Ein Beispiel für ein SIPOC-Diagramm, um deinen Prozess besser zu visualisieren

Was ist das SIPOC-Diagramm?

Das SIPOC-Diagramm ist eine besonders nützliche Methode, um Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende zu verwalten, ohne sie für dein gesamtes Team zu kompliziert zu machen. SIPOC selbst ist ein Akronym, das die einzelnen Schritte des Rahmens, nämlich Lieferanten, Inputs, Prozesse, Outputs und Kunden, aufzeigt. Durch diese Zuordnung können du und dein Team die Einzelheiten einer bestimmten Initiative besser verstehen, so dass ihr alle die Möglichkeit habt, mögliche Schwachstellen zu beseitigen und alle Effizienzvorteile zu nutzen.

Im Wesentlichen kannst du so den gesamten Prozessablauf von Anfang bis Ende zusammenfassen, die wichtigsten Inputs identifizieren, die Outputs definieren und alle Stakeholder, die von dem Projekt betroffen sind, richtig behandeln. Es gibt auch bestimmte Rahmenwerke, die den Kundenaspekt des Diagramms je nach Unternehmensschwerpunkt und Branchenstandard in den Vordergrund stellen.

Wie passt Six Sigma dazu?

Das SIPOC-Diagramm selbst fällt in einen umfangreicheren Bereich einer Projektmanagement-Disziplin, die als Six Sigma bekannt ist und manchmal als "schlankes" Six Sigma erweitert wird. Das SIPOC-Diagramm wurde in den späten 1980er Jahren im Rahmen des Total Quality Management (TQM) entwickelt, einem Ansatz, der einen großen Teil des Six Sigma-Managements definiert.

Da dieser Rahmen in bestimmten Kontexten eingesetzt wird, die in erster Linie auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen abzielen, kann das SIPOC-Diagramm auch für Teams und Organisationen hilfreich sein, die eine schlanke Produktion und mehr agile Arbeitsdynamik in ihre Arbeitsabläufe integrieren wollen.

Warum ein SIPOC-Diagramm verwenden?

Das SIPOC-Diagramm ist nicht nur ein abstraktes Konzept, das von zusammengewürfelten Wirtschaftsexperten entwickelt wurde, sondern eine tatsächliche Qualitätsmanagementtechnik, die im gesamten Six Sigma-Prozess und anderen ähnlichen Rahmenwerken zur Verbesserung von Geschäftsprozessen verankert ist.

Wie wir bereits erwähnt haben, kann dir dieser Überblick über den gesamten Geschäftsprozess dabei helfen, Stolpersteine auf dem Weg zu identifizieren und gleichzeitig potenzielle Ressourcen besser zu nutzen, die du besser einsetzen kannst. Als Rahmen für das Qualitätsmanagement kann das SIPOC-Diagramm aber auch nützlich sein, um Abweichungen im gesamten Prozess zu erkennen und zu messen. Wie Projektmanager/innen wissen, sind Schwankungen ein wichtiger Faktor für die Effizienz eines Prozesses, und wenn du sie erkennst, kannst du den Prozess besser stabilisieren und standardisieren.

Das SIPOC-Diagramm kann dir auch helfen, externe Partner besser zu managen. Wenn du viele der Inputs und Outputs richtig identifiziert und definiert hast, kannst du die Erwartungen der externen Interessengruppen besser festlegen. Das kann die Reibungsverluste bei Verhandlungen verringern und gibt dir und deinem Team mehr Flexibilität bei der Auswahl von Anbietern, mit denen du zusammenarbeiten möchtest.

Du kannst dasselbe SIPOC-Diagramm auch nutzen, um Teammitglieder und interne Kollegen, die vielleicht nicht so nah am Projekt dran waren wie du, besser einzuarbeiten. Dies trägt dazu bei, die Transparenz innerhalb der Organisation zu erhöhen und gibt ihnen ein besseres Verständnis dafür, wo ihr euch während der Projektlaufzeit befindet.

Dein eigenes SIPOC-Diagramm erstellen

Obwohl ein SIPOC-Diagramm einen recht technisch klingenden Namen hat, ist es ganz einfach zu verwenden und in deine Arbeitsabläufe zu integrieren. Wie wir bereits erwähnt haben, steht der Name SIPOC für die verschiedenen Aspekte, auf die du dich in dieser Übung konzentrieren musst. Es ist wichtig, dass ein richtig entwickeltes SIPOC-Diagramm von Anfang an alle relevanten Schritte identifiziert, denn das ist der Schlüssel zu seiner Funktionalität, um dir einen Überblick über den Geschäftsprozess zu verschaffen.

