5 Estrategias probadas de mitigación de riesgos en la gestión de proyectos

En el contexto específico de la gestión de proyectos, hay una serie de riesgos que pueden afectar a la ejecución satisfactoria de los proyectos. Entre ellos se encuentran:

Riesgos políticos

Situaciones de crisis

• Crisis económica, inflación
• Disturbios, guerra, actos terroristas

Aparición o modificación de la normativa

• Aparición de nuevos impuestos o derechos
• Modificación de normas o reglas técnicas
• Cambios en las normas de concesión de ayudas públicas

Riesgos del mercado

Concurso

• Existencia de patentes, marcas y modelos anteriores
• Aparición de un producto competidor

Marketing

• Percepción errónea de la necesidad (enfoque cualitativo)
• Volumen de mercado sobrestimado
• Sobreestimación de los precios de mercado

Riesgo de los proveedores

• Fallo de un proveedor clave
• Aumento de los precios de compra
• Riesgos medioambientales
• Acción de los grupos de presión
• Dificultades físicas para acceder al lugar
• Riesgo climático

Riesgo del cliente

Problemas socioeconómicos

• Huelga
• Dificultades económicas, declaración de quiebra

Denuncia del contrato 

• Para casos de fuerza mayor
• Por no respetar los acuerdos (plazos, medios...)

Gestión de proyectos

Objetivo poco realista

• Tiempo insuficiente
• Presupuesto insuficiente
• Especificaciones demasiado ambiciosas 
• Indisponibilidad de ciertas tecnologías

Previsiones erróneas

• Subestimación de la complejidad
• Subestimación de los recursos humanos y/o técnicos, de la inversión

Malas elecciones de diseño

• Elección de una solución o proceso inadecuado o que no funciona

Gestión inadecuada

• Mal control de la calidad y de la comunicación
• Falta de visibilidad y/o decisiones inadecuadas

Por tanto, es imperativo reducir o mitigar el impacto de estas amenazas para la viabilidad del proyecto, si no eliminarlas por completo.

Por lo tanto, la mitigación de riesgos del proyecto es la estrategia de preparación y mitigación del impacto de las amenazas que pueden impedir la ejecución satisfactoria del proyecto. Enterprise los equipos de proyecto trazarán un plan de mitigación de riesgos para las posibles situaciones que sean inevitables o que no puedan evitarse por completo, como los cambios meteorológicos y las violaciones de datos.

Esta práctica no pretende evitar un riesgo, sino que ayuda a los equipos de proyecto a determinar qué pasos deben dar antes de mitigar los efectos potenciales de un problema y cómo gestionar las consecuencias si se produce una amenaza.

La mitigación del riesgo permite a los equipos de proyecto mantener la viabilidad de sus proyectos, ya que son capaces de ejecutarlos con unos costes razonables.

Para ello, es necesario desarrollar estrategias. Hay una gran variedad de estrategias que pueden desplegarse, pero es importante asegurarse de que son eficaces.

Entonces, ¿cuáles son las estrategias eficaces que hay que desplegar para mitigar los riesgos de la gestión de proyectos?

Una vez identificados los riesgos de tu proyecto, el siguiente paso es tomar las medidas adecuadas. Este artículo expone las cinco opciones estratégicas para mitigar los riesgos.

El objetivo es que seas capaz de pensar en una estrategia adecuada para la situación de tu proyecto.

De las muchas opciones disponibles, destacan cinco como las más eficaces, a saber

Aceptar los riesgos

En primer lugar, debes aceptar que los riesgos son inevitables. Siempre habrá una compensación, y no importa qué decisiones tomes, habrá riesgos potenciales.

De hecho, puedes encontrarte con situaciones en las que el coste de asumir el riesgo sea mayor que la pérdida potencial.

El primer paso de cualquier estrategia de mitigación de riesgos debe comenzar antes de que éstos se materialicen. Este paso implica identificar, investigar y comprender los riesgos a los que está expuesta tu empresa.

Puedes clasificar los riesgos por probabilidad o por gravedad. Una de las mejores formas de hacerlo es formar equipos interfuncionales dentro de la organización y fomentar la comunicación. Esto te permitirá obtener una imagen completa del entorno de tu oficina.

