4 façons d'organiser votre to-do list

Pour certains, être organisés signifie que votre espace de travail est beaucoup plus propre et rangé, et que vous pouvez y rationaliser votre efficacité au quotidien. Avec ce type d’espace de travail, il y a des chances que vous soyez plus concentrés et plus productifs, car vous serez moins distraits par votre environnement. 

Autrement, une bonne organisation englobe aussi votre capacité à prendre des notes et à retenir des informations. La prise de notes n'est pas quelque chose de nouveau pour la plupart d'entre nous depuis l’école, mais la capacité à prendre des notes efficacement tout en saisissant autant d'informations que possible est d’un niveau supérieur. C'est devenu un tel sujet d'intérêt dans les milieux universitaires et professionnels que plusieurs méthodes différentes y ont été introduites pour aider les gens à mieux prendre des notes.

Dans le cadre de cet article, le type d'organisation sur lequel nous allons nous pencher va au cœur de la productivité en se focalisant sur ses éléments-clés : les tâches elles-mêmes. Si nous avons l’habitude de considérer les tâches comme de simples étapes chronologiques vers la réalisation d'un objectif, en réalité, cela va bien au-delà. Les tâches, même lorsqu'elles sont anticipées, peuvent être complexes, soudaines et, dans le pire des cas, accablantes. Ceux d'entre vous qui ont essayé de lister vos tâches pour vous organiser se sont peut-être sentis frustrés de voir que leur productivité et leur efficacité ne changeaient pas pour autant. C'est pourquoi nous sommes là pour vous dire qu'il existe des moyens concrets d'améliorer votre to-do list, afin qu’elle devienne votre meilleure alliée au travail, à la maison, et dans tous les autres domaines du quotidien. 

Les avantages d'une to do list

Si le format modeste d’une to-do list n’attire pas sur elle l’attention des experts en affaires et des leaders d'opinion, sa capacité à s'adapter aux besoins individuels de chaque personne en matière d'organisation rapide est probablement l'épine dorsale de certaines des plus grandes entreprises. Richard Branson, PDG du groupe de sociétés Virgin, ne jure que par les to-do lists en raison de leur capacité à lui permettre de garder le contrôle des choses dans sa vie quotidienne. "Dire que la vie d'un entrepreneur et d'un chef d'entreprise est bien remplie est un euphémisme", explique Richard Branson pour expliquer comment il aborde son travail. "Alors, pour être sûr de tout faire... je fais des listes - beaucoup de listes."

Il n'est pas le seul à avoir cet état d'esprit, d'autres personnalités prennent le même exemple, de la médaillée d'or olympique Shannon Miller à l'ancienne première dame des États-Unis Michelle Obama. Les to do lists, les listes de tâches, les listes de travail, ou quel que soit le nom que vous leur donnez, constituent un guide pour la navigation dans notre quotidien. Non seulement elles contribuent à améliorer la productivité, mais le sentiment d'être organisé(e) et de maîtriser vos tâches améliore aussi votre état d’esprit, et peut même améliorer votre vie personnelle.

Les fondamentaux d’une bonne to-do list

L'utilisation des to do lists est un processus très intuitif et vous n'aurez probablement pas besoin de beaucoup de conseils dès le début, mais les choses peuvent rapidement vous dépasser si vous ne commencez pas à utiliser des techniques plus précises. Les gens se plaignent souvent qu'il leur est difficile de suivre leur propre to-do lists, ou qu'ils font une liste qu'ils ont du mal à respecter comme ils le voudraient.

Une bonne façon de commencer à élaborer votre liste de tâches pour un travail plus efficace et plus productif est d'utiliser des concepts tels que la définition d'objectifs SMART. Avec les objectifs SMART, l’objectif est de développer des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps pour mieux vous mettre sur la voie du succès. Il s'agit ensuite d'appliquer cette même méthodologie à l'élaboration de vos tâches spécifiques (probablement au service d'un objectif plus large). 

Chaque tâche doit toujours être spécifique et mesurable afin d'éviter toute ambiguïté quant à sa réalisation. Une bonne raison pour laquelle de nombreuses personnes ne parviennent même pas à conceptualiser leur to-do list est qu'elles s'en tiennent souvent à des concepts vagues comme "Terminer le projet" ou "Envoyer l’e-mail". Bien qu’en effet, il s’agisse de tâches en tant que telles, elles manquent de spécificité pour être abordées de manière directe. Vous pouvez affiner ces deux exemples tâches en incluant des sous-tâches (ex. "Terminer le projet en effectuant les tâches X, Y et Z") ou en étant plus précis dans les détails (ex. "Envoyer un e-mail au directeur général avant midi concernant le projet Z"). Plus vous renseignez de détails sur une tâche donnée, mieux c'est. 

