¿Cómo establecer una gestión del cumplimiento rentable?

En el dinámico mundo de los negocios, donde las normativas y los requisitos de seguridad evolucionan continuamente, la búsqueda de una gestión rentable del cumplimiento de la normativa es un imperativo para los líderes y ejecutivos de las empresas. 

Mientras las organizaciones se enfrentan al reto de cumplir la normativa sin sobrecargar sus recursos, este artículo ofrece una guía esencial para ayudarle a establecer una estrategia de gestión del cumplimiento rentable.

La gestión rentable del cumplimiento normativo abarca una serie de prácticas, desde la creación de un sólido sistema de gestión del cumplimiento normativo (SGC) hasta el aprovechamiento del poder de la tecnología, como el software de cumplimiento normativo. Si recorre este camino con eficacia, podrá asegurarse de que su organización sigue cumpliendo la normativa más reciente, minimiza los riesgos y optimiza los costes.

En esta guía, profundizaremos en los fundamentos de la gestión del cumplimiento, exploraremos el papel de las herramientas y de las personas, y analizaremos estrategias eficaces para agilizar los procesos de cumplimiento. Todo ello le ayudará a proteger su organización, mejorar la eficacia y asignar los recursos con criterio.

¿Qué es la gestión rentable del cumplimiento?

Según un estudio del Competitive Enterprise Institute, los costes normativos en las grandes empresas alcanzan los 10.000 dólares por empleado.

Por lo tanto, la gestión eficaz del cumplimiento es una tarea polifacética que requiere una planificación cuidadosa, recursos y una toma de decisiones estratégica. Para garantizar que su organización cumple la normativa y, al mismo tiempo, gestiona los costes de forma eficaz, tenga en cuenta estos principios fundamentales:

1. Sistema global de gestión del cumplimiento (SGC)

Un Sistema de Gestión del Cumplimiento (SGC ) bien estructurado constituye la base de sus esfuerzos de cumplimiento. Incluye políticas, procedimientos, controles y marcos de gobernanza. 

Al establecer un CMS adaptado a las necesidades de su organización, puede asignar recursos de forma eficaz y minimizar los riesgos de cumplimiento.

2. Procesos racionalizados y automatización

Para las empresas de todos los tamaños, cada vez es más necesario adoptar la automatización y la tecnología para agilizar sus procesos de cumplimiento. 

Por un lado, el software de cumplimiento normativo desempeña un papel vital en la automatización de las tareas rutinarias, el seguimiento de las actividades de cumplimiento y la generación de informes en tiempo real. Por otro, la automatización no solo reduce los errores humanos, sino que también ahorra tiempo y recursos.

3. Controles integrados para garantizar el compromiso de los empleados

Los empleados comprometidos son un activo valioso en la gestión del cumplimiento. Y, según Gartner, los responsables de cumplimiento confían más en los controles integrados que en la formación periódica de los empleados para garantizar que sus equipos conocen los últimos requisitos de cumplimiento. 

Una encuesta realizada en 2021 demostró que hay un 58% menos de empleados que incumplen las obligaciones de cumplimiento cuando se les ofrecen sistemas integrados que les proporcionan información sobre la marcha. Como esta solución es fluida y asíncrona, no tienen que dedicar un tiempo específico a actualizar sus conocimientos cada vez que se publica una nueva actualización de la normativa.

Por lo tanto, asegúrese de proporcionar a sus empleados actualizaciones integradas sobre el cumplimiento, para que comprendan y sigan plenamente los protocolos de cumplimiento. Implicar a los trabajadores en el proceso de cumplimiento puede agilizar la identificación y resolución de problemas, reduciendo los costes de cumplimiento.

4. Gestión eficaz de los riesgos

También debe integrar la gestión de riesgos en su estrategia de cumplimiento. Esto le permite identificar y mitigar los riesgos de forma proactiva, reduciendo la probabilidad de costosas infracciones de la normativa, así como los costes asociados a la duplicación de esfuerzos.

Mediante la aplicación de estos principios fundamentales, puede sentar las bases para una gestión rentable del cumplimiento normativo en su organización. La sinergia de un CMS bien estructurado, la tecnología, el compromiso de los empleados y la integración de la gestión de riesgos son esenciales para crear una experiencia completa y actualizada para su empresa.

Cómo aprovechar la tecnología para lograr la excelencia en el cumplimiento

Las organizaciones modernas entienden que la tecnología es un factor crítico para la gestión rentable del cumplimiento normativo. Aquí exploraremos el papel del software y la tecnología de cumplimiento normativo en la optimización de su sistema de gestión del cumplimiento.

¿Cuáles son las ventajas de un software eficaz de cumplimiento normativo?

