Planning d'équipe : la charge de travail de l'équipe en un clin d'œil

Découvrez le planning de travail partagé pour mieux travailler en équipe

Pour une organisation efficace en équipe, rien de tel que d’avoir un planning commun. Le template Planning d’équipe vous permet de partager votre charge de travail en temps réel au fil des jours et des semaines.

Que vous fassiez un point en réunion ou de façon asynchrone, tous les membres de l’équipe ajustent leurs actions sur le planning de travail commun en fonction du temps nécessaire, des imprévus et de leur disponibilité. Et, collectivement, vous l’adaptez aux nouvelles demandes en fonction des rituels d’équipe, des congés et de tout autre élément modifiant le quotidien de l’équipe. Mieux répartir les actions entre vous et vous tenir au courant en direct permet de mieux travailler en équipe. Résultat ? En un clin d’œil, toute l’équipe visualise sa capacité à prendre de nouveaux projets, et chaque membre de l’équipe peut anticiper la charge globale.

Pourquoi partager en ligne un planning de travail d’équipe ?

En premier lieu, car vous allez gagner du temps ! Travailler en équipe efficacement et agréablement demande de l’organisation et, si chacun devait entretenir son emploi du temps sur Excel de son côté, vous passeriez un temps fou à les partager tous ensemble régulièrement pour savoir où chacun en est de ses tâches. Le planning d’équipe partagé, lui, vise deux objectifs clés : 

• Se tenir au courant de l’avancée de ses collègues, pouvoir proposer son aide si besoin, et anticiper la future charge de travail. Vous aurez toujours un temps d’avance! 
• S’interpeller entre vous directement depuis ce planning,  en posant des questions de différente nature : Question de Vote pour demander lequel de vos collègues peut prendre une action à votre place, Question d'Évaluation pour donner un avis, Question Ouverte pour échanger à la manière d’un chat depuis une idée expliquant une action,  etc. Tout est au même endroit.
  
  

Il facilite également le management de l’équipe. En effet, aucun imprévu, problème ou même congé planifié ne passeront inaperçus et vous pourrez donc adapter en temps réel et tout en souplesse les ressources humaines et matérielles en fonction des besoins. Ainsi, vous optimisez la charge de travail de l’équipe constamment pour garantir un fonctionnement stable et des livraisons fluides.

De plus, dans nos nouveaux environnements professionnels hybrides, il est important de maintenir un lien avec les autres branches d’activité que vous ne fréquentez pas forcément au quotidien. C’est ce que vous offre ce modèle de planning de travail en ligne. En plus, vous pouvez vous y retrouver pour une synchronisation régulière en équipe, en lançant l’outil de visio-conférence intégré : cela vous permet une bonne gestion des plannings. Le whiteboard de Klaxoon vous donne toute la flexibilité de mettre à jour vos tâches à tout moment et depuis n’importe où, même si vous êtes en télétravail.

Créer un planning en ligne avec Klaxoon

Commencez par personnaliser votre planning de travail d’équipe en ajoutant le nom de chaque membre dans les cases situées au-dessus des tableaux. Ensuite, invitez-les sur votre whiteboard, puis demandez-leur d’ajouter leur photo dans l’idée où se trouve leur nom. 

Le template Planning d’équipe est déjà préparé avec plusieurs éléments pour catégoriser chaque idée d’action : 

• Des couleurs pour chaque idée où vous écrivez l’action menée : en idée rouge quand vous êtes occupé à action XXX, vert clair pour libre, bleu clair pour ne pas déranger, rose pour en congés, violet pour temps d’équipe
• Des catégories : vous pouvez “taguer” une idée pour préciser si vous êtes au bureau, en télétravail ou en déplacement pour l’action mentionnée. 
• Une dimension : ici par exemple, vous pouvez préciser le temps envisagé pour l’action. 

Tous ces éléments peuvent être personnalisés dans Options. 

Une fois connectés, chacun remplit sa colonne avec des idées aux couleurs, catégories et dimensions adéquates pour chaque tâche. Vous pouvez à tout moment vous interpeller en saisissant une Question sous une idée ; une notification sera envoyée à vos collègues afin que chacun puisse répondre dès qu’il sera disponible, même en dehors de points de synchronisation.

Chacun peut ouvrir et modifier le whiteboard à sa guise. Vous pouvez organiser des réunions de synchronisation tous ensemble, à deux ou seulement avec quelques membres, que vous soyez en salle ou à distance. Pensez à utiliser l’outil Synchro Board pour que chacun puisse suivre la vue de l’animateur. Vous pouvez alors ajuster votre planning ensemble et en direct.

Et, pour les adeptes des outils Klaxoon, pensez à ajouter votre planning d’équipe à votre focus en vous rendant à l’Accueil, puis dans les Activités et en cliquant sur Ajouter au focus. Ainsi, votre planning est à votre disposition en un clic !