Cómo el offboarding de los empleados necesita una gestión eficaz
Por mucho que nos gustaría pensar lo contrario, no es probable que los lugares en los que trabajamos sean el destino final de nuestras carreras profesionales o incluso de nuestras vidas en su conjunto. Con la aparición de oportunidades de trabajo más nuevas y más agile presentes en el panorama laboral actual, no es extraño que los empleados busquen otros puestos de trabajo en otros lugares.
Esto no quiere decir que a los trabajadores no les guste el lugar en el que trabajan, sino que la razón para marcharse puede ser un sinfín de cosas combinadas. A veces, los trabajadores sienten que necesitan más espacio para crecer en una determinada dirección que su lugar de trabajo actual no tiene, o que necesitan encontrar aspectos específicos de un trabajo (ubicación, salario, etc.) que se adapten mejor a su estilo de vida.
Sea como fuere, la rotación de personal es un fenómeno muy real y muy frecuente hoy en día. De hecho, los estudios demuestran que casi un tercio de los trabajadores jóvenes han abandonado su primer empleo justo en el primer año de trabajo en él. Estas salidas repentinas pueden afectar a tu equipo y a su funcionamiento, frenando tu productividad y afectando a los proyectos en curso.
Para mitigar mejor el riesgo de interrupciones e ineficiencias causadas por un empleado que se marcha, lo mejor es tomar ejemplo de cómo empezaron en el lugar de trabajo. Los nuevos empleados suelen necesitar un proceso de incorporación para integrarse mejor en la empresa en la que van a trabajar. Siguiendo esta misma línea de pensamiento, las empresas tienen que asegurarse de que cuentan con una sesión de offboarding adecuada para gestionar la salida de los empleados de la empresa de forma fluida, con toda la información y experiencias de que disponen.
Las continuas luchas del Offboarding
La salida de un empleado no es un proceso fácil ni mucho menos. A menudo, el mero hecho de tener que gestionar a un empleado que se marcha envía todo tipo de señales de advertencia de disonancia cognitiva interna, tanto al empleado que se marcha como a ti, como jefe de equipo o miembro del equipo de RRHH.
Resulta difícil garantizar una colaboración eficaz con un empleado que se marcha durante las últimas semanas de su estancia, ya que sabes que se va de todos modos, mientras que sus responsabilidades aún deben gestionarse en tiempo real.
Este concepto de responsabilidades va más allá de las capacidades individuales de tus empleados. Los expertos en organización llaman a este concepto "deep smarts" (inteligencia profunda), que se observa en fenómenos de personas que trabajan en organizaciones que acaban de dar a la gente "lo que produce esa misteriosa cualidad, el buen juicio", explican los escritores Dorothy Leonard y Walter Swap. "Los que tienen deep smarts pueden ver el panorama completo y, sin embargo, enfocar un problema específico que otros no han podido diagnosticar", prosiguen sobre el tema.
Los conocimientos profundos son un activo muy útil para las organizaciones, ya que no sólo se refieren a las capacidades generales, sino también a la experiencia individual en áreas específicas clave para sus operaciones. Desgraciadamente, las empresas no parecen gestionar bien estos activos, sobre todo en épocas de baja. Cuando una empresa pierde a un empleado clave, una gran parte de sus "conocimientos profundos" se va con él, y es probable que tu eficacia operativa se resienta por ello.
La dificultad del Offboarding no gestionado
Las empresas pueden pensar que la responsabilidad termina cuando se cortan oficialmente los lazos sobre el papel entre tu equipo y el empleado que se marcha. Pero a menudo al empleado en cuestión le quedan unas semanas más en la empresa, lo que puede variar de una empresa a otra. Los directivos suelen resumir el proceso de desvinculación mediante un único documento en el que se describen las responsabilidades del empleado que se marcha y una guía de transición aproximada para el resto del equipo, como explica el experto en RRHH y profesor de Gestión John Sullivan. Sin embargo, elementos como éste no bastan para cubrir la verdadera pérdida potencial a la que se enfrenta tu organización en relación con el offboarding no gestionado.
