¿Qué es una reunión que ahorra tiempo?

Razones para más reuniones

Demasiadas reuniones de trabajo a lo largo del día pueden ser mentalmente y económicamente agotadoras. La fatiga del zoom (o de las reuniones virtuales ) se ha convertido en una realidad. He aquí algunas razones por las que ahora hay más reuniones diarias.

Menos charlas conducen a más llamadas

En los días en que todo el mundo estaba en la oficina, el acceso a tus compañeros de trabajo era tan sencillo como pasarse por su mesa. Esas metafóricas charlas de"enfriamiento del agua" permitían una pequeña charla, pero también permitían a los trabajadores entablar discusiones sobre proyectos o trabajo. Para los que trabajan principalmente desde casa, esas charlas se han extinguido. Ahora la proximidad con otro miembro del equipo sólo puede darse con una llamada, un texto o un correo electrónico.

No hay límites de espacio

Si trabajaras en una oficina con zonas de reunión pequeñas o no estuviera disponible"la gran sala", tendrías que planificar reuniones más pequeñas, celebrar reuniones por separado con diferentes equipos o ser más selectivo en tus elecciones para la reunión. Ahora, las reuniones no limitan el número de personas que puedes invitar, así que es más fácil invitar a cualquiera que pueda tener interés en el proyecto.

La gente está distraída

Celebrar una reunión a través de la pantalla de tu ordenador puede conducir de forma natural a la multitarea cuando deberías estar prestando atención. Es muy fácil perderse una información o una pregunta directa que finalmente te lleve a preguntarte de qué iba la reunión y a no tener claras tus tareas específicas. Lamentablemente, esto podría llevar a otra reunión o, al menos, a una"llamada rápida" a alguien del equipo.

Cómo tener menos reuniones

Es un hueso duro de roer. Y tal vez la respuesta no esté en tener menos reuniones, sino más eficientes. En cualquier caso, he aquí algunas formas de tener menos reuniones. (A continuación hablaremos de la eficiencia de las reuniones).

Esto no requiere una reunión

Antes de programar otra reunión, pregúntate: "¿Podría ser un correo electrónico en su lugar?" Claro, se ha convertido en una broma común en la cultura de la oficina. Algunos incluso tienen una taza de café con la frase. Pero es real. Algunas reuniones simplemente no son necesarias. Piensa si la tuya lo es o no. Si no lo es, encuentra otra forma de compartir.

Hacer cumplir el uso de la cámara

Parte de la fatiga del Zoom tiene que ver con el exceso de tiempo cara a cara con lo que son esencialmente extraños. Sin embargo, si se trata de una reunión importante con información crucial, es posible que quieras animar a los participantes a que muestren sus caras. Poder ver a los demás puede limitar la multitarea y mejorar la comunicación general con gestos y señales no verbales.

Limitar las invitaciones

Pregúntate quién es obligatorio para la reunión. Si alguien es opcional, ahórrale tiempo no enviándole una invitación. Si eres el líder de un equipo, anima a limitar las reuniones a menos personas y encuentra nuevas formas de comunicar a quienes podrían beneficiarse de tener la información, pero no necesariamente necesitan saberlo.

Cómo hacer que las reuniones sean más eficaces

Por supuesto, si has agotado esas opciones o simplemente no funcionan para ti y tus compañeros de equipo, la respuesta puede ser encontrar formas de hacer tus reuniones más eficientes.

Adapta tus herramientas a los objetivos de tu reunión

Para algunas presentaciones, herramientas como Zoom y Microsoft Teams funcionan bien. Pero, para las reuniones en las que te gustaría recibir aportaciones del equipo, colaboración o que alguien hablara y compartiera, entonces es posible que quieras considerar mejores herramientas que faciliten esas cosas. La Workshop  Platform de Klaxoon es ese tipo de herramienta. Ofrece una pizarra, videoconferencia integrada, encuestas, cuestionarios, informes automáticos, presentaciones interactivas y secuenciadas con comentarios consolidados, etc. Lo mejor es que puedes empezar gratis.

Haz que las reuniones sean participativas

Cuando no hablas directamente con la gente o la información no tiene por qué estar relacionada con su trabajo, los empleados pueden desconectar, consultar el correo electrónico, hacer otro trabajo o, básicamente, cualquier otra cosa menos prestar atención. Hacer que las reuniones sean más interactivas puede limitar esas distracciones. Es difícil ponerse a trabajar en otros proyectos si te pueden llamar para que participes en cualquier momento.

Sesiones icebreakers

Tal vez utilizar los rompehielos fuera de un evento de networking parezca un poco tonto. Pero la verdad es que muchos de nosotros ya no conocemos a nuestros compañeros de trabajo. A no ser que los conociéramos antes de la pandemia, ciertamente no los conocemos fuera de las reuniones que hemos tenido con ellos. Y en la mayoría de las reuniones no se acostumbra a conocerse mejor. ¿Por qué no? Conocer a tus compañeros de equipo es una parte vital del trabajo conjunto. Los rompehielos pueden ayudar a aflojar a un grupo, a centrarse en la tarea que se está llevando a cabo y, en general, a crear confianza entre el grupo. 

