Le rapport d’étonnement : un atout pour bien intégrer votre nouvelle recrue et améliorer votre entreprise

Qu’est-ce qu’un rapport d’étonnement ?

Outil stratégique de plus en plus utilisé par les services de ressources humaines, le rapport d’étonnement ou note d’observation critique, consiste à recueillir les impressions d’une nouvelle recrue, lors de son premier mois dans l’entreprise.

Pour le nouvel embauché, cet exercice nécessite une réflexion critique, mais constructive. Il s’agit de faire preuve de la plus grande objectivité et de mettre en lumière les points positifs comme négatifs. L’idée étant, bien sûr, de suggérer des axes d’amélioration, dans l’intérêt commun.

Un plus pour réussir l’intégration de votre nouvelle recrue

Cette pratique prouve qu’une entreprise est à l’écoute de ses employés et qu’elle sait se remettre en question pour s’améliorer. Cela envoie donc une image extrêmement positive aux nouveaux arrivants qui se sentent considérés et qui, en conséquence, manifestent un engagement d’autant plus fort envers leur nouvelle entreprise.

C’est aussi un moyen de s’assurer que la nouvelle recrue s’acclimate parfaitement à son nouveau cadre de travail et, le cas échéant, de rectifier le tir.

Le recrutement ayant un coût non négligeable, il est en effet essentiel de mettre toutes les chances de votre côté pour en faire un succès ! 

Un outil d’amélioration continue pour l’entreprise

Avec le temps, il est normal de s’habituer à son environnement de travail et de ne plus parvenir à prendre le recul nécessaire pour analyser objectivement des processus et situations. L’accueil d’un nouvel employé est donc une occasion en or de recueillir un avis spontané d’une totale fraîcheur. Ces précieux retours permettent alors de mettre en lumière les points forts de l’entreprise, mais surtout d’identifier des lacunes ou des dysfonctionnements au sein de l’organisation, dans l’optique d’y remédier.

Pourquoi faire un rapport d’étonnement avec Klaxoon

Klaxoon offre un cadre rassurant propice à la création du rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement peut être déstabilisant pour une personne qui ne s’est jamais prêtée à l’exercice. Imaginez-vous un instant dans la peau de votre nouvelle recrue. C’est votre premier jour dans l’entreprise et vous ressentez une certaine appréhension liée à la découverte de votre nouvel environnement de travail, de nouvelles pratiques, de nouveaux collègues, etc. Et voilà qu’on vous demande d’écrire ce fameux rapport d’étonnement, que vous présenterez d’ici un mois… De quoi réveiller des angoisses de lycéen chez tous ceux qui redoutaient la dissertation de philo !

Fort heureusement, Klaxoon a l’avantage de faire du rapport d’étonnement une expérience décomplexée, pour 2 raisons : 

Board est un support qui incite à la participation en facilitant l’expression et l’organisation des idées

Board est l’un des outils incontournables de la Workshop Platform Klaxoon. Ce tableau blanc digital infini ou whiteboard est un support de communication visuel très efficace. Concrètement, il permet d’exprimer vos idées sous diverses formes : du texte, des images, des vidéos, des liens Web et tous types de documents (PowerPoint, Word, Excel, PDF, etc.). Celles-ci se matérialisent en vignettes colorées pouvant être catégorisées, placées et organisées comme bon vous semble.   

Le modèle prêt à l’emploi du rapport d’étonnement guide la réflexion

Partir de zéro pour construire un rapport d’étonnement sur Board, c’est possible, grâce aux nombreuses fonctionnalités qu’offre la barre d’outils. Mais pour gagner du temps, pourquoi ne pas profiter du modèle prêt à l’emploi imaginé par Klaxoon ?  Disponible dans la bibliothèque de Templates, il dispose déjà de toute la structure du rapport d’étonnement : votre nouvelle recrue n’a plus qu’à se laisser guider pour exprimer et organiser ses idées en toute sérénité. 

Klaxoon facilite les feedbacks

En soi, le rapport d’étonnement constitue déjà un document pour recueillir des feedbacks. Mais avec Klaxoon, la remontée d’informations est encore plus riche, du fait de la fonctionnalité Question. Dans le cas précis du rapport d’étonnement, vous pouvez y recourir de multiples façons :

• La Question Storm, permet par exemple à la nouvelle recrue d’exprimer ses impressions lors de sa première journée sous la forme d’un nuage de mots.
• Chaque semaine, la Question d’évaluation de 1 à 5 étoiles permet de prendre la température des derniers jours écoulés : un bon moyen de s’assurer que le nouvel arrivant ne rencontre pas de difficultés particulières et qu’il dispose bien des ressources nécessaires pour prendre ses marques. À la fin du premier mois d'intégration, ce type de Question peut être utilisé pour évaluer la qualité de l’accompagnement RH.
• La Question de vote à choix multiple permet de planifier une date de restitution du rapport d’étonnement, qui sera l’occasion de faire le bilan du premier mois du nouveau collaborateur dans l’entreprise.

Le rapport d’étonnement avec Klaxoon est adapté aux fonctionnements hybrides, en salle comme à distance

Le  télétravail devenant courant au sein des organisations, votre nouveau collaborateur peut être amené à ne venir que ponctuellement dans vos locaux, surtout s’il vit sur un autre continent. Mais cela ne signifie pas que l’étape du rapport d’étonnement en sera affectée. Votre nouvelle recrue peut en effet le compléter sans contrainte et interagir de façon asynchrone avec son interlocuteur RH et/ou son manager, au même titre que ses collègues présents sur site. Lorsqu’il vous sera nécessaire d’échanger de vive voix avec votre nouvelle recrue (lors de la présentation et de la restitution du rapport d’étonnement), donnez-vous rendez-vous sur le Board, puis activez la fonctionnalité de visioconférence Live. Vous pourrez alors vous voir et discuter comme si vous étiez réunis dans la même pièce.

Comment utiliser Klaxoon pour faire un rapport d’étonnement

Utilisez le Template du rapport d’étonnement

Faire ses premiers pas dans une toute nouvelle entreprise, c’est découvrir un tout nouvel univers… Ce n’est donc pas un hasard si le Template du rapport d’étonnement conçu par Klaxoon arbore un thème galactique ! En tant que membre du service des ressources humaines et/ou manager, partagez avec votre nouvelle recrue le lien d’accès au Board disposant du modèle prêt à compléter, puis connectez-vous-y simultanément, en salle ou à distance.

Expliquez à votre nouvelle recrue comment compléter son rapport d’étonnement

Conseillez à votre nouveau collaborateur de consacrer 5 min à l'enrichissement de son rapport d'étonnement à la fin de chaque journée. Grâce à ce modèle prêt à utiliser, il peut facilement partager et organiser ses impressions :

• Selon 5 catégories : « mon intégration », « mes missions », « l’équipe », « l’environnement de travail », « divers » ;
• En attribuant la couleur correspondant à son degré d’appréciation. En vert : « j’ai apprécié », en rouge : « j’ai moins apprécié », en bleu : « je préconiserais cet axe d’amélioration », en jaune : « remarque neutre » ;
• En reportant ses remarques dans les espaces dédiés.
• En répondant aux diverses Questions évoquées précédemment.

Débriefez avec votre nouvelle recrue

 À la fin du premier mois d'intégration, consacrez un temps de restitution pour échanger ensemble, en salle ou à distance (en activant la visioconférence Live). Pour maîtriser la durée de cet entretien, pensez à déclencher le chrono ou le minuteur. 

Et voilà, vous pouvez désormais ajouter le rapport d’étonnement au parcours d’intégration de vos futurs collaborateurs !