3 outils de collaboration en ligne pour mieux travailler en équipe

Pourquoi le travail d'équipe en ligne peut-il être complexe ?

Internet a rendu le monde plus petit. En cliquant ou en appuyant sur un bouton, vous pouvez désormais entrer en contact avec quelqu'un à l'autre bout du monde et lui parler comme s'il ou elle était en face de vous. 

Les employeurs peuvent ainsi attirer des talents plus éloignés physiquement, et les employés peuvent trouver un poste qui leur plaît sans avoir à déraciner complètement leur vie personnelle. Bien entendu, cela ne signifie pas que les gens travaillent à temps complet à domicile ou uniquement au bureau. En fait, le travail hybride est devenu un bon compromis pour les personnes qui recherchent un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Comme il s'agit d'une forme de travail relativement nouvelle, le travail en équipe hybride peut être difficile à comprendre et à adopter. Un jour, votre collègue est assis à côté de vous et vous pouvez lui demander n'importe quoi ou lui montrer quelque chose sur votre écran, le lendemain, il n'est qu'une icône sur votre écran d'ordinateur. Il faut parfois un certain temps pour s'y habituer, surtout pour les employés qui sont moins à l’aise avec les dernières technologies.

De même, en ligne, vous ne savez pas combien de temps vous devrez attendre une réponse. Au moins, si votre collègue est à côté de vous, vous savez s'il est en mesure de vous répondre ou non ! Et ce n'est pas parce que vous n'êtes pas au bureau que vous ne devez pas être entendus. Un bon outil de collaboration "encourage et maintient l'engagement des employés", selon Forbes.

Forbes poursuit en disant que "c'est la technologie qui nous a permis de travailler à distance, et c'est la technologie qui nous aidera à passer en mode hybride". L'élément le plus important de cette équation, ce sont les outils collaboratifs que nous utiliserons". C'est dans cette optique que Klaxoon propose une plateforme collaborative facile à utiliser, intuitive et efficace. Voyons donc un peu plus en détail ce que cela signifie exactement.

Quelle est la définition d'un outil collaboratif en ligne aujourd'hui ?

TechTarget définit les outils collaboratifs en ligne comme "un type de technologie qui offre des services de messagerie en temps réel, de chat en groupe, de partage de fichiers, d'agendas partagés, de coordination de projets, d’audio et de visio pour la communication individuelle et en groupe". Cela peut faire beaucoup d’aspects d’un coup, mais en réalité, les outils collaboratifs en ligne peuvent être aussi simples qu'une messagerie instantanée ou des emails, et aussi complexes qu'un système de gestion de projet sophistiqué. 

Certains outils de collaboration en ligne vont se concentrer sur un aspect spécifique de la communication de l'équipe, et d'autres encore sur une combinaison de plusieurs aspects, tels que le chat de groupe, le partage de fichiers, l'agenda partagé, la coordination de projets, etc.. 

L'essentiel est de trouver le logiciel collaboratif qui réponde le mieux à vos besoins afin d’accroître l’efficacité de votre travail d’équipe, même dans un contexte hybride.

Il existe une pléthore d'options sur le marché, c'est pourquoi nous vous présentons ici trois possibilités pour vous aider à choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.

3 outils de collaboration pour améliorer les résultats de votre travail d’équipe en mode hybride

1. Le tableau blanc en ligne : votre travail centralisé de manière visuelle

Aujourd'hui, nombreuses sont les équipes qui travaillent ensemble sans être physiquement ensemble. Et nous ne pouvons pas laisser le travail collaboratif en pâtir simplement parce que nous ne sommes pas assis à côté des autres membres de notre équipe. 

Le travail en équipe hybride - avec à la fois certains membres de l'équipe travaillant au bureau et d'autres à distance - peut fonctionner efficacement à condition de disposer d'un outil approprié. 

De même, vous ne savez jamais à quel moment l’un ou l’une d’entre vous va peut-être proposer une idée qui va changer la donne, il faut donc s'assurer que chaque voix est entendue, où qu'elle soit. Avec un tableau blanc en ligne, vous pouvez vous assurer que tout le monde peut faire part de ses idées ou de ses retours, lorsqu’ils en ont besoin.

