Service public : Julien et ses agents passent en télétravail avec Klaxoon

Continuer à travailler et à faire vivre le service à distance, en télétravail

Depuis plusieurs années déjà, Julien utilise Klaxoon puisqu’il a besoin d’un outil pour faire des animations à distance créatives en présentiel ou à distance, ou encore de proposer des animations de manière asynchrone. 

L’arrivée de la COVID, mais surtout du confinement, implique le télétravail pour tous. Julien Kounowski décline alors Klaxoon pour en faire une interface métier et une interface d’utilisation pour échanger et communiquer entre les différents collaborateurs. Pour lui, Klaxoon permet de “construire son projet et en avoir une utilisation professionnelle”. 

C’est grâce au Board de Klaxoon que Julien peut manager son équipe efficacement ! Le Board est un espace de travail commun très visuel. Plus en détail, c’est un whiteboard sur lequel l’équipe peut partager tout type d’informations et organiser ses mêmes informations de façon très visuelle. C’est un management visuel qui garde les traces d’avancées d’un projet, mais qui permet aussi une transmission simple et rapide des informations.

Pour Julien Kounowski, animer à distance son équipe durant la gestion de crise du confinement est une nécessité, d’autant plus en cette période de télétravail ! Rattachée au ministère de la Santé et des affaires sociales, son équipe doit être active et réactive en temps de crise.

En effet, il fallait trouver l’outil de travail collaboratif parfait, celui qui s’adapte aux moyens techniques et à l’ordinateur personnel de chaque membre de l’équipe et celui qui permet une prise en main simple.

Le Board de Klaxoon permet à Julien de manager à distance son équipe

Le Board est une page blanche digitale à l’espace infini où Julien et son équipe peuvent mettre tout un tas d’informations et de contenus qu’ils peuvent organiser de manière très simple en les structurant. Cet outil interactif allie l’utilité et la rapidité pour que tout le monde s’y retrouve.

L’agenda : indispensable pour la cohésion d’équipe en télétravail

Tout en haut à gauche de la page de Julien Kounowski, il y a un agenda. Les pense-bêtes collés sur l’agenda permettent de coordonner et d’organiser les missions ou les tâches en fonction des heures et des jours. Cela permet également de choisir des créneaux de disponibilité pour organiser les réunions futures. Les agents suivent cet agenda et savent ce qu’ils doivent faire à une date donnée. C’est une réelle façon d'uniformiser et de coordonner le travail en équipe !

La partie Document : essentielle pour Julien et son équipe

En plus de l’agenda, il est possible de trouver une partie Document sur le Board du chef de projet. Cette partie reprend tous les contenus de veille documentaire et juridique qui sont essentiels pour leur activité, surtout en temps de crise où de nombreuses informations circulent. 

En fait, les contenus font déjà partie d’un Network. Un Network est un groupe de travail privé dans lequel vous pouvez partager des activités Klaxoon ainsi que des articles. Ensuite, ils intègrent le Board commun pour que tout le monde accède à ces informations sur une et même page. C’est très pratique ! Les collaborateurs doivent simplement cliquer sur ces contenus pour être redirigés vers l’information.

L’attribution des missions : gage d’efficacité au télétravail

Au centre de la page, il est possible de retrouver les unités de travail. C’est essentiel pour travailler en équipe, mais notamment pour avoir un bon management à distance ! 

Cela permet d’avoir une réelle transparence, mais surtout de s’entraider ! Si un agent a besoin d’aide, il peut le spécifier sur cet espace et un collègue vole à son secours.

Les réunions : deux temps de synchronisation durant la semaine

Pour un management à distance efficace, il faut programmer des réunions ! Pour Julien et son équipe, cela leur permet de revenir sur l’ensemble des tâches, d’en faire le bilan, mais également de répartir les besoins. Pour ce faire, ils utilisent un code couleur pour hiérarchiser les missions. Quand la tâche est en rouge, c’est une urgence ; en jaune, elle est en cours de réalisation ; et en vert, la mission est  accomplie !

La réunion et le brainstorming font partie des outils collaboratifs en ligne à inclure dans vos bonnes pratiques de télétravail !

3 fonctionnalités bénéfiques pour travailler à distance avec Klaxoon

Klaxoon est un choix judicieux pour Julien et son équipe ! Il cite trois fonctionnalités qui lui permettent un management à distance et un management en télétravail efficace :

• Faire du reporting ! Sur Klaxoon, il est possible d’exporter toutes les données en fichier Excel ou en format CSV pour en faire des reportings et mixer avec d’autres outils. C’est essentiel pour l’activité de Julien Kounowski.
• S’exprimer ! Dans une idée, il est notamment possible de laisser un message. Les agents peuvent donc s’exprimer librement dans leurs cases tout en bas de la page.
• Manager son équipe ! Il existe deux vues différentes pour visualiser les informations du Board. La vue board est la vue standard pour tous les agents, mais il y a également la vue colonne. Cette vue offre une autre vision pour trier efficacement les missions puisqu’il est possible de les ranger par couleurs afin de voir quelles sont celles à faire en urgence, par exemple. Parfait pour la gestion de projet ou le management !

Ces trois fonctionnalités permettent à Julien de manager le travail à distance correctement !

Pour en savoir plus, l'intégralité de ce webinar est disponible sur la chaîne Youtube de Klaxoon :