Flussdiagramme: Effizienter Systementwurf durch visuelles Management

Was sind Flussdiagramme?

Flussdiagramme sind visuelle Diagramme, die dazu dienen, die Gesamtheit der erforderlichen Schritte für einen bestimmten Prozess oder Arbeitsablauf darzustellen. Flussdiagramme sind ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug, da sie von Haus aus flexibel einsetzbar sind und mit ein paar Informationen über ihre spezifischen Komponenten auch relativ intuitiv zu bedienen sind. Auch Algorithmen können in Flussdiagramme integriert werden, so dass Sie eine bestimmte Berechnung automatisch einem Prozess zuordnen können, der dies erfordert. 

Doch bevor wir zu weit vorpreschen, wollen wir uns ansehen, wie Flussdiagramme entwickelt wurden, um ein besseres Gefühl dafür zu bekommen, wie sie heute verwendet werden sollten.

Es ist den Bemühungen der Ingenieure Frank und Lillian Gilbreth zu verdanken, dass Flussdiagramme bei ihrer Präsentation auf der jährlichen Konferenz der American Society of Mechanical Engineers (ASME) im Jahr 1921 erstmals konzipiert wurden. Unter dem Titel "Prozessdiagramme: First Steps in Finding the One Best Way to do Work" konzentrierten sie sich auf die Vereinfachung von Arbeitsabläufen, indem sie ein vereinfachtes Abbildungsinstrument für die Arbeit in der Industrietechnik entwarfen.

Ihre neue Methode war so beliebt, dass Allan H. Mogensen, der Pionier der "Arbeitsvereinfachung", das Flussdiagramm schnell aufgriff und es in seinen Werkzeugkasten für seine regelmäßigen Vortragskonferenzen im ganzen Land integrierte. 

Von da an gewannen Flussdiagramme durch verschiedene Unternehmensleiter in einer Vielzahl von Branchen an Allgegenwärtigkeit. Art Spinanger verwendete Flussdiagramme, um die Prozesse bei Procter & Gamble zu integrieren, und Ben Graham, ein Direktor bei Standard Register Industrial, nutzte das Flussdiagramm, um die Beziehungen zwischen bestimmten Dokumenten und deren Verwendungszwecken aufzuzeigen. 

Bei Flussdiagrammen geht es wie bei jedem anderen Diagrammsystem darum, einen Prozess mit visuellen Mitteln besser zu veranschaulichen. Flussdiagramme haben den Vorteil, dass sie durch eine schnelle Analyse der verschiedenen Punkte, die wichtige Prozesse miteinander verbinden, alle betrieblichen Mängel, Ineffizienzen und Engpässe aufzeigen.

Aufgaben werden oft in zwei Hauptkategorien unterteilt: Aktivitäten und Entscheidungen. Jede Aktivität und Entscheidung ist in chronologischer Reihenfolge angeordnet und läuft an bestimmten Entscheidungspunkten entweder zusammen oder auseinander. Außerdem wird jedes Flussdiagramm in der Regel durch bestimmte Knotenpunkte begrenzt, die den Beginn und das Ende eines bestimmten Prozesses markieren. Abgesehen von dieser allgemeinen Beschreibung spezifischer Teile eines Flussdiagramms bleibt seine Verwendung im Allgemeinen flexibel und anpassungsfähig genug, um verschiedene Vorlagen für unterschiedliche Zwecke zu erstellen.

Wie Flussdiagramme mit Systementwürfen kompatibel sind

Wie bereits erwähnt, lassen sich Flussdiagramme an eine Situation anpassen , die eine visuelle Darstellung eines bestimmten Prozesses oder Arbeitsablaufs erfordert. Um wirklich effektiv zu sein, ist es wichtig zu definieren, welche Art von Flussdiagramm Sie erstellen wollen, oder zumindest die Art von Erkenntnissen, die Sie daraus gewinnen wollen. 

Es gibt viele verschiedene Quellen, die die verschiedenen Systemdesigns in Kategorien einteilen. In Anlehnung an Alan B. Sterneckert, Autor des Buches "Critical Incident Management", können Flussdiagramme in vier Gruppen eingeteilt werden: Dokument, Daten, Programm und Systeme:

1. Dokumentenflussdiagramme veranschaulichen vor allem, wie Dokumente, die sich auf bestimmte Zusammenhänge beziehen, an verschiedene Beteiligte weitergegeben werden. Sie sind besonders nützlich, wenn es darum geht, zu überwachen und darzustellen, wie Dokumente in verschiedenen Abteilungen innerhalb einer Organisation und sogar mit externen Gruppen verwaltet werden. ‍
2. Datenflussdiagramme konzentrieren sich darauf, wie Informationen durch einen bestimmten Prozess geleitet werden. Diese Arten von Flussdiagrammen sind nützlich, um die Art der Kanäle zu identifizieren, durch die Informationen typischerweise fließen. Ein Nachteil dieser Flussdiagramme ist jedoch, dass man nicht unbedingt die verschiedenen Kontrollen und Entscheidungspunkte sieht, die jeden Datenpunkt beeinflussen. ‍
3. Programmablaufpläne sind eine besondere Art von Ablaufdiagrammen, die sich hauptsächlich mit Prüfungsprozessen zur Regelung interner Abläufe und Prozesse befassen. Diese Arten von Flussdiagrammen sind besonders nützlich für verschiedene Programmier- und Computertechnikaufgaben , da sie die verschiedenen Aufgaben darstellen, die bei einer bestimmten Programmierausführung anfallen. ‍
4. Systemflussdiagramme konzentrieren sich auf einen ganzheitlichen Überblick sowohl über den Datenfluss als auch über die verschiedenen Entscheidungen und Aktivitäten, die die Verarbeitung der Daten beeinflussen. Systemflussdiagramme stellen den gesamten Prozess oder Arbeitsablauf in einem bestimmten System dar und veranschaulichen die Beziehungen zwischen Eingaben, Ausgaben und den dazwischen liegenden Entscheidungen. Diese Flussdiagramme sind besonders nützlich für Manager, Unternehmensanalysten und sogar Softwareentwickler, um die Gesamtheit des Prozesses, den sie weiter ausbauen oder optimieren wollen, besser zu verstehen.

Verschiedene Elemente von Systemflussdiagrammen

Obwohl Flussdiagramme ziemlich selbsterklärend erscheinen (eine Aufgabe mit einer anderen zu verbinden), ist es viel besser, die richtigen Zeichen und Symbole zu verwenden, die jede Aktivität und jeden Entscheidungspunkt in einem Flussdiagramm besser kennzeichnen können.

Im Allgemeinen folgen Flussdiagramme einer recht einfachen Symbolführung zur Veranschaulichung von Entscheidungen und Aktivitäten, die inzwischen von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) standardisiert wurde:

• Aktivitätenwerden in einem Flussdiagrammnormalerweise durch ein Rechteck dargestellt, während Entscheidungen, die eine bestimmte Aktion erfordern, durch ein rautenförmiges Textfeld angezeigt werden. 
• Alle Boxen sind dann mit Pfeilen miteinander verbunden, die zeigen, wie der jeweilige Prozess durch den Arbeitsablauf fließt.
• Die Aufgaben sind chronologisch geordnet, vom Beginn des Prozesses bis zu seinem Ende.
• Daten-Inputs und Prozess-Outputs werden durch Parallelogramme dargestellt , die dabei helfen können, entweder die Ressourcen, Daten oder Informationen zu identifizieren, die vor einer bestimmten Aktivität benötigt werden, oder die nachfolgenden Ergebnisse der Verarbeitung nach einer Aktivität oder Entscheidung. 

Weitere Formen sind der Kreis, eine einfache "Verbindungsform", die es dir ermöglicht, einen visuellen Fluss von einem Ende des Diagramms zum anderen zu erhalten, ohne Linien zu kreuzen. Du kannst sogar ein spezielles "vordefiniertes Prozess"-Symbol verwenden, das ein Rechteck mit begrenzten Rändern ist, als Symbol für einen Prozess, der durch ein anderes Flussdiagramm definiert ist (manchmal als Anhang zum Hauptflussdiagramm enthalten).

Wie man Flussdiagramme effektiv einsetzt

1. Festlegung des Umfangs Ihres Flussdiagramms

Die erste und wichtigste Aktivität, die Sie durchführen müssen, ist die Bestimmung des Umfangs des Projekts oder Prozesses, den Sie in das Flussdiagramm aufnehmen.

Dies ist ein wichtiger Schritt, der manchmal übersehen wird, aber Sie müssen die Grenzen des spezifischen Systems, das Sie analysieren wollen, richtig festlegen, da dies auch die Art der Informationen, die Sie sammeln werden, die Aktivitäten, die Sie beobachten werden, sowie die Entscheidungen, die Sie treffen müssen, bestimmen wird. 

Für Manager, die zum Beispiel ein Flussdiagramm für eine bestimmte Produktionslinie erstellen wollen, ist es wichtig, festzustellen, ob Sie ein Flussdiagramm für die gesamte Produktionslinie oder nur für einen Teilbereich erstellen wollen.

Ersteres verschafft Ihnen wahrscheinlich einen besseren Überblick über das gesamte System, allerdings um den Preis einer höheren Komplexität, während letzteres einen detaillierteren Einblick in einen bestimmten Aufgabenablauf geben kann, allerdings ohne den Kontext der größeren Produktion in dieser Situation.

2. Identifizierung der Aufgaben in chronologischer Reihenfolge

Als Nächstes sollten Sie sich mit dem Prozess vertraut machen, den Sie in dem Flussdiagramm abbilden wollen, und verstehen, wie die einzelnen Schritte in chronologischer Reihenfolge ablaufen. Idealerweise haben Sie einen virtuellen Arbeitsbereich, in dem Sie Ihr Flussdiagramm frei bearbeiten können, ohne ständig Aufgaben löschen oder Abläufe mit Stift und Papier neu organisieren zu müssen.