Une tâche définie correctement doit toujours être ancrée dans la réalité, c'est-à-dire réalisable et pertinente par rapport à un objectif spécifique. Les tâches peuvent être laissées de côté si vous vous rendez compte par la suite qu'elles sont impossibles ou inutiles à accomplir. Assurez-vous que la tâche en elle-même est à votre portée (ou si vous aurez besoin de l'aide de quelqu'un d'autre pour l’accomplir), tout en maintenant un certain recul quant à la raison pour laquelle vous effectuez cette tâche. 

Enfin, fixer une “deadline” n'est peut-être pas la partie la plus excitante de la création d'une tâche, mais cela vous permet de rester vigilants. Le fait de fixer un délai pour l'accomplissement d'une tâche spécifique vous aidera à organiser le moment où vous devez effectuer cette tâche, et vous permettra même de prévoir une certaine marge de manœuvre.

4 façons différentes d'organiser votre to-do list

Même avec le cadre SMART, il est probable que vous vous demandiez si votre to do list vous aide vraiment à vous organiser, ou si elle ne fait que s'ajouter à cette même liste de choses à faire. De plus, il peut être incroyablement frustrant d'avoir une to-do list qui ne fait que s'allonger, avec toujours plus de choses à faire et des échéances toujours plus stressantes. 

Au lieu de vous débarrasser complètement des to-do lists, vous pourriez simplement les aborder d'une manière qui corresponde à votre style de travail. Voici quelques-unes des façons de repenser l'organisation de votre to do list, qui pourraient mieux correspondre à vos habitudes de travail quotidiennes. 

Intégrez votre to-do list dans votre calendrier

L'une des premières manières de procéder est d’intégrer directement votre to-do list avec votre calendrier dans votre agenda en ligne. Cela vous donne essentiellement deux façons de visualiser vos tâches : soit sous forme de liste fournie, soit sous forme d’un échéancier représenté par votre calendrier. 

Pour les personnes dont les flux de travail sont très standardisés et varient peu les uns des autres, cette méthode de gestion des to-do lists fonctionne car elle permet de prévoir des plages horaires pour vous mettre à travailler sur des tâches spécifiques. De plus, si vous utilisez des outils en ligne qui s'intègrent bien les uns aux autres, vous pouvez probablement éviter de dresser une double liste, et gérer vos tâches à partir d'une application. La gestion des documents au quotidien entre plusieurs départements d’une entreprise peut bénéficier d'une simple to-do list comme celle-ci, où les méthodes et les structures concernant les tâches sont représentées. 

Cette méthode d'organisation est toutefois insuffisante lorsqu'il s'agit de gérer des tâches dynamiques par nature ou complexes dans leur exécution. Par exemple, les responsables marketing qui doivent jongler avec différents calendriers de développement de projets et le suivi de leur exécution peuvent avoir du mal à distinguer les tâches de plus grande importance, les exigences complexes, les conditions préalables,... 

Essayez la méthode Eisenhower

Une deuxième façon d'organiser votre to do list est d'utiliser la méthode Eisenhower, qui tire bien son nom du président américain. La méthode Eisenhower consiste essentiellement à classer toutes vos tâches en différentes catégories d'importance, de la plus importante à la moins importante. Grâce à cette méthode, vous êtes en mesure de jongler avec les tâches les plus critiques à gérer en premier lieu, tout en laissant les tâches moins sensibles aux jours où vous avez plus de flexibilité. 

Sur la base de cette méthode, vous pouvez classer les tâches en quatre catégories distinctes, ou les 4D de la méthode Eisenhower. La première catégorie est la plus importante, il s’agit d’”Exécuter" ou des tâches à réaliser rapidement. Les tâches de cette catégorie sont les plus critiques dans votre travail actuel, soit en raison de l'importance de l'enjeu, soit en raison de la sensibilité au temps, soit (et le plus souvent) les deux. La deuxième catégorie dans laquelle placer vos tâches est la catégorie “Décider” ou encore celle des sujets stratégiques à traiter. Les tâches qui y sont renseignées sont toujours importantes, mais n'ont pas la même urgence que les tâches du premier groupe, et vous pouvez donc vous permettre de les programmer pour les faire plus tard. 

