Metodología en cascada: Lo que debes saber

Visión general de la metodología en cascada

El método en cascada es un método popular utilizado por los directores de proyectos de diferentes sectores. Desarrollado originalmente como una forma de que los ingenieros de software organizaran adecuadamente su proceso de desarrollo, el método de cascada se centra esencialmente en una progresión lineal de pasos a lo largo de la vida de un proyecto. Con una configuración y planificación adecuadas, puedes aprovechar este enfoque directo para avanzar en tu proyecto con mayor facilidad.

Aunque, como ocurre con cualquier enfoque secuencial de la gestión de proyectos, puede ser difícil de utilizar en escenarios ambiguos. Los marcos como el método en cascada son más adecuados para los objetivos que tienen una línea de visión clara y un procedimiento establecido en las mejores prácticas.

Historia del método en cascada

Este método en cascada se atribuyó inicialmente (por error) al informático estadounidense Winston W. Royce en 1979. Independientemente de quién desarrolló exactamente la primera iteración del método Waterfall, se desarrolló para que los ingenieros de software pudieran gestionar su carga de trabajo, ya que podían utilizar y establecer un plan de desarrollo de 5 pasos para llegar a un resultado predecible.

A pesar de que se creó pensando en el desarrollo de software, desde entonces se ha utilizado en otros sectores que comparten características similares al proceso de desarrollo del primero. Por ejemplo, si tienes una tarea como la preparación de los estados financieros para una determinada convocatoria de beneficios trimestral, puedes utilizar el método en cascada para organizar mejor tu proceso en torno a pasos manejables.

Ventajas y desventajas del método en cascada

Cada marco utilizado en un espacio de gestión de proyectos suele tener su propia cuota de puntos fuertes y débiles, según la naturaleza del proyecto. En el caso del método en cascada, su simplicidad y flujo cronológico le dan ventaja para los nuevos gestores que buscan una guía directa para sus proyectos. También es relativamente fácil de presentar a tus equipos, ya que los propios pasos del proceso son bastante intuitivos.

Aiden Gallagher, Jack Dunleavy y Peter Reeves, colaboradores de la página de DevOps de IBM, también señalaron que el enfoque total del método de cascada en los primeros detalles del diseño puede ayudar a reducir el coste global del proyecto al evitar ineficiencias en la línea de desarrollo.

Además, los miembros clave pueden entrar y salir de los equipos de proyecto sin demasiadas complicaciones, ya que cada paso de desarrollo del proyecto describe claramente las tareas necesarias que hay que realizar. Estos mismos miembros también accederán a la información sobre los pasos ya completados para tener un mejor contexto para avanzar.

Naturalmente, también existen limitaciones a la eficacia del propio proceso. En el mundo actual, increíblemente "centrado enagile", establecer las primeras fases puede ser difícil, ya que la mayoría de los requisitos pueden no estar tan claros como parece. Además, los distintos procesos (especialmente los de las tecnologías más nuevas) pueden sufrir cambios rápidos en lo que hay que desarrollar en respuesta a los movimientos del mercado y a los ciclos de lanzamiento más rápidos. El aspecto temporal también puede ser limitante, ya que establecer un punto estricto de inicio y fin puede limitar la flexibilidad de tu equipo de proyecto para abordar la tarea en cuestión. Sin embargo, puedes mitigar este riesgo incluyendo contingencias como parte del tiempo total requerido para el proyecto.

Cómo funciona el método de la cascada

Dado que el método en cascada es un proceso bastante sencillo, es importante ejecutar bien cada paso y comprender las implicaciones que tiene para cada proceso por el que tendrá que pasar. Como hemos mencionado antes, el método de la cascada funciona a partir de un proceso de 5 pasos, a saber, las etapas de Requisitos, Diseño, Implementación, Verificación y Mantenimiento en el calendario previsto de un proyecto. Cada etapa de este proceso es bastante intuitiva y se explica por sí misma, pero profundizar más en el proceso puede ser útil.

Para ilustrar mejor la herramienta, retomemos el ejemplo anterior en lo que podría ser un proyecto adecuado para utilizar el método de Cascada: la preparación de los estados financieros para un informe trimestral de resultados. Con este proceso empresarial, bastante estándar pero integral, que se encuentra en todas las empresas públicas y en algunas privadas, podemos ver cómo el método en cascada puede ayudar a aliviar algunos de los aspectos más pesados del trabajo, al adelantar esencialmente las tareas que hay que hacer al principio del proceso.

Parte 1: Los requisitos

La primera parte del método en cascada es la fase de requisitos. En esta fase trabajas con tu equipo y con las partes interesadas/personas clave pertinentes en los requisitos generales que necesitarás para el proyecto en cuestión.

Debido a que la sección de requisitos se encuentra todavía en una fase muy temprana de todo el proceso, es probable que este plan siga siendo de alto nivel en lugar de un desglose granular del propio proyecto. El Dr. Chriss Mattmann, Director de Tecnología e Innovación (comúnmente conocido como CTIO) del Laboratorio de Propulsión a Chorro de la NASA, señala que es probable que estas "declaracionesde alto nivel" se "apliquen de muchas maneras diferentes".

Para nuestro ejemplo de la preparación del estado financiero, esto puede venir en varios planes de alto nivel, incluyendo pero no limitado a:

• Describe a los responsables financieros pertinentes para revisar adecuadamente los datos cuantitativos de la empresa.
• Discute con el equipo directivo las conclusiones preliminares y las declaraciones proforma que tendrán un impacto material en las partes interesadas.
• Revisar los requisitos reglamentarios de cualquier presentación de datos financieros, tanto en el espacio privado como en el público.
• Para la mayoría de las empresas, esto podría significar también recurrir a terceras empresas de contabilidad y auditoría para verificar mejor la exactitud y fiabilidad de tus declaraciones.

