre cet objectif possible. 

Les dirigeants doivent alors faire comprendre aux équipes qu'elles sont comme des chaînes reliées entre elles, ce qui fait d'elles un tout, l'organisation. Ainsi, les individus comprendront que certaines décisions ne doivent pas être prises de manière isolée, et que les informations doivent être partagées de manière interfonctionnelle. 

En dehors de l'influence des dirigeants, lorsqu’il existe une concurrence en interne entre les équipes, la culture d’entreprise peut devenir toxique. Par exemple, dans un tel cas, les employés auront tendance à garder les informations pour eux, afin d'empêcher les autres services de les devancer. Toutefois, cela ne signifie pas que toute forme de compétition est à proscrire : par exemple, des challenges entre équipes bien menés peuvent à la fois motiver et engager les individus à atteindre les objectifs. 

Cette forme de compétition est saine, et elle permet aux employés de viser l'excellence. Récompenser les employés et les départements pour leurs performances est une bonne chose. Dans le même temps, il convient néanmoins de rappeler régulièrement à chaque service l'objectif commun de l'organisation. 

Quels sont les effets négatifs de l'effet de silo sur le travail d’équipe ?

Dans l'ensemble, les entreprises qui sont freinées par les silos de communication subissent des pertes. Des études montrent que les entreprises du classement Fortune 500 perdent plus de 30 milliards de dollars par an en raison du manque de partage des connaissances. Ce qui représente une perte des plus considérables. 

Cependant, cette perte ne se produit pas du jour au lendemain, et elle prend racine dans les équipes qui participent à la réalisation des objectifs de l'organisation. Voyons comment l'effet de silo affecte une équipe censée être transversale. 

1. Une prise de décision mal informée 

Le problème des décisions prises de manière isolée est qu'elles ne prennent en compte que le point de vue d'une personne ou d'un groupe. Elles ne peuvent pas voir au-delà de l’approche des membres d’une seule équipe. 

Pour que des décisions abouties soient prises dans les organisations, elles doivent être éclairées et impliquer toutes les parties qui y apporteront de la valeur ajoutée. Dans les équipes interfonctionnelles, l'effet de silo empêche de prendre de bonnes décisions en toute connaissance de cause, ce qui peut coûter cher à l'entreprise. 

Prenons l’exemple d’une situation fictive dans une entreprise comme Apple. Si Apple décide de lancer un nouveau produit, dans un environnement de travail où la collaboration transversale est encouragée, des ateliers et des réunions se tiendront entre différents départements aux expertises variées pour décider de ce qui est le mieux pour le produit et ses utilisateurs finaux. Toutefois, si seuls les ingénieurs et les concepteurs se réunissent sans faire appel à l'équipe chargée de l'expérience utilisateur, il y aura des lacunes importantes dans les fonctionnalités du produit final, car un autre point de vue important aura été ignoré.

2. Pas de cohérence dans la collaboration interdépartementale 

Les différents départements d'une organisation disposent de spécialistes qui sont bien équipés pour prendre des décisions dans leur propre périmètre. Et c'est une bonne chose. Il faut l'encourager car cela valorise la créativité de chaque individu. 

Cependant, cela présente aussi des inconvénients. Le travail est ralenti parce qu'il est calqué sur le rythme d'un individu, alors qu'en permettant à des équipes de différents services de se réunir pour concrétiser le projet, on l'ouvre à une diversité d’idées et à l'intelligence collective, ce qui le fait avancer beaucoup plus vite. 

Une culture de l'unité n'est pas encouragée lorsqu'il n'y a pas de collaboration transversale. Travailler de concert avec seulement son propre département peut certes donner l’illusion de faire avancer le tout de manière ultra-efficace, mais ce ne sera qu’une manifestation supplémentaire de l'effet de silo.

3. La vision de l'entreprise peut être perdue de vue 

L'effet de silo a également pour conséquence que la vision globale de l'organisation s'estompe aux yeux des différentes équipes. 

Celles-ci se concentrent sur leurs priorités individuelles et tentent de se surpasser dans la compétition. Même si une compétition saine est encouragée sur le lieu de travail, un changement de priorité par rapport à l'objectif principal de l'organisation peut être dangereux. Pour éviter de perdre le cap, veillez donc à garder l’objectif clair et concret pour chaque équipe. 

4. Une réduction de la progression dans les projets 

Le dernier point, mais non des moindres. L'effet de silo entrave votre progression globale. La collaboration entre les membres de différentes équipes permet de valoriser leur intelligence collective et de tendre vers un objectif. Cependant, une mentalité de silo peut considérablement freiner cela. 

En présence de silos de communication, il peut certes y avoir du mouvement et des évolutions, mais il s'agit d'un mouvement solitaire qui fait progresser un département en particulier, tandis que la vision commune de l'entreprise est reléguée à l'arrière-plan. Le progrès individuel est une belle chose, mais le progrès de l'entreprise est encore meilleur. 

