6 façons d’intégrer efficacement la formation on-the-job dans vos projets
Votre business est comme une voiture de course. Chaque élément doit fonctionner en harmonie avec le reste de la machine pour lui assurer une vitesse optimale, nécessaire pour distancer ses concurrents.
Mais que se passe-t-il lorsque certains de vos mécaniciens n’ont pas les compétences nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de la voiture sur le long terme ? Une solution est de les former directement sur le terrain. C’est aussi l’objectif de la formation dite on-the-job en entreprise, un moyen qui peut s’avérer efficace pour permettre aux employés d'acquérir des compétences-clés sans s'écarter de leurs missions.
Pour continuer à avancer sans cesser d’innover, vous avez besoin d’intégrer ce type d’apprentissage dans vos tâches quotidiennes et dans votre gestion de projet.
Ces 6 conseils vous aideront à rendre vos équipes plus agiles et plus efficaces, et les mettre dans un état d’esprit d’apprentissage en continu :
- Fixez des objectifs SMART et rendez les résultats des actions de formation visibles grâce à des tableaux de suivi partagés, afin de vous assurer que chaque effort contribue à la réussite du projet.
- Divisez l'apprentissage en étapes plus petites et digestes qui s'alignent sur les étapes du projet. Utiliser des méthodologies agiles peut vous aider à tenir compte des feedbacks de votre équipe et à les guider pour progresser.
- Intégrez des opportunités d'apprentissage dans votre travail quotidien. Le microlearning, l'observation par les pairs ou un coaching dans la réalisation d’une ou de plusieurs tâches sont autant de solutions pour rendre vos actions de formation plus engageantes.
- Transformez vos actions de formation en expériences interactives, avec des outils tels que des whiteboards en ligne ou des sondages, pour ainsi permettre à vos équipes de rester impliquées et motivées.
- Sollicitez vos employés plus expérimentés pour guider le reste de l’équipe, en renforçant ainsi l'apprentissage par la pratique.
- Mesurez l'impact des actions de formation sur les résultats du projet. Tenez compte à la fois des hard et des soft skills pour garantir des résultats tangibles.
Selon The HR Digest, les entreprises qui accordent la priorité à la fidélisation de leurs salariés voient leur taux de rétention augmenter de 58% et leur productivité de 24%. Toutefois, le manque de temps reste l'une des principales raisons pour lesquelles les employés ne participent pas à des formations organisées avec du temps dédié.
C'est là que la formation on-the-job peut changer la donne. Votre équipe acquiert les compétences dont elle a besoin, tout en restant concentrée sur ses tâches en cours. L'apprentissage sur le terrain permet à votre équipe d'avoir une longueur d'avance, d'être agile et d'être prête à s'adapter rapidement en cas de changement.
En réalité, se dire “On verra ça plus tard” n’est plus une option. Les marchés évoluent plus vite que jamais, et si votre équipe n'optimise pas sa manière d’apprendre, votre entreprise sera impactée. La formation on-the-job permet à la fois d'acquérir des compétences, de se développer et de rester compétitifs lorsque vos concurrents hésitent à franchir le pas.
Dans cet article, nous aborderons 6 stratégies pour intégrer ce type de formation dans vos projets.
Formation on-the-job : pourquoi c’est important
Souvent associée à la théorie de l'apprentissage social d'Albert Bandura, la formation on-the-job souligne l'importance de l'apprentissage par l'observation et par la pratique. Cette approche accélère le développement des compétences, tout en favorisant la collaboration et l'adaptabilité au sein des équipes.
La formation on-the-job est donc l'un des moyens les plus efficaces d'aider les employés à développer leurs compétences, tout en restant dans les temps pour réaliser les tâches liées aux projets. Toutes les équipes en font sans toujours le savoir, mais si vous ne formalisez pas ce type d’action dans votre gestion de projet, vous risquez de ralentir vos équipes et de les rendre moins flexibles et réactives.
