Flussdiagramm: Visuelles Management zur Gestaltung von Systemen

Was sind Flussdiagramme?

Im Klartext: Flussdiagramme sind so einfach, wie ihr Prozess sein soll. Flussdiagramme sind visuelle Diagramme, die die Schritte, die für einen bestimmten Prozess oder Arbeitsablauf erforderlich sind, darstellen sollen. Flussdiagramme sind ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug, da sie sehr flexibel einsetzbar sind und mit ein paar Informationen über ihre spezifischen Komponenten relativ intuitiv zu bedienen sind. Auch Algorithmen können in Flussdiagramme integriert werden, so dass du eine bestimmte Berechnung automatisch einem Prozess zuordnen kannst, der sie erfordert. 

Aber bevor wir zu weit vorpreschen, sollten wir uns ansehen, wie Flussdiagramme entwickelt wurden, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie sie heute verwendet werden sollten. Es ist den Ingenieuren Frank und Lillian Gilbreth zu verdanken, dass Flussdiagramme erstmals 1921 auf der Jahreskonferenz der American Society of Mechanical Engineers (ASME) vorgestellt wurden. Unter dem Titel "Prozessdiagramme: First Steps in Finding the One Best Way to do Work" (Erste Schritte, um den besten Weg zu finden, die Arbeit zu erledigen), konzentrierte sich ihre Präsentation auf die Vereinfachung von Arbeitsprozessen, indem sie ein vereinfachtes Abbildungsinstrument für die Arbeit in der Industrietechnik vorstellten. Ihre neue Methode war so beliebt, dass Allan H. Mogensen, der Pionier der "Arbeitsvereinfachung", das Flussdiagramm schnell aufgriff und es in sein Toolkit für seine regelmäßigen Vortragskonferenzen im ganzen Land integrierte. 

Von da an wurde das Flussdiagramm durch verschiedene Führungskräfte in einer Vielzahl von Branchen allgegenwärtig. Art Spinanger setzte das Flussdiagramm ein, um die Prozesse bei Procter & Gamble zu integrieren, und Ben Graham, ein Direktor bei Standard Register Industrial, nutzte das Flussdiagramm, um die Beziehungen zwischen bestimmten Dokumenten und deren Verwendungszwecken aufzuzeigen. 

Bei Flussdiagrammen geht es, wie bei jedem anderen Diagrammsystem, darum, einen Prozess mit visuellen Mitteln besser zu veranschaulichen. Flussdiagramme haben den Vorteil, dass sie betriebliche Schwachstellen, Ineffizienzen und Engpässe durch eine schnelle Analyse der verschiedenen Verbindungspunkte zwischen wichtigen Prozessen aufzeigen.

Aufgaben werden oft in zwei Hauptkategorien unterteilt: Aktivitäten und Entscheidungen. Jede Aktivität und Entscheidung ist in chronologischer Reihenfolge angeordnet und läuft an bestimmten Entscheidungspunkten entweder zusammen oder auseinander. Außerdem wird jedes Flussdiagramm in der Regel durch bestimmte Knotenpunkte begrenzt, die den Beginn und das Ende eines bestimmten Prozesses markieren. Abgesehen von dieser allgemeinen Beschreibung spezifischer Teile eines Flussdiagramms bleibt seine Verwendung im Allgemeinen flexibel und anpassungsfähig genug, um verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Zwecke zu erstellen.

Wie passt das in den Systementwurf?

Wie wir bereits erwähnt haben, lassen sich Flussdiagramme an jede Situation anpassen , die eine visuelle Darstellung eines bestimmten Prozesses oder Arbeitsablaufs erfordert. Um wirklich effektiv zu sein, ist es wichtig, dass du dir überlegst, welche Art von Flussdiagramm du erstellen willst, oder zumindest, welche Erkenntnisse du dir davon erhoffst. 

Es gibt viele verschiedene Ressourcen, die die verschiedenen Systemdesigns in Kategorien einteilen. In Anlehnung an Alan B. Sterneckert, Autor des Buches "Critical Incident Management", lassen sich Flussdiagramme in vier Gruppen einteilen: Dokument, Daten, Programm und Systeme.

Dokumentenflussdiagramme veranschaulichen, wie Dokumente, die sich auf bestimmte Zusammenhänge beziehen, an verschiedene Interessengruppen weitergegeben werden. Sie sind besonders nützlich, wenn es darum geht, den Umgang mit Dokumenten in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens und sogar mit externen Gruppen zu überwachen und darzustellen. 

Datenflussdiagramme konzentrieren sich darauf, wie Informationen durch einen bestimmten Prozess geleitet werden. Diese Arten von Flussdiagrammen sind nützlich, um die Art der Kanäle, durch die Informationen normalerweise fließen, richtig zu identifizieren. Ein Nachteil dieser Flussdiagramme ist jedoch, dass du nicht unbedingt die verschiedenen Kontroll- und Entscheidungspunkte siehst, die sich auf jeden Datenpunkt auswirken. 