Historiquement, nous sommes passés du tableau noir à craie au tableau blanc à marqueur, puis au tableau blanc interactif. Aujourd'hui, nous avons fait un autre grand pas en avant avec le tableau blanc ou whiteboard en ligne. Il s'agit d'un outil virtuel qui fournit un espace de travail collaboratif où des individus ou des équipes peuvent travailler ensemble à distance  aussi bien que lorsqu'ils sont dans la même pièce. 

Cela signifie qu'ils peuvent ajouter des idées, apporter des modifications et commenter le travail des autres en temps réel. Cela permet de rationaliser les processus de travail en évitant les erreurs de communication et les retards causés par différentes versions des livrables échangés dans des dizaines de flux d’emails. Il est également plus facile de fournir un feedback clair et concis tout en communiquant sur les dernières évolutions et les délais à tenir, et en veillant à ce que tout le monde soit informé et reste sur la bonne voie.

En plus de rationaliser les processus de travail et de permettre à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, le tableau blanc en ligne est idéal pour améliorer le travail d'équipe hybride et l'efficacité du travail lorsqu'il s'agit de trouver des idées dans les premières phases de votre projet. 

Cette technologie est également un lieu idéal pour le brainstorming et l'idéation. Les fonctionnalités de management visuel des tableaux blancs en ligne permettent aux membres de l'équipe de visualiser plus facilement les idées de manière concrète et de les développer.

Cette nature visuelle signifie que votre tableau virtuel peut afficher une pléthore de contenu, mais partir d'une page blanche peut être décourageant. C'est là que les modèles peuvent s'avérer utiles. Pour un travail d'équipe encore plus efficace, utilisez un tableau blanc numérique qui vous met à disposition une multitude de templates prêts à l'emploi, inspirés de méthodes reconnues sur le marché.

Vous pouvez obtenir des mises en page qui vous permettront d'avoir une vue d'ensemble de vos derniers projets, ou bien de vous concentrer sur des tâches spécifiques. Si vous concevez des produits ou des services pour vos clients, vous devez savoir qui sont vraiment ces clients et ce qui compte pour eux. Par exemple, il existe un template qui vous aide à développer des personas clients, et vous donnent au final une vision claire de ce que vos clients veulent vraiment.

Enfin, vos équipes doivent être organisées, et le tableau blanc en ligne le permet aussi. Il peut être utilisé pour ne pas perdre de vue vos tâches et les délais à respecter, tout en vous créant des to-do lists, en attribuant des tâches et en suivant les progrès réalisés. Ainsi, chacun sait ce qu'il doit faire et quand il doit le faire. La valeur d'un tableau blanc en ligne n’est pas à sous-estimer lorsqu'il s'agit de travail collaboratif et d'efficacité au travail.

2. L’outil Question : des discussions de travail asynchrones en toute simplicité

Comme décrit ci-dessus, le travail hybride signifie que les personnes travaillent ensemble sans être physiquement côte à côte. Naturellement, cela peut susciter des inquiétudes quant à la communication et à l'impact négatif sur l'efficacité du travail, s'il n'est pas possible de simplement se tourner vers son voisin pour lui poser des questions. 

Dans un environnement de travail en présentiel, il est possible de poser directement une question aux personnes qui vous entourent, mais comment être efficace si vous devez poser une question à plusieurs personnes différentes et qu'elles sont réparties dans tout le bureau ? 

L'outil Question de la plateforme collaborative Klaxoon permet justement de contacter avec plusieurs personnes en même temps, ce qui améliore le travail d'équipe asynchrone en ligne, mais aussi l'efficacité du travail sur place, au bureau.

Grâce aux outils collaboratifs de Klaxoon, vous pouvez créer une Question pour vous adresser à différentes personnes, quel que soit l’endroit d’où elles travaillent. Vous pouvez l'envoyer à des personnes en utilisant leur nom d'utilisateur, leur adresse e-mail ou même le nom d'un Network dont tout le monde est membre. Cela signifie que vous pouvez vraiment cibler les destinataires de votre message, de sorte que les gens ne reçoivent pas de messages si ces derniers ne sont pas pertinents pour eux. 