Aunque parezca sencillo, la colaboración entre equipos es importante. Es la clave de la comunicación, la pertenencia y la transparencia. Es con un equipo interfuncional con el que podrás tener una opinión diversa.

Evitar riesgos

Cuando el ser humano se siente amenazado, reacciona enfrentándose o huyendo. Esto se llama la respuesta de lucha o huida. Desde cierto punto de vista, podemos observar las mismas reacciones en el empresariado.

A veces es mejor no enfrentarse a una amenaza si no puedes controlarla o eliminarla. En este caso, puede ser mejor ajustar tus planes para evitar el riesgo.

No hay que avergonzarse de huir si eso te permite continuar con tus actividades. Además, evitar un riesgo no significa necesariamente cambiar tus planes por completo.

Puede que simplemente decidas poner controles adicionales para evitar resultados perjudiciales. Por ejemplo, puedes decidir hacer más pruebas de tus productos antes de lanzarlos al mercado.

Esto es especialmente importante para las organizaciones que se lanzan con nuevos productos que tienen reglamentos diferentes a los que están acostumbrados.

Para identificar los riesgos y evitarlos, es esencial examinar tanto los factores internos como los externos. Cuando revises los procedimientos de tu empresa, identifica las herramientas o actividades que dependen de tu éxito. Asegúrate de tener alternativas en caso de que surjan problemas.

El año pasado ha supuesto un ejemplo concreto de los problemas que puede causar la dependencia de una empresa de cualquier software. De hecho, como muchos trabajadores han tenido que realizar sus tareas en casa, las organizaciones han tenido que buscar alternativas para realizar sus reuniones de equipo.

Varios programas de software de videoconferencia han aumentado su popularidad. Depender en exceso de las reuniones presenciales o de un determinado programa de software te hace más vulnerable a los riesgos.

Control de riesgos

La tercera estrategia es el control del riesgo. Es similar a la aceptación del riesgo, pero va un paso más allá, ya que la organización debe esforzarse por controlar los posibles riesgos. El objetivo es identificar y reducir las posibles consecuencias negativas.

Si identificas un riesgo, pero eres capaz de controlarlo, pierde su poder. Esto puede tener un gran efecto en la moral de tu equipo.

Las empresas se enfrentan a problemas todos los días. Tienen que asumir riesgos calculados. Cuanto más control tengan sobre su continuidad, más posibilidades tendrán de tener éxito.

Ante un riesgo importante, hasta el directivo más tranquilo puede optar por la microgestión.

Las herramientas de gestión de tareas son una buena forma de conseguir una buena gestión de equipos. Hay una solución para cada empresa. Asegúrate de elegir un software de gestión de proyectos que te permita gestionar el tiempo y hacer un seguimiento continuo de las tareas.

Hay muchas formas de controlar el riesgo. Las más comunes son la diversificación y el reparto de riesgos, y están diseñadas para mitigar los impactos.

Trabajar en línea y guardar todos los documentos es otra forma de reducir el riesgo. Considera la posibilidad de instalar un sistema seguro de intercambio de archivos para evitar la fuga de datos. Hace años, las empresas tenían que guardar los archivos durante largos periodos de tiempo.

Esta práctica les exponía a un gran riesgo de pérdida por incendio o incluso por inundación. Afortunadamente, ahora podemos controlar este riesgo gracias a la tecnología.

Transfiere el riesgo

Las empresas pueden controlar el riesgo en la medida en que sea previsible. Sin embargo, algunos acontecimientos, como los meteorológicos, pueden parecer incontrolables aunque a veces sean predecibles. Es decir, las organizaciones pueden repartir o transferir el riesgo. La forma más habitual de hacerlo es contratar pólizas de seguro adecuadas.

La mayoría de los riesgos no son catástrofes naturales dramáticas e incontrolables. A menudo son el resultado de un error humano. Una estrategia de transferencia de riesgos ayuda a identificar a los responsables.

Con el trabajo desde casa, esta práctica es más difícil de aplicar. Esto pone de manifiesto los retos de la gestión de equipos a distancia.

Otro método habitual de transferir el riesgo es utilizar cláusulas de indemnización en tus contratos. Este lenguaje significa que ambas partes aceptan compartir un riesgo.