El software de cumplimiento normativo está diseñado para simplificar y mejorar la gestión de las actividades de cumplimiento. Estas soluciones ofrecen funciones como el seguimiento automatizado del cumplimiento, la elaboración de informes en tiempo real, la introducción de datos de auditoría y la gestión de documentos. Estas son las ventajas de invertir en el software adecuado:

• Reducir los errores humanos: el software de cumplimiento reduce el riesgo de errores manuales que pueden dar lugar a costosas infracciones del cumplimiento. La automatización garantiza que las tareas se completen correctamente y a tiempo.
• Gestión eficaz de los datos: el cumplimiento de la normativa exige manejar grandes cantidades de datos. El software de cumplimiento normativo ayuda a almacenar y recuperar eficazmente los datos críticos, garantizando que pueda responder con prontitud a las auditorías y solicitudes.
• Supervisión en tiempo real: gracias a las funciones de seguimiento en tiempo real, puede mantenerse informado sobre el estado de cumplimiento, identificando y abordando los problemas con prontitud.
• Informes y análisis fiables: el software de cumplimiento le permite generar informes y análisis exhaustivos, que le proporcionan información sobre sus esfuerzos de cumplimiento, lo que puede orientar su toma de decisiones.

Si selecciona cuidadosamente el software de cumplimiento normativo que se adapte a sus necesidades específicas, podrá reducir significativamente el tiempo y los recursos necesarios para la gestión del cumplimiento.

Cómo repercute en sus costes un software de cumplimiento eficaz

Es importante tener en cuenta la rentabilidad del software de cumplimiento normativo. Aunque hay una inversión inicial, los beneficios a largo plazo son sustanciales:

• Reducción de la mano de obra: con la automatización, puede reducir el número de recursos humanos necesarios para la gestión del cumplimiento, recortando así los costes laborales.
• Respuesta más rápida a los cambios: el software de cumplimiento garantiza que pueda adaptarse a los cambios normativos con rapidez, evitando posibles sanciones e interrupciones en sus operaciones.
• Menor riesgo de incumplimiento: al minimizar el riesgo de incumplimiento, se ahorra en multas, honorarios de abogados y daños a la reputación.
• Mayor eficiencia: el software de cumplimiento agiliza los procesos, lo que se traduce en eficiencia operativa y ahorro de costes.

El futuro de la tecnología de cumplimiento

El estudio de Gartner prevé un aumento del 11,3% en el gasto relacionado con la seguridad y la gestión de riesgos para finales de 2023. En los próximos años, también se espera que siga creciendo la adopción de software de cumplimiento normativo. 

A medida que las empresas se enfrentan a entornos normativos cada vez más complejos, aumenta la necesidad de soluciones eficaces. El futuro de la tecnología de cumplimiento normativo incluye:

• Integración de la Inteligencia Artificial (IA): La IA puede utilizarse para analizar datos de cumplimiento, predecir riesgos de cumplimiento y automatizar tareas rutinarias de cumplimiento.
• Blockchain para el cumplimiento: la tecnología blockchain ofrece un mantenimiento de registros transparente y a prueba de manipulaciones, lo que puede ser muy valioso para garantizar la integridad de los datos de cumplimiento.
• Soluciones basadas en la nube: el software de cumplimiento basado en la nube ofrece escalabilidad y flexibilidad, lo que permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a los requisitos cambiantes.
• Informes y análisis mejorados: el software de cumplimiento continuará mejorando las capacidades de informes y análisis, proporcionando a las organizaciones una visión más profunda de sus esfuerzos de cumplimiento.

La sinergia de un CMS bien estructurado y la tecnología

Ya hemos hablado de los principios fundamentales de una gestión rentable del cumplimiento, pero es esencial comprender cómo se entrecruzan y sinergizan estos principios. Un CMS bien estructurado no es una solución aislada; es la columna vertebral sobre la que descansan todas las demás estrategias.

Su CMS sirve como documento guía que describe las políticas, los procedimientos, los controles y los marcos de gobernanza. Pero es el software de cumplimiento normativo el que da vida a estas políticas y las transforma en procesos procesables. Con la infusión de tecnología, puede agilizar y automatizar la ejecución de su CMS, haciendo que la gestión del cumplimiento sea más eficiente y rentable.

Por ejemplo, considere un escenario en el que su CMS esboza un proceso de cumplimiento específico para la seguridad de los datos. El software de cumplimiento normativo puede automatizar el seguimiento de las medidas de seguridad de los datos, generar informes en tiempo real sobre posibles vulnerabilidades y activar alertas cuando se detecten infracciones. Esta integración entre el CMS y la tecnología garantiza que el cumplimiento no sea un documento estático, sino un proceso dinámico en tiempo real.

Además, el compromiso de sus empleados es esencial para la sinergia de estos principios. La tecnología no funciona de forma aislada; necesita la supervisión y la experiencia humanas. Sus equipos pueden utilizar la tecnología de forma proactiva para cumplir los requisitos de conformidad, mientras que los controles integrados pueden proporcionarles información actualizada.

Cuando integras estos elementos en tu estrategia:

• Su CMS se convierte en un documento vivo que se adapta a la evolución de la normativa. 
• La tecnología optimiza sus procesos.
• Los empleados comprometidos se convierten en campeones del cumplimiento
• La gestión de riesgos protege a su organización de posibles infracciones. 

La sinergia de todos estos elementos garantiza que su empresa siga cumpliendo la normativa al tiempo que mantiene los costes bajo control.