In diesem Stadium werden Sie wahrscheinlich einige der direkten und offensichtlichen Schritte eines bestimmten Arbeitsablaufs aufzeichnen, aber Sie müssen bereit sein, das Flussdiagramm auf der Grundlage neuer Informationen, die Sie von anderen relevanten Interessengruppen erhalten, anzupassen. 

Um ein anderes Beispiel zu nennen: Stell dir vor, ein Betriebsleiter arbeitet an der Bestandsverwaltung für ein bestimmtes Lager. Der Betriebsleiter muss jeden Schritt, der mit der Annahme einer bestimmten Ware, ihrer Verarbeitung und ihrer Einlagerung in den entsprechenden Lagerbereich zusammenhängt, richtig identifizieren. Zwischen diesen drei Hauptschritten gibt es wahrscheinlich noch weitere Teilschritte, wie z. B. die Dateneingabe und die Ablage von Rechnungen, die alle richtig identifiziert und aufgelistet werden müssen.

3. Verwendung der richtigen Aufgabentypen mit Symbolen

Sobald Sie den gesamten Prozess entworfen haben, ist es an der Zeit, ihn in ein Flussdiagramm zu übertragen. Sie können diesen Prozess vereinfachen, indem Sie alle Schritte in die entsprechenden Flussdiagramm-Gruppen einteilen, z. B. durch Identifizierung der Aktivitäten, Entscheidungen und Inputs/Outputs:

1. Sie können mit einem einfachen Verbindungssymbol beginnen, um den Beginn eines bestimmten Arbeitsablaufs zu kennzeichnen.
2. Als Nächstes müssen Sie die Startaktivität ermitteln, die den Prozess im Allgemeinen in Gang setzt und der wahrscheinlich entweder eine Dateneingabe oder eine Entscheidung folgt.
3. Wenn es sich um eine Entscheidung handelt, die sich daraus ergibt, ermitteln Sie die verschiedenen alternativen Wege, die je nach dem Ergebnis dieser Entscheidung einzuschlagen sind.

Im Idealfall halten Sie diese Entscheidungen binär (d. h. Yes/No), um die Anzahl der Verzweigungspfade zu begrenzen. Die verschiedenen Entscheidungstypen können auch durch andere Kriterien begrenzt werden, z. B. durch den Grad des Vergleichs mit einer Norm.

Fahre mit dem Prozess fort, bis du zu einem endgültigen gewünschten Ergebnis kommst, das durch ein weiteres Parallelogramm gekennzeichnet ist, das der ersten Dateneingabe ähnelt und das du dann mit einem letzten Verbindungsende verbindest.

4. Überprüfen und Verfeinern Ihrer Flussdiagramme

Bevor Sie sich mit dem Flussdiagramm als fertig betrachten, ist es wichtig, die verschiedenen Aspekte des Diagramms immer wieder zu überprüfen, um festzustellen, ob Sie eine kritische Aktivität oder einen Entscheidungspunkt für den Prozess übersehen haben.

Besprechen Sie jede Iteration des Flussdiagramms mit den Beteiligten, die für den Prozess zuständig sind, um einen besseren Überblick darüber zu erhalten, ob Sie ein umfassendes Ergebnis entwickelt haben, das den gesamten Fluss richtig wiedergibt. 

Dieser Überprüfungsprozess ist einer der Hauptgründe, warum wir die Verwendung einer visuellen Verwaltungssoftware empfehlen, um Änderungen am Flussdiagramm besser verwalten zu können, insbesondere wenn Sie mit einem besonders dynamischen und sich ändernden Prozess arbeiten. Glücklicherweise macht eine Kollaborationsplattform die Erstellung von Flussdiagrammen viel einfacher, ohne dass Sie ein völlig neues Programm auf Ihrem lokalen Gerät installieren müssen. 

Ein weiteres nützliches Ergebnis, das sich aus der Überprüfung ergeben kann, ist die Identifizierung verschiedener ineffizienter Prozesspunkte. Ähnlich wie bei den Zielen des Lean Management kann ein Flussdiagramm dabei helfen, unnötige Schritte innerhalb eines Prozesses zu vermeiden und möglicherweise Zeit, Aufwand und andere Ressourcen einzusparen, während derselbe (oder sogar mehr) Output produziert wird.

Abschließende Gedanken zum Entwurf von Systemen mit Flussdiagrammen

Flussdiagramme sind nach wie vor ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug für Manager, Analysten und sogar Ingenieure, um Informationsressourcen für andere zu erstellen.

Flussdiagramme können jedoch auch als unübersichtlich und zu technisch angesehen werden, wenn der Umfang und die Gesamtausführung des Diagramms nicht richtig ausgeführt werden. Wenn Sie ein Flussdiagramm für eine bestimmte Situation entwerfen, sollten Sie die Zielgruppe berücksichtigen, die das Diagramm verwenden wird, um ein Diagramm zu entwerfen, das ihrem jeweiligen Wissensstand entspricht.