Los que se van se sienten en el "limbo"
La primera repercusión que puede tener un procedimiento de desvinculación mal gestionado es en el propio empleado que se marcha. Imagina que tú mismo dejas un puesto que has ocupado durante un tiempo. Puede que queden algunos restos de lealtad y responsabilidad, pero una gran parte del tiempo que te queda en la empresa te parecerá una especie de estado de limbo. No te sentirás necesariamente parte de ningún proyecto concreto en el que hayas trabajado, ya que es probable que se produzcan transiciones, y tampoco estarás incentivado para esforzarte más, ya que la empresa ya no te está empujando activamente a la productividad en este sentido.
Los expertos en gestión del cambio llaman a esto la "zona neutra", acuñada por William Bridges en su libro de referencia "Gestionar las transiciones: Aprovechar al máximo el cambio". La zona neutra es un componente clave de la gestión del cambio que se produce justo después de que se ponga fin oficialmente al statu quo, que en este caso es la salida del empleado de la empresa. Cuando este final se solidifica, la zona neutra es el momento en que el empleado aún necesita más orientación para llegar a su (y probablemente al tuyo) nuevo comienzo tras la salida.
Efectos en el equipo
Los efectos de esta salida del statu quo o "zona neutra" una vez que el empleado se dispone a marcharse van más allá de su propio caso y es probable que afecten también al equipo que le rodea. Más que perder a alguien que contribuía al trabajo realizado, es probable que se pierdan relaciones interpersonales que les permitían encontrar el trabajo mucho más eficiente y manejable. Este tipo de relaciones también garantizan un mejor intercambio de conocimientos, permitiendo a los miembros del equipo recurrir a la experiencia de otros para obtener orientación sobre una tarea especialmente compleja.
Los efectos tampoco son efímeros, ya que suele ser necesario que un nuevo empleado se incorpore al equipo casi un año entero sólo para poder ponerse a la altura de su predecesor. Esto incluye desarrollar una nueva relación, dinámica de trabajo y posibles eficiencias dentro de la organización. Esto puede causar pérdidas de productividad, de satisfacción de los empleados e incluso de generación de resultados cuando un empleado se va y entra otro nuevo para ocupar su lugar.
Complicaciones externas
La marcha de un empleado, sobre todo cuando se gestiona mal, causa enormes problemas a la empresa, no sólo internamente, sino potencialmente también externamente. En un mercado competitivo y una economía que se mueve con relativa rapidez, la información aprovechada de una manera determinada puede demostrar el éxito o la ruina de cualquier iniciativa empresarial concreta.
Los empleados suelen manejar mucha información confidencial al trabajar para una empresa determinada, que normalmente se les exige que guarden para sí mismos y para otras partes interesadas internas durante todo su mandato. Los empleados que se marchan, sin embargo, presentan la amenaza de posibles fugas de datos y pérdidas de integridad (aunque su contrato pueda preverlo), ya que tienen la posibilidad de divulgar dicha información a terceros que podrían aprovecharla contra la empresa. Según un estudio de la American Bar Association, cada año se pierden casi 59.000 millones de dólares por robo de propiedad intelectual.
5 claves para gestionar mejor el Offboarding
Aunque no todos los problemas pueden eliminarse por completo cuando se trata de lidiar con un empleado que se marcha, hay formas de mitigar ciertos problemas mediante prácticas adecuadas de gestión de la salida que no sólo pueden ahorrar a tus empleados que se van la ansiedad de la incertidumbre, sino que te permiten una mejor transición de este cambio probablemente impactante.
Proporciona un Plan
Ante todo, necesitarás tener un plan. Ahora bien, este paso está preparado para ser intencionadamente un poco inespecífico, ya que es probable que cada empresa tenga sus propias formas de gestionar las transiciones, que podrían estar codificadas como parte de los procedimientos estándar de su organización.
Por tanto, una diferencia clave es cómo tú, como directivo, proporcionarás un plan para ejecutar cualquier proceso que esté en marcha para garantizar que esta salida sea lo más fluida posible. Una de las formas más básicas de desarrollar un plan de salida es exponer el estado esperado de tu equipo tras la marcha del empleado y empezar a trabajar hacia atrás para ver cómo podéis alcanzar ese "nuevo comienzo" previsto. También será imprescindible incluir plazos, ya que es probable que el empleado que se va no sea flexible con los suyos.
