5 formas de maximizar la inteligencia colectiva en un entorno de trabajo flexible

No se puede negar que un entorno de trabajo flexible tiene pros y contras. Por supuesto, le ayuda a retener a miembros valiosos de su plantilla a los que les gustan los horarios flexibles y el tiempo personal. También le ayuda a atraer a más miembros del equipo con talento para que se unan a su empresa.

Además, los miembros de su equipo y la empresa experimentarán un aumento de la productividad. Hay formas de hacer que su entorno de trabajo sea rentable y menos estresante para sus equipos. 

Pero, ¿qué hay de los contras? 

Si hay algún inconveniente que pueda derivarse de los espacios de trabajo flexibles, es la posibilidad de que se rompa el compromiso del equipo.

No hay que confundir las cosas. Como directivos, es una auténtica pesadilla admitir que el nuevo modelo de trabajo flexible puede acabar con el compromiso del equipo. Un equipo comprometido es vital para el éxito de una empresa. Tiene un impacto directo en el rendimiento, la productividad y la facturación, y no es ninguna exageración. Una publicación en Forbes apoya esta afirmación, haciendo hincapié en cómo el compromiso del equipo es esencial.

Un entorno de trabajo flexible no debería eliminar el compromiso del equipo. Sin embargo, el proceso continuo de hacer que los miembros de su equipo entren y salgan de la oficina a voluntad, cuando sea, podría cambiar drásticamente la forma en que los miembros del equipo interactúan. Afortunadamente, existe una salida: la Inteligencia Colectiva (IC). En este artículo, entenderá mejor qué es la inteligencia colectiva y cómo puede maximizarla en un entorno de trabajo flexible para mejorar el trabajo en equipo, el compromiso del equipo y las historias positivas de éxito de la empresa.

¿Qué es exactamente un entorno de trabajo flexible?

Otra palabra para referirse a un entorno de trabajo flexible es espacio de trabajo híbrido o entorno de trabajo híbrido. También puede referirse al modelo conocido como "modelo de trabajo en la oficina con trabajo a distancia". Muchas empresas han empezado a adoptar el modelo de trabajo híbrido desde la pandemia.

Aunque puedes elegir las peculiaridades del trabajo híbrido, hay algunas cosas que quizá no puedas controlar. Una de ellas es cómo la transición al trabajo a distancia ha afectado a los equipos en términos de dinámica de trabajo y pensamiento colectivo.

¿Cómo ha transformado el trabajo híbrido el trabajo en equipo?

Como equipo, hay tres formas en que un espacio de trabajo híbrido puede alterar la forma en que los miembros de su equipo piensan y trabajan colectivamente:

Los miembros del equipo pueden ahora trabajar con personas de todo el mundo

Hoy en día, la ubicación ya no es un problema. Esto significa que, como directivo, puedes supervisar a miembros del equipo de distintos países. 

Claro que hay diversidad. Pero también puede plantear problemas de comunicación y sincronización. Mientras que los miembros del equipo en la oficina reciben todos la información a la vez, la misma información puede tardar más en llegar a las personas al otro lado de la frontera.

Las herramientas de colaboración se han convertido en esenciales para los miembros de los equipos

En cuanto a la forma de trabajar en un espacio de trabajo híbrido, hay una gran dependencia de las herramientas de colaboración digital. 

Por ejemplo, la plataforma visualKlaxoon ofrece software de gestión de proyectos, plataformas de comunicación y herramientas de reuniones virtuales para ayudarle a gestionar mejor a los miembros de su equipo y su flujo de trabajo. Sin embargo, es esencial asegurarse de que todos los miembros de tu equipo, independientemente de su ubicación, reciben la formación adecuada para utilizar estas herramientas de colaboración.

Los miembros del equipo se acostumbran a trabajar de forma autónoma

En un entorno de trabajo híbrido, los individuos tienen más autonomía y responsabilidad para gestionar su trabajo. Los jefes de equipo reducen la supervisión directa y animan a los miembros del equipo a ser automotivados, proactivos y responsables. Sin embargo, aunque el trabajo híbrido fomenta la autonomía y la confianza, también tiene inconvenientes.

Pero antes, hablemos de la inteligencia colectiva y de lo que significa.

¿Qué es exactamente la inteligencia colectiva?