En intégrant la formation dans les tâches quotidiennes, les employés acquièrent des compétences pratiques et de la confiance tout en s'acquittant de leurs tâches. Lorsque ces actions ne sont pas structurées, les équipes peuvent avoir le sentiment de devoir se débrouiller par elles-mêmes, et de manquer de soutien de la part de l’organisation.
Qui bénéficie le plus de la formation on-the-job ?
La formation on-the-job n'est pas comme une formation de masse. Il s'agit d'une approche dynamique qui s’adapte à différents contextes. Voici les types de profils pour qui ce type de formation peut s’avérer particulièrement bénéfique :
- Les nouveaux collaborateurs : la formation on-the-job aide les nouveaux arrivants à se mettre rapidement au diapason en apprenant en situation réelle avec confiance, et en s'adaptant progressivement au fonctionnement de l'entreprise.
- Les employés qui évoluent en interne : les employés qui changent de missions ou qui ont de nouvelles responsabilités bénéficient d'une formation pratique adaptée à leurs tâches spécifiques, ce qui rend les transitions en interne plus fluides et plus efficaces.
- Les organisations qui se transforment rapidement : avec de la formation on-the-job, les équipes travaillant sur des projets dynamiques ou à fort enjeu acquièrent la flexibilité et l'expertise nécessaires pour s'adapter et atteindre leurs objectifs.
- Les dirigeants et les managers : le mentorat par le biais de la formation on-the-job permet un transfert efficace des connaissances et d’expérience, et assure aussi une meilleure collaboration et une prise de décision sans discontinuité.
- Les entreprises en croissance: les organisations qui souhaitent rester compétitives ont tout intérêt à développer leur flexibilité et leur résilience, afin d’être capables de s'épanouir dans un contexte changeant.
Intégrer la formation on-the-job dans vos projets : les 6 conseils à connaître
1. Fixer des objectifs adaptés
Les objectifs sont incontournables pour structurer votre projet dès le départ. Sans objectif clair, votre équipe sera vite entraînée dans la confusion. Les objectifs liés à chaque étape du projet vous permettent de vous assurer que chacune de vos actions sert votre vision commune.
La méthode SMART vous aide à cadrer la définition de vos objectifs, et transforme vos ambitions en un plan d'action concret. Voici comment la décliner pour chacun de vos objectifs :
- Spécifique : votre objectif doit être précis. L'ambiguïté engendre la confusion, mais la clarté stimule la motivation. Ne parlez pas seulement d’“améliorer votre communication” ; engagez-vous à “organiser 1 à 2 réunions hebdomadaires pour vous aligner sur les priorités”.
- Mesurable: rien de tel que des chiffres concrets pour vous donner une vision claire des progrès que vous avez réalisés. Par exemple, vous pouvez définir l’objectif suivant : “Suivre 2 modules de formation et appliquer 1 nouvelle technique d'ici la fin du mois”.
- Réalisable: placez la barre assez haut pour encourager la progression, mais pas trop haut pour ne pas démotiver l’équipe.
- Pertinent: reliez vos objectifs à votre vision d’ensemble. Chaque objectif doit avoir un lien direct avec la réussite globale du projet.
- Limité dans le temps: un objectif sans échéance n'est qu'un rêve lointain. Les échéances créent l'urgence, et l'urgence alimente l'action. Par exemple, “Maîtriser le premier module dans les 14 prochains jours”.
2. Distiller la formation à chaque étape du projet
Dans n'importe quel domaine, la pratique ne consiste pas seulement à répéter encore et encore les mêmes actions. C’est l’opportunité d'écouter, d'apprendre et de s'améliorer à chaque itération. Le même principe s'applique à la formation. De petites étapes ciblées sont la base d'une progression visible dans le temps.
Les actions de formation on-the-job doivent être considérées comme faisant partie intégrante de l’avancement de votre travail, et non comme des tâches supplémentaires. Pour y parvenir, divisez vos grands objectifs en étapes plus petites et réalisables, qui correspondent aux étapes de votre projet.