Garantizar una línea de comunicación abierta
Como parte del proceso general de planificación que debes llevar a cabo, tendrás que asegurarte de mantener una línea de comunicación abierta con el empleado que se marcha para garantizar que tanto tus puntos de vista como los suyos se abordan. Esto puede abarcar desde las expectativas de trabajo cuando el empleado empiece a marcharse hasta las peticiones de ambos para que la transición sea mucho más suave.
Naturalmente, este proceso es más fácil si el empleado se marcha en buenos términos. Es probable que los empleados descontentos se muestren mucho más reacios a continuar cualquier forma de comunicación mientras se acerca su marcha. Aun así, hay que hacer un esfuerzo de comunicación entre el jefe y el empleado que se va para asegurarse de que todos están de acuerdo.
La dificultad del offboarding surge también cuando el empleado se marcha a un competidor en el mismo espacio (cuando su contrato se lo permite). En este caso, hay que establecer una comunicación en la que se entienda que la información aprendida dentro de una organización sigue siendo confidencial incluso después de marcharse. Puede que sea un tema difícil de tratar, pero hacerlo para ser transparente en cuanto a las expectativas puede ser la diferencia entre una fuga de datos garantizada y una difusión de información minimizada.
Mantén viva la cohesión del equipo
Como ya hemos dicho, los efectos de la desvinculación de un empleado repercutirán más allá de él mismo y en sus esferas de influencia. Uno de los objetivos más probables serán sus compañeros de trabajo directos, con los que ha establecido una relación a lo largo del tiempo. Por ello, un directivo eficaz se asegurará de que su presencia, aunque expire, continúe el mayor tiempo posible para mantener ese espíritu de camaradería.
Puede parecer contraintuitivo seguir incluyendo a un empleado que se marcha en los distintos aspectos de la colaboración, pero la idea aquí es garantizar que se siga respetando el aspecto tan real del trabajo en equipo aunque uno de los miembros elija otro camino en su carrera profesional. Hacerlo así te garantiza limitar la pérdida de productividad durante el periodo de transición, así como mantener el ánimo de tu equipo durante todo el proceso.
Crea documentación para todo
Una parte del proceso de incorporación que es una necesidad operativa es la necesidad de documentar todo lo que ha hecho el empleado en relación con sus responsabilidades actuales. Mientras que la mayoría de los directivos pueden contentarse con crear un único documento para registrar sus últimos puntos de contacto y hacia quién se transferirán, quienes busquen una transición más fluida tendrán que profundizar en los aspectos granulares de las tareas del empleado saliente.
Esto significa asegurarse de que la información clave se documenta adecuadamente en relación con las ejecuciones anteriores, así como mantener un archivo de los documentos anteriores en los que trabajó el empleado de forma organizada y eficiente. Puede ser agotador, pero hacerlo evita que en el futuro el equipo tenga que dedicar mucho tiempo a reunir todas las piezas de información para recomponer el puzzle.
Revisa la experiencia para la próxima vez
Por último, como con cualquier buen proceso, la revisión y el examen serán clave para garantizar que el propio proceso mejore con cada uso. La realidad de que los empleados se marchen es casi una garantía, por lo que asegurarse de que el proceso se perfecciona en cada etapa es clave para mantener a los empleados satisfechos sobre sus opciones dentro y fuera de la empresa, así como para mantener la integridad operativa independientemente de la pérdida de personal.
Puntos clave para la incorporación de empleados
El despido nunca es una tarea sencilla y cambiará de una empresa a otra y de un directivo a otro. Habrá que tener en cuenta distintos aspectos situacionales de por qué y cómo se marcha un empleado, mientras los directivos elaboran estrategias para limitar el impacto de su marcha. Pero si se siguen tareas relativamente sencillas mediante la planificación, la comunicación, la gestión de equipos y la documentación adecuadas, los directivos estarán mejor preparados para afrontar el panorama siempre cambiante de las prioridades laborales.
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