Wie schon in unseren früheren Artikeln über das Framework stellen wir einen Geschäftsfall vor, um das Diagramm in der Praxis zu veranschaulichen. Für diese SIPOC-Einführung nehmen wir das Beispiel eines Fastfood-Restaurants, das Hamburger serviert. Obwohl man annehmen könnte, dass es sich um einen recht einfachen Prozess handelt - Brötchen, Patty, Tomate, Salat, Käse und Servieren - kann die Verwendung des SIPOC-Diagramms dabei helfen, viele der nicht sichtbaren Aspekte des gesamten Arbeitsablaufs aufzudecken. Am Ende dieser Übung sollte das Ziel sein, Bereiche für Verbesserungen, Standardisierung und mehr zu identifizieren.

Identifiziere deine Zulieferer

Dieser Schritt ist das "S" im SIPOC-Diagramm: die Lieferanten deines Prozesses. Das bedeutet, dass du diejenigen identifizierst, die alle Inputs für deinen Prozess liefern, die einen direkten Einfluss auf das beabsichtigte Ausgangsprodukt haben. Das ist natürlich von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und kann entweder intern oder extern sein.

In unserem Beispiel wären die Rohstofflieferanten, die dir alle Zutaten für deinen Burger liefern, also die Brötchen, das Rindfleisch, das Gemüse und den Käse, die wir bereits erwähnt haben, ein wichtiger Faktor. Wenn du diesen ersten Schritt vertiefst, solltest du auch die anderen Lieferanten identifizieren, die einen wesentlichen Einfluss auf den Burger haben. Das bedeutet, dass du dir die Lieferanten von Speiseöl, optionalen Gewürzen und sogar die verwendeten Kochutensilien ansehen solltest.

Ein weiterer Lieferant, der in diesen Szenarien oft übersehen wird, ist das Personal an der Kochlinie selbst. Wie wir bereits festgestellt haben, beziehen sich die Lieferanten in diesem Teil des SIPOC-Diagramms auf alle Parteien, die einen direkten Einfluss auf dein Ausgangsprodukt haben. Dazu gehören auf jeden Fall auch diejenigen, die das eigentliche Produkt zubereiten.

Auch hier wird der Zuliefereranteil dieses Diagramms sehr variabel sein, je nachdem, wie du und dein Team den Geschäftsprozessablauf verstehen, aber wenn du so detailliert wie möglich vorgehst, bekommst du einen besseren Überblick darüber, auf welche Aspekte du dich konzentrieren solltest, wenn du den Prozess insgesamt verbessern willst.

Identifiziere deine Eingaben

Als Nächstes musst du die verschiedenen Inputs ermitteln, die für die Herstellung deines Ausgangsprodukts benötigt werden. Dazu gehören alle Materialien, Anlagen, Ressourcen und sogar Daten, die für deinen Produktionsprozess benötigt werden. Wir haben den Teil des SIPOC-Diagramms, der sich auf die Zulieferer bezieht, sehr detailliert ausgearbeitet, also ist dieser Abschnitt genauso detailliert. Außerdem sind einige Inputs für dein Endprodukt wahrscheinlich wichtiger als andere. Wenn du diese wichtigen Inputs in diesem Schritt festhältst, kannst du deinen gesamten Prozess besser skizzieren.

In unserem Beispielrestaurant gehören zu den Inputs all die verschiedenen Zutaten, die wir bereits erwähnt haben - Brötchen, Fleisch, Käse und Gemüse - sowie andere, weniger bekannte Inputs wie Speiseöl und Kochzubehör. Denke daran, dass es in diesem Abschnitt wahrscheinlich auch noch andere Eingaben gibt, z. B. eine Quittung oder eine Bestellnummer, die vorgibt, wie viele Hamburger hergestellt werden sollen, oder bestimmte Sonderwünsche, die die Kunden haben könnten.

Da die Inputs wahrscheinlich von Produkt zu Produkt unterschiedlich sind, müssen Unternehmen, die mehrere Endprodukte haben, jedes einzelne in bestimmte Produktgruppen einordnen. Du kannst zwar für jeden Produktprozess verschiedene SIPOC-Diagramme erstellen, aber du kannst auch Untergruppen unter demselben SIPOC-Diagramm erstellen, um die verschiedenen Produkte besser unter einem SIPOC-Banner zu konsolidieren.

Skizziere deine Abläufe

Diese Phase, das "P" in unserem SIPOC-Diagramm, bezieht sich auf die Schritte, aus denen der gesamte Prozess besteht. Projektmanager/innen müssen jeden möglichen Schritt, den der Prozess durchläuft, genau beschreiben, da dies im Wesentlichen den gesamten Fluss von den Eingaben bis zu den gewünschten Ergebnissen umreißt. Die Prozesslandkarte kann auf einer hohen Ebene bleiben, um den gesamten Prozess darzustellen, etwa 4 bis 5 Hauptschritte. Komplizierte Arbeitsabläufe können Unterschritte enthalten, die den Hauptprozessschritt vorantreiben.