Existen definiciones sencillas de inteligencia colectiva. Una de ellas es la que da el Fondo Nacional para la Ciencia, la Tecnología y las Artes (NESTA). Definen la inteligencia colectiva como el método por el cual un grupo considerable de individuos (en este caso, los miembros de tu equipo) se reúnen para comunicar y compartir lo que saben, la información de que disponen y las habilidades que poseen, todo ello para aportar soluciones a los problemas de la sociedad. Se trata de abordar un problema en grupo en lugar de dejar el trabajo a una sola persona.

Lo mejor de la inteligencia colectiva (IC) es que el concepto existe desde hace muchos años. Aunque el concepto sólo ha empezado a ganar reconocimiento recientemente debido al creciente efecto de las tecnologías digitales. Pero el término se mencionó por primera vez en 1994 en un libro publicado por un filósofo francés llamado Pierre Lévy.

En su libro "Inteligencia colectiva: El mundo emergente de la humanidad en el ciberespacio", Lévy hablaba del poderoso potencial del trabajo en grupo, el pensamiento colectivo y la colaboración en la transformación de cualquier idea, concepto, organización o el mundo en general. Sostuvo que si una empresa puede maximizar los efectos de la inteligencia colectiva, podrá trascender las fronteras culturales y geográficas, superando a las que aún no han adoptado esta estrategia.

La inteligencia colectiva no se limita al tamaño o a la esfera de trabajo 

Una idea errónea muy extendida es que la IC se limita a empresas con un número reducido de miembros en su equipo. Porque, ¿cómo podría un directivo a cargo de más de mil personas convocar una reunión de grupo para la resolución colaborativa de problemas? 

Resulta que hay una forma de hacerlo, y sí; la inteligencia colectiva no se limita al tamaño o al ámbito de trabajo.

¿Cómo puede ser válida la inteligencia colectiva en cualquier contexto?

En los equipos pequeños, el director puede convocar a los miembros del equipo a una reunión (virtual o en persona), lanzar el problema y, en un tiempo determinado, se presentan los conocimientos y las aportaciones colectivas.

En los equipos interfuncionales, la inteligencia colectiva puede generarse en distintas disciplinas o áreas de especialización. Al combinar sus conocimientos y perspectivas especializados, los miembros del equipo pueden abordar los problemas desde diversos ángulos, lo que da lugar a soluciones más completas e innovaciones revolucionarias.

Además, ¿sabías que la inteligencia colectiva puede extenderse más allá de los límites tradicionales de un equipo? Al igual que el espacio de trabajo híbrido, las plataformas y comunidades de colaboración abierta, como el desarrollo de software de código abierto o las iniciativas de crowdsourcing, reúnen a muchas personas con distintos conocimientos y experiencia. 

A través del conocimiento y las contribuciones compartidas, estas comunidades crean, mejoran e innovan colectivamente. Como directivo de tu empresa, puedes ser testigo de la aparición de potentes soluciones y avances.

Por no hablar de que la inteligencia colectiva también puede operar a escala mundial. A través de redes interconectadas y plataformas digitales, personas de diferentes partes del mundo pueden reunirse para colaborar, compartir ideas y resolver retos globales.

5 formas de adaptar la inteligencia colectiva en un entorno híbrido

En la actualidad, la forma más significativa de inteligencia es una combinación de inteligencia humana e informática conocida como inteligencia colectiva. 

Sin embargo, muchas organizaciones aún no han reconocido plenamente el inmenso potencial de este recurso sin explotar. Si fomentas un entorno que favorezca la integración de las personas y las herramientas digitales, podrás aumentar la productividad y la creatividad de los miembros de tu equipo. 

Su equipo puede aprovechar una gran cantidad de información y conocimientos relacionados con sus sistemas, procesos, productos y clientes. También podrá darles una voz importante dentro de la organización, promoviendo el compromiso de los trabajadores y fomentando una cultura de colaboración e innovación. 

Pero no todo es inteligencia colectiva. Aquí tienes otras formas de maximizar la IC para tu espacio de trabajo híbrido.

Co-desarrollar algo en equipo

La forma número uno y más obvia de adaptar la inteligencia colectiva es el codesarrollo. 