Encuestas y sondeos

Una de las formas más fáciles de mejorar la interactividad es ofrecer encuestas y sondeos a lo largo de la reunión. Puedes planificarlas con antelación o inventarlas sobre la marcha. Algunas pueden ser tontas, pero otras pueden estar directamente relacionadas con el trabajo. ¿No sería útil saber si los últimos 45 minutos de una reunión tuvieron sentido o si todos entendieron los mensajes clave? Esto puede proporcionar al líder del grupo información esencial y ayudarle a dirigir mejor las futuras reuniones.

Fomentar los emojis y la caja de chat

La mayoría de los programas de reuniones virtuales vienen con una caja de chat o capacidad de emoji. Haz que la gente levante la mano con preguntas, aplauda por un trabajo bien hecho y deje comentarios a lo largo de la reunión. Puede ser un poco incómodo al principio, pero una vez que todo el mundo le coja el tranquillo, verás que los miembros del equipo disfrutan de las ventajas que les permites durante tus reuniones. 

Aclara la información y asigna tareas directas

Es esencial que conozcas tu material de antemano si vas a transmitir esa información a los demás. Asegúrate de que eres capaz de transmitir la información de forma clara y eficaz, para que no se pierda tiempo en volver a explicar cosas o preguntas que deberían haberse respondido con el material. 

También es importante asegurarse de que los miembros del equipo entienden cuáles son los puntos de partida y las tareas asignadas una vez finalizada la reunión. Puede que esto no te ahorre mucho tiempo durante la reunión, pero podría evitar futuras reuniones o llamadas. Dedica unos momentos de cada sesión a recorrer la proverbial mesa y preguntar a todos si conocen los siguientes pasos.

Tener un ayudante

Tanto si necesitas un momento de descanso para tu buzón de voz como si necesitas a alguien que realice las tareas interactivas mencionadas anteriormente, un ayudante de reuniones puede ayudar a que las reuniones sean más eficientes y se desarrollen con mayor fluidez. Pueden lanzar sondeos y encuestas por ti, hacer preguntas (directas o a todos) y proporcionarte una evaluación sobre cómo mejorar las reuniones en el futuro. 

Ayuda a mejorar las relaciones

Como ya se ha dicho, unas mejores relaciones implican una mayor confianza. Esa confianza puede conducir a una mayor productividad, participación y comunicación. Para mejorar las relaciones de tu equipo, anímales a conocerse mejor, permite una pequeña charla durante la parte superior de la reunión, y presenta a los nuevos miembros del equipo más allá del habitual "¿qué haces aquí?". 

Los beneficios de una reunión eficiente en el tiempo

Hay algo que decir sobre el hecho de ahorrar tiempo a todo el mundo a lo largo de su jornada laboral. Puede que nunca ganes un premio, pero deberías ocupar un lugar especial en el corazón de muchos compañeros de trabajo. He aquí algunas ventajas de hacer que las reuniones sean más eficientes en cuanto al tiempo.

Los proyectos empiezan y terminan a tiempo

Cuando la información del proyecto se comparte de forma completa y clara, y las tareas individuales están claras, esto ayuda a que los proyectos empiecen y terminen a tiempo. Cumplir los plazos suele significar una dotación de recursos adecuada, clientes más contentos y más beneficios para tu empresa. 

Todo el mundo tiene más tiempo para completar sus tareas

"Muy bien, os devuelvo los diez minutos."¿A quién no le gusta oír esas hermosas palabras? El tiempo extra significa que la gente puede tomar algo, ir al baño o terminar esa tarea en la que estaban trabajando. En lugar de un efecto dominó por el retraso de las reuniones, pueden sentirse menos apurados y relajados mientras siguen con su día. 

Te conviertes en un héroe para muchos

Todos tenemos ese compañero de trabajo o jefe de equipo con el que nos da pavor tener reuniones. Puede que sean poco organizados o que les guste divagar, o simplemente sentimos que nos hacen perder el tiempo. Tener reuniones eficientes de forma constante hará que tú no seas eso. En su lugar, serás la persona con la que todos disfrutan trabajando. Te convertirás en un héroe del entorno laboral híbrido. 

Conclusión:

Las reuniones, especialmente en un lugar de trabajo virtual, son cada vez más esenciales. Pero no tienen por qué ser dolorosas. Implementar mejores herramientas y soluciones, y dedicar algo de tiempo a mejorar el día de todos, contribuirá en gran medida a aliviar parte de la presión a la que todos nos enfrentamos en esta nueva normalidad de un entorno de trabajo remoto.

Si todavía tienes dudas o quieres probar algunas cosas nuevas para mejorar tu propia jornada laboral, consulta las herramientas y recursos que ofrecemos en Klaxoon. 

¿Qué te cuesta?

Si ahora te preguntas cuánto cuestan tus reuniones, ¡hemos desarrollado una bonita herramienta para ayudarte!