4 méthodes pour mettre fin à vos silos de communication

Si vous souhaitez renforcer votre efficacité grâce à la collaboration, une fonctionnement en collaboration transversale peut vous y aider. Cependant, il convient de noter que la mise en place d’une telle collaboration peut s'avérer plus difficile qu'il n'y paraît. 

Il n'est pas toujours facile de faire en sorte que des talents et des experts différents s'entendent et travaillent ensemble sans heurts. Une étude a ainsi montré que 75 % des équipes dites transversales sont en fait dysfonctionnelles, notamment parce qu'elles ne sont pas encore totalement libérées des silos de communication. 

Il est donc essentiel qu'à plus grande échelle, les dirigeants d'entreprise détruisent la mentalité de silo au profit une collaboration interdépartementale à l'aide d’une approche méthodologique. En voici quelques-unes. 

1. Renforcez votre communication transversale à l’aide d'une plateforme collaborative

Pour que les équipes travaillent ensemble, elles doivent avoir une direction claire et simple. 

C'est une bonne motivation pour que chaque membre de ces équipes apporte des contributions spécifiques en fonction de son expertise. Même à l'ère du télétravail, où une grande partie de la collaboration se fait de manière digitale, il est encore possible de retranscrire clairement une vue d’ensemble, où que chacun se trouve.

Par exemple, des dirigeants d'entreprise utilisent la plateforme collaborative Klaxoon pour s'assurer que leurs équipes ne perdent pas de vue leur objectif. L'intelligence individuelle est certes efficace, mais cela l'est encore plus lorsque plusieurs intelligences individuelles se fondent en une intelligence collective, avec toutes les équipes ayant les yeux rivés sur un objectif commun. 

2. Répartissez les responsabilités

Pouvez-vous imaginer faire partie d'une équipe où personne n'est sûr de son rôle ? 

C'est comme si vous étiez dans un bus et que personne ne savait qui était le conducteur et qui étaient les passagers. Certaines personnes finiront par assurer des tâches qui ne relèvent pas de leur domaine de compétence, ce qui ralentira au final l’ensemble des process. 

Ainsi, la répartition de la charge de travail sera inégale, et cela aura un impact considérable sur l’efficacité globale. Les dirigeants d'entreprise, lorsqu'ils créent des équipes de collaboration transversale, doivent alors veiller à ce qu'il n'y ait pas de répartition inéquitable des tâches. 

À vrai dire, certaines personnes peuvent se voir confier davantage de tâches en fonction de leur expérience et de leur expertise, mais il faut toujours garder en tête cette idée d’équité. Cela permet d'éviter les ressentiments entre les membres des équipes. 

3. Valorisez une communication ouverte

Si vous voulez que la collaboration au sein d'une équipe interfonctionnelle soit un succès, la communication est cruciale. Les conversations doivent avoir lieu, aussi difficiles soient-elles. Ainsi, les membres des équipes peuvent s'exprimer ouvertement et apporter leur contribution unique aux projets. Toutefois, dans cette communication, les valeurs de l'entreprise doivent également être prises en compte. 

Par exemple, il ne doit pas y avoir de discours condescendant et insultant à l'égard d'une autre personne ou équipe en ce qui concerne son idée ou sa contribution. Chacun doit avoir la possibilité d'exposer ses idées sur le produit ou le service sur lequel il travaille. De cette manière, il y a plus de place pour l'innovation et la créativité communes.

Et pour que cela fonctionne, vous aurez également besoin d’un espace de communication ouvert. 

Par exemple, pensez à un seul endroit où centraliser les communications des équipes. Cela évitera à leurs membres d'être submergés par une grande quantité d'informations réparties sur plusieurs canaux ou supports. Une plateforme de management visuel peut alors être un bon outil pour créer un tel espace et y mener vos échanges.

4. Mettez en avant le brainstorming et la collaboration

Lorsque des équipes de différents horizons se réunissent pour la première fois, la collaboration transversale peut sembler lente à se mettre en place, car elles ne se connaissent pas et ne connaissent pas leurs méthodes respectives. 

La plupart du temps, les employés sont pourtant de bonne volonté et prêts à collaborer. Ils ont seulement besoin d'un peu de temps pour se sentir en confiance pour émettre leurs idées. C'est pourquoi le brainstorming s'avère être un bon moyen pour les collaborateurs de trouver des idées innovantes. 

Organisez régulièrement des séances de brainstorming pour que vos équipes puissent exprimer leurs idées. Vous découvrirez qu'elles sont plus disposées que vous ne le pensez à participer et à s’engager dans les discussions. 

En conclusion, une grande machine fonctionne parce que ses différentes parties fonctionnent et interagissent ensemble. Votre entreprise fonctionne mieux lorsque tous ses départements fonctionnent comme une grande équipe. Cependant, les silos de communication peuvent l'empêcher de fonctionner sans heurts. 

Pour déconstruire la mentalité de silo, vous devez alors encourager une culture de la communication transversale. En tant que dirigeant d'entreprise, il vous incombe de créer cette culture qui encourage une collaboration cohérente entre tous les individus de vos différents départements ou services. Avec sa plateforme collaborative, Klaxoon vous fournit les outils et ressources nécessaires pour y parvenir.