Comment gagner 2 jours de travail à chaque PI Planning lors du déploiement d’un ERP

Le challenge : faciliter la collaboration agile sur un projet à grande échelle

Fabien identifie trois principaux objectifs dans la mise en place du nouvel ERP (Enterprise Resource Planning) :

1. La standardisation des processus ;
2. L’harmonisation du fonctionnement de l’organisation ;
3. Une coordination simplifiée entre des sites répartis dans différents pays : en France, mais aussi en Allemagne et en Espagne.

Le déploiement de cette plateforme d’entreprise, estimé à une durée de 4 ans, concerne pas moins de 100 000 personnes dont les équipes en interne, mais aussi les clients et les fournisseurs. Pour un tel impact, 24 équipes dédiées ont été mobilisées, soit environ 150 personnes qui travaillent de manière régulière et transversale (quelle que soit leur fonction ou leur équipe) sur le projet.

En pratique, Fabien souligne l’importance d’un fonctionnement en mode agile. Les équipes travaillent en sprints de 4 semaines, et réalisent un PI Planning tous les 2 sprints. Elles utilisent le système des tickets Jira pour avoir une vision globale de l’avancement du projet et de leurs tâches, qu’elles combinent à l’utilisation de la plateforme collaborative Klaxoon pour animer leurs rituels agiles et leurs workshops.

Jusqu’à présent, cela impliquait un travail manuel de saisie des tâches identifiées sur Klaxoon dans Jira, et inversement. Mais depuis que Klaxoon s’intègre avec Jira, l'association de ces deux outils a encore gagné en intérêt.

La solution : connecter les environnements de travail complémentaires de Klaxoon et Jira pour gagner du temps

Pour piloter le projet d’implémentation du nouvel ERP, Fabien et ses équipes utilisent Klaxoon et Jira en cours de sprint et au moment de leurs PI Plannings, toutes les 8 semaines.

En cours de sprint

En agilité, un sprint est une période récurrente durant laquelle les équipes opérationnelles (dites équipes de développement) s’engagent à livrer des éléments liés aux objectifs du projet qui sont définis au lancement du sprint.

Dans le cas de Fabien, la durée d’un sprint est de 4 semaines, et les équipes se retrouvent chaque semaine le lundi matin pour un point de pilotage des tâches. À ces réunions hebdomadaires, chaque équipe remonte alors son état d’avancement et partage ses KPIs sur Jira.

Pour un projet d’envergure tel que le déploiement d’un ERP, Jira permet de segmenter facilement et visuellement les tâches sous forme de tickets, et les classer selon leur état d’avancement :

• À faire
• En cours
• Terminé
• Bloquant,...

Les tâches sont associées à des ensembles plus grands appelés epics. Chaque ticket ou epic se voit attribuer des owners, qui ont la responsabilité de les amener jusqu’à leur finalisation au fil des sprints.

En dehors des réunions hebdomadaires, les équipes de développement peuvent facilement échanger directement dans leurs tickets Jira via Klaxoon. La plateforme Klaxoon encourage une collaboration efficace, qui permet aux équipes de répondre au moment où elles sont disponibles, et d’avancer ainsi à leur rythme en fonction des priorités. 

Toutefois, dans le cas de Fabien et ses équipes, l’usage de Klaxoon en coordination avec Jira intervient essentiellement lors de leurs PI Plannings.

Pendant les PI Plannings

Issu de la méthode SAFe® (Scaled Agile Framework®), le PI Planning est une étape de la démarche agile durant laquelle les équipes planifient les objectifs, les fonctionnalités et les dépendances pour le prochain programme incrémentiel (PI), composé de plusieurs sprints.

Le déroulement des PI Plannings sur un Board Klaxoon

Tous les 2 sprints, Fabien réunit ainsi les 150 personnes en charge du projet d’implémentation de l’ERP pour un PI Planning de 2 jours organisé sur Board, le tableau blanc collaboratif de Klaxoon. Sur ce Board, il dispose d’un espace infini qu’il peut structurer visuellement selon le déroulement du PI Planning. Pour cela, il peut soit partir d’un tableau vierge, soit reprendre un modèle de Board prêt à l’emploi qui reprend la méthode PI Planning, et qui est disponible dans la bibliothèque de templates de Klaxoon.

De plus, Board dispose d’une fonctionnalité de visioconférence intégrée, Live, qui permet à tous les participants de se retrouver directement dans l’espace visuel et de travailler avec la même efficacité, qu’ils soient sur site ou à distance.

L’intégration entre les environnements Klaxoon et Jira

Jira étant le principal outil de gestion de projet utilisé au cours des sprints dans l'entreprise, il doit interagir de manière fluide et cohérente avec Board au cours des PI Plannings des équipes. Et c’est un défi que Fabien et ses équipes ont réussi à relever à l’aide de l’intégration entre les deux solutions.

Avant, Fabien avait l’habitude de reporter en amont et à la main tous les tickets existants dans Jira sur leur Board de PI Planning. Les équipes déterminaient ensuite sur le Board les objectifs et tâches à venir pour les 2 prochains sprints. Et à la fin de ces 2 jours, Fabien devait à nouveau extraire les idées partagées sur le Board au format Excel, pour les retranscrire manuellement sous forme de tickets Jira.

Cela lui prenait 2 jours supplémentaires, sans être totalement à l’abri d’une erreur humaine. En complément, il prenait aussi le temps de demander une vérification aux équipes pour éviter cela au maximum.

À présent, avec l’intégration entre Klaxoon et Jira, toutes ces tâches de saisie sont automatisées. Une seule requête permet d'importer en quelques clics seulement tous les tickets de Jira directement dans le Board du PI Planning. Fabien n’a plus qu’à répartir visuellement les idées ainsi ajoutées entre les 24 équipes sur le Board.

Et cela va dans les deux sens. Lorsque les participants mettent à jour leurs idées et leurs tâches sur le Board, les tickets correspondants sont soit automatiquement créés dans Jira, soit mis à jour pour les existants.

Ainsi, dès la fin du PI Planning, tout le monde dispose directement de leurs tickets à jour dans Jira. Les équipes n’ont plus besoin d’attendre l’extraction et de la vérifier à chaque fois, et Fabien n’a plus à la faire manuellement, ce qui représente un énorme gain de temps pour tous.

Le résultat : 2 jours de travail gagnés à chaque période, et une gestion de projet plus efficace

Concrètement, Fabien gagne 2 jours de travail à chaque PI Planning grâce à l’intégration entre Klaxoon et Jira. 

Sans compter que cela accélère aussi le travail des équipes, qui disposent immédiatement de toutes les données nécessaires pour avancer sur les sprints suivants. Sur une simple requête, les deux environnements Klaxoon et Jira sont mis à jour en parallèle, avec la certitude d’avoir 100% des informations identiques instantanément et sans aucune marge d’erreur.. 

Cela élimine les doublons dans les tâches de saisie, et évite des transferts manuels et chronophages d’informations qui peuvent vite s’avérer pénalisants, en particulier dans un projet de grande envergure tel que le déploiement d’un ERP.

Avant de mettre en place cette intégration, Fabien et ses équipes avaient envisagé une solution sous forme d’un add-on à Jira, à utiliser pendant leurs PI Plannings pour faciliter leurs rituels agiles. Désormais, c’est la puissance des nouvelles possibilités offertes par l’intégration entre Klaxoon et Jira qui leur permet de répondre à ces besoins, et de manager le changement à l’échelle avec fluidité.

Fabien Casavecchi a contribué à ce projet jusqu'à la fin de sa mission de PMO, et n'en fait désormais plus partie.