Programmablaufpläne sind eine besondere Art von Ablaufdiagrammen, die sich hauptsächlich mit Prüfungsprozessen befassen, die interne Arbeitsabläufe und Prozesse regeln. Diese Art von Flussdiagrammen ist besonders nützlich für verschiedene Programmier- und Computertechnikaufgaben , da sie die verschiedenen Aufgaben, die bei einer bestimmten Programmierausführung anfallen, darlegen. 

Die letzte Art von Flussdiagramm, das Systemflussdiagramm, konzentriert sich auf einen ganzheitlichen Überblick sowohl über den Datenfluss als auch über die verschiedenen Entscheidungen und Aktivitäten, die die Verarbeitung der Daten beeinflussen. Systemflussdiagramme stellen den gesamten Prozess oder Arbeitsablauf in einem bestimmten System dar und veranschaulichen die Beziehungen zwischen Eingaben, Ausgaben und den dazwischen liegenden Entscheidungen. Diese Flussdiagramme sind besonders nützlich für Manager, Unternehmensanalysten und sogar Softwareentwickler, um die Gesamtheit des Prozesses, den sie weiter ausbauen oder optimieren wollen, besser zu verstehen.

Verschiedene Elemente von Systemflussdiagrammen

Obwohl Flussdiagramme ziemlich selbsterklärend erscheinen (eine Aufgabe mit einer anderen zu verbinden), ist es viel besser, die richtigen Zeichen und Symbole zu verwenden, die jede Aktivität und jeden Entscheidungspunkt in einem Flussdiagramm besser kennzeichnen können. Im Allgemeinen folgen Flussdiagramme einem recht einfachen Symbolleitfaden, um zu verdeutlichen, was eine Entscheidung und was eine Aktivität ist, der inzwischen von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) standardisiert wurde. Aktivitäten werden in Flussdiagrammen in der Regel durch ein Rechteck dargestellt, während Entscheidungen, die eine bestimmte Aktion erfordern, durch ein rautenförmiges Textfeld angezeigt werden. 

Alle Kästchen sind dann mit Pfeilen miteinander verbunden, die zeigen, wie der jeweilige Prozess durch den Workflow fließt. Die Aufgaben sind chronologisch geordnet, vom Beginn des Prozesses bis zum Ende. Dateninputs und Prozessoutputs werden durch Parallelogramme gekennzeichnet, die dabei helfen können, die Ressourcen, Daten oder Informationen zu identifizieren, die vor einer bestimmten Aktivität benötigt werden, sowie die Ergebnisse der Verarbeitung nach einer Aktivität oder Entscheidung. 

Weitere Formen sind der Kreis, eine einfache "Verbindungsform", die es dir ermöglicht, einen visuellen Fluss von einem Ende des Diagramms zum anderen zu erhalten, ohne Linien zu kreuzen. Du kannst sogar ein spezielles "vordefiniertes Prozess"-Symbol verwenden, das ein Rechteck mit begrenzten Rändern ist, als Symbol für einen Prozess, der durch ein anderes Flussdiagramm definiert ist (manchmal als Anhang zum Hauptflussdiagramm enthalten).

Prozess der Verwendung von Flussdiagrammen

Den Umfang deines Flussdiagramms festlegen

Zuallererst musst du den Umfang des Projekts oder Prozesses bestimmen, den du in das Flussdiagramm einträgst. Das ist ein wichtiger Schritt, der manchmal übersehen wird, aber du musst das System, das du analysieren willst, richtig abgrenzen, da dies auch die Art der Informationen, die du sammeln wirst, die Aktivitäten, die du beobachten wirst, und die Entscheidungen, die du treffen musst, bestimmt. 

Für Manager, die ein Flussdiagramm für eine bestimmte Produktionslinie erstellen wollen, ist es zum Beispiel wichtig zu wissen, ob du ein Flussdiagramm für die gesamte Produktionslinie oder nur für einen Teilbereich davon erstellen willst. Ersteres gibt dir wahrscheinlich einen besseren Überblick über das gesamte System, allerdings auf Kosten einer höheren Komplexität, während letzteres einen detaillierteren Überblick über einen bestimmten Arbeitsablauf geben kann, allerdings ohne den Kontext der größeren Produktion in dieser Situation.