De nuevo, los detalles exactos dependerán probablemente del entorno empresarial concreto y del contexto situacional en el que te encuentres. Lo importante es que te tomes el tiempo necesario para esbozar todos los pasos clave necesarios para hacer avanzar el plan en esta fase de la Cascada.

Parte 2: El diseño

A medida que vayas comprendiendo mejor las aportaciones necesarias para que el proyecto sea un éxito, querrás bucear en las capacidades de tu equipo para comprender mejor y elaborar soluciones de diseño que puedan lograrlo.

Para los gestores, esto significa comprender la carga de trabajo y las responsabilidades actuales de cada uno de los miembros de su equipo para asignar mejor las tareas hacia las que mejor se adapten a ellos. El Dr. Mattmann continúa con esto desde la perspectiva de la ingeniería informática, afirmando que en el caso de un proyecto específico que sus "diseños deben tener redundancia con múltiples servidores de backend" como requisito de resiliencia para la tarea. Aquí, el Dr. Mattmann entiende que, aunque hay muchas formas de lograr sus declaraciones iniciales de alto nivel esbozadas en la fase de requisitos, es importante contextualizarlas en la realidad de sus recursos y capacidades actuales.

Volviendo ahora a nuestro ejemplo del informe financiero para la fecha límite de los resultados trimestrales, los gerentes y jefes de proyecto deben comprender la carga de trabajo que tienen actualmente sus equipos y la organización en su conjunto. Esto incluye la comprensión de las diferentes dimensiones políticas de la empresa, ya que esto puede afectar a la asignación de recursos en su conjunto. También puedes aprovechar los recursos existentes, como las herramientas propias y el software con licencia, para ayudarte a completar la tarea mucho más rápido.

En la fase de diseño, lo mejor es plantear varias iteraciones alternativas diferentes para tener una mejor idea de los posibles planes de contingencia en caso de que un plan inicialmente aprobado fracase.

Parte 3: La aplicación

Ahora que esencialmente has cubierto más del 50% del trabajo hasta ahora, es el momento de empezar a implementar uno de los diseños propuestos para que el proyecto siga adelante. Esto incluye todos los aspectos técnicos y no técnicos del propio proyecto. Para los desarrolladores de software, esto significa ejecutar el código que se planificó basándose en los requisitos y el diseño, incluyendo también algunas pruebas iterativas.

Esta es probablemente una de las etapas más variables del proceso en cascada, ya que tiene que ver con la recogida de datos de una tirada más pequeña o, esencialmente, con el inicio del proyecto y su gestión a medida que avanza. Para nuestro caso de ejemplo, esto significa comenzar el proceso en función del diseño específico del proyecto elegido. Si, por ejemplo, tu empresa opta por subcontratar el desarrollo de los estados financieros a un tercero basándose en el mejor diseño posible, este paso de implementación consiste en iniciar la discusión con esos equipos de terceros y hacer que inicien el proceso por su parte.

Si buscabas la etapa en la que se produce la acción, probablemente ésta sea en la que te centres. Puede ser angustioso comenzar el proyecto real aquí, pero ten por seguro que has pasado una buena cantidad de tiempo trazando la ruta para esto en las etapas anteriores, así que esta parte es sólo poner ese plan en acción.

Parte 4: La verificación

La etapa de verificación se centra en tomar esa ejecución de la implementación y asegurarse de que cumple los requisitos que estableciste inicialmente en las etapas anteriores, incluyendo la etapa de requisitos y la etapa de diseño.

Esta es esencialmente la etapa de gestión en la fase inicial del método de cascada, ya que tiene que ver con asegurarse de que sigues en el buen camino. En la ejecución de un proyecto pueden fallar muchas cosas que no tienen que ver con el plan en sí, por lo que mantener un ojo en las piezas en movimiento es clave aquí.

En nuestro caso, querrás asegurarte entonces de que los socios externos que has elegido para tomar las riendas en la elaboración de estos estados financieros integrales cumplen los plazos exigidos y se adhieren a los diferentes requisitos normativos definidos por ti o por otro organismo regulador.

Es probable que este aspecto de la verificación se desarrolle en paralelo a tu fase de ejecución general, ya que es esencialmente el sistema de seguimiento integrado de tu ejecución real. Detectar errores ya en las primeras semanas de ejecución puede ahorrarte a ti y a tu empresa muchos dolores de cabeza en la gestión hacia la parte final del proyecto.

Parte 5: El mantenimiento

Por último, querrás asegurarte de que, a pesar de que se haya conseguido la verificación, sigues manteniendo el proyecto durante toda su vida útil. El proyecto no ha terminado una vez que ha pasado por la validación y la verificación. El sistema sigue necesitando ser mantenido. Durante el mantenimiento, estás "diseñando estrategias de actualización y mejora", dijo Mattmann. Esto implica parchear los sistemas, actualizarlos, implementar una actualización del software o comprobar si hay errores y solucionarlos si se producen.

En nuestro ejemplo, debes tener en cuenta que las auditorías financieras pueden desenterrar elementos que podrían no tener sentido para las partes interesadas o los consejos reguladores, por lo que volver al proyecto durante estas áreas de mantenimiento es clave para garantizar que tu proyecto tenga un seguimiento adecuado incluso después de su finalización.

A través de este proceso de 5 pasos, puedes gestionar los informes financieros, los planes de marketing, los calendarios de producción y mucho más, simplemente asegurándote de que tienes la hoja de ruta establecida desde el principio.