En créant simplement une Question, votre équipe sera informée de ses mises à jour en temps réel. Les Questions peuvent se présenter sous différentes formes. Vous pouvez demander à votre équipe de voter ou de répondre à un sondage, de poser une question Oui/Non ou d'attribuer une évaluation, ce qui vous permet de collecter et de visualiser rapidement des données sur l’avis et les retours des participants. 

Une autre possibilité est la Question Challenge, où la première personne à répondre correctement gagne. Cela motive les membres de l'équipe et les encourage à participer dans un état d’esprit proche du jeu. 

Il y a aussi les Questions Storm, qui vous permettent de rassembler vos idées dans un nuage de mots. La nature visuelle de l'outil Question en fait une fonctionnalité engageante, et favorise réellement un sentiment de collaboration entre les membres de l'équipe.

3. Le nuages de mots : rassemblez des idées de manière efficace

Dans tout travail d'équipe, il est extrêmement utile d’avoir un retour sur ce que ses membres pensent d'une idée spécifique. 

Dans un environnement de bureau en présentiel, cela peut nécessiter d’initier une réunion, ce qui implique de trouver un moment opportun pour que chaque membre de l'équipe puisse y participer. Et même si vous y parvenez, il se peut que vous n'obteniez pas une participation totale, car les membres de l'équipe peuvent se sentir gênés de partager leurs idées en direct, et ne pas vouloir y contribuer. 

C'est là que le travail d'équipe en ligne via des outils collaboratifs peut réellement améliorer l'efficacité du travail : non seulement en vous évitant d’organiser une réunion, mais aussi en offrant un espace sécurisé à chaque membre de l'équipe pour qu'il puisse apporter sa contribution.

Avec le format Storm de l'outil Question de Klaxoon, vous pouvez poser des questions aux membres de votre équipe et voir ce qu'ils répondent avec une représentation visuelle claire de toutes les réponses, connue sous le nom de nuage de mots.

Pour ce faire, dans la plateforme collaborative Klaxoon, il suffit de poser une Question Storm comme expliqué ci-dessus. Les membres de votre équipe recevront une notification ou un email, et pourront répondre à la Question au moment qui leur convient le mieux. Toutes leurs réponses seront rassemblées dans un nuage de mots, qui est une représentation visuelle qui vous montre quelles sont les réponses les plus représentées, et vous permet d’y déceler des tendances. 

Ces informations peuvent également être affichées sous forme de liste, et les utilisateurs ont la possibilité de “liker” leurs réponses préférées ou les meilleures. 

Le nuage de mots est un excellent moyen, au début d'une réunion, de lancer la discussion et de faire participer tout le monde. C'est un outil de collaboration flexible, accessible et visuellement agréable qui fait des merveilles pour améliorer l'efficacité du travail d’où que vous soyez, tout en vous fournissant des informations précieuses. Après tout, ce n'est pas parce que les gens ne sont pas dans la même pièce qu'ils ne peuvent pas collaborer ensemble !

Essayez des outils de collaboration efficaces pour améliorer l'engagement de votre équipe depuis n'importe où

Aujourd’hui, le travail collaboratif et la communication ne sont plus nécessairement entravés par la distance physique. Comme nous l'avons montré ci-dessus, il existe des logiciels de collaboration incroyablement efficaces pour garantir que votre travail d'équipe soit aussi bon que lorsque tout le monde se retrouvait physiquement dans la même pièce. 

Ces trois outils de collaboration constituent un lien essentiel entre les membres de l'équipe travaillant à distance et ceux sur place, de sorte que personne ne se sente exclu ou ignoré, et que le travail d'équipe en ligne ait toutes les chances d’aboutir. De plus, l'aspect convivial de ces outils peut réellement motiver les équipes à apporter leurs meilleures contributions. Le travail d'équipe hybride est l'avenir, alors essayez ces outils dès maintenant !