5 einfache Möglichkeiten zur Senkung der Projektmanagementkosten

Was sind die wichtigsten Kosten des Projektmanagements?

Mit dem Projektmanagement ist ein breites Spektrum an Kosten verbunden, die je nach Art, Umfang und Dauer des Projekts variieren. Dazu gehören:

Arbeit

Sie müssen berücksichtigen, wie viel Sie den Projektleitern, Teammitgliedern und anderen beteiligten Mitarbeitern für die Dauer eines Projekts zahlen werden. Je länger es dauert, desto teurer wird es natürlich.

Materialien und Ausrüstung 

Für große Projekte werden oft bestimmte Materialien und Ausrüstungen benötigt, die kostspielig sein können, vor allem, wenn sie anschließend nicht ohne weiteres wieder verwendet werden können.

Kommunikation und Technologie

Hardware, Software und andere Kommunikations- und Technologiewerkzeuge wie Plattformen für die Zusammenarbeit werden benötigt, um ein Projekt effizient und effektiv durchzuführen. Sie müssen erschwinglich, zugänglich und zuverlässig sein.

Reisen und Logistik 

Die Anreise von Teammitgliedern an verschiedene Standorte kann erhebliche Kosten verursachen. Die Zusammenarbeit per Fernzugriff von verschiedenen Arbeitsplätzen aus kann eine kostengünstigere, effizientere Nutzung von Zeit und Ressourcen sein.

Risiken und Unvorhergesehenes 

Die Projekte können Versicherungs- und/oder Rechtskosten sowie andere Risikomanagementstrategien erfordern. Für unvorhergesehene Umstände müssen Notfallpläne und Budgets zur Verfügung stehen.

Wie können effiziente Methoden zur Senkung der Projektmanagementkosten beitragen?

Die Verwaltung großer Projekte kann eine komplexe und kostspielige Angelegenheit sein. Ein effektives Projektmanagement mit den richtigen Werkzeugen und Methoden kann helfen, die Kosten unter Kontrolle zu halten. Die Steigerung der Effizienz und der Teamarbeit kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für ein Projekt zu verringern. Durch den Einsatz der richtigen Tools für die Verfolgung, Verwaltung und Überwachung von Projekten kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten kennen und dass die Projekte im Zeitplan bleiben. Der Einsatz effizienterer und besserer Methoden und Werkzeuge hilft, Zeit und Geld zu sparen und den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

Teams, die gut zusammenarbeiten, sind nicht nur im Hinblick auf das Projektmanagement ein Gewinn für ein Unternehmen. Indem Sie Ihren Teams eine zentrale Anlaufstelle für alles, was mit dem Projekt zu tun hat, zur Verfügung stellen, die auch über alle Funktionen verfügt, die sie für die Durchführung, Verwaltung und Verfolgung des Projekts benötigen, können Sie ihnen helfen, besser zusammenzuarbeiten.

Verwendung eines Online-Whiteboards für das Projektmanagement

Ein Online-Whiteboard kann als Zugangspunkt für alle projektbezogenen Dokumente dienen und allen Teammitgliedern die Möglichkeit geben, gleichermaßen beizutragen. Aufgaben- und Zeitmanagement-Tools sorgen dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und wissen, welche Fristen einzuhalten sind und wer wofür zuständig ist. Ein virtuelles Whiteboard ist nützlich für synchrone und asynchrone Arbeit, Besprechungen und workshops sowie für die tägliche Arbeit, die erforderlich ist, um ein Projekt voranzutreiben. Da es online ist, können auch Mitarbeiter mit gemischten Arbeitsplätzen und Remote-Mitarbeiter darauf zugreifen. Auf diese Weise können Teams effektiv und effizient arbeiten, unabhängig davon, ob sie sich im selben Arbeitsbereich befinden oder nicht.

5 Projektmanagement-Methoden, die helfen, die Kosten für das Projektmanagement zu senken

1. Kaizen

Der Begriff kaizen stammt aus der japanischen Managementphilosophie und ist Teil des "Toyota Way". Er bezieht sich auf die Praxis der kontinuierlichen Verbesserung: Kleine, kontinuierliche Verbesserungen haben im Laufe der Zeit eine zunehmende Wirkung. Das Ziel besteht darin, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln, Änderungen vorzunehmen und dann ein Projekt kontinuierlich zu bewerten und zu verfeinern, um sicherzustellen, dass es ständig effektiver und effizienter wird.

Der Kern von Kaizen besteht aus verschiedenen Prinzipien. Manche werden sagen, dass es drei Hauptprinzipien der Methodik gibt, andere sagen, dass es 15 sind. Dies sind jedoch einige der wichtigsten Grundsätze dieses Ansatzes:

• Lassen Sie die Annahmen los.
• Zeigen Sie Eigeninitiative und finden Sie Lösungen für Probleme.
• Akzeptieren Sie den Status quo nicht.
• Streben Sie nicht nach Perfektion, sondern streben Sie einen iterativen, adaptiven Wandel an.
• Finden Sie Lösungen für alle Fehler, die Sie machen.
• Schaffen Sie ein Umfeld der Gleichberechtigung, damit jeder das Gefühl hat, etwas beitragen zu können.
• Holen Sie Informationen und Meinungen aus verschiedenen Perspektiven ein.
• Seien Sie kreativ bei der Suche nach kostengünstigen, kleinen Verbesserungen.
• Hören Sie nie auf, sich zu verbessern.