Bei der Herstellung von Hamburgern wird sich dieser Prozess wahrscheinlich im Rezept für das Produkt selbst niederschlagen. Bestimmte Garzeiten, Fleischmischungen und sogar die Reihenfolge, in der das Essen zusammengesetzt wird. Wenn du dein gesamtes Rezept auf diese Weise notierst, können du und dein Team mit dem Prozess vertraut sein, ohne dass ihr jeden Schritt genau beobachten müsst.

Denke daran, dass das SIPOC-Diagramm auch über den Hauptprozess hinausgeht und sowohl Vorbereitungs- als auch Fertigstellungsschritte enthalten kann. Das bedeutet, dass der Prozess von der Anlieferung der Eingangsmaterialien in die Küche über die Verwaltung der fertigen Produkte bis hin zur Auslieferung an deine Kunden dargestellt wird.

Je nach Art deines Unternehmens kann dieser Prozess ziemlich einfach oder komplex sein und mehrere mögliche Interessengruppen intern und extern berühren.

Definiere, was deine Ergebnisse sind

Die nächste Phase wird wahrscheinlich parallel zu den drei vorangegangenen Phasen durchgeführt und konzentriert sich darauf, wie du am Ende des gesamten Prozesses deine Produktleistungen definierst. Im Wesentlichen geht es darum, einen Leitfaden dafür zu erstellen, wie aus den beabsichtigten Inputs und den nachfolgenden Prozessen ein bestimmtes Ergebnis entsteht, sei es ein greifbares Produkt oder eine Dienstleistung.

Diese Ergebnisse sollten sich an den Marktanforderungen orientieren und die Art von Wert beinhalten, die ein Kunde sucht. In unserem Restaurant-Beispiel solltest du darauf achten, welche Art von Hamburger mit Hilfe der zuvor beschriebenen Inputs und Prozesse entwickelt wird. Einige Hamburger könnten auf die Vorlieben eines bestimmten Publikums ausgerichtet sein, während andere auf ein bestimmtes Ernährungsbedürfnis abgestimmt sind.

In jedem Fall ist es wichtig, dass diese Ergebnisse logisch aufgebaut sind und sich aus den beiden vorangegangenen Phasen ergeben und in dem angestrebten Endergebnis kulminieren.

Identifiziere deine Kundenziele

Diese nächste SIPOC-Phase hilft dir, dein Produkt und deine Prozesse zu definieren und an die Bedürfnisse und Anforderungen des Marktes anzupassen. Bei all dem, was passiert, ist es wichtig, dass du genau weißt, an wen du dich bei der Prozessentwicklung richtest. Wenn du kein richtiges Ziel vor Augen hast, entwickelst du wahrscheinlich ein Produkt oder eine Dienstleistung als Antwort auf dein eigenes internes Verständnis des Problems und riskierst, dass das Produkt oder die Dienstleistung nicht den tatsächlichen Bedürfnissen deines Kunden entspricht.

Mit unserem Restaurant-Beispiel ist das schnell erreicht. Wir gehen davon aus, dass es sich bei den Kunden entweder um die Stammgäste des Restaurants oder um Leute handelt, die gerne regelmäßig Hamburger essen. Zu den komplexeren Restaurantstrukturen gehören diejenigen, die große Catering-Funktionen sowie private Veranstaltungen bedienen. Aber innerhalb dieser Zielgruppen gibt es noch weitere Untergruppen, die beachtet werden müssen. Dazu gehören mögliche Vegetarier mit Ernährungseinschränkungen sowie bestimmte Kundengruppen, die bestimmte Essensvorlieben haben. Wenn du all diese Zielgruppen und ihre Untergruppen verstehst, kannst du besser ein Produkt formulieren, das den Bedürfnissen deines Marktes entspricht.

Für andere nicht-einzelhandels- oder kundenorientierte Unternehmen könnte dieser Teil eine Herausforderung sein. Ein interner Ausschuss, der an einem Sicherheitsbericht arbeitet, weiß vielleicht nicht genau, wer seine Kunden sind. Aber wenn du dir überlegst, für wen der Bericht bestimmt ist und wer ihn lesen könnte, kannst du die richtigen Formulierungen und Datenanforderungen festlegen, die für ein optimales Ergebnis erforderlich sind.

Abschließende Überlegungen zu SIPOC-Diagrammen

Wie du dir vielleicht schon gedacht hast, ist ein SIPOC kein einzelner chronologischer Prozess, sondern eher eine Übersicht über alle verschiedenen Aspekte eines Projekts, die parallel laufen. Wenn du diese Form des Diagramms beherrschst, kannst du die verschiedenen Schritte deines Projektprozesses besser visualisieren und deinem Team und anderen Beteiligten die nötigen Informationen vermitteln.