La catégorie suivante est beaucoup moins urgente et nettement moins importante pour vous y investir personnellement, c'est alors le moment où vous devez "Déléguer" la tâche. Cela signifie que la tâche doit toujours être effectuée, mais pas nécessairement par vous sur votre propre temps. C’est alors une bonne chose de pouvoir solliciter votre équipe pour collaborer avec vous, afin de faire avancer les choses efficacement. 

La dernière catégorie, presque aussi importante que la première, est intitulée “Abandonner”, et c’est celle des tâches à abandonner ou à requalifier. Ces tâches nécessitent d’être passées en revue pour voir si elles valent la peine d'être traitées. L'utilisation de ce dernier groupe peut vous aider à réduire le nombre de tâches, et à rendre votre travail beaucoup plus facile.

Utilisez des listes multiples avec hiérarchisation

La méthode suivante pour une bonne organisation de votre to-do list est en fait une combinaison de plusieurs stratégies pour une meilleure productivité. Vous devez commencer par créer plus d'une liste, idéalement classée en fonction d'un thème général tel que les tâches personnelles, le travail ou les achats, avec la possibilité d'ajouter des sous-listes dans chacune d'elles. 

L'idée ici est de catégoriser chaque tâche afin de ne pas perdre de vue un élément particulier de la to-do list, tout en parvenant à l'organiser dans un groupe spécifique de tâches connexes. Cela peut vous aider à ancrer votre tâche de manière pertinente, et à prendre rapidement note des ajouts de tâches dynamiques, en naviguant simplement vers la liste de tâches appropriée. 

Un aspect-clé à inclure dans cette méthode d'organisation est une liste de priorités, idéalement en utilisant des étiquettes ou des tags dans l'application de tâches que vous avez choisie. Cela peut vous aider à passer au peigne fin chaque liste individuelle, à l'instar de la méthode Eisenhower, pour marquer les tâches qui nécessitent une attention particulière en priorité. Vous disposez ainsi de toutes vos listes de catégories principales et de votre liste de priorités, ce qui vous donnera un guide rapide des éléments sur lesquels vous devez vous concentrer aujourd'hui, sans jamais perdre de vue ce qui vous attend ensuite. 

Mettez en place un Kanban personnel

La dernière méthodologie de cette liste tient des méthodes agiles, et introduit un système visuellement informatif, qui organise les tâches tout en permettant une collaboration facile entre les équipes. Un Kanban est souvent perçu par les équipes agiles comme un tableau de tâches global avec différentes tâches assignées à différents membres d'une équipe. Un kanban personnel, quant à lui, utilise le concept du tableau des tâches et l'applique à vos propres to-do lists. 

Un tableau Kanban se compose de colonnes distinctes, indiquant chacune un état d'avancement pour les tâches. Les catégories les plus courantes sont généralement "À faire", "En cours" et "Terminé". Vous organisez ensuite vos tâches en les regroupant dans la colonne au statut approprié. Cela peut vous donner une idée de la quantité de travail qu’il vous reste à faire, celle des tâches sur lesquelles vous travaillez actuellement, et celle des tâches que vous avez déjà accomplies. Le kanban personnel est utile pour ceux qui aiment avoir un aperçu visuel simple de leurs tâches et de leurs statuts respectifs. 

Comme pour la méthode des listes multiples, avoir recours aux tags peut s’avérer utile pour classer vos tâches. Si vous faites cela sur un tableau physique, vous pouvez séparer les types de tâches en fonction de la couleur des post-its sur le tableau. Mais dans un environnement virtuel adapté au travail à distance, vous pouvez facilement solliciter une plateforme en ligne pour créer votre tableau pour vous, et de marquer les tâches en fonction de leur type ou de leur groupe. 

À retenir pour vos futures to-do lists

La beauté de ces méthodes de to do lists est que vous pouvez facilement combiner différentes stratégies en parallèle pour travailler efficacement. Tout comme vos to-do lists, vous n'êtes pas limités à l'utilisation d'une seule méthode, et vous n’avez pas l’obligation de suivre leur structure prédéfinie. Il vous suffit d’en tester plusieurs, et de trouver celle qui vous convient le mieux et vous permet de mieux maîtriser votre travail avec précision.