5 consejos para agilizar sus procesos de cumplimiento desde hoy mismo

La eficiencia en la gestión del cumplimiento no es sólo un objetivo, sino una necesidad. La racionalización de sus procesos de cumplimiento puede reducir significativamente los costes, manteniendo al mismo tiempo los más altos estándares de cumplimiento normativo. A continuación le explicamos cómo puede empezar a trabajar en ello ahora mismo.

1. Centralización y gestión de datos

Centralizar los datos de cumplimiento es un paso fundamental hacia la eficiencia. Con el sistema de gestión del cumplimiento adecuado, todos los datos, documentos y registros pertinentes se almacenan en un solo lugar. Esto permite un acceso fácil, una recuperación rápida y un seguimiento exhaustivo.

2. Automatización de tareas rutinarias

Según Forbes, la automatización inteligente lleva a las empresas a ahorrar entre un 40 y un 75% de sus costes a largo plazo.

Esto se debe a que la automatización no sólo minimiza los errores humanos, sino que también ahorra tiempo y esfuerzo. Y como hemos mencionado antes, tareas como la introducción de datos, la generación de informes y el seguimiento del cumplimiento pueden automatizarse con la ayuda de un software eficaz de cumplimiento normativo.

3. Configuración de la supervisión y las alertas en tiempo real

Adelántese a los problemas de cumplimiento implantando la supervisión en tiempo real. El software de cumplimiento normativo puede evaluar continuamente las actividades de cumplimiento, activar alertas de posibles infracciones y proporcionar información instantánea para tomar medidas oportunas.

4. Realización de auditorías y autoevaluaciones periódicas

Las auditorías internas y las autoevaluaciones desempeñan un papel crucial en el mantenimiento de la eficacia del cumplimiento. Mediante la evaluación periódica de sus procesos de cumplimiento, puede identificar áreas de mejora, abordar los problemas de forma proactiva y minimizar los costes potenciales asociados al incumplimiento.

5. Garantizar el compromiso y la concienciación de los empleados

Unos empleados bien informados son esenciales para una gestión eficaz del cumplimiento. Proporcione actualizaciones integradas y cree una cultura de concienciación sobre el cumplimiento dentro de su organización para garantizar que los empleados comprendan sus funciones y responsabilidades.

Racionalizar los procesos de cumplimiento no consiste sólo en reducir costes, sino también en crear un marco de cumplimiento sólido, proactivo y agile . Mediante la centralización de datos, la automatización de tareas, la supervisión en tiempo real, la realización de auditorías periódicas y la inversión en el compromiso de los empleados con este tema, puede establecer un sistema de gestión del cumplimiento que no solo satisfaga los requisitos normativos, sino que también reduzca la carga sobre los recursos de su organización.

Conclusión:

A medida que las empresas experimentan cambios continuos, la gestión rentable del cumplimiento no es sólo una necesidad; es una ventaja competitiva. Por supuesto, el camino hacia una gestión eficaz del cumplimiento es polifacético, pero está al alcance de los ejecutivos y líderes de las grandes organizaciones.

Los fundamentos de la gestión del cumplimiento normativo, que incluyen un Sistema de Gestión del Cumplimiento Normativo (SGC) bien estructurado, procesos racionalizados, compromiso de los empleados e integración de riesgos, constituyen la base sólida de su estrategia de cumplimiento normativo. Estos elementos no sólo protegen a su organización contra los riesgos de cumplimiento, sino que también proporcionan un espacio de trabajo estable para reducir los costes operativos.

La integración de la tecnología, en particular de un software eficaz para el cumplimiento de la normativa, ha cambiado las reglas del juego. Automatiza las tareas rutinarias, centraliza los datos y facilita la supervisión en tiempo real. En su propio contexto, la adopción de este tipo de tecnologías no solo agiliza el cumplimiento, sino que también reduce considerablemente los costes.

La racionalización de los procesos de cumplimiento, que implica la centralización de datos, la automatización de tareas, la supervisión en tiempo real, la realización de auditorías periódicas y la inversión en el compromiso de los empleados, garantiza que su gestión del cumplimiento sea eficaz y rentable. Se trata de algo más que medidas de reducción de costes; se trata de iniciativas estratégicas para minimizar los riesgos, mejorar la productividad y fomentar una cultura de cumplimiento dentro de su organización.

Al embarcarse en su viaje hacia una gestión rentable del cumplimiento, recuerde que el camino de cada organización es único. Lo que funciona para una puede no funcionar para otra. No obstante, los principios y estrategias que se exponen en este artículo proporcionan una base sólida sobre la que puede construir un marco de cumplimiento personalizado y eficaz adaptado a sus necesidades específicas.

Si adopta un enfoque proactivo y aprovecha la tecnología, la investigación y los conocimientos del sector, podrá navegar con confianza por el complejo panorama del cumplimiento normativo. Su capacidad para cumplir los requisitos normativos, proteger a su organización y gestionar los costes de forma eficaz no solo garantizará el cumplimiento, sino que también impulsará el éxito en un entorno empresarial competitivo.