Identifiziere die Aufgaben in chronologischer Reihenfolge

Als Nächstes solltest du dich mit dem Prozess vertraut machen, den du im Flussdiagramm abbilden willst, und verstehen, wie die einzelnen Schritte in chronologischer Reihenfolge ablaufen. Im Idealfall hast du einen virtuellen Raum, in dem du dein Flussdiagramm frei bearbeiten kannst, ohne dass du ständig Aufgaben löschen oder Abläufe mit Stift und Papier umorganisieren musst. In diesem Stadium wirst du wahrscheinlich einige der direkten und offensichtlichen Schritte eines bestimmten Arbeitsablaufs abbilden, aber du musst bereit sein, das Flussdiagramm auf der Grundlage neuer Informationen, die du von anderen relevanten Interessengruppen erfährst, anzupassen. 

Um ein anderes Beispiel zu nennen: Stell dir vor, ein Betriebsleiter arbeitet an der Bestandsverwaltung für ein bestimmtes Lager. Der Betriebsleiter muss jeden Schritt, der mit der Annahme einer bestimmten Ware, ihrer Verarbeitung und ihrer Einlagerung in den entsprechenden Lagerbereich zusammenhängt, richtig identifizieren. Zwischen diesen drei Hauptschritten gibt es wahrscheinlich noch weitere Teilschritte, wie z. B. die Dateneingabe und die Ablage von Rechnungen, die alle richtig identifiziert und aufgelistet werden müssen.

Verwende die richtigen Aufgabentypen mit Symbolen

Sobald du den gesamten Prozess entworfen hast, ist es an der Zeit, ihn in ein Flussdiagramm zu übertragen. Du kannst diesen Prozess vereinfachen, indem du alle Schritte in die entsprechenden Flussdiagrammgruppen einordnest, z. B. Aktivitäten, Entscheidungen und Inputs/Outputs. 

Was das eigentliche Flussdiagramm angeht, kannst du mit einem einfachen Verbindungssymbol beginnen, um den Beginn eines bestimmten Arbeitsablaufs zu kennzeichnen. Als Nächstes solltest du die Startaktivität festlegen, die den Prozess im Allgemeinen in Gang setzt und auf die wahrscheinlich entweder eine Dateneingabe oder eine Entscheidung folgt. Wenn eine Entscheidung folgt, legst du die verschiedenen alternativen Pfade fest, die je nach dem Ergebnis der Entscheidung eingeschlagen werden. Idealerweise hältst du diese Entscheidungen binär (d.h. Ja oder Nein), um die Anzahl der Verzweigungspfade zu begrenzen. Die verschiedenen Entscheidungstypen können auch durch andere Kriterien begrenzt werden, z. B. durch den Grad des Vergleichs mit einer Norm.

Fahre mit dem Prozess fort, bis du zu einem endgültigen gewünschten Ergebnis kommst, das durch ein weiteres Parallelogramm gekennzeichnet ist, das der ersten Dateneingabe ähnelt und das du dann mit einem letzten Verbindungsende verbindest.

Überprüfe und verfeinere deine Flussdiagramme

Bevor du dich als fertig mit dem Flussdiagramm betrachtest, ist es wichtig, die verschiedenen Aspekte des Diagramms immer wieder zu überprüfen, um festzustellen, ob du eine kritische Aktivität oder einen Entscheidungspunkt für den Prozess übersehen hast. Besprich jede Iteration des Flussdiagramms mit den Beteiligten, die für den Prozess zuständig sind, um einen besseren Überblick darüber zu bekommen, ob du ein umfassendes Ergebnis entwickelt hast, das den gesamten Ablauf richtig wiedergibt. 

Dieser Überprüfungsprozess ist ein wichtiger Grund, warum wir den Einsatz von Software empfehlen, um Änderungen am Flussdiagramm besser verwalten zu können, vor allem wenn du mit einem besonders dynamischen und sich verändernden Prozess arbeitest. Glücklicherweise haben Plattformen die Erstellung von Flussdiagrammen viel einfacher gemacht, ohne dass du ein komplett neues Programm auf deinem lokalen Gerät installieren musst. 

Ein weiteres nützliches Ergebnis der Überprüfung ist die Identifizierung verschiedener ineffizienter Prozesspunkte. Ähnlich wie bei den Zielen des Lean Managements kann ein Flussdiagramm dir helfen, unnötige Schritte innerhalb eines Prozesses zu vermeiden und möglicherweise Zeit, Aufwand und andere Ressourcen einzusparen, während du die gleichen (oder sogar mehr) Ergebnisse erzielst.

Abschließende Überlegungen zum Flowchart System Design

Flussdiagramme sind für Manager, Analysten und sogar Ingenieure ein unglaublich mächtiges Werkzeug, um Informationsquellen für andere zu erstellen. Aber Flussdiagramme können auch als kompliziert und zu technisch angesehen werden, wenn der Umfang und die Gesamtausführung des Diagramms nicht richtig sind. Wenn du ein Flussdiagramm für eine bestimmte Situation entwirfst, solltest du die Zielgruppe berücksichtigen, die das Diagramm verwenden wird, um es besser auf ihre jeweiligen Fachkenntnisse abzustimmen.