En lugar de intentar hacerlo todo tú solo o delegar tareas separadas a cada miembro del equipo, puedes reunir a todo el mundo para trabajar en un nuevo proyecto. Eso es el codesarrollo. 

Todo lo que tienes que hacer es decir para qué sirve y por qué es necesario. A continuación, establece el mejor entorno para que trabajen los miembros de tu equipo. Las plantillas listas para usar pueden facilitarte las cosas a ti y a los miembros de tu equipo, y puedes consultar algunas de ellas en la biblioteca deKlaxoon template . 

Pero recuerda que también tienes que incorporar el peering a esta estrategia. Peering significa que todos confían en la inteligencia de los demás para que se apruebe el trabajo en lugar de esperar únicamente a que tú apruebes o rechaces el proyecto o desarrollo. En otras palabras, los miembros del equipo o cualquiera que participe en el equipo de desarrollo del grupo también intervendrá durante el proceso de toma de decisiones.

Permita que su equipo recurra al crowdsourcing

El crowdsourcing lleva las cosas a otro nivel. Es como salir de la zona de confort de tu empresa y entrar en el espacio público para disfrutar de lo último en inteligencia colectiva y trabajo en equipo. 

¿Qué es el crowdsourcing? El crowdsourcing consiste en recopilar datos, ideas, opiniones o información de un gran grupo de personas que no forman parte de su empresa. Tenga en cuenta que se trata de una tarea que deben realizar los miembros de su equipo. Encárgales el trabajo de crowdsourcing en grupo, para cualquiera de tus objetivos de trabajo que no sea confidencial o sensible. Luego, al igual que en el primer punto, también tienen que colaborar y decidir cuál es la mejor opción a tomar en función de la información que han recibido. 

Fíjate en la diferencia entre este punto y el anterior: aquí, tu equipo no es el que piensa. Pero les has encomendado la tarea de decidir juntos como equipo.

Levantar la prohibición de la innovación abierta

¿Sabes cómo consigue Starbucks sus nuevas recetas? A través de la innovación abierta. 

Muchas empresas utilizan este formato de inteligencia colectiva, pero no lo saben. Puede que lo hayan utilizado alguna vez, pero ya es hora de que conozcan su verdadero nombre. 

La innovación abierta es como el crowdsourcing, pero más amplio y preciso. En lugar de recabar información de cualquier persona dispuesta a contribuir (lo que tiene sus ventajas de diversidad y crudeza), este método implica recabar información de empresas conjuntas, otros socios comerciales, socios establecidos, concursos de cocreación y mucho más. Pero, como siempre, no olvides mantener a tu equipo informado.

Confíe en las herramientas de colaboración

Las herramientas de colaboración son la principal forma digital de trabajar que reunirá a los miembros flexibles de su equipo en un mismo espacio. 

Por ejemplo, conseguir que su equipo se reúna en un lugar para una sesión de brainstorming puede resultar difícil. Pero con las herramientas de colaboración, puedes probar innumerables brainstorming, métodos de resolución de problemas y de toma de decisiones que puedes trabajar con los miembros de tu equipo. También puede obtener más información sobre las herramientas de colaboración Klaxoon que le permitirán empezar a trabajar de inmediato.

Adoptar y equilibrar el trabajo en equipo asíncrono

A primera vista, trabajo asíncrono puede ser lo contrario del trabajo en equipo, ya que permite a los miembros del equipo trabajar independientemente unos de otros. 

Pero hay una forma de trabajar en torno a este concepto sin perder de vista el compromiso del equipo. Una de las formas de hacerlo es subir a todos a bordo de una plataforma en línea, animar a todos a dejar comentarios e ideas durante su tiempo libre (pero con una fecha límite clara), abrir los problemas o la información a las personas del grupo, fomentar la transparencia y, sobre todo, no olvidarse de hacer un seguimiento de las ideas aportadas por los miembros de tu equipo.

En definitiva, la inteligencia colectiva es una herramienta crucial para el éxito de la empresa, la facilidad de gestión, la rapidez en la toma de decisiones y la eficacia del trabajo en equipo. Lo mejor es que la inteligencia colectiva puede adoptarse independientemente del tamaño del equipo o del ámbito de trabajo. Así que, ¡aproveche cualquier oportunidad para aprender de ella y ponerla en práctica!