Ambas partes lo hacen indemnizando a la otra por cualquier impacto negativo mencionado en el acuerdo.

Supervisa todo

La última estrategia presentada es la más importante de aplicar. Las empresas de éxito lo vigilan todo. Buscan constantemente las tendencias emergentes. Es como un sistema de alerta temprana.

Hay muchas formas de hacerlo y las organizaciones con más éxito utilizan una gran variedad de métodos.

Las nuevas técnicas de gestión de proyectos y las formas de mejorar la analítica del comercio electrónico están ayudando a los líderes empresariales a controlar todos los riesgos en tiempo real.

Uno de los mayores retos de la gestión de riesgos es superar los objetivos, a veces estrechos, de tus clientes.

Aunque puede sonar muy bien la promesa de poner al cliente en el centro de tu negocio, te hace más vulnerable a riesgos inesperados.

Lo mejor es que tengas un control total de tu situación. Tienes que centrarte en tus clientes sin dejar de estudiar el mercado.

La transformación digital es uno de los principales motores de este cambio de mentalidad. Hay tanta información disponible en la red que los mercados están cambiando más rápido que nunca.

La adopción de nuevas tecnologías es uno de los aspectos más apasionantes de la gestión de riesgos. Al adoptar las tecnologías digitales, las empresas tienen un rápido acceso a la información.

Con la transformación digital, ahora es mucho más fácil para los equipos de proyecto medir el riesgo

Ahora es posible evaluar las influencias de nuestro mercado.

Este conjunto de elementos constituye un sistema de alerta eficaz en la gestión de los riesgos del proyecto.

Se trata de herramientas desarrolladas para proporcionar a los equipos de proyecto indicadores que les orienten hacia la decisión más adecuada.

¿Cuáles son algunas de estas herramientas?

Klaxoon ha desarrollado su propia herramienta para este fin y recomienda un método tomado de la US Navy.

El Klaxoon Board

Utilizando la Klaxoon pizarra y sus funciones avanzadas, puedes movilizar fácilmente la inteligencia colectiva para analizar todos los riesgos, sus pormenores, y definir un plan de acción para reducir la probabilidad de que se produzcan.

El método PERT

El método PERT es una representación gráfica de la programación y planificación de tareas, ideada por la Marina estadounidense en la década de 1950. El diagrama, cuyas siglas significan"Técnica de Evaluación y Revisión de Programas", facilita la gestión de los proyectos al proporcionar tanto una visibilidad directa sobre la secuencia de las tareas a realizar y, por tanto, sobre las interdependencias, como el control de los plazos.

Una vez completado, el diagrama pone de manifiesto el camino crítico, es decir, todas las tareas que no tienen margen. Esta identificación te permite anticipar los diferentes escenarios y priorizar las tareas críticas como palancas para reducir los retrasos.

Con el PERT template, hazte las siguientes preguntas al principio del proyecto y respóndelas en equipo:

• ¿Qué acciones pueden realizarse en paralelo para ahorrar tiempo?
• ¿Qué etapa del proyecto no puede iniciarse hasta que se haya completado otra etapa?
• ¿Qué puedes anticipar sin afectar al resto?

Este template es ideal para utilizarlo en la gestión de proyectos. Incluso antes de iniciar un proyecto, reúne a los interesados y cread juntos el diagrama.

Gracias a una representación gráfica cofabricada, se aumenta la visibilidad de la programación y planificación de las tareas. De este modo, puedes comparar la fecha de finalización deseada del proyecto con la realidad sobre el terreno, gracias al seguimiento de la secuencia de tareas.

Este método tan visual puede adaptarse a todos los proyectos y te permite hacer los ajustes necesarios para que se desarrollen sin problemas. Anticipa las posibles interferencias y recoge los frutos de tu trabajo a tiempo. Si no se puede cumplir el plazo, ¡encuentra soluciones en equipo y asegura el éxito del proyecto!

Las amenazas desconocidas para cualquier proyecto u organización son las más temibles. Por eso es tan importante mitigar los riesgos.

Las estrategias de mitigación de riesgos deben aplicarse en todas las fases del proyecto, pero la única forma de que esto ocurra con éxito es que todos los empleados tengan los conocimientos y la formación suficientes para aplicar diversas prácticas de gestión y mitigación de riesgos en su proyecto.