Diese Grundsätze können auf verschiedene Weise zur Kostensenkung beitragen. Kaizen legt beispielsweise Wert auf die Identifizierung und Beseitigung von Verschwendung, d. h. von unnötigen Schritten oder Prozessen. Verbesserte und optimierte Prozesse sollten zu einer höheren Effizienz führen. Die Mitarbeiter werden ermutigt, ihre Arbeit selbst in die Hand zu nehmen und nach kontinuierlichen Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen. Dies alles kann dazu beitragen, Ressourcen effizienter zu nutzen und Kosten zu senken.

2. Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix hilft, Aufgaben nach ihrer wahrgenommenen Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Die Methode ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der mit den Worten zitiert wird: "Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig".

Die Eisenhower-Matrix umfasst vier Kategorien und besteht aus einem 2x2-Raster. Die Aufgaben werden nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt. Die 4 Kategorien in der Matrix sind:

Dringend und wichtig

Aufgaben in dieser Kategorie erfordern sofortige Aufmerksamkeit und sollten so schnell wie möglich erledigt werden. Dabei kann es sich um etwas handeln, für das eine bestimmte Frist gilt, oder um ein kritisches Problem, das sofort gelöst werden muss.

Nicht dringend, aber wichtig

Aufgaben in dieser Kategorie sind wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. Sie können geplant und eingeplant werden, weil sie für das Erreichen langfristiger Ziele entscheidend sind, aber nicht sofort erledigt werden müssen. Zu dieser Art von Aufgaben gehören z. B. langfristige Planung und strategisches Denken.

Dringend, aber nicht wichtig 

Aufgaben können sich oft dringend anfühlen, sind aber nicht so wichtig, dass sie sofort erledigt werden müssen. Sie tragen im Allgemeinen nicht zu langfristigen Zielen bei oder haben erhebliche Folgen, wenn sie erledigt (oder nicht erledigt) werden. Diese Aufgaben können an andere delegiert oder einfach gestrichen werden, um Zeit für wichtigere Tätigkeiten zu gewinnen. Unnötige Besprechungen und kleinere Verwaltungsaufgaben sind Beispiele für dringende, aber nicht wichtige Aufgaben.

Nicht dringend und nicht wichtig 

Diese Aufgaben haben eine niedrige Priorität, und Sie sollten in der Lage sein, sie entweder zu eliminieren oder so weit wie möglich zu minimieren. Zum Beispiel, indem Sie irrelevante E-Mails und Benachrichtigungen ignorieren oder keine Zeit mit anderen Ablenkungen verbringen, die nicht zum Gesamtbild oder zu zukünftigen Zielen beitragen.

Wenn Sie Ihre Aufgaben nach dieser Methode kategorisieren, können Sie Ihre Zeit besser einteilen und sich auf die Dinge konzentrieren, die am wichtigsten und dringendsten sind. Auf diese Weise ignorieren Sie nicht wichtige Aktivitäten, die nicht dringend sind, sondern planen sie einfach in Ihren Zeitplan ein, aber Sie streichen die Aufgaben, die keinen Wert haben.

3. Der PDCA-Zyklus - Planen, Tun, Prüfen, Handeln

Der PDCA-Zyklus ist Teil des Kaizen-Ansatzes im Projektmanagement. Durch die Zusammenarbeit der Teammitglieder können kleine inkrementelle Änderungen vorgenommen werden, die im Laufe der Zeit eine große Wirkung haben. Die Methode wurde erstmals von Walter Shewhart in den 1930er Jahren entwickelt und später von W. Edwards Deming popularisiert, der den Schwerpunkt eher auf die Untersuchung (S) als auf die Kontrolle (C) legte: Seine Version ist als PDSA-Zyklus oder Deming-Rad bekannt. Der PDCA/PDSA-Zyklus kann wiederholt werden und ist nicht nur ein einmaliger Prozess zur Lösung eines bestimmten Problems.

Die vier Schritte des PDCA-Zyklus sind:

Plan 

In der Anfangsphase müssen Sie das Problem oder die Gelegenheit definieren und einen Plan entwickeln, um es zu lösen. Sie müssen klare Ziele setzen und einen detaillierten Aktionsplan aufstellen.

Do 

Im zweiten Schritt führen Sie den von Ihnen erstellten Plan aus. Dazu gehören die Durchführung der im Plan festgelegten Aktivitäten und die Erhebung von Daten, damit Sie die Ergebnisse objektiv betrachten können.

Siehe 

Sobald Sie die Ergebnisse des Plans bewertet haben, können Sie sie mit den ursprünglichen Zielen vergleichen. Dabei ist zu prüfen, ob der Plan die angestrebten Ergebnisse erreicht hat.

