Wie viel kosten deine Treffen wirklich?

Das "Phänomen" der Begegnung

Von der Entwicklung der Kommunikation zwischen funktionsübergreifenden Partnern über die Förderung von Innovationen durch die Gruppe brainstorming bis hin zur Unterstützung der einzelnen Teams bei geschäftskritischen Entscheidungen - der materielle Nutzen von Meetings liegt in den Ergebnissen, die sie hervorbringen, auf der Hand.

Aber Meetings entwickeln sich definitiv weiter und mit dem Wandel kommen unerwartete Kosten. Plötzlich sind deine Besprechungen, die früher nur in deinem Büro stattfanden, auf verschiedene Regionen verteilt, und möglicherweise sind sogar noch mehr Interessengruppen beteiligt als zuvor. 

All das kam mit den sich verändernden Gezeiten der Meeting-Umgebung, und der anhaltende Druck zur Fernarbeit verändert die Kosten dieser Meetings. Forbes geht davon aus, dass bis Ende 2022 bis zu 25 % der nordamerikanischen Arbeitsplätze eine Fernarbeitskomponente haben werden, und diese Zahl wird bis 2023 wahrscheinlich noch steigen. 

Deshalb musst du deine Treffen genauer unter die Lupe nehmen und sehen, wie viel sie dich jetzt wirklich kosten. 

Wie Meetings mehr kosten, als du denkst

Weil Meetings am Arbeitsplatz so normal sind, sind wir oft so überlastet, dass die einzige freie Zeit, die wir an einem Arbeitstag haben, das Mittagessen ist (und manchmal nicht einmal das). 

Hinzu kommt, dass Meetings trotz ihres eindeutigen Nutzens dein Unternehmen viel mehr kosten, als dir bewusst ist. In diesem kurzen Artikel gehen wir auf die verschiedenen Kosten ein, die durch Meetings entstehen und von denen du einige vielleicht gar nicht bemerkt hast. 

Die Kosten für deine Treffen, die im Laufe der Jahre immer weiter steigen

Im Gegensatz zu dem, was manche Leute denken, sind Meetings nicht gerade billig. Selbst diese kurzen Besprechungen zwischen Kollegen, in denen Fortschritte und nächste Schritte besprochen werden, können für dein Unternehmen Millionenbeträge bedeuten, wenn sie sich auf Hunderte, wenn nicht Tausende von Mitarbeitern verteilen. Jüngste Studien haben gezeigt, dass die durchschnittliche Führungskraft 23 Stunden pro Woche allein in Meetings. 

Aber man muss die Stunden nicht beziffern, um die allgemeinen Beschwerden zu kennen, die Meetings verursachen. Paul Axtell schreibt in der Zeitschrift HBR, dass die meisten Menschen der Meinung sind, dass es zu viele Meetings gibt, dass sie eine Zeitverschwendung sind und dass nichts erledigt wird - das sind die Hauptprobleme, die Menschen mit Meetings haben. 

Die Logistik-Perspektive

Der wohl offensichtlichste Aspekt von falsch geplanten Meetings ist die logistische Verschwendung, die dadurch für dich und dein Unternehmen entstehen kann. Inc. hat einen Bericht veröffentlicht, aus dem hervorgeht, dass die meisten großen amerikanischen Unternehmen zusammengenommen etwa 25 Millionen Dollar an Meetingkosten pro Tag durch schlecht geplante Meetings verschwenden. 

Sogar der Stromverbrauch ist mit der Umstellung auf virtuelle Medien gestiegen: Ein regelmäßiger wöchentlicher Zoom von 6 Teilnehmern entspricht fast den 10 Meilen, die ein Benzinauto im Jahr zurücklegt!

Die Perspektive der Effizienz

Gut geführte Unternehmen wissen, dass es oft die unsichtbaren Kosten sind, die den größten Einfluss auf ein Unternehmen haben. In diesem Fall sind die Auswirkungen auf die Unternehmenseffizienz durch schlecht durchgeführte Meetings nicht zu übersehen. 

In dem oben erwähnten HBR-Artikel wurde kürzlich eine Studie besprochen, nach der 74 % der Arbeitnehmer/innen der Meinung sind, dass Meetings unproduktiv sind und sogar 65 % das Gefühl haben, dass ihre Meetings sie an der Arbeit hindern. Dies wird auch durch einen Mckinsey-Artikel über "bessere Entscheidungsfindung" bestätigt, in dem festgestellt wurde, dass fast 60 % der Zeit, die in manchen Meetings verbracht wird, dazu führt, dass keine tatsächlichen Entscheidungen getroffen werden.

Noch interessanter ist, dass in einem anderen HBR-Artikel behauptet wird, dass 73 % der Studienteilnehmer die Besprechungszeit sogar nutzen, um Arbeiten zu erledigen, die nichts mit der Besprechung zu tun haben. Es ist definitiv nicht effizient, wenn dein Team aktiv nach anderen Aufgaben sucht. 

Die Zeitperspektive

Leider ist die Zeit für viele von uns ein Nullsummenspiel. Michael Mankins, Partner bei Bain, hat vor kurzem nachgerechnet und kam zu dem Schluss, dass seine wöchentlichen Meetings 300.000 Stunden im Jahr ausmachen!

Noch schockierender ist, dass ein durchschnittlicher Angestellter fast 4 Stunden seiner Woche allein mit der Vorbereitung auf Meetings verbringt. Das sind 200 Stunden pro Jahr, die du nur mit der Vorbereitung auf Meetings verbringst , obwohl du nur 250, um ein voll lizenzierter Verkehrspilot zu werden. 

Die Innovationsperspektive

Einer der am meisten übersehenen Aspekte, wie schädlich ein schlecht geführtes Meeting sein kann, ist die Förderung der Kreativität. Es ist kein Geheimnis, dass Innovation der Schlüssel für jedes Unternehmen ist, das sich weiterentwickeln will, aber es ist wichtig zu verstehen, dass Kreativität einen großen Teil dazu beiträgt, Innovationen überhaupt erst zu entwickeln. 

Die Forscher Melanie Brucks und Jonathan Levav haben die Beeinträchtigungen festgestellt, denen Arbeitnehmer/innen in Meetings ausgesetzt sind, wenn es um die Kreativität in dieser neuen Fernkonferenzumgebung geht. Obwohl sie sich auf einige wenige Regionen beschränken, kamen die Forscher zu dem Schluss, dass insbesondere Videokonferenzen eine Herausforderung für die Entwicklung neuer Ideen darstellen können. 

Treffen auf die richtige Weise durchführen

Das heißt nicht, dass wir Meetings ganz abschaffen sollten. Sie sind immer noch sehr hilfreich, wenn es darum geht, alle an einen Tisch zu bringen und sich auf bestimmte Schritte bei einer bestimmten Aufgabe zu einigen. Was sich ändern sollte, ist die Art und Weise, wie die Menschen an Meetings herangehen und sie letztendlich durchführen. 

Zunächst einmal ist Engagement ein wichtiger Faktor, um sicherzustellen, dass dein Team für die Projekte, an denen du gerade arbeitest, motiviert bleibt. Engagement kann sich auf viele verschiedene Arten zeigen, wobei eine der häufigsten Möglichkeiten darin besteht, dass workshops. Diese Sitzungen mit variabler Länge können dazu beitragen, die Sichtweisen deines Teams zu vertiefen, um eine ganzheitlichere Antwort auf ein bestimmtes Problem zu finden und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie an dem übergeordneten Ziel deines Teams beteiligt sind. 

Wie du die Kosten für Meetings reduzierst

Wie du vielleicht schon gemerkt hast, geht ein effektives Meeting über eine Tagesordnung und einen pünktlichen Beginn hinaus. Sie erfordert die aktive Teilnahme und das Management durch den/die Moderator/in und andere Teilnehmer/innen mit bestimmten Rollen in der Besprechung. 

Im Folgenden findest du ein paar Tipps, wie du deine Meetings besser managen und die Fallstricke eines durchschnittlichen Zeitfresser-Meetings vermeiden kannst. 

Mitglieder zum Mitmachen bewegen

Die Kosten für deine Meetings machen sich auf unterschiedliche Weise bemerkbar, wobei eine der schwerwiegendsten Auswirkungen die Kosten für deine Effizienz sind. Eine Möglichkeit, die Probleme mit der Effizienz zu umgehen, ist, dein Team durch verschiedene Aktivitäten zu beschäftigen. 