Pensez-y comme à l'apprentissage d'un morceau de musique sur un instrument. Il y a très peu de chances que vous parveniez à le jouer sans fausse note du premier coup. Vous devez l’assimiler mesure par mesure, en laissant la répétition développer la mémoire musculaire et les automatismes au fil du temps. De la même façon, cette approche permet à votre équipe de se développer en continu, sans jamais se sentir dépassée.
3. Renforcer l'engagement grâce aux outils collaboratifs
Les gens apprennent mieux lorsqu'ils sont activement engagés dans le processus, plutôt qu’en absorbant passivement des informations. Des outils collaboratifs tels que des whiteboards en ligne, des quiz ou des sondages permettent de dynamiser vos actions de formation avec des supports interactifs, et les transforment en expériences engageantes qui exercent un impact positif dans la durée.
Ces outils stimulent la créativité, encouragent le travail d'équipe et rendent l'apprentissage plus agréable. En voici quelques exemples détaillés :
- Les whiteboards en ligne : ils favorisent une collaboration efficace en temps réel, en permettant aux membres de l'équipe d’échanger, de centraliser leurs idées et de trouver des solutions ensemble. Ces outils permettent à chacun de participer au processus créatif, à tout moment et depuis n’importe où.
- Les quiz interactifs : ils renforcent la rétention de l’information par des tests de connaissances rapides et engageants, tout en aidant les employés à assimiler les informations plus efficacement grâce à la puissance du visuel.
- Les enquêtes et les sondages : ils permettent d'évaluer la compréhension de l'équipe ou de recueillir efficacement du feedback sur les actions de formation on-the-job. Ces outils encouragent la participation et permettent à chacun de s'exprimer en toute transparence, créant ainsi un environnement d'apprentissage plus inclusif.
- Des parcours gamifiés : ils proposent un environnement immersif et stimulant pour améliorer n'importe quelle compétence de manière rapide et interactive.
- La visioconférence : elle permet aux équipes d'utiliser des Breakout Rooms, le partage d'écran ou des outils de management visuel pour créer des actions de formation interactives, avec la même efficacité à distance ou en présentiel. Cela permet aux équipes hybrides de rester engagées.
4. Donner aux plus expérimentés les clés pour devenir des mentors
Selon HBR, 75% des dirigeants attribuent leurs réalisations au mentorat, et des études récentes révèlent que 90% des employés ayant un mentor dans leur équipe se déclarent plus satisfaits de leur travail.
Comme l'a dit Bob Proctor : “Un mentor est quelqu'un qui voit en vous plus de talent et de capacités que vous n'en voyez vous-même, et qui vous aide à les faire ressortir.”
C’est une opportunité formidable à exploiter dans le cadre de la formation on-the-job. Dans ce contexte, c’est la motivation des employés à appliquer et maîtriser progressivement de nouvelles compétences qui fait office de ROI. C’est cela qui retient les employés les plus performants dans une entreprise, et les pousse à s'améliorer et à s'épanouir en continu.
Il arrive forcément un moment où chacun de nous a besoin d'être guidé, et c'est là que les managers et les membres de l'équipe les plus expérimentés jouent un rôle central en tant que mentors. Lorsque les dirigeants partagent leur expertise et leurs retours d’expérience, ils déclenchent un effet d'entraînement et d'autonomisation bénéfique à l'ensemble de l'équipe.
5. Mesurer l'efficacité et le ROI de la formation
En plus d’encourager l’épanouissement et le développement de vos équipes, comment pouvez-vous réellement mesurer le retour sur investissement de vos actions de formation ?
Commencez par un suivi d’indicateurs tels que l’efficacité, le développement des compétences et l’impact sur les résultats des projets. Mais ne vous concentrez pas uniquement sur les compétences techniques, ou hard skills. Les soft skills telles que la communication, la collaboration en équipe et l’intelligence émotionnelle sont tout aussi importantes.
Lorsque vous prendrez le temps de mesurer tous ces éléments, vous aurez une première vue d'ensemble. Dans le détail, voici comment ces compétences vont vous permettre de mesurer le ROI de vos actions de formation on-the-job :
Les hard skills
Les hard skills sont les compétences techniques que les employés acquièrent pour effectuer des tâches spécifiques, telles que le codage, l'analyse de données ou l'utilisation d'outils spécialisés.
