Cas d'usage

Un parcours d’intégration inclusif pour 90 personnes et 100% à distance

Un template prêt à l'emploi pour commencer à travailler en équipe dès maintenant
PRO

Niveau
Présentiel
À distance
Temps de lecture :
min.
Publié le
11/1/22
Partagé par 
Sylvaine Bimbeau
Ingénieur pédagogique chez Société Générale

Sylvaine Bimbeau est ingénieure pédagogique au sein de l’équipe Formation de Société Générale à Paris la Défense. L’une de ses missions est d’intégrer efficacement les nouveaux inspecteurs et auditeurs dans l’entreprise.

Aujourd’hui, Sylvaine est parfois amenée à faire passer la journée d’intégration dans une version 100% à distance. Elle se tourne alors vers Klaxoon pour proposer un événement aussi convivial et dynamique que l’original.

Sylvaine Bimbeau

Le challenge : faire un workshop d’intégration aussi dynamique en distanciel qu’en présentiel

L’accompagnement et l’onboarding au sein de l’entreprise sont pris très au sérieux à la Société Générale. De manière générale, Sylvaine aime accompagner les nouveaux collaborateurs au travers de deux axes principaux :

  • Une rencontre avec une quinzaine d’intervenants qui présentent aux nouveaux collaborateurs chacun un aspect différent du métier, des locaux et de l’entreprise.
  • Un jeu de piste, qui se déroule dans les tours de la Société Générale, et qui a pour principal objectif de présenter les locaux aux participants.

Ces journées un peu spéciales sont très importantes pour Sylvaine et son équipe, d’autant plus qu’elles leur permettent d’accueillir jusqu’à 90 participants ! Ils organisent 2 de ces journées sur une année.

Evidemment, le contexte sanitaire en 2020 ne leur permet pas de proposer ces journées aux collaborateurs. Mais Sylvaine et la Société Générale souhaitent tout de même mettre en place un équivalent 100% online, aussi proche que possible du concept original.

C’est un challenge pour elle, alors Sylvaine décide rapidement de passer par Klaxoon et sa multitude d’outils associés pour proposer un workshop d'intégration fun, dynamique et convivial. Elle compte vraiment sur Klaxoon pour l’aider à créer du lien entre les intervenants et les participants, malgré la distance.

La solution : une série d’activités, interventions et jeux, grâce à Board

Décidée, Sylvaine utilise l’outil Board de Klaxoon pour construire un planning d’une semaine. En effet, au lieu d’une journée complète dédiée à cet événement d’intégration, cette nouvelle édition s'étalera sur un workshop d’une semaine. Tous les matins, les participants auront un petit workshop animé par un intervenant. Un moment de convivialité passé ensemble en début d’après-midi aura aussi lieu.

De façon très pratique, comment fait-elle pour construire ce Board ?

C’est très simple. Sylvaine décide de construire son propre Board sans utiliser de template pré-existant et elle place simplement une carte de France puis une carte du monde sur un Board commun. Ces deux cartes serviront quand elle demandera aux participants de “voyager” vers une autre destination (c’est-à-dire, vers un autre intervenant ou une autre activité).

Une personne travaillant sur son ordinateur avec un Board ouvert, montrant une visioconférence Live avec d'autres participants et plusieurs cartes et idées sur lesquelles porte la discussion. | Klaxoon
Les informations partagées sont disponibles dans un espace unique, dans lequel les participants échangent grâce à la visioconférence intégrée.

Au préalable, Sylvaine demande aux participants de se connecter chacun de leur côté pour partager leur image de profil. Cette demande toute simple lui permet de s’assurer :

  • Que chacun aura créé son compte le jour J,
  • Que tout le monde sera en mesure de se connecter, quel que soit le support utilisé (ordinateur, tablette ou smartphone),
  • Et surtout, que les participants se seront familiarisés avec les manipulations de base du Board : partager un élément, poster une idée et la déplacer. C’est déjà suffisant pour faire de grandes choses sur Board !

Le jour J, Sylvaine commence par utiliser la fonctionnalité “Synchronisation” pour déplacer tout le monde dans une zone commune. Là, tout le monde se met d'accord sur les règles d’or qui leur permettront de passer un bon événement à distance, durant toute la semaine.

 Ensuite, le workshop d’intégration commence !

 Directement sur le Board en commun, chacun a accès à différentes informations :

  • Un programme détaillé des interventions de la semaine,
  • Les sujets traités durant les interventions, avec pour chacune, un programme résumé très simplement en deux questions très simples qui seront traitées.

Dans une logique d’amélioration continue, chaque participant est invité à donner son avis sur chaque intervention. La récolte de feedback est très simple sur Klaxoon : un like de la part d’un participant suffit pour comprendre que le sujet traité était intéressant. Si ce n’est pas le cas, les participants peuvent aller plus loin et s’exprimer facilement avec l’outil “Question”, qui permet de s’adresser directement à l’intervenant concerné.

En plus des interventions, Sylvaine et son équipe préparent toutes sortes d’activités ludiques et intéressantes, parmi lesquelles on retrouve des apports de contenus via les capsules ou des quizz à base de texte à trous ou de mots à trouver.

D’un point de vue pratique, Sylvaine et son équipe préfèrent séparer les participants en groupes au sein duquel un organisateur se charge de partager son écran : c’est lui qui partage les différentes activités, même si c’est bien chaque participant qui manipule l’outil. 

À l’échelle de la semaine, les différentes journées d’activités sont résumées via l’outil Mission de Klaxoon. Cet outil leur permet de voir l’avancée du projet en temps réel, tous ensemble. L’intérêt est aussi d’ajouter un sentiment de complétion très agréable et ludique au fur et à mesure que le parcours se remplit !

L'outil Mission ouvert sur un ordinateur, avec un parcours visuel retraçant les étapes des workshops d'intégration. | Klaxoon
L'outil Mission permet d'avoir une vision globale du parcours d'intégration avec chacune de ses étapes.

Le résultat : plus de 90 nouveaux collaborateurs accueillis dans l’entreprise à distance

Le résultat pour Sylvaine est tout à fait positif ! L'onboarding des nouveaux collaborateurs s'est très bien déroulé !

  • Sylvaine et son équipe sont parvenus à proposer une suite d’activités ludiques à  plusieurs groupes de 90 participants. Cela représentait un challenge pour eux, mais la puissance de Klaxoon leur a permis de relever ce défi haut la main !
  • Les participants n’ont pas du tout été gênés par le distanciel, ce qui est dit long sur l’avantage de Klaxoon et Board Hybrid dans le cadre du télétravail généralisé.
  • Le temps de préparation est largement amorti sur le long-terme : pour les prochains workshops d’intégration, Sylvaine n'aura qu’à dupliquer les Boards qu’elle a créés et le tour est joué !
Sylvaine Bimbeau : "Avec Klaxoon, les nouveaux arrivants se sont sentis impliqués dès le début, et cela leur a permis de le rester toute la semaine." | Klaxoon

Sylvaine recommande largement Klaxoon et Board à toutes les entreprises qui cherchent un moyen de travailler plus efficacement à distance, mais aussi en présentiel ! Seul Klaxoon permet de créer du lien entre des personnes pourtant éloignées !

publié par
Klaxoon
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Klaxoon est la suite d'outils collaboratifs conçus pour travailler en équipe plus efficacement, qu'on soit au bureau, en télétravail, en déplacement, partout dans le monde. L'équipe Klaxoon partage des centaines de templates, inspirés des méthodes agiles industrielles et des meilleurs usages de la communauté Klaxoon.

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