Eine Möglichkeit ist die Nutzung eines Online-Whiteboards, das im Grunde ein Dashboard ist, das die Gedanken deines Teams in verschiedenen "Eimern" oder "Boxen" organisiert, damit du genau weißt, wo du nachschauen musst. Diese Pinnwände können dein Team stärker einbinden, da sie gemeinsam (und sogar einzeln) an der Entwicklung der Pinnwand arbeiten und sie im Laufe der Zeit aktualisieren. 

Dadurch können sich deine Teammitglieder auch stärker an der Ideenfindung und am Feedback beteiligen, da sie direkt mitbestimmen können, was in der Besprechung passiert und was notiert wird.

Meetings kurz und bündig halten

Die einstündige Besprechung mag zwar der Standard sein, aber Sie werden überrascht sein, wie viel Sie in nur 30 Minuten erreichen können. Wenn Sie eine straffe Tagesordnung aufstellen (und bei Bedarf sogar einen Timer einstellen), die wichtigsten Erkenntnisse verstehen und notieren und die nächsten Schritte ordnungsgemäß zuweisen und absichern, werden Sie überrascht sein, wie viel Zeit Sie in Ihren alten Besprechungen damit verbracht haben, den Anstand zu wahren. 

Habe deinen "nächsten Schritt" im Kopf

Bei Meetings geht es nicht nur um die Vorbereitung, sondern auch um die Ergebnisse, mit denen du aus ihnen hervorgehst. Es ist auf jeden Fall gut, eine bestimmte Tagesordnung für das Treffen zu haben und sich darauf zu konzentrieren, aber ohne eine klare Handlung am Ende des Treffens hast du im Grunde nur Zeit damit verbracht, über Möglichkeiten zu reden. Während des Treffens können gute Ideen auftauchen, aber du musst diese Gedanken in deine nächsten Schritte einfließen lassen, um sicherzustellen, dass du in einem gleichmäßigen Tempo vorankommst. 

Halte deine nächsten Schritte genau fest und vermeide jede Unklarheit darüber, wie etwas angegangen werden soll. Je detaillierter du (manchmal) vorgehen kannst, desto besser, und die Zuweisung bestimmter Aufgaben an einzelne Mitglieder (oder Gruppen) kann zu einer angemessenen Verteilung der Verantwortlichkeiten führen. 

Vermeide es, jedes Treffen zu planen

Es versteht sich von selbst, dass nicht alle Besprechungen Meetings sein müssen. Manchmal reicht die Abstimmung über asynchrone Technologien wie Nachrichten oder Fragen aus, um dein gesamtes Team auf einen bestimmten Aktionsplan einzuschwören. 

Dies ist besonders wichtig für Teams, die die verschiedenen verfügbaren Technologien für die Fernarbeit nutzen. Wenn du mit Teams arbeitest, die wahrscheinlich zu unterschiedlichen Zeiten vor Ort sind, können asynchrone Inhalte dazu beitragen, dass sich alle über die nächsten Schritte und die wichtigsten Diskussionspunkte einig sind. 

Verschiedene Methoden nutzen

Wenn es um das schwer fassbare effektive Treffen geht, ist es manchmal hilfreich, ein paar Referenzmaterialien zur Hand zu haben, die dir dabei helfen. Es gibt zahlreiche design thinking Es gibt zahlreiche Methoden, die der unerschrockene Manager anwenden kann, aber du kannst auch verschiedene Managementpraktiken anwenden, um die Dinge auf Kurs zu halten. 

Auch wenn verschiedene Methoden für ihre jeweiligen Anwendungsfälle am besten geeignet sind (von Kanban bis Mind Maps), liegt es an dir als Meeting-Moderator/in, herauszufinden, welches Tool für deine aktuelle Meeting-Situation am besten geeignet ist. Richtig angewandt, können diese Methoden die Kreativität fördern, die Problemlösung erleichtern, bessere Aktionspläne entwickeln und vieles mehr. 

Was kostet dich das?

Falls du dich jetzt fragst, wie viel deine Treffen kosten, haben wir ein nettes Tool entwickelt, um dir zu helfen!