La mesure du retour sur investissement des hard skills est simple : il s'agit de suivre les améliorations de la productivité, de la précision d’analyse et de l'efficacité dans le déroulement du projet. Par exemple, comparez le temps nécessaire à l'exécution des tâches avant et après l’action de formation, ou bien l’évolution de la qualité des livrables.
Les soft skills
Les soft skills, telles que la communication, la collaboration en équipe ou l'intelligence émotionnelle, ont un impact moins direct mais tout aussi puissant sur le ROI de la formation on-the-job.
Une communication efficace encourage la collaboration et réduit les malentendus, ce qui facilite l'exécution des projets. De plus, des employés qui se sentent épanouis et motivés ont tendance à travailler avec plus de fluidité, ce qui contribue à une culture basée sur la confiance et sur la réussite partagée.
6. Cultiver une culture basée sur l'apprentissage
Les recherches du Dr Carol Dweck sur l'état d'esprit tourné vers la croissance montrent que ceux qui sont profondément convaincus que leurs capacités peuvent s'améliorer grâce à l'effort et à l'apprentissage sont aussi ceux qui développent leurs compétences le plus vite.
L'état d'esprit tourné vers la croissance n'est pas simplement un idéal à atteindre. Il s'agit d'une façon d'aborder le travail et la vie qui permet de réaliser de réels progrès. Les équipes qui adoptent cet état d'esprit considèrent l'échec comme une opportunité d’apprendre et de s’améliorer, tout en instaurant une culture qui fait de l'apprentissage une constante dans leur espace de travail. Voici quelques exemples :
Célébrer les étapes importantes
Reconnaissez et récompensez vos progrès à chaque étape, qu'il s'agisse d'un employé qui maîtrise une compétence complexe ou d'une équipe qui termine un projet avec de l’avance.
Cela peut être aussi simple que de féliciter votre équipe en réunion ou pas message, ou bien prendre la forme d’un déjeuner d’équipe. Cette reconnaissance renforce la valeur de l'apprentissage, et motive tout le monde à continuer à viser l'excellence.
Utiliser des outils de gamification
Ajoutez des éléments de jeu pour rendre votre progression engageante et gratifiante. Créez des tableaux de classement pour les actions de formation achevées, ou imaginez des badges fictifs pour l'atteinte d'étapes spécifiques.
En favorisant une compétition saine et la reconnaissance entre pairs, la gamification transforme l'apprentissage d'une tâche en un défi agréable qui donne de l'élan.
Inclure des moments de rétrospective
Lors des revues de projet, réservez un temps de rétrospective pour réfléchir aux leçons apprises et à vos axes d’amélioration. Encouragez votre équipe à discuter de ce qui s'est bien passé, de ce qui aurait pu être fait différemment et de l'impact des compétences nouvellement acquises.
Une rétrospective efficace est l’opportunité d’intégrer l’amélioration continue dans la suite de votre projet ou dans ceux à venir.
Conclusion
En gestion de projet, il y aura toujours des délais à respecter et des livrables à finaliser. Dans ce contexte qui ne cesse d’évoluer, la formation est souvent considérée comme non prioritaire, à réaliser un jour où on aura le temps, mais qui ne vient jamais.
Pourtant, sans formation, la machine s'essouffle : les compétences deviennent vite obsolètes, et l’efficacité collective risque de diminuer à chaque étape.
Mais lorsque des actions de formation on-the-job sont intégrées de manière réfléchie dans le déroulement de votre travail quotidien, cela change tout. Elles façonnent discrètement votre croissance, et vous donnent toutes les clés pour rester performants sur le long terme.
Que faut-il pour cela ? Il faut l'intention. Des objectifs et des outils qui inspirent l'engagement, des mentors qui stimulent le potentiel du collectif, et une culture du travail qui considère la collaboration efficace comme un pilier incontournable d’une gestion de projet réussie.