Gesetz 

Sobald die ersten drei Schritte durchgeführt wurden, können Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Maßnahmen ergreifen. Wenn es sich als erfolgreich erwiesen hat, können Sie vielleicht einen neuen Prozess standardisieren. Oder Sie können ihn weiter verfeinern, indem Sie frühere Teile des Prozesses wiederholen. Wenn das Ergebnis nicht erfolgreich war, können Sie wieder bei der anfänglichen Planungsphase beginnen und versuchen, einen neuen "Top-of-Form"-Ansatz zu entwickeln.

4. PERT - Technik zur Programmbewertung und -überprüfung

PERT ist eine Methodik, die in den 1950er Jahren vom Special Projects Office der US Navy entwickelt wurde. Sie wurde zur Unterstützung des Projekts für das Atom-U-Boot Polaris eingesetzt und diente der Analyse und Darstellung der für die Durchführung eines Projekts erforderlichen Aufgaben. PERT-Diagramme helfen Managern bei der Bewertung des Zeit- und Ressourcenaufwands, den ein Projekt voraussichtlich erfordert.

Ein PERT-Diagramm erstellt eine visuelle Darstellung eines Projekts und der erforderlichen Aufgaben. Kreise oder Rechtecke - so genannte Knoten - werden zur Darstellung von Projektereignissen oder Meilensteinen verwendet. Diese werden dann durch Vektoren (Linien) verbunden, die die verschiedenen Aufgaben, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind, und die Abhängigkeiten zwischen ihnen darstellen. Auf diese Weise können Sie die Abfolge der Aufgaben und die Beziehungen zwischen ihnen leichter visualisieren.

Schätzungen des wahrscheinlichen Zeitaufwands für jede Aufgabe können dann auf das Diagramm angewendet werden. Diese Schätzungen können als optimistisch, pessimistisch oder sehr wahrscheinlich/erwartet eingestuft werden. Die optimistische Zeit ist die minimal mögliche Zeit, die benötigt wird, wenn alles besser läuft als erwartet. Die pessimistische Zeit ist die maximal mögliche Zeit, die benötigt wird, wenn alles schief geht und länger als erwartet dauert. Die wahrscheinlichste oder erwartete Zeit wird irgendwo dazwischen liegen, basierend auf einer "besten Schätzung" und ist die durchschnittliche Zeit, die benötigt würde.

Anhand dieser Schätzungen können Sie mit der PERT-Methode die voraussichtliche Zeit für jede Aufgabe und daraus die voraussichtliche Gesamtzeit berechnen, die für die Durchführung eines Projekts benötigt wird. Dies ermöglicht es den Projektleitern, potenzielle Engpässe und Probleme effektiver und effizienter zu ermitteln und Ressourcen zu planen und zuzuweisen.

5. Retrospective

Die Projektmanagement-Methode Retrospective ist ein Treffen oder ein Prozess, bei dem die Leistung eines Projekts überprüft wird, die gewonnenen Erkenntnisse ermittelt werden und Verbesserungen für künftige Projekte geplant werden. Ein Projektteam prüft, was gut gelaufen ist, was nicht gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Dabei werden die Ziele, der Zeitplan, das Budget, die Erwartungen der Beteiligten und Dinge wie Teamarbeit und Gesamtleistung berücksichtigt.

Die Methode umfasst:

• Sammeln von Feedback und Daten über die Leistung des Projekts.
• Analyse der gesammelten Daten, um Trends und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.
• Entwicklung eines Aktionsplans, um festgestellte Probleme anzugehen und Verbesserungen vorzunehmen.
• Umsetzung des Aktionsplans bei künftigen Projekten.

Gebrauchsfertige Modelle für Projektmanagement-Methoden machen die Teamarbeit noch einfacher

Online-Whiteboards sind das ideale Werkzeug für das Projektmanagement. Mit unzähligen vorgefertigten Vorlagen für anerkannte Projektmanagement-Methoden können sie die Teamarbeit verbessern und gleichzeitig die Projektkosten senken. Sie können virtuelle Whiteboards verwenden, um Projektdokumente an einem Ort aufzubewahren, Aufgaben zuzuweisen und zu verwalten, synchron oder asynchron zu arbeiten und die Online-Tools und Vorlagen für ein effektiveres und effizienteres Projektmanagement zu nutzen.

Whiteboards sind ein wesentlicher Bestandteil des visuellen Managementprozesses, der für ein effektives Projektmanagement und eine effiziente Projektabwicklung so wichtig ist. design thinking. Und Online-Whiteboards haben eine weitaus größere Reichweite als herkömmliche Tafeln. Templates Methoden und andere visuelle Werkzeuge können Projektleitern und ihren Teams helfen, effizienter zusammenzuarbeiten, Erkenntnisse zu gewinnen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln.

Finden Sie die richtigen fertigen Ressourcen für ein effektives Projektmanagement

Mit einem Online-Whiteboard und den dazugehörigen Tools kann Ihr Projektmanagement-Team effizienter arbeiten und so die Kosten senken. Schauen Sie sich unsere Ressourcen für Projektmanagement-